ADMINISTRACION DE BIENES PRESENTADO POR: Patricia Lozano Sánchez Orlando Méndez

Objetivo del área de Administración de Bienes: Garantizar que los bienes que ha adquirido la entidad sean manejados y utilizados de manera correcta, velar por la conservación custodia preservación y salvaguarda de los mismos. Con el fin de aportar el apoyo necesario de la gestión.

Los numerales 21 y 22 del Art. 34 del Código Disciplinario Único, Ley 734 de 2002 establece: Son deberes de todo servidor publico: “ 21. Vigilar y salvaguardar los bienes y valores que le han sido encomendados y cuidar que sean utilizados debida y racionalmente. De conformidad con los fines que han sido destinados. 22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.” El incumplimiento de cualquiera de los deberes contemplados en dicha disposición constituye Falta Disciplinaria. Responsabilidad en el Manejo de los Bienes

Clasificación de bienes muebles Bienes de consumo: Son aquellos que fenecen con el primer uso o son de uso limitado; entre estos encontramos: Toners para impresoras, lápices, papel, libretas, etc. Bienes de Consumo controlado: Son aquellos bienes que no fenecen con el primer uso, cuyo valor esta por debajo de medio salario mínimo legal vigente y que fueron clasificados como tales de acuerdo con su naturaleza, uso y conveniencia de administración para la entidad, ejemplo: Canecas, descansa pies, perforadoras, etc. Bienes Devolutivos: Son bienes no fungibles, es decir que no se consumen con el primer uso que se haga de ellos aunque con el tiempo o por razón de su naturaleza o uso normal se deterioren. Ejemplo: Equipos de Computo, Escritorios, Impresoras, etc.

Ingreso de bienes nuevos y donaciones El supervisor del contrato o quien el delegue debe enviar al área de almacén con anticipación la copia del contrato, copia de adiciones o modificaciones en caso de ser necesario, de los bienes para adquisición. (Formalización a través de memorando). El encargado de la bodega, alistará el espacio en el cual se van a almacenar los elementos. Al momento de recibir los bienes el proveedor debe entregar la factura, la cual debe cumplir con los requisitos establecidos por la ley, esta no debe superar el valor total del contrato, lo anterior con el aval o revisión por parte del supervisor del contrato o quien el delegue, e las cantidades y las características de los bienes de la factura y el contrato, las cuales deben ser iguales a las recibidas, además debe verificar que los bienes cumplan con las características técnicas requeridas. Se da ingreso y organiza lo recibido en la bodega. Almacén expide el formato de entrada de bienes al Almacén. El cual debe tener documentos soporte (Contrato y Factura) y se procede ha entregar una copia para contrato y otra copia para pago.

Solicitud de Requisición (pedido de elementos): Se recibe el Formato de Requisición de Elementos de Consumo (GAD-FT-166 Versión 1) o Formato de Requisición Bienes Devolutivos (GAD-FT-08 Version 3) según sea el caso, este debe venir firmado por el solicitante y aprobado por el Jefe inmediato. Se verifica si lo solicitado se encuentra en bodega, de no ser así se mira la disponibilidad en el plan de compras, si en este no aparece el elemento la persona (el que solicita el bien) realiza la solicitud de compra al área administrativa. Si se aprueba la compra de los elementos, se actualiza el plan de compras incluyendo los elementos solicitados para iniciar con la adquisición de estos por el tipo de contratación correspondiente. Almacén entrega los elementos y el funcionario firma el recibido. Se registra la salida de los elementos.

Para tener en cuenta: La entrega de elementos se realiza los días martes en la mañana y jueves en la tarde. Se reciben las requisiciones anterior a la entrega esto con el fin de ubicar los elementos dentro de la bodega y hacer la solicitud de los elementos que hagan falta. En caso de necesidades urgentes como exposiciones y eventos especiales se tendrá a disposición el horario de 9 a 10 en la mañana y de 3 a 4 en la tarde de lunes a viernes para la entrega de los elementos solicitados que se encuentran en bodega, y no hagan parte de la custodia por parte de Almacén.

Traslado de bienes muebles: El funcionario a cargo del inventario que requiera trasladar uno de los bienes a su cargo debe: Elaborar el formato Traslado y préstamo de Elementos Devolutivos. (GAD-FT- 142 Versión 2). Entregar el elemento físicamente al funcionario que lo va a recibir y formato Traslado y préstamo de Elementos Devolutivos. (GAD-FT- 142 Versión 2) para la firma de recibido. Enviar copia del documento de traslado firmado por las dos partes, al Almacén de forma inmediata, para realizar los registros pertinentes en cada uno de los inventarios de los funcionarios responsables donde se afecte el inventario.

Control de Salidas de Bienes Cuando se presente la necesidad de retirar o trasladar de las sedes de la entidad bienes (devolutivos), ya sea por razones tales como: mantenimiento de bienes, capacitaciones externas, realizar trabajos fuera de las instalaciones de la FGAA, eventos de exposiciones, presentaciones y demás actividades artísticas, se debe realizar el siguiente procedimiento: El funcionario responsable del bien diligenciara completamente el Formato Control y Salida de bienes (GAD-FT-97 Version2) Este formato debe llevar la autorización del jefe inmediato, el motivo de la salida y el visto bueno por parte del equipo de Almacén. Debe dejarse una copia al almacén y otra en portería, el original lo tendrá la persona que retira los bienes, para que al momento del reintegro se pueda verificar la totalidad y el estado de los bienes frente a este formato. Al momento de regresar el bien, se diligencia el campo Observaciones en caso de haber anomalías al momento del reintegro de los bienes.

Frente a cualquier tipo de ausencia temporal o definitiva, como vacaciones, suspensiones, licencias o renuncia, el funcionario responsable de los bienes debe hacer entrega formal al Funcionario que lo reemplaza o al Jefe de Área del inventario a su cargo diligenciando Formato Toma Inventario Individual (GAD-FT- 07 Versión 3) e informar al almacén. Todo funcionario publico que tenga conocimiento de la perdida de los bienes a su cargo esta obligado a informar de tal hecho al superior o jefe inmediato, dentro de las 24 horas siguientes del conocimiento del hecho, presentando la denuncia por perdida de bienes. Cuando a un funcionario que tenga a su cargo bienes sufran daño debe elaborar un informe pormenorizado por escrito al responsable del almacén.

GRACIAS