Instructivo de Ejecución de la Fase Preparatoria de Contratación Ministerio de Turismo Versión 1

Es una herramienta-guía para la ejecución de la Etapa Preparatoria de Contratación Se debe seguir el flujo de la presentación para completar las actividades del proceso de contratación. El alcance de esta herramienta está enfocado en Contratación Nacional de Gasto de Inversión: Régimen Común: Subasta Inversa, Lista Corta, Consultorías, Ínfima Cuantía, Menor Cuantía, Catálogo Electrónico. Régimen Especial: Contratación Directa, Selección de Proveedores Puede ser utilizado para otros procesos a discreción del usuario.

Etapas del Proceso de Contratación Pública 1 Preparatoria 2 Precontractual 3 Contractual 4 Pago 1 Preparatoria Obtención y elaboración de los requisitos habilitantes para dar inicio a un proceso. Seleccionar adecuadamente al proveedor y adjudicación del contrato Ejecutar los términos del contrato y dar seguimiento a la contratación Gestionar el pago al proveedor

Subprocesos de la Etapa Preparatoria 1. Reformas PAPP, Presupuesto y PAC SI 2. Inicio de Contratación Etapa Pre-contractual Hay necesidad de Reforma? NO Si la necesidad no consta correctamente en la planificación (PAPP y/o PAC), primero se debe iniciar un proceso de reformas para luego dar inicio a la contratación.

¿Cuándo es necesario realizar Reformas? Hay dos tipos de reforma que se pueden requerir durante el proceso: 1) Reforma al PAPP y 2) Reforma al PAC (no excluyentes) En caso de incumplir con uno de los siguientes requisitos una reforma al PAPP es necesaria: Estar dentro del proyecto que se desea ejecutar. Estar dentro del componente ligado al proyecto anterior. Estar dentro de la actividad ligada al componente anterior. Que exista una subactividad atada a un ítem presupuestario con los fondos suficiente para la ejecución. Que el ítem presupuestario sea congruente al Objeto de Contratación. Constatar que la necesidad se vaya a  ejecutar en el período de tiempo planificado.

¿Cuándo es necesario realizar Reformas? En caso de incumplir con uno de los siguientes requisitos una reforma al PAC es necesaria: Estar dentro del proyecto que se desea ejecutar. Estar dentro del componente/actividad ligado al proyecto anterior. Que exista el ítem presupuestario que abarca al objeto de contratación, el mismo que se encuentra descrito en el CPC nivel 9 que consta en el PAC. (mismo nivel de especificidad) Listado de CPCs: Que existan los fondos necesarios para la contratación en dicho ítem. Que su ejecución esté planificada dentro del trimestre correcto

Requisitos y Recomendaciones Para un seguimiento adecuado del proceso y sus tiempos de ejecución, las unidades involucradas deberán llenar la hojas de control durante cada actividad de los subprocesos de 1)Reformas y 2) Inicio de Contratación Formato: Es altamente recomendado las Unidades Requirentes realicen el Informe Técnico o Estudio de Mercado previo a dar inicio cualquier proceso de contratación, a fin de determinar claramente las necesidades que se exigirán del Objeto de Contratación y establecer correctamente el Precio Referencial.

Subprocesos de la Etapa Preparatoria 1. Reformas PAPP, Presupuesto y PAC SI 2. Inicio de Contratación Etapa Pre-contractual Hay necesidad de Reforma? NO Seleccionar el proceso que se desea ejecutar en base a la necesidad de realizar Reformas o no.

Flujo de Actividades 1.Solicitar Reforma al PAPP* 2. Reformar PAPP* 1. Reformas 1.Solicitar Reforma al PAPP* 2. Reformar PAPP* 3. Reforma Presupuestaria* 4. Solicitar Certificación Presupuestaria 5. Certificar Presupuesto 6. Solicitar Reforma PAC 7. Plantear Reforma PAC 8. Elaborar Resolución de Reforma 9. Publicar Reforma PAC 10. Solicitar Certificación PAC 11. Entregar Certificación PAC * Ejecutar solo si se necesita reforma al PAPP Unidad Requirente Coordinación Administrativa Financiera Coordinación de Planificación Coordinación de Asesoría Jurídica

1. Solicitar Reforma al PAPP* UR Solicitar las reformas según los siguientes casos: Creación de nueva subactividad: Solicitar vía Quipux a la CGPGE la creación de la nueva línea adjuntando el formato de solicitud firmado. Una vez aprobada la creación se deberá realizar una transferencia de fondos entre ítems. Formatos: Transferencia de fondos entre ítems existentes: Se debe realizar la reforma en SIPLANEO y posteriormente entregar físicamente el documento firmado a la Dirección de Planificación. Ejemplo: Reprogramación en cronograma: Se debe realizar la reforma en SIPLANEO y entregar físicamente el documento firmado a la Dirección de Planificación. Para mayor detalle referirse al Manual de Planificación:

2. Reformar PAPP* CGPGE Creación de nueva subactividad: Coordinador revisará la solicitud y la designará a la Dirección de Planificación para que realice el análisis e informe correspondiente. La resolución será informada vía Quipux a la Unidad Requirente para que pueda solicitar la transferencia de fondos hacia la nueva línea. Transferencia de fondos entre ítems existentes: La Dirección de Planificación realizará el análisis e informe respectivo. En caso de que sea favorable, el Coordinador solicitará vía Quipux a la CAF que realice la reforma presupuestaria correspondiente. Reprogramación en cronograma: Dirección de Planificación realizará la reforma al PAPP e informará a la Unidad Requirente.

3. Reforma Presupuestaria* CAF El Coordinador Administrativo Financiero revisará la solicitud y designará a la Dirección Financiera para que plantee la reforma en el ESIGEF. Una vez que la reforma ha sido autorizada por el Ministerio de Finanzas, la CAF deberá informar a Unidad Requirente y a la CGPGE que la reforma ha sido registrada. Solamente para reformas que involucren reprogramación en cronograma, esta actividad no es necesaria.

4. Solicitar Certificación Presupuestaria UR Enviar Solicitud de Certificación Presupuestaria vía Quipux dirigida al Coordinador Administrativo Financiero, con copia a la Dirección de Planificación. Formato: Se debe adjuntar en el Quipux la Plantilla de Certificación Presupuestaria generada a través de SIPLANEO Ejemplo: El Objeto de Contratación que consta en esta solicitud debe mantenerse a lo largo de todo el proceso de contratación, caso contrario el proceso deberá iniciarse nuevamente.

5. Certificar Presupuesto CAF El Coordinador Administrativo Financiero revisará la solicitud y designará a la Dirección Financiera para que prosiga con el proceso de Certificación Presupuestaria. La Dirección Financiera analizará la solicitud y generará la certificación en el ESIGEF. La CAF deberá responder vía Quipux a la Unidad Requirente incluyendo la certificación.

6. Solicitar Reforma PAC UR Enviar solicitud de Reforma PAC vía Quipux dirigida al Coordinador Administrativo Financiero con copia a la Dirección de Planificación. Se debe adjuntar la Certificación Presupuestaria. La solicitud de reforma deberá estar al nivel de detalle que consta en el sistema USHAY. Formato: Listado CPCs:

7. Plantear Reforma PAC CAF El Coordinador Administrativo Financiero revisará la solicitud y designará a la Dirección Administrativa para que prosiga con el proceso de Reforma PAC. La Dirección Administrativa planteará la reforma en el sistema SOCE; el informe generado deberá ser remitido a la Coordinación General de Asesoría Jurídica con respectivas firmas de aprobación para que se genere la Resolución de Reforma PAC.

8. Elaborar Resolución de Reforma CGAJ El Coordinador de Asesoría Jurídica deberá revisar el planteamiento de la reforma y elaborar la Resolución de Reforma al PAC. Posteriormente deberá enviar la Resolución a la Coordinación Administrativa para su firma y asignación de numeración.

9. Publicar Reforma PAC CAF El Coordinador Administrativo Financiero deberá revisar y firmar la resolución y posteriormente enviarla a la Dirección de Secretaría General para la asignación de la numeración correspondiente. Posteriormente la Dirección Administrativa deberá publicar la Reforma al PAC en el sistema SOCE y comunicar a la Unidad Requirente.

10. Solicitar Certificación PAC UR Enviar solicitud de Certificación PAC vía correo electrónico dirigida a la Directora Administrativa. Se debe adjuntar la Certificación Presupuestaria. Formato:

11. Entregar Certificación PAC CAF El Coordinador Administrativo Financiero revisará la solicitud y designará a la Dirección Administrativa para que prosiga con el proceso de Certificación PAC. La Dirección Administrativa emitirá la certificación PAC dirigida a la Unidad Requirente. Formato: El proceso continúa con las actividades de Inicio de Contratación

Procesos de la Etapa Preparatoria 1. Reformas PAPP, Presupuesto y PAC SI 2. Inicio de Contratación Etapa Pre-contractual Hay necesidad de Reforma? NO Seleccionar el proceso que se desea ejecutar en base a la necesidad de realizar Reformas o no.

Flujo de Actividades 1.Validar Necesidad 2. Inicio de Contratación 1.Validar Necesidad 2. Solicitar Certificación Presupuestaria* 3. Certificar Presupuesto* 4. Solicitar Certificación PAC* 5. Entregar Certificación PAC* 6. Elaborar Informe Técnico 7. Elaborar Borrador de TDRs 8. Elaborar Informe de Ideonidad* 9. Solicitar Inicio de Proceso 10. Revisión de Documentación 11. Elaborar Pliegos y Resolución 12. Aprobación de Resolución y Publicación * Ejecutar solo si se requieren Unidad Requirente Coordinación Administrativa Financiera Unidad de Compras + Unidad Requirente

1. Validar Necesidad UR Si ya se tiene la Certificación Presupuestaria y la Certificación PAC como producto del proceso de Reformas, se debe iniciar en la actividad 6: Elaborar Informe Técnico Si solo se cuenta con Certificación Presupuestaria y no Certificación PAC, se debe iniciar en la actividad 4: Solicitar Certificación PAC. Caso contrario proseguir con la actividad 2: Solicitar Certificación Presupuestaria Para determinar el tipo de proceso de contratación que se debe seguir (dependiendo del régimen, objeto de contratación y montos) se deberá consultar la siguiente tabla:

2. Solicitar Certificación Presupuestaria UR Enviar Solicitud de Certificación Presupuestaria vía Quipux dirigida al Coordinador Administrativo Financiero, con copia a la Dirección de Planificación. Formato: Se debe adjuntar en el Quipux la Plantilla de Certificación Presupuestaria generada a través de SIPLANEO Ejemplo: El Objeto de Contratación que consta en esta solicitud debe mantenerse a lo largo de todo el proceso de contratación, caso contrario el proceso deberá iniciarse nuevamente.

3. Certificar Presupuesto CAF El Coordinador Administrativo Financiero revisará la solicitud y designará a la Dirección Financiera para que prosiga con el proceso de Certificación Presupuestaria. La Dirección Financiera analizará la solicitud y generará la certificación en el ESIGEF. La CAF deberá responder vía Quipux a la Unidad Requirente incluyendo la certificación.

4. Solicitar Certificación PAC UR Enviar solicitud de Certificación PAC vía correo electrónico dirigida a la Directora Administrativa. Se debe adjuntar la Certificación Presupuestaria. Formato:

5. Entregar Certificación PAC CAF El Coordinador Administrativo Financiero revisará la solicitud y designará a la Dirección Administrativa para que prosiga con el proceso de Certificación PAC. La Dirección Administrativa emitirá la certificación PAC dirigida a la Unidad Requirente.

6. Elaborar Informe Técnico UR El Estudio de Mercado o Informe Técnico tiene como objetivo determinar: precio, características esperadas, niveles de servicio referenciales del Objeto de Contratación. El Informe Técnico debe contener mínimo tres cotizaciones de proveedores. Formato: Ínfima cuantía no requiere Informe Técnico, el cual será reemplazado por Informe Comparativo de Proformas (mínimo tres) Es altamente recomendable realizar este estudio previo a la solicitud de certificación presupuestaria.

7. Elaborar Borrador de TDRs UR El objetivo de este documento es detallar cuáles son las características que se espera del servicio, y cuáles serán los parámetros para calificación y selección de proveedores. Formato Guía Genérico: Para el caso de adquisición de bienes, los TDRs se reemplazan por Especificaciones Técnicas Se puede encontrar ejemplos específicos de TDRs y Especificaciones Técnicas por tipo de proceso. Formatos: Es altamente recomendable iniciar la elaboración de TDRs al momento de identificar la necesidad de contratación.

8. Elaborar Informe de Idoneidad* UR El objetivo de este documento es justificar porqué se considerará solamente a un listado específico de proveedores dentro del proceso de contratación. Formato: Es necesario para los procesos de Ínfima Cuantía, Contratación Directa de Consultoría, Consultoría Lista Corta, Contratación Internacional Directa y Régimen Especial: Selección de Proveedores y Proveedor Único.

9. Solicitar inicio de Proceso UR Enviar Solicitud de Inicio de Proceso vía Quipux dirigida al Coordinador Administrativo Financiero Para procesos de Ínfima o Menor Cuantía la solicitud va dirigida directamente al Director Administrativo. Para procesos internacionales va dirigido al Viceministro de Promoción Formato: Se deberá adjuntar los siguiente documentos habilitantes: Certificación Presupuestaria Certificación PAC Informe Técnico o Proformas TDRs o Especificaciones Técnicas Informe de Idoneidad (si aplica)

10. Revisión de Documentación UR + UC La Coordinación Administrativa Financiera revisará el cumplimiento de los requisitos mínimos de la solicitud. En caso de incumplimiento rechazará la solicitud vía Quipux. En caso de aceptarla la Dirección Administrativa asignará un técnico de la Unidad de Contrataciones para la revisión de la documentación habilitante. La Unidad Requirente es responsable de elaborar los TDR’s o Especificaciones Técnicas finales incluyendo las correcciones y sugerencias propuestas por los técnicos de contratación.

11. Elaborar pliegos y Resolución de Inicio CAF Una vez aceptados los TDRs finales y el resto de documentación habilitante, la Dirección Administrativa dispondrá la elaboración de pliegos de acuerdo al tipo de procedimiento conforme a los modelos dispuestos por el Portal de Compras Públicas. Posteriormente se preparará la Resolución de Inicio de Proceso Formato: La Dirección Administrativa enviará los Pliegos y Resolución de Inicio de Proceso a Máxima Autoridad o Delegado (Coordinador Administrativo Financiero) para revisión.  

12. Aprobación de Resolución de Inicio y Publicación CAF Si no aprueba el inicio del proceso debe notificar a la Unidad Requirente. Caso contrario deberá aprobar la Resolución de Inicio y Pliegos, firmar los documentos y posteriormente conformar la Comisión Técnica. La Dirección Administrativa deberá notificar vía Quipux a los miembros de la Comisión. Posteriormente, la Dirección Administrativa deberá escanear y cargar los siguientes documentos habilitantes en el Portal de Compras Públicas: Resolución de Inicio, Pliegos firmados, TDRs/Especificaciones Técnicas y Certificación Presupuestaria. Finalmente se deberá comunicar a los miembros de comisión técnica las fechas del proceso en el portal. Proceso continúa con la fase Pre-contractual.

Recursos Adicionales Flujogramas de procesos administrativos: Se pueden descargar de la INTRANET del Ministerio a través de la sección de Descargas - Normativa Interna - Procesos de Apoyo - Ingresar a Alfresco - Carpeta de Administrativo y/o Financiero Procedimientos por tipo de contratación: Herramientas elaboradas por la Coordinación de Estadística e Investigación Descarga: Manual de Buenas Prácticas en la Contratación Pública: Documento emitido por el SERCOP para las instituciones públicas Circular de Requisitos por Tipo de Contratación: