Plataforma de tramitación PTw@ndA Herramientas de Administración Electrónica Plataforma de tramitación PTw@ndA

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Introducción Definiciones En esta Unidad se presentan las características funcionales y técnicas de la plataforma de tramitación PTw@ndA. ¿Qué es PTw@ndA? La Plataforma de Tramitación w@ndA (PTw@ndA) es la herramienta corporativa de instrucción electrónica de procedimientos administrativos de la Junta de Andalucía, mantenido actualmente por la Consejería de Hacienda y Administración Pública. Esta herramienta permite la tramitación electrónica de expedientes de procedimientos administrativos de cualquier familia o naturaleza, por ejemplo subvenciones, registros, reclamaciones, etc. ¿Cuál es su objetivo? El objetivo de la plataforma de tramitación es facilitar la eficiencia en el despliegue de la tramitación de procedimientos, gracias a la integración de componentes de administración electrónica (plataforma @firma, motor de tramitación Trew@, sistema de notificaciones telemáticas, Port@firmas, etc.) y funcionalidades básicas y de valor añadido presentes en la generalidad de tramitaciones. Características de PTw@ndA Reutilizable para la tramitación de cualquier familia de procedimientos, sirviendo como punto de partida y como software de base para abordar los desarrollos verticales y particulares de cada implantación, minimizándose las labores de programación necesarias para implantar una solución de tramitación electrónica de procedimientos administrativos. El uso de la plataforma desplaza el coste asociado a las labores de desarrollo hacia labores de configuración y particularización, con un alto grado de parametrización. Es ampliable mediante la instalación de nuevos componentes funcionales, construidos bajo unas especificaciones técnicas definidas, que darán cobertura a funciones específicas de procedimientos concretos.

Introducción Principios de PTw@ndA La PTw@ndA y, en especial, su Escritorio de Tramitación se constituye actualmente como el componente central de un Modelo o Solución de Tramitación Global en la cual se potencian los siguientes principios: Principio de Modularidad. PTw@ndA es modular, favoreciendo la adaptabilidad del Modelo a los distintos escenarios que pueden darse de forma progresiva. Principio de Reutilización de Componentes. PTw@ndA reutiliza componentes ya existentes, de propiedad de las Administraciones Públicas, lo que abarata su desarrollo y mantenimiento. Principio de Adaptabilidad y No Intrusión. PTw@ndA es capaz de interoperar de una manera eficaz y eficiente con los componentes y back-offices ya existentes. Principio de Normalización de los Servicios. PTw@ndA está destinada a soportar procesos y servicios previamente optimizados y normalizados, de manera que se favorezca la eficacia interna. Principio de Flexibilidad. A pesar de la orientación a la normalización de los servicios, PTw@ndA es capaz de dar una respuesta ágil y eficaz a las particularidades de cada área y perfil. Por último, PTw@ndA soporta servicios normalizados sin perder flexibilidad. Esto es posible gracias a la incorporación de una herramienta de gestión de flujos que soportará los metaflujos y flujos asociados a los servicios telemáticos.

Escritorio de Tramitación Introducción Arquitectura tecnológica @firma Autenticación Editor WebOffice Editor Web Portafirmas Firma Escritos Notific@ Notificación Control de Visibilidad Módulos Tramitación Editor de pantallas de introducción de datos Mi Trabajo Módulos Funcionales Escritorio de Tramitación Solicit@/VEA Asignación expedientes @ries Trew@ Buscador Otros Gestión Documental JSR-170 Componentes Genéricos de PT Componentes Específicos de PT Componentes Habilitantes Otros Componentes w@ndA Otros Sistemas Explotación de Datos Avis@dor Alfresco w@rdA Otros

Escritorio de tramitación Introducción El escritorio de tramitación es el punto central del sistema que permite la tramitación y gestión de expedientes administrativos. La presentación de la pantalla simula un escritorio de trabajo, en el que la información se agrupa y divide en bloques, los cuales pueden ubicarse dentro de una de las 5 zonas en las que se divide el escritorio de tramitación: norte, oeste, central, este y sur. La configuración de bloques se puede personalizar por cada organismo, e incluso por cada procedimiento, por lo que la configuración mostrada en este documento es un ejemplo de configuración posible con el máximo número de bloques. En las zonas este, oeste y central es posible configurar el escritorio de tramitación para que los bloques se apilen, y así ahorrar espacio en la pantalla del escritorio

Escritorio de tramitación Datos del expediente y de la fase El bloque datos del expediente muestra los datos básicos del expediente, para que el usuario tramitador siempre tenga presente los datos del expediente que está tramitando. Los datos mostrados en este bloque son: número de expediente, título, procedimiento, fecha de alta, unidad orgánica , unidad orgánica que envía y si procede, número y fecha de registro. En la parte inferior se informa que el usuario conectado al sistema tiene bloqueado el expediente. Esto significa que otros usuarios pueden acceder al expediente pero no pueden realizar ninguna acción sobre este hasta que el usuario propietario del bloqueo salga del expediente. Es importante no cerrar la sesión del explorador de forma brusca, ya que pueden producirse casos en los que el tramitador deje el expediente bloqueado. Se recomienda salir del escritorio de tramitación mediante el botón de inicio o el botón salir.

Escritorio de tramitación Datos del expediente y de la fase El bloque datos de la fase muestra la información asociada a la fase actual en la que se encuentra el expediente. Los datos que se muestran de la fase son: nombre de la fase actual, transición de origen a la fase actual y fecha de entrada a la fase. Si el expediente se encuentra en más de una fase se puede cambiar de una a otra mediante la lista desplegable que se carga en la parte inferior del bloque y que contiene las fases actuales del expediente.

Escritorio de tramitación Documentos asociados El bloque documentos asociados al expediente muestra los documentos que se han incorporado o generado en el expediente. Para este bloque tenemos dos opciones de configuración: Clásica o Vista en árbol. Configuración clásica: Presenta los documentos en un listado, mostrando por defecto los correspondientes a la fase actual (aunque es posible mostrarlos todos desmarcando la opción “Ver sólo documentos de la fase actual”). Por cada documento listado se muestran las acciones disponibles según el tipo de documento y el estado actual del documento. Las acciones que se pueden hacer sobre un documento son: descarga del documento, consulta de observaciones, eliminar documento, asociar interesados, reanudar documento, convertir a PDF, notificar telemáticamente, compulsar documento, editar documento, finalizar documento, enviar a firmar el documento y registrar documento.

Escritorio de tramitación Documentos asociados Desde la acción Observaciones de un documento se puede consultar los datos asociados a este documento, concretamente muestra los datos generales del documento, los datos de la firma, los datos del registro telemático, los interesados en el documento y las observaciones introducidas a la hora de generar o incorporar el documento.

Escritorio de tramitación Documentos asociados Si el documento es generado y para su generación se utiliza el modo de generación “Office Bean”, entonces al pulsar sobre el botón editar documento se cargará el componente WebOffice, que permite la edición de la plantilla asociada al tipo de documento y la sustitución de las variables asociadas al tipo de documento. Por defecto las variables de las plantillas se indican enmarcándolas entre los símbolos “$$”, por ejemplo $$fechaEntradaSol$$. Para remplazar estas variables por su contenido se utiliza el botón , situado en la barra de herramientas superior de WebOffice. Tras remplazar las variables es posible seguir editando el documento, incluyendo o modificando cualquier texto de la plantilla. Una vez finalizada la edición es necesario guardar los cambios utilizando el botón . El cálculo de las variables se realiza tras pulsar el botón de edición del documento, por lo que si se edita un documento y no se guardan los datos de las variables, es posible volver a editar el documento y recalcular nuevamente las variables del documento.

Escritorio de tramitación Documentos asociados La Compulsa de un documento permite al usuario tramitador compulsar digitalmente un documento incorporado al expediente, verificando previamente que se corresponde con el documento original presentado en papel. La compulsa consiste en firmar digitalmente un documento, utilizando el certificado digital del tramitador. Los documentos compulsados digitalmente se construyen con un sello de compulsa que los identifica como documentos compulsados.

Escritorio de tramitación Documentos asociados Una vez que el documento se encuentre en estado firmado es posible realizar su registro telemático en el caso en el que el modelado del procedimiento lo habilite. La pantalla de registro telemático se divide en 2 secciones, la primera relativa a los datos de registro, y la segunda por los datos del usuario y el documento: Datos de registro: Muestra el asunto del registro telemático (código automático calculado por el sistema), el código de origen (organismo de origen que realiza el registro de salida), tipo de destinatario (puede ser administración, interesado, u otro), y destinatario, que toma su valor en función del campo tipo de destinatario: Tipo de destinatario administración: El campo destinatario es una lista de unidades organizativas a las que se realiza el registro de salida. Tipo de destinatario interesado: El campo destinatario es una lista formada por los interesados asociados al documento que se va a registrar. Tipo de destinatario otro: El campo destinario es un texto libre en el que puede insertar el valor que desee. Información de registro: En este apartado se muestran los datos con los que se realiza el registro, formado por el usuario titular que realiza el registro, nombre del documento, y nombre físico del documento que va a registrarse.

Escritorio de tramitación Documentos asociados Configuración de Vista en árbol: Los documentos del expediente se presentan en forma de árbol, distinguiéndose dos tipos de niveles organizativos: en el primer nivel organizativo se encuentran las fases por la que ha evolucionado el expediente, y como segundo nivel organizativo se encuentra la tipología del documento, distinguiéndose si el modo de generación del documento ha sido generado o incorporado.

Escritorio de tramitación Documentos asociados La vista en árbol posee un mecanismo para la localización rápida de documentos en el expediente mediante un filtrado de documentos a mostrar en el árbol. Este filtrado de documento se habilita mediante la opción de filtrado de documentos, que al ser pulsado despliega los filtros disponibles para la localización de documentos.

Escritorio de tramitación Documentos asociados Al igual que sucede con la vista clásica, la vista en árbol permite la ejecución de diferentes acciones sobre los documentos en el expediente, las cuales se dependerán del tipo de documento y del estado en el que se encuentren. Para mostrar las acciones disponibles sobre un documentos basta con pulsar sobre el documento. Las acciones que se pueden ejecutar son las mismas que hay en la vista clásica.

Escritorio de tramitación Tareas asociadas El bloque tareas asociados al expediente muestra un listado con todas las tareas que se han realizado durante la tramitación del expediente hasta el momento. Existe la opción de ver únicamente las tareas de la fase actual (por defecto), o ver todas las tareas de las fases por las que ha pasado el expediente. Por cada tarea asociada se muestran las acciones disponibles según el estado actual de la tarea. Las acciones que se pueden hacer son: eliminar tarea, descartar tarea, editar tarea, finalizar tarea y reanudar tarea.

Escritorio de tramitación Transiciones posibles El bloque transiciones posibles muestra identifica las fases a las que es posible transitar el expediente, en función de la fase actual. Para este bloque tenemos dos opciones de configuración que se detallan a continuación: Clásica o Vista en árbol. Configuración clásica: Muestra las transiciones posibles, y los eventos existentes (por defecto, están ocultos), mostrándose dos posibles estados para la transición: Habilitado: Transición habilitada para su ejecución, siempre que se cumplan sus condiciones de visibilidad y ejecución (en caso de existir), y no haya ninguna tarea obligatoria por realizar, ni alguna tarea pendiente de finalizar. Deshabilitado: Transición deshabilitada para su ejecución, pudiéndose deber a que no se cumplen las condiciones de visibilidad o ejecución, o que existen una o varias tareas obligatorias por realizar, o bien existen una o varias tarea sin finalizar.

Escritorio de tramitación Transiciones posibles Configuración de Ayuda a la tramitación: Su objetivo es facilitar el proceso de tramitación de los expedientes. Para ello permite al técnico o administrativo competente conocer las acciones o hitos que debe realizar o que se espera que se realice en la fase del flujo de tramitación en la que se encuentra el expediente que está tramitando en ese momento: No cumple la condición: La transición aparece deshabilitada y al pie de la misma aparece un aspa roja a la derecha del mensaje asociado al incumplimiento de la condición. Cumple la condición: La transición aparece habilitada y al pie de la misma aparece una “v” verde a la derecha del mensaje asociado al cumplimiento de la condición. Por defecto los eventos está ocultos, para mostrarlos basta con marcar la opción “Visualizar eventos” Los mensajes asociados a las condiciones se muestran tanto para las transiciones como para los eventos.

Escritorio de tramitación Transiciones posibles Además de las condiciones el bloque de Ayuda a la Tramitación puede indicar diferentes circunstancias por las que no puede realizarse una transición: Expediente bloqueado por otro usuario: El expediente está en posesión de otro tramitador y por tanto, no puede realizarse ninguna transición. Expediente con tareas obligatorias o pendientes de finalizar: El expediente tiene tareas que están abiertas pendientes de finalizar o tareas obligatorias a realizar en la fase actual.

Escritorio de tramitación Tareas y documentos permitidos El bloque de tareas y documentos permitidos muestra la lista de tareas a realizar en la fase actual en la que se encuentre el expediente. Estas tareas deben ser realizadas en un orden determinado definido en el flujo del procedimiento, de forma que se activan conforme se vayan finalizando. Existen 3 tipos de tareas a realizar sobre un expediente: Manipulación de datos: Gestionan datos asociados a un formulario en el que el usuario tramitador debe introducir información asociada a la tramitación del expediente. Generación de documento: Genera un documento del expediente a partir de una plantilla editable para particularizarla al expediente actual, tanto de forma automática mediante la sustitución de variables, como de forma manual. Incorporación de documento: Permite la incorporación de un documento relacionado con el procedimiento necesario en una determinada fase. Las tareas de manipulación de datos sólo pueden realizar una única vez. Las tareas de generación de documentos e Incorporación de documentos se pueden realizar todas las veces que sean necesarias.

Escritorio de tramitación Tareas y documentos permitidos La ejecución de una tareas de generación de documentos se compone de varios pasos: Selección de plantilla: Debe seleccionar de la lista de plantillas asociadas al tipo de documento la plantilla la deseada para la generación del documento. Selección de firmantes: Debe seleccionar de la lista de firmantes aquellos a los que quiera enviar a firmar el documento, siendo estos los únicos a los que le llega el envío. La lista de firmantes está formada por el organismo al que pertenece el usuario, el puesto de trabajo asociado y el nombre y los apellidos del firmante. Selección de interesados: Debe seleccionar de la lista de interesados aquellos que se quiera asociar al documento. Observaciones: Asociar observaciones al documento (opcional). Generación, sustitución y conversión a pdf automático: Si se marca este check se genera el documento, se sustituyen sus variables y se convierte el documento a formato pdf de forma automática. El estado del documento cambia a terminado. Envío a portafirmas automático: Marcando este check se realizan las operaciones anteriores (generación, sustitución y conversión a pdf), enviándose a portafirmas el documento para los firmantes seleccionados previamente. El estado del documento cambia a pendiente de firma.

Escritorio de tramitación Tareas y documentos permitidos La ejecución de una tareas de incorporación de documentos permite la incorporación de un documento desde el equipo del tramitador, utilizando la opción “Adjuntar fichero”, o desde otro expediente, mediante la opción “Buscar documento en otro expediente”: Adjuntar documento: Permite seleccionar el tipo de documento permitido en la fase, adjuntar cualquier tipo de fichero físico, indicar la fecha y número de registro, la unidad orgánica a la pertenece el documento y las observaciones del mismo.

Escritorio de tramitación Tareas y documentos permitidos Buscar documento en otro expediente: Desde un buscador de documentos, que permite filtrar por número de expediente, NIF del interesado y nombre del documento, es posible localizar el documento a incorporar al expediente.

Escritorio de tramitación Tareas y documentos permitidos Incorporar documento tipo SCSP: Si el documento a incorporar es de tipo SCSP o SCSP ley se da un tratamiento diferente a la tarea básica de incorporación de documento. A la hora de realizar la tarea de incorporación se comprueba si el interesado ha dado su consentimiento previo para realizar la consulta. En el caso de no existir ningún interesado asociado al documento se realiza la asociación, especificando si habilita el consentimiento o no. Al pulsar sobre el botón “Añadir al documento” se carga una ventana para indicar si el interesado ha dado o no su consentimiento.

Escritorio de tramitación Tareas y documentos permitidos Si el interesado ha dado su consentimiento: Se carga una ventana en la que se realiza la conexión al servicio web SCSP para obtener los datos del certificado en cuestión. Con los datos del certificado se obtiene un documento pdf que se adjunta al expediente que se tramita. Si el interesado no ha dado su consentimiento: Se carga una ventana en la que se debe incorporar la documentación requerida y aportada por el solicitante.

Escritorio de tramitación Utilidades El bloque de utilidades muestra un conjunto de utilidades, configurables por procedimiento y fase, que son de uso común para todos o casi todos los procedimientos de tramitación electrónica. Las utilidades más utilizadas son: Incorporar documentos. Reserva de expediente. Expediente electrónico. Evolución del expediente. Asociar interesados. Requerimientos. Expedientes relacionados. Applet de Model@. Notificaciones. Applet de escaner. Consulta de pagos telemáticos. Datos del expediente. Deshacer fase. Tramitación masiva.

Resumen de la Unidad En la presente Unidad, en la que se ha formado a los asistentes en el uso del escritorio de tramitación de la plataforma de tramitación PTw@ndA, se ha instruido en los siguientes aspectos: Introducción conceptual a la plataforma de tramitación PTw@ndA, incluyendo las características de la plataforma, principios de la misma y arquitectura tecnológica de la PTw@ndA. Introducción al escritorio de tramitación de PTw@ndA definiendo el concepto de bloque y las zonas de configuración de los mismos. Detalle de los bloques de datos del expedientes y de la fase. Detalle del bloque documentos asociados, mostrando las acciones posibles sobre los documentos y las configuraciones de visibilidad del bloque. Detalle del bloque tareas asociadas, mostrando las acciones posibles sobre las tareas. Detalle del bloque transiciones posibles, mostrando los estados de las transiciones y las configuraciones de visibilidad del bloque. Detalle del bloque tareas y documentos permitidos, mostrando los tipos de tareas y la incorporación de documentos SCSP. Detalle del bloque utilidades, mostrando las utilidades más utilizadas.

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