La Netiqueta

Introducción  Usos del correo electrónico Herramienta de trabajo Comunicación Intercambio de información

¿Qué es Netiqueta? Al igual que lo haríamos personalmente, a través de la red, debemos observar reglas de buenas maneras y cortesía o Etiqueta en la Red, también llamada “Netiqueta”. Es muy importante cuando la comunicación es masiva. Estas reglas no han sido impuestas por ninguna organización, sino han ido surgiendo de los usuarios de Internet y fueron compiladas en 1995 en un documento llamado RFC1855.

…¿Qué es Netiqueta? Debemos poner especial cuidado en qué y cómo escribimos un correo electrónico; no importa si es personal o de trabajo, nunca escriba nada que no diría en público, pues al final, nadie sabe en dónde terminará su mensaje o para qué se utilizará. Compartamos algunas reglas para hacer uso eficiente de esta herramienta, nuestro tiempo y el tiempo de otras personas.

Estilo  El campo “Asunto” debe indicar claramente el tema del mensaje.  Mensaje breve, párrafos pequeños.  Evite usar términos o abreviaturas que sus destinatarios no conozcan.  Utilice saludo y despedida en su mensaje.  Si conoce la profesión de su destinatario, anteponga su abreviatura al nombre, si no, solamente Sr. Apellido.  Incluya al final información personal como empresa que representa y número de teléfono o celular.  Utilice “por favor” y “gracias”, buenos modales cuestan poco y agradan a todos.

Formato  Envíe su mensaje en formato básico. Los formatos HTML o texto enriquecido, no aportan gran cosa y tardan más en descargarse. Si el destinatario no maneja ese formato su mensaje podría llegar mutilado.  No utilice tipos de letra o fondos muy sofisticados, lo importante es el contenido del mensaje.  Evite enviar archivos adjuntos no solicitados, algunos servidores tienen límites para descarga. Pregunte al destinatario si hay algún inconveniente para no desperdiciar el recurso.

Formato  No escriba todo o parte de su mensaje en MAYÚSCULAS, equivale a gritar!, utilizar la negrilla equivale a insultar y ni hablar del color rojo. Si desea enfatizar algo use comillas, asteriscos o subrayado.  Utilice los emoticones o smileys universales, solamente cuando desee expresar un sentimiento que aclare el sentido de su texto. Esto evita malas interpretaciones de nuestro estado de ánimo.  Cuide su ortografía y gramática.

Enviar  Revise la dirección del o los destinatarios.  Cuando envíe mensajes personales a un grupo de destinatarios, coloque las direcciones en el campo de copia oculta (BCC o CCO). Así evitará dar a conocer las direcciones de terceras personas. Su dirección de correo electrónico es tan personal como su número telefónico.  Envíe su mensaje solamente a los interesados en el tema y al generarse una discusión que desvíe el asunto original, elimine de la lista a los destinatarios que no tengan que ver con el nuevo tema, para no obligarlos a recibir información que no les interesa y cambie el nombre del asunto para no confundir.

Responder  Responda lo antes que pueda.  No responda si no es el destinatario principal, a menos que desee aclarar algún punto.  No responda a todos los destinatarios de la lista de distribución si no es necesario.  Al responder un mensaje, incluya el suficiente material original para situar el contexto, borre todo el material irrelevante.

Reenviar  Revise la lista de distribución (si está disponible), antes de reenviar un mensaje, alguno de los destinatarios podría estar incluido y estaría duplicándole el mensaje.  No envíe ni reenvíe cadenas y/o correos basura Muchas veces son utilizados para conocer otras direcciones de su lista de distribución y para enviar correo comercial o basura no solicitado. Esto satura los servidores y la red en general.

¿Cuándo no enviar un correo electrónico?  Cuando no tenemos referencia de gestos o tono de voz, es muy fácil malinterpretar el contenido de un correo. Evitemos comentar por la red: Llamadas de atención, Conflictos entre personas de la compañía, Opiniones personales sobre terceros de la misma empresa, Quejas concernientes a la organización, Nunca conteste si su estado de ánimo está alterado. Compartir estas recomendaciones con sus amistades y compañeros de trabajo, ayudará a mantener la cordialidad y a hacer uso eficiente de esta herramienta.