Análisis y Diseño de Sistemas Tema 2 – Determinación de la factibilidad y manejo de actividades de análisis

Según el PMBOK “es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único.” FUNDAMENTOS DEL PROYECTO Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Tercera Edición PROYECTO

Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK®) Tercera Edición

INICIACION DE UN PROYECTO

analista de sistemas Entre las capacidades fundamentales que debe dominar un analista de sistemas incluye: La iniciación de un proyecto. Determinación viabilidad de un proyecto. Programación de Proyectos. Planeación y Administración de las actividades de los miembros de un equipo. INICIACION DE UN PROYECTO Motivos Comienza con problemas en la organización que surgen con frecuencia conforme la organización se adapta al cambio. Identifican oportunidades de mejoras mediante actualizaciones modificación o instalación de nuevos sistemas cuando ocurren problemas.

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS EN LA ORGANIZACION Identificar ProblemasSignos Específicos Revise los resultados contra los criterios de desempeño Demasiados Errores. Trabajo realizado con lentitud. Trabajo realizado de manera incorrecta. Trabajo incompleto. Trabajo no realizado. Observe el comportamiento de los empleados Elevado ausentismo. Creciente descontento. Alta rotación de trabajadores. Ponga atención en la retroalimentación externa de: Distribuidores Proveedores Clientes Quejas. Sugerencias de mejora. Perdida de ventas. Reducción de ventas.

IDENTIFICACIÓN DE PROBLEMAS EN LA ORGANIZACION

DIAGRAMA DE CAUSA Y EFECTO El Diagrama de causa y Efecto (o Espina de Pescado) es una técnica gráfica ampliamente utilizada, que permite apreciar con claridad las relaciones entre un tema o problema y las posibles causas que pueden estar contribuyendo para que él ocurra.

PROBLEMA: Bajo Rendimiento en Matemáticas IDENTIFICAR LAS CATEGORIAS Para identificar categorías en un diagrama Causa-Efecto, es necesario definir los factores o agentes generales que dan origen a la situación, evento, fenómeno o problema que se quiere analizar y que hacen que se presente de una manera determinada.

IDENTIFICAR LAS CAUSAS: Mediante una lluvia de ideas y teniendo en cuenta las categorías encontradas, identifique las causas del problema. Éstas son por lo regular, aspectos específicos de cada una de las categorías que, al estar presentes de una u otra manera, generan el problema. Las causas que se identifiquen se deben ubicar en las espinas, que confluyen en las espinas principales del pescado. Si una o más de las causas identificadas es muy compleja, ésta puede descomponerse en subcausas. Éstas ultimas se ubican en nuevas espinas, espinas menores, que a su vez confluyen en la espina correspondiente de la causa principal.

RAZONES PARA INICIAR PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN  Capacidad Mayor velocidad de procesamiento Mayor velocidad de procesamiento: Uso de la capacidad inherente de la computadora para efectuar cálculos, ordenar, recuperar datos e información y efectuar la misma tarea con mayor velocidad que los seres humanos. Incremento en el volumen: Incremento en el volumen: Proporcionar la capacidad para procesar una cantidad mayor de actividades, tal vez parta aprovechar nuevas oportunidades de tipo comercial. A menudo del resultado del crecimiento de la empresa que excede las capacidades y procedimientos que fueron claves para alcanzar los logros obtenidos. Recuperación rápida de la Información: Recuperación rápida de la Información: localización y recuperación de información del sitio donde se encuentra almacenada. Llevar a cabo búsquedas complejas.

 Control Mayor exactitud y mejora en la consistencia: Mayor exactitud y mejora en la consistencia: Llevar a cabo los pasos del cómputo, incluidos los aritméticos, de manera correcta y siempre en la misma forma. Salvaguardar datos importantes y sensibles en una forma que sea accesible sólo al personal autorizado.  Comunicación Mejoras en la Comunicación: Mejoras en la Comunicación: Acelerar el flujo de información y mensajes entre localidades remotas así como dentro de oficinas. Se incluye la transmisión de documentos dentro de las oficinas. Integración de áreas de la empresa: Integración de áreas de la empresa: Coordinar las actividades de la empresa que se llevan a cabo en diferentes áreas de una organización a través de la captura y distribución de la información. RAZONES PARA INICIAR PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

 Costos Monitoreo de Costos: Monitoreo de Costos: Seguimiento de costos de mano de obra, bienes e instalaciones para determinar su evolución en relación con lo esperado. Reducción de Costos: Reducción de Costos: Uso de la capacidad de cómputo para procesar datos con un costo menor del que es posible con otros métodos al mismo tiempo que se mantienen la exactitud y los niveles de desempeño.

RAZONES PARA INICIAR PROYECTOS DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN  Competitividad Atraer Clientes: Atraer Clientes: Modificar los servicios proporcionados y la relación con los clientes de forma tal que ellos no opten por cambiar de proveedor. Dejar fuera a la competencia: Dejar fuera a la competencia: Disminuir las posibilidades de que los competidores tengan acceso al mismo mercado como consecuencia de la forma en que la organización utiliza sus sistemas de información. Mejorar acuerdos con los proveedores: Mejorar acuerdos con los proveedores: Cambios en precios, servicios, condiciones de entrega o relaciones entre los proveedores y la organización para beneficio de ésta. Desarrollo de Nuevos Productos: Desarrollo de Nuevos Productos: Introducción de nuevos productos con características que utilizan o son influenciadas por la tecnología de la información

PLANEACION DE PROYECTOS  Proyecto de Sistema Encierra un conjunto de actividades, una de las cuales es la estimación, estimar es Dar un vistazo al futuro y aceptamos resignados cierto grado de incertidumbre Al estimar tomamos en cuenta no solo del procedimiento técnico a utilizar en el proyecto, sino que se toma en cuenta los recursos, costos y planificación. El Tamaño del proyecto es otro factor importante que puede afectar la precisión de las estimaciones. A medida que el tamaño aumenta, crece rápidamente la interdependencia entre varios elementos del Software. La disponibilidad de información Histórica es otro elemento que determina el riesgo de la estimación.

 Objetivos de la Planificación El objetivo de la Planificación del proyecto de Software es proporcionar un marco de trabajo que permita al gestor hacer estimaciones razonables de recursos costos y planificación temporal. Estas estimaciones se hacen dentro de un marco de tiempo limitado al comienzo de un proyecto de software, y deberían actualizarse regularmente medida que progresa el proyecto. Además las estimaciones deberían definir los escenarios del mejor caso, y peor caso, de modo que los resultados del proyecto pueden limitarse. PLANEACION DE PROYECTOS

 Actividades asociadas al Proyecto Sistema Ámbito del Software Es la primera actividad de llevada a cabo durante la planificación del proyecto de Software. El Ámbito se define como un pre-requisito para la estimación y existen algunos elementos que se debe tomar en cuenta como es: “La Obtención de la Información necesaria para el software. Para esto el analista y el cliente se reúnen sobre las expectativas del proyecto y se ponen de acuerdo en los puntos de interés para su desarrollo.”

 Actividades asociadas al Proyecto Sistema Recursos Esto simula a una pirámide donde las Herramientas (hardware y Software), son la base proporciona la infraestructura de soporte al esfuerzo de desarrollo, en segundo nivel de la pirámide se encuentran los Componentes Reutilizables. Y en la parte mas alta de la pirámide se encuentra el recurso primario, las personas (el recurso humano). PLANEACION DE PROYECTOS Personas Componentes Reutilizables Hardware y Software

Los recursos quedan especificados de la siguiente manera: Descripción del Recurso. Informes de disponibilidad. Fecha cronológica en la que se requiere el recurso. Tiempo durante el que será aplicado el recurso. Recursos Humanos. Recursos o Componentes de Software Reutilizables. Cuatro categorías de recursos de software que se deberían tener en cuenta a medida que se avanza con la planificación Componentes ya experimentados. Componentes ya desarrollados. Componentes con experiencia Parcial. Componentes nuevos. PLANEACION DE PROYECTOS

Recursos de Entorno, Hardware o Software Recursos de Entorno, Hardware o Software, el entorno es donde se apoya el proyecto de Software, llamado a menudo entorno de Ingeniería de Software, incorpora Hardware y Software. El Hardware proporciona una plataforma con las herramientas (Software) requeridas para producir los productos que son el resultado de la buena practica de la Ingeniería del Software, un planificador de proyectos debe determinar la ventana temporal requerida para el Hardware y el Software, y verificar que estos recursos estén disponibles.

PLANEACION DE PROYECTOS  Estimación del Proyecto de Sistema Para realizar estimaciones seguras de costos y esfuerzos tienen varias opciones posibles: Deje la estimación para mas adelante (obviamente podemos realizar una estimación al cien por cien fiable después de haber terminado el proyecto. Base las estimaciones en proyectos similares ya terminados. Utilice técnicas de descomposición relativamente sencillas para generar las estimaciones de costos y esfuerzo del proyecto. Desarrolle un modelo empírico para él calculo de costos y esfuerzos del Software..

PLANEACION DE PROYECTOS  Estimación del Proyecto de Sistema Definir el Listado de Actividades para el desarrollo. Definir Actividades y sus Secuencias. Definir Duración de las Actividades. Duración del Proyecto. (Diagrama de Gantt, PERT)

Actividades y Secuencias

Diagrama de Gantt

Recomendaciones

DETERMINACIÓN FACTIBILIDAD Y VIABILIDAD Factible: Factible: Que se puede hacer. Viable: Viable: Que por sus circunstancias, tiene probabilidades de poderse llevar a cabo. Un proyecto factible Factibilidad técnica Factibilidad operativa Factibilidad económica Factibilidad legal “La aprobación o visto bueno de cada evaluación la llamaremos viabilidad; estas viabilidades se deben dar al mismo tiempo para alcanzar la factibilidad de un proyecto”

ESTUDIO FACTIBILIDAD  Factibilidad Técnica Es el análisis tecnológico de todos aquellos factores que justificaran la mejor combinación de éstos para determinar la viabilidad del proyecto.Elementos: 1.Elección del hardware 2.Elección del software 3.Elección del sistema de comunicaciones 4.Elección de los recursos humanos

Factibilidad Técnica Elección del Hardware  Establecer requerimientos globales.  Establecer la filosofía de procesamiento.  Definir arquitectura.  Pautar crecimiento para el mediano y largo plazo.  Pautar envergadura de procesamiento.  Definir grado de sofisticación técnica.  Automatización de las oficinas: PC vs. Notebooks, Mail, Procesador de textos, Planillas de cálculos 1.Elección del Software  Definir disyuntiva: Desarrollo interno de sistemas vs. Adquisición de paquetes.  Establecer criterios para fijar prioridades en el desarrollo e instalación de sistemas.  Pautar desarrollo interno de sistemas.  Establecer pautas para el desarrollo de metodologías. ESTUDIO FACTIBILIDAD

Factibilidad Técnica 2. Elección del Software  Pautar compra de software de base.  Establecer pautas para determinar dotación afectada al desarrollo, instalación y mantenimiento de sistemas  Establecer requerimientos básicos de documentación de sistema.  Establecer requerimientos legales. 3.Elección del sistema de comunicaciones  Establecer alcance del sistema.  Establecer los sistemas afectados.  Establecer los requerimientos globales.  Fijar pautas para la arquitectura de la red.

Factibilidad Técnica 4.Elección de los Recursos Humanos  Elección de los recursos.  Sus conocimientos.  La capitación.  Su personalidad.  Equipos de trabajo de la organización.  Equipos de trabajo externos.  Trabajo en conjunto ESTUDIO FACTIBILIDAD

 Factibilidad Operativa Es la evaluación del impacto del proyecto sobre la organizaciónCaracterísticas: 1.Establecer el alcance de los cambios organizacionales 2.Evaluar las normas, métodos y funciones organizacionales vigentes. 3.Evaluar el desarrollo organizativo alcanzado. 4.Analizar las relaciones de poder actuales y futuras y su efecto sobre el proyecto. 5.Trazar una hipótesis de conflictos potenciales. 6.Definir roles y funciones. 7.Establecer criterios para planificar la capacitación del personal afectado. 8.Estimar costos y beneficios operativos (Tangibles e intangibles) ESTUDIO FACTIBILIDAD

 Factibilidad Económica El estudio de Factibilidad económico-financiero es la herramienta imprescindible para conocer la totalidad de los gastos en que incurrirá la Empresa al incorporar el nuevo sistema, como así también el incremento de los costos por cargas de estructura que demandará su funcionamiento luego de la implementación.Características: 1.Costos complementarios al sistema Dotación, Mobiliario, Instalación eléctrica, Suministros, Layout, Sistema de Seguridad (física), Cursos de Capacitación, Seguro, Fletes. 2.Costo del Proyecto Costos incurridos en el estudio técnico + Costos incurridos en el estudio operativo _________________________________ Costo total del proyecto

Factibilidad Económica Características: 1.Analizar la inversión frente a la posición financiera de la Empresa 2.Establecer los beneficios totales (Incluyendo los intangibles) ESTUDIO FACTIBILIDAD

Factibilidad Económica Costo - Beneficio Beneficios Tangibles Intagibles Costo Tangibles Intagibles

ESTUDIO FACTIBILIDAD Factibilidad Económica Costo - Beneficio Beneficios Tangibles Son las ventajas económicas cuantificables que obtiene la organización a través del uso del sistema de información. La medición no siempre es fácil, los beneficios tangibles pueden expresarse en dinero, recursos o tiempo ahorrados. Ejemplos: Incremento en la velocidad de proceso. Contar con cierta información que de otra manera sería inaccesible. La obtención de información con mayor puntualidad que en el pasado. Aprovechar el mayor poder de cálculo de las computadoras y reducir el tiempo requerido por los empleados para concluir una tarea específica.

ESTUDIO FACTIBILIDAD Factibilidad Económica Costo - Beneficio Beneficios Intangibles Algunos de los beneficios que la organización obtiene a través de un sistema de información son difíciles de cuantificar, pero no por ello dejan de ser importantes. A éstos se les conocen como beneficios intangibles. Ejemplos: Los beneficios intangibles incluyen: La mejora del proceso de toma de decisiones. Llegar a ser más competitivo en los servicios al cliente. Mejoramiento de la imagen del negocio. Incremento de la satisfacción de los empleados al eliminar tareas de naturaleza tediosa.

ESTUDIO FACTIBILIDAD Factibilidad Económica Costo - Beneficio Costos Tangibles Los costos tangibles son aquellos que pueden proyectar con precisión el analista de sistemas y el personal de contabilidad. Ejemplos: Costo del equipo. Costo de los consumibles. Costo del tiempo del analista de sistema. Costo de infraestructura Costo del tiempo de programación y otros salarios del personal.

ESTUDIO FACTIBILIDAD Factibilidad Económica Costo - Beneficio Costos Intangibles Son difíciles de estimar y pudieran no conocerse. Ejemplos: Costo de perder una ubicación competitiva. Perder puntos por no ser el primero en innovar, o ser líder en un sector. Demeritar la imagen de la compañía debido al descuido continuo de los clientes. Toma de decisiones ineficaz por falta de información o por su extemporaneidad.

 Factibilidad Legal Determinar cualquier infracción, violación o responsabilidad legal en que se podría incurrir por el desarrollo del sistema. ESTUDIO FACTIBILIDAD