La aplicación de la LOPD en la Universidad Alcalá Luis M. Gutiérrez Torrecilla Unidad de Programas y Estudios (Gerencia) (Gerencia) Mayo, 2008

2 Fuentes de datos de la UAH La Universidad de Alcalá recaba de estudiantes, profesores, investigadores, personal de administración y servicios, becarios y empresas los datos de carácter personal estrictamente necesarios en diferentes modelos de impresos, que contienen una leyenda explicativa sobre el tipo de fichero al que se incorporará y usos que se darán a esos datos.

3 Uso de los datos por la UAH Después se incorporan a los diferentes ficheros informatizados y expedientes en papel que la Universidad de Alcalá utiliza para poder prestar a los usuarios los servicios universitarios.

4 Medidas de Protección de Datos Política de Protección de Datos Para garantizar el acceso no autorizado, pérdida o alteración la Universidad ha tomado las medidas de seguridad necesarias tanto en los diferentes servidores de datos como en el Web de la Universidad.

5 Gestión de la Protección de Datos Preocupación institucional Asumida por la Secretaría General y por la Gerencia Buscar la coordinación de actuaciones: –Implicación de Vicerrectores, Servicios y SSII –Intentar minimizar los problemas de implantación –Implantar medidas de seguridad en ficheros lógicos y físicos –Potenciar la información y formación del personal –Control de la calidad y pertinencia de los datos –Control sobre las cesiones de datos –Garantizar el ejercicio de derechos de los ciudadanos

6 Gestión de la Protección de Datos Seguridad en servidores y aplicaciones corporativas para evitar acceso y sustracción de datos. Procedimientos definidos en Servicios Informáticos. –Sistema de acceso único. Definición y aplicación global de contraseñas (autorización y renovación) –Control de acceso a aplicaciones corporativas Funciones administrador Definición de perfiles Directorio único http seguro (vía web encriptada) –Acceso por dominio –Controles de IP por rangos (puesto de trabajo y usuario) –Control acceso a base de datos y cortafuegos.

7 Acciones Año Circular de la Secretaría General sobre medidas de seguridad en relación con los datos de carácter personal informatizados -Consultoría de la empresa SYNSTAR. Año 2003 Convenio de colaboración entre la Universidad de Alcalá y la Agencia de Protección de Datos de la Comunidad de Madrid

8 Acciones Año Mediante Resolución se aprueba la nueva declaración de ficheros (noviembre). Se crean 23 ficheros, se modifican 4 y se suprimen 5, en colaboración con la Agencia. -Distribución de responsabilidades: -Secretaría General, Asesoría Jurídica (legal) -Gerencia (coordinación) -Servicios Informáticos (soporte técnico)

9 Acciones A cada fichero se le asigna, además del responsable de fichero, un responsable de tratamiento (jefes de servicio), se identifica la instancia a la que se debe acudir para ejercer cualquiera de los derechos y se toman medidas de seguridad que se aplican sobre los ficheros.

10 Ficheros. Nivel de seguridad (I) Alto -Prevención y vigilancia de la Salud -Nóminas -Becas y ayudas -Certificados IRPF -Expedientes de alumnos (Manual) -Expedientes de personal (Manual) Medio -Asesoría Jurídica

11 Ficheros. Nivel de seguridad (II) Básico –Archivo Universitario –Registro General –Títulos –Pruebas de acceso –Expediente de alumnos de primer y segundo ciclo –Doctorado –Estudios Propios –Prácticas de empleo –Gestión Bibliotecaria –Deportes

12 Ficheros. Nivel de seguridad (III) Básico –Gestión Económica y financiera –Gestión de Recursos Humanos –Gestión de la Investigación –Control Horario del personal –Directorio de Relaciones Internacionales y alumnos Sócrates –Matriculación. Ingresos –Usuarios de correo electrónico –Publicaciones –Tarjeta inteligente. Carné Universitario –Docencia Virtual

13 ¿Qué derechos reconoce la LOPD? Derecho de Acceso Derecho de Rectificación y Cancelación Derecho de Oposición La Universidad de Alcalá dispone en las diferentes dependencias del Registro General de instancias para que los usuarios puedan ejercer los derechos que la ley les garantiza de rectificación, cancelación u oposición.

14 Modelo Derecho de Acceso (art. 15)

15 Modelo Derecho de Rectificación (art. 16)

16 Acciones Año 2005 y 2006 –Tríptico informativo general se reparte al PAS –Incorporación al Plan de Formación del PAS (Jornadas y conferencias), en colaboración con la Agencia. Reuniones jefes de servicio (calidad, pertinencia, usos, cesiones, etc.) –Jornada al PDI. –Diseños de formularios. –Carteles en Secretarías de Alumnos, acceso a edificios y Registros –Leyendas en impresos y formularios. –Leyendas en contratos con empresas y al personal

17 Acciones Año 2007 –Colaboración con responsables página Web UAH. Leyendas y gestión del Directorio. –Tablones electrónicos. Procedimiento de darse de baja. –Elaboración de documentos de seguridad. –Página web Protección de datos. asp

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19 Año En el mes de febrero el Rectorado de la Universidad de Alcalá, mediante resolución, aprueba la creación del fichero de datos de carácter personal de “Videovigilancia”, para lo cual establece las medidas de seguridad necesarias. Acciones -En tramitación fichero de Defensor Universitario

20 Temas para el debate Acceso de las fuerzas de seguridad a los registros de imágenes. Información estadística, ¿Límites? Tienda por Internet Publicaciones en web Ejercicio del Derecho de cancelación

21 Temas para el debate Cesiones de datos –Asociaciones Antiguos Alumnos –Encuestas varias en papel o web (experiencias). Mecanismo de respuesta. –Relaciones con OCU –Elecciones Delegaciones Estudiantes

22 Temas para el debate Calificaciones –Notas en internet (LOU 2007) RRHH –Procesos selectivos. Limitación a procedimiento cerrado –Elecciones sindicales (mesas) Gestión de ficheros en papel (expedientes archivos universitarios)