Módulo de Suministros - SGIe Informe Semestral Taller Módulo de Suministros Sistema Gerencial Integrado (SGIe) Julio 24-26, 2007 Bogotá, Colombia

Informe Semestral Propósito - Que las Asociaciones: Obtengan una visión general del movimiento del producto durante el primer semestre del año, Tengan una visión de las necesidades para el próximo semestre Proyecten las necesidades del stock de reserva Analicen las necesidades de pedidos suplementarios (teniendo en cuenta los meses en stock al final del periodo actual) para evitar desabastecimiento Analicen las tendencias de distribución Verificaciones Saldo Inicial Año Actual = Saldo Final del Año Anterior Movimientos por canal de distribución Nota: Todos los productos del Informe Anual (año inmediatamente anterior) que hayan terminado con un saldo, deben ser incluidos en el Informe Semestral así no se haya registrado ningún movimiento. Explicar el porqué en la sección de notas.

Informe Semestral: SGIe/Menú Incluir foto de eims menu mostrando como llegar al portafolio, fijar ano, y elegir producto

Informe Semestral Ejercicio Gradual: Entrada de datos al IS 2007 (dos productos) -MCR entra un producto en pantalla gigante -participantes entran dos productos en sus computadores individuales

Informe Semestral: Saldos Iniciales Contenido por Columna A = Saldos reales registrados en el IA del año anterior B = Recomendación incluida en el PAP para el año actual por la OR T = Informe Semestral X = Pronostico Enero – Diciembre El total del saldo inicial siempre debe ser igual al saldo final del año anterior

Informe Semestral: Cantidades Recibidas IPPF CO (ICON) Supp = Pedido Suplementario IPPF CO (ICON) APB = PAP Otros = Otros Donantes (Especificar) Local Provider (Unspecified) = Compra Local de AM Cantidades Proyectadas (Jul-Dic) Cantidad pendiente por recibir de IPPF/PAP o pedido suplementario (Julio-Diciembre)

Informe Semestral : Por Canal de Distribución

Informe Semestral : Definiciones de Canales de Distribución Clínica Fija: Incluya el total de suministros anticonceptivos que hayan sido entregados al usuario ó cliente a través de las clínicas propias de la Asociación. Clínica Móvil: Incluya el total de suministros anticonceptivos que hayan sido entregados al usuario o cliente a través de servicios FUERA de las clínicas de la AM (i.e. en puestos de salud, en vehículos equipados, en espacios clínicos que no pertenecen a la AM) Distribución y Venta Comunitaria de Anticonceptivos (DBC/SBC): Incluya el total de suministros anticonceptivos entregados a los usuarios a través de los Promotores y/o Supervisores del Programa de Distribución Comunitaria de la Asociación. Otras Agencias o Instituciones - Son todos los anticonceptivos entregados por la Asociación (ya sea a nivel central, intermedio u otro) a otras instituciones u organizaciones no gubernamentales (ONG’s). CHEQUEAR CON LESLIE!!

Informe Semestral : Definiciones de Canales de Distribución Mercadeo Social: Su principal objetivo es aumentar el acceso a los anticonceptivos para los sectores de la población menos favorecidos. Se lleva acabo en un entorno no clínico y no tiene un componente de IEC. Permite a la AM recuperar el costo del producto y los gastos de distribución. Estos anticonceptivos son vendidos a precios reducidos en comparación con los canales comerciales, y NO pueden ser vendidos al por mayor o a través de establecimientos comerciales, farmacias (excepción: pequeñas farmacias comunitarias con precios reducidos, que no tengan solamente un propósito comercial) Médicos Privados: Incluya el total del suministros anticonceptivos vendidos a médicos privados o independientes. La AM no se involucra en la provisión de los servicios de estos médicos. Comercial: Incluya el total del suministros anticonceptivos vendidos directa o indirectamente por la AM con el propósito de recuperar el costo total de la compra y distribución del producto, al igual que el de generar ganancias que permitan subsidiar otros programas de salud reproductiva.

Informe Semestral : Definiciones de Canales de Distribución Gobierno – Incluya el total de suministros anticonceptivos distribuidos o entregados a los establecimientos del sector publico, como al Ministerio de Salud, al Seguro Social, a las Municipalidades, Hospitales Públicos y Centros de Salud. La AM no se involucra en la provisión de los servicios. Otros (especificar)– Cantidades distribuidas o vendidas a través de otro canal (no incluido anteriormente). Ej: Distribución a través del programa de Jóvenes. CHEQUEAR CON LESLIE!!

Informe Semestral: Ajustes Cambiar “Perdidas por Desecho” por “Perdidas” en esta y las otras transparencias Pérdidas Reducciones en el inventario, debido a expiración del producto, robo ó daños (inundaciones, incendios, plagas, etc )

Informe Semestral: Ajustes Nota: Agreagar “Auditoria” antes de Ajustes Auditoria/Ajustes de Inventario: Hay dos tipos de ajustes: positivo (+) aumenta los niveles de existencia del inventario y negativo (-) disminuye el inventario. Generalmente, los ajustes son consecuencia de los inventarios físicos que se llevan a cabo en las bodegas principales e intermedias de las Asociaciones. También se registran ajustes por diferencias encontradas en los envíos hechos a otros puntos de distribución o almacenamiento. Seleccione positivo (+) o negativo (-) según la situación que se presente. Muestras entregadas, con el propósito de demostración, a promotores, supervisores o a participantes en cursos de capacitación, deben ser considerados como un ajuste negativo

Informe Semestral: Ajustes Transferencias Externas - Hay dos tipos de transferencias: positiva (+) y negativa (-). Los productos devueltos o en préstamo a IPPF, otras Asociaciones u Organizaciones: son reducciones en el inventario y deben ser entradas como una transferencia negativa. Cantidades de productos recibidas de otros como préstamo o como devolución de un préstamo previamente hecho por la AM a un tercero, aumentará el inventario y debe ser considerado como una transferencia positiva Las transferencias son hechas por motivos de sobre abastecimientos, fecha de expiración cercana o tal vez una devolución por excedente embarcado por IPPF.

Informe Semestral: Ajustes Devolución al Almacén: Cuando el producto ha sido registrado como salida por parte del almacén (central o intermedio), pero por alguna razón es devuelto a la bodega central de la Asociación.

Informe Semestral: Saldo Final/Meses en Existencia Calculado automáticamente Saldo Final = Saldo Inicial + Recibos – Distribución +/- Ajustes

Informe Semestral: Inventario Calculado automáticamente Meses en existencia del producto al final del periodo = Saldo Final C.P.M.

Informe Semestral : Sección de Notas Estado del Producto Estado designado por usuario OK Necesita atención Asuntos pendientes Notas de la Asociación Notas de la Oficina Regional Ultima fecha de actualización y nombre de usuario Imprimir registro Bitácora Disponible en el IA también No olvide guardar siempre! Explicar el tipo de comentarios o notas que se pueden incluir: Porque aumento o disminuciones significativas en la distribucion Otros hechos que se hayan dado en el recibo del producto. Por ejemplo llego muy tarde en el ano el producto Se recibieron productos con menos de 2 annos de vida util

Informe Semestral : Impresión de Movimientos por Producto Para imprimir el movimiento del producto, seleccionar vínculo “Imprimir”

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