Modelo de Costeo de Actividades Ministerio de Salud Dirección de Desarrollo Estratégico Institucional Setiembre, 2009

Justificación El presente documento pretende sentar las bases conceptuales y operativas, que permitan determinar el costo de las actividades establecidas en los planes institucionales. Se pretende marcar diferencia con respecto a esfuerzos anteriores, entendiendo que, todo es susceptible a la mejora continua, y con cada corrida se perfeccionará cada vez más el instrumento. Asimismo, se pretende involucrar a la mayor parte del personal de la Institución. Para desarrollar una planificación estratégica efectiva, es fundamental conocer el costo asociado a las actividades, planes y productos o servicios que ofrece la organización. En el Ministerio de Salud se han realizado esfuerzos por disponer de un sistema de costeo, tanto a lo interno por iniciativa de sus funcionarios, como a lo externo con la colaboración de otras organizaciones, no obstante, por diversas razones no se logrado desarrollar un sistema sostenible y amigable para la Institución.

Sistema de Costeo Basado en Actividades (ABC) DEFINICIÓN Sistema de costeo que se basa en la medición, cuantificación y control de las actividades o tareas que conforman los procesos e una organización, así como de la adecuada asignación de los costos a los productos o servicios obtenidos de la ejecución de las actividades.

Sistema de costeo basado en actividades (ABC) ASPECTOS CONCEPTUALES Surge con la finalidad de mejorar la asignación de recursos a cualquier objeto de costo (producto, servicio, cliente, proveedor etc.) Se basa en un enfoque de procesos y no estructural, lo cual permite mayor exactitud en la asignación de los costos, ya que estos atraviesan las barreras ínter funcionales que existen en las organizaciones. Posibilita además, la medición desde diferentes perspectivas: a) actividades; b) procesos; c) productos d) unidades organizativas. A su vez, suministra información  acerca de todos los recursos necesarios para proveer de calidad a los servicios que se brindan al cliente y la población.

Sistema de costeo basado en actividades (ABC) ASPECTOS CONCEPTUALES El modelo de costos debe aplicarse a la formación de la cadena de valor de la organización, distribuyendo los costos de la manera menos arbitraria posible.  El sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofía de gestión organizacional, en la cual deben participar todos los funcionarios que conformen la Institución, desde el personal técnico en las áreas rectoras de salud, hasta las autoridades del Ministerio de Salud.

Diferencia entre los sistemas de costeo tradicionales y el sistema ABC Sistema de Costeo de Actividades

Costeo Tradicional Costeo ABC Los productos consumen los costos.   Los productos consumen los costos. Asigna los costos indirectos de fabricación usando como base una medida de volumen. Una de las mas usadas, es la de horas hombres. Se preocupa de valorizar todas las áreas de la organización Valorización de tipo funcional . Las actividades consumen los costos, los productos consumen actividades. Asigna de los costos indirectos de fabricación en función de los recursos consumidos por las actividades Se preocupa de valorizar principalmente los procesos productivos Valorización de tipo transversal y mejoramiento de los procesos . Fuente: Tomado de Pérez Barral (2003)

Sistema de Costeo de Actividades Objetivos del Sistema de Costeo Sistema de Costeo de Actividades

Objetivos teóricos de los sistemas de costeo por actividades Gestionar los costos de las actividades para la definición del costo total de un producto o servicio. Medir los costos de recursos al desarrollar las actividades en una organización. Ser una medida de desempeño, que permita mejorar los objetivos de satisfacción y eliminar el desperdicio en actividades operativas. Proporcionar herramientas para la planificación, control, y toma de decisiones estratégicas. Producir información que ayude en la gestión de los procesos productivos.

Objetivos del Ministerio de Salud con el Sistema de Costeo Determinar el costo de las actividades realizadas por las unidades organizativas de los diferentes niveles de gestión, con el fin de presupuestar los recursos requeridos por la Institución. Brindar insumos para determinar el costo real de los productos o servicios que brinda el Ministerio de Salud, con el fin de establecer un precio para estos que garantice la cobertura del costo incurrido. Determinar la efectividad en la gestión de los recursos en la Institución. Servir como herramienta para la toma de decisiones y definición de prioridades (inversión vs focos de costo) con el fin de que la relación costo-beneficio sea favorable para la Institución

Implementación del Sistema de Costeo Sistema de Costeo de Actividades

Aspectos a considerar Los recursos son considerados como todos los elementos económicos necesarios para el funcionamiento de una organización. Las actividades son todo el conjunto de labores y tareas elementales cuya realización determina los productos finales de la organización. Las actividades constituyen un núcleo de acumulación de recursos absorbidos en el proceso productivo capaz de ser asignados a los productos. Los procesos se definen como el conjunto de actividades interrelacionadas entre sí para la obtención de un producto o servicio.

Aspectos a considerar Los procesos también se definen como "Toda la organización racional de instalaciones, maquinaria, mano de obra, materia prima, energía y procedimientos para conseguir el resultado final". Las actividades o procesos consumen costos, y los productos y servicios consumen actividades. Las actividades cuentan con una relación directa con los productos, con el sistema de costos basado en las actividades se logra transformar los costos indirectos respecto a los productos en costo directo respecto de las actividades, lo que conlleva a una forma más eficaz de la transformación del costo de los insumos en el costo de los productos y servicios.

Metodología de Asignación El énfasis consiste en asignar costos a los productos, basados en las actividades, en un proceso de dos etapas: Etapa 1 Los hechos y tareas se agrupan en actividades. Esto quiere decir que los costos indirectos se asignan a las actividades consumidoras de recursos . Etapa 2 Como los productos consumen actividades, se asigna el costo a los productos o servicios en proporción al consumo que estos hacen de las actividades. Para esto se utiliza lo que se conoce como inductor de costos(1). (1) Se entiende por inductor de costos (cost-drivers) como la unidad de medida y control para establecer la relación entre las actividades y los productos o servicios.

Pasos a seguir para la Implementación Identificar las tareas y actividades y ubicarlas de forma adecuada en los procesos productivos que agregan valor y generan productos o servicios finales. (Relación Actividad-Proceso-Producto). 1 Establecer la cadena de valor e interrelaciones entre los procesos que permitan rastrear la generación de los productos finales que percibe el cliente o población.. 2 Identificar, caracterizar y clasificar los recursos o insumos consumidos por las actividades (generadores de costo). 3 Determinan las bases de asignación del costo de los insumos a las actividades, considerando la naturaleza de los costos (directos, indirectos) 4

Pasos a seguir para la Implementación Determinar los costos estándar, según las bases de asignación definidas, para cada tipo de insumo o recurso consumido por las actividades 5 Calcular el costo de las actividades en proporción al consumo de los insumos. 6 Finalmente, en proporción al consumo de actividades por producto o servicio, se calcula el costo final del producto o servicio. Para esto se deben determinar los inductores de costo (cost drivers) adecuados. 7

Sistema de Costeo de Actividades Modelo de Costeo de Actividades Sistema de Costeo de Actividades

Relación Insumo-Actividad Proceso- Producto Consumidores de insumos Generadores de costo Consumidores de actividades Insumo Actividad Proceso Producto Proceso1 Insumos Personal Instalaciones Mobiliario y equipo de oficina Sistemas y tecnología Otros Asignación Actividades 1 2 3 Asignación Productos A B C D

Asignación Insumo-Actividad Actividades ASIGNACIÓN Proceso 1 Insumos Asignación Actividades 1 2 3 Caracterización (A) Base de Asignación (B) Costos estándar (C) Fórmula de calculo Ci1 Horas- Hombre Profesional Costo de la hora profesional B X C Profesionales Técnicos Personal Ci2 Horas- Hombre Técnico Costo de la hora técnico B X C CA1= Ci1+Ci2+Ci3 Costo de la hora de oficina (depreciación, mantenimiento) Ci3 Horas- uso de oficina Oficinas Auditorio B X C Instalaciones Horas- uso de auditorio Ci4 Costo de la hora de alquiler de auditorio B X C CA2= Ci3+Ci4 Horas de uso computadora Costo de la hora de computadora (depreciación, mantenimiento, electricidad) Ci5 Computadora Fotocopiadora Mobiliario y equipo de oficina B X C Ci6 CA3= Ci4+Ci5+Ci6 Número de copias Costo de la copia B X C

Productos intermedios Asignación Actividad-Producto Actividades Productos ASIGNACIÓN Proceso 1 Productos intermedios A Actividades 1 3 5 Asignación Producto Final Ejemplo actividades Inductor Concertar actores sociales y responsables institucionales Diagnóstico elaborado CA1 / 2 2 Analizar la situación interna y externa CA2 / 2 Plan de acción formulado Prioridades de intervención definidas Elaborar informe de Diagnóstico CA3 C B 4 Definir prioridades de intervención CA4 CPC= CPA+CPB+CA5 Formular plan de acción CA5

Modelo de Costeo de Actividades Costos Directos Costos Indirectos PROCESOS DE GESTIÓN INTRAINSTITUCIONAL PROCESOS DE INSUMO DE LA RECTORÍA PROCESOS DE IMPACTO DE LA RECTORÍA Productos Productos Productos Actividades Actividades Actividades CP1 1 1 1 Proceso 1 CT: c1+c2+c3 CP2 1 Proceso 1 CT: c1+c2+c3+ CPXi 2 1 Proceso 1 CT: c1+c2+c3+ CPXi 2 2 CP3 2 3 2 3 3 CP4 3 4 3 4 100% 100% 100% Proceso 2 Proceso 2 Proceso 2 Proceso 3 Proceso 3 Proceso 3 Alquileres Amortizaciones o depreciación Seguros Servicios Públicos (Luz, Tel, etc.) Sueldo y cargas sociales de jefes Mano de obra directa Materias Primas directas. Materiales e Insumos directos Actividad Proceso Producto Costos Fijos Costos Variables

Modelo de Costeo de Actividades Costos Directos Costos Indirectos PROCESOS DE GESTIÓN INTRAINSTITUCIONAL PROCESOS DE INSUMO DE LA RECTORÍA Productos Actividades CP1: X% 1 Proceso 1 Proceso 1 CT: c1+c2+c3 CA1 CP2: X% 1 2 CA2 2 3 CP3: X% CA3 3 4 CP4: X% 100% Tareas Productos Actividades CP1: X% 1 Proceso 2 1 Proceso 2 CT: CP1+CA1 CP2: X% CA1 2 2 1 3 CP3: X% 3 4 CP4: X% 100% Actividades Proceso 3 Proceso 3 CA1 1

Sistema de Costeo de Actividades Operacionalización del Modelo de Costeo Sistema de Costeo de Actividades

Insumos (Generadores de Costo) Instalaciones Mobiliario y Equipo Materiales y Suministros Financieros Personal Servicios

Clasificación de los Recursos (Variables) Instalaciones Salas de Reunión Oficinas / Cubículos Áreas Comunes (Sanitarios, bodega) Mobiliario y Equipo Computadoras (Portátiles, de Escritorio) Impresoras Proyector de Multimedia Fotocopiadoras Scanner Fax Equipo de Transporte (de 4 ruedas, de 2 ruedas, transporte marítimo) Equipo de fumigación Cámara digital (Foto / Vídeo) CUADRO ESPECÍFICO

Clasificación de los Recursos (Variables) Materiales y Suministros CUADRO BÁSICO (papelería, carpetas, folders, disquetes, discos compactos, engrapadoras, tinta, clips, lápices, lapiceros, tijeras, productos de limpieza, etc.) Personal Gerencial Profesionales Técnicos Secretarial Misceláneos Soporte por área

Clasificación de los Recursos (Variables) Financieros Imprevistos Viáticos Combustibles Servicios Alimentación (Catering Service) Mantenimiento (instalaciones y equipos) Seguridad Aseo Fotocopiado Servicios públicos (agua, electricidad, teléfono, Internet, basura) Publicaciones) Seguros, Apartados Postales, Casilleros

Tabla para determinar el costo de cada recurso por actividad. Categoría Descripción Disponibilidad Base de asignación Costo Estándar (unidades producidas, depreciación y mantenimiento) Costo estándar (alquiler o compra) Horas uso semanales requeridas Costo Total

Ejemplo de cómo completar la tabla. Recurso Categoría Descripción Capacidad Cantidad Disponible -Horas semanales disponibles Base de asignación Costo Estándar (Depreciación y mantenimiento). Costo estándar (Alquiler) Horas uso semanales requeridas Costo Total Salas de reuniones A B + Aire acondicionado + Acceso a internet + Pantallas + Dispensador de agua 5 personas 5- 200h Horas de uso 1500 3.000 4 horas 6000 10 personas 2- 80h 2000 5.000 120 horas +80*2000+40*5000 15 personas 10.000 40 horas 400.000 20 personas 13.000 4 horas 52 000 30 personas 15.000 60 o más 25.000 B Espacio, sillas y mesas en buenas condiciones

Costo total de la actividad Materiales y Suministros En la Programación de actividades: PROCESO 1 Costo total de la actividad Instalaciones Mobiliario y Equipo Materiales y Suministros Recursos Humanos etc. Actividad 1 Variable (tipo de recurso) Caracterización del Recurso Disponibilidad (propio, alquilado, prestado, inexistente) Base de Asignación (BA) Uso del recurso por actividad (horas o cantidad, según BA) Costo estimado del recurso para esta actividad Actividad 2 Actividad 3