Entrenamiento Financiero Básico Capacitación de Funcionarios de Thirty-Third District PTA -Primavera 2015 Thirty-Third District

Responsabilidades Fiduciarias  La protección de los bienes del PTA es la responsabilidad fiduciaria de todos los oficiales del PTA  Fondos del PTA pertenecen a los miembros del PTA  Los miembros deben estar plenamente informados sobre cómo se gasta el dinero o es destinado a ser gastado el dinero por el PTA  Los miembros deben tener la oportunidad de aprobar las transacciones de negocio de la organización  Mantener a los miembros informados indica que el PTA está siendo transparente Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Estructura Organizacional Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

El Proceso Presupuestario  Creando el Presupuesto Sugerido El Tesorero preside la Reunion de Presupuesto Examine el presupuesto del año pasado a ingresos y gastos reales Combine lo mejor del pasado con nuevas ideas para el futuro Asegúrese que todos los programas y actividades propuestas estén en conformidad con la Guía de seguros y prevención de pérdidas  Presente el Presupuesto Sugerido a la Mesa Ejecutiva  Presentar el Presupuesto Propuesto a la asociación para su aprobación  Aprobación de Programas - Evidencia de la aprobación de todos los programas y actividades deben estar en el acta a efectos del seguro Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Seguimiento del Presupuesto  ¡ES LA RESPONSABILIDAD DE TODA LA MESA DIRECTIVA!  Aprobación del presupuesto no autoriza el gasto de los fondos. Los fondos todavía tienen que ser liberados y gastos individuales aprobados.  Asegúrese que los gastos se mantengan dentro del presupuesto  Informe al presidentes del comité de sus cantidades presupuestadas  El presupuesto es un documento de trabajo y puede ser revisado por la asociación Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Seguros Y Guía de Prevención de Perdidas   Luz Roja - Luz Amarilla - Luz Verde  ¡Consulte la Lista de Vendedores!  El Seguro sólo cubre su unidad si se siguen los procedimientos financieros adecuados  ¡Nunca rompa la cadena de custodia! Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Libro Mayor del Tesorero (a)– Recibos Categorías :  Membrecía Porción local separada y cantidad debida en la membrecía  Recaudación de fondos  Servicios de Programa Cualquier evento que no sea recaudación de fondos  Donaciones  Otro **LISTE Y RESTE CUALQUIER CHEQUE DEVUELTO EN LA CATEGORÍA APROPIADA Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Libro Mayor del Tesorero(a)- Desembolsos CATEGORÍAS:  BIENESTAR DEL ESTUDIANTE Premios, becas, fiestas, obsequios a la escuela, educación de los padres  RECAUDACIÓN DE FONDOS  GASTOS DE ORGANIZACIÓN Gastos de Oficiales Y Presidente, convención, seguro y materiales  OTRO Liste cualquier cosa que no corresponda a ninguna otra categoría ** LISTE Y RESTE CUALQUIER CHEQUE DEVUELTO EN LA CATEGORÍA APROPIADA Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Manejo de Recibos – Secretario(a) de Finanzas  ¡ Se debe utilizar al recibir cualquier cantidad de todo el dinero!  Todos el dinero debe ser contado por dos miembros del PTA con uno de ellos siendo un oficial o presidente– los dos no serán relacionados por sangre, matrimonio o que residan en el mismo hogar– El auditor nunca debe contar dinero recibido  El dinero debe ser contado antes de salir de la escuela  La forma “Cash Verification form” debe ser firmada por todas las personas que contaron el dinero  El numero de membrecías debe ser listado y conciliado en la forma junto con las DONACIONES recibidas  El Secretario(a) de Finanzas debe verificar los totales y firmar el formulario al tomar custodia del dinero Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Manejo de Recibos, continuación  El Secretario(a) de Finanzas debe emitir un recibo al presidente del evento/programa Un talonario de recibos deber ser mantenido por el secretario(a) de finanzas Un talonario de recibos que contiene formularios numerados por triplicado  El Secretario(a) de Finanzas debe registrar los ingresos bajo sus categorías presupuestarias apropiadas para fines de seguimiento presupuestario  El Secretario (a) de Finanzas debe entregar los fondos junto con el formulario “Cash Verification Form” y el recibo duplicado al tesorero de manera oportuna Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Hace Depósitos– Tesorero(a)  Todos los recibos deben ser depositados en el banco tan pronto como sea posible Solo los fondos del PTA deben ser depositados en las cuenta del PTA - No se debe mezclar fondos  Prepare las boletas de deposito por duplicado, el original para el banco y el duplicado para el tesorero(a) para sus archivos  Los cheques deben ser marcados “Solo para deposito” con el numero de cuenta de PTA  Desarrolle y utilice un sistema para identificar los cheques en caso de que sean devueltos sin pagar (es decir, NSF) por el banco  Depósitos sin cita previa  Depósitos “Night Drop”  Llame al comandante de guardia de la policía local (No 911) para un acompañante si usted esta preocupado por el transporte de un deposito grande al banco  Recibos de deposito y duplicados de recibos del Secretario(a) de Finanzas deberán adjuntarse a la forma “Cash Verification Form(s)” y ser retenidos para la auditoria Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Manejo De Desembolsos - Secretario de Finanzas y Tesorero(a)  Las autorización de pago (Authorizations for Payment- AFP) o “Check/Payment Requests” deben ser completados para todos los gastos Los formularios deben ser completados por aquellos que incurrieron los gastos y deben ser entregados al secretario(a) de finanzas que debe  Revisar todos los recibos o facturas  Asignar un numero de cheque  Asignar un numero de cuenta del presupuesto  Obtener la aprobación o ratificación de la asociación  Fondos disponibles se pueden pagar al recibir la forma “Authorization for Payment” o “Check Request “ y ser ratificada posteriormente durante una reunión de la asociación  Si los fondos no son liberados, el pago deber ser retenido hasta que sea aprobado por la asociación Presentar la forma “Authorization For Payment” o “Check/Payment Request Form” al tesorero(a) para la emisión de cheque  Evidencia de la aprobación o ratificación de todos los gastos deben de estar en las minutas Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Manejo De Desembolsos, continuación Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Manejo de Desembolsos, continuación SOLICITUD DE PAGO POR ADELANTADO  Los fondos pueden ser avanzados al funcionario o presidente después de la liberación de los fondos  Asegúrese de que todos los recibos sean entregados y reconciliados  Asegúrese de que cualquier reembolso se recoge en una manera oportuna Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Escribiendo el Cheque  Pagadero a la persona que es indicada en la forma “ Authorization for Payment” o “Check/Payment Request”  Pagos de membrecía, seguro, concilio y eventos del distrito deben ser pagaderos al concilio. Unidades fuera del concilio deben emitir pagos directamente al distrito.  La cantidad deber coincidir con el monto autorizado  ¡ NUNCA PRE-FIRME CHEQUES !  ¡ NUNCA PAGUE EN EFECTIVO!  ¡ NUNCA PAGUE CON UNA TARJETA DEL PTA DE DEBITO/CAJERO AUTOMÁTICO! Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Cheques Sin Fondos  NSF = Fondos Insuficientes  Reste todos los cheques devueltos de los Recibos y los cargos bancarios de los Desembolsos  Trate con los Cheques sin Fondos INMEDIATAMENTE  Colecte el total del cheque devuelto y los cargos bancarios  Una vez colectado, introduzca la cantidad del cheque de nuevo en los recibos y deduzca los cargos del banco de los Desembolsos Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Reconciliando el Estado de Cuenta Bancario  El estado de cuenta bancario debe ser revisado mensualmente por alguien que non-signer par asegurar que no haya irregularidades antes de enviarlo al tesorero(a)  El Tesorero(a) debe reconciliar la declaración de cuenta mensualmente Verifique los cheques emitidos a los cheques que aparecen en la declaración de cuenta Liste y sume el total de todos los cheques pendientes Verifique los depósitos hechos a los depósitos reflejados en la declaración de cuenta Liste y sume el total de los depósitos que no se han sumado a la cuenta Sume cualquier deposito que no se han publicado y deduzca cualquier cheque pendiente del balance del estado de cuenta bancario El total debe coincidir con el saldo de la chequera  Banca en Línea Es aceptable el uso de la banca en línea para obtener la declaración de cuenta No es aceptable transferir fondos en línea – Todos los desembolsos deben tener 2 firmas Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Informe del Secretario de Finanzas  Preparación y presentación mensual a la mesa directiva y reuniones de asociación, y en otras ocasiones cuando se le solicite por la asociación  El informe debe incluir un registro exacto de todos los recibos detallados individualmente  Liste el subtotal de los ingresos por categoría  El total de los ingresos debe ser el mismo al monto transferido al tesorero  En el caso de que una unidad no tenga un Secretario(a) Finanzas, todos los ingresos deben ser individualmente detallados en el Reporte del Tesorero(a) Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Informe del Tesorero(a)  Preparados y presentados mensualmente en las junta de la mesa directiva y de la asociación, y en otras ocasiones cuando sea solicitado por la asociación.  El Informe del Tesorero(a) debe contener Saldo disponible a partir del ultimo reporte El total de los recibos del Secretario(a) de Finanzas– Si la unidad no tiene un Secretario(a) de Finanzas, el Reporte de Tesorero debe incluir una lista detallada de los ingresos del periodo mensual Los desembolsos deben ser detallados incluyendo el numero de cheque, fecha de emisión, beneficiario y descripción Los desembolsos que requieran ratificación de la asociación deben ser marcados Saldo disponible en la fecha del informe Saldo y actividad en la cuenta de ahorros  Se Requiere- Mensualmente provee una copia del Informe del Tesorero(a) a su Concilio Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

REGISTROS FINANCIEROS GENERADOS A COMPUTADORA  Un registro impreso mensual se debe mantener permanentemente en una carpeta/cuaderno. El cuaderno/carpeta debe mostrar el titulo, incluyendo el tiempo cubierto.  Mantenga en todo momento un registro talonario de cheques con el saldo actual  Una copia de los archivos financiero se debe hacer mensualmente  Los pagos electrónicos o transferencias bancarios no son permitidos Las Estatutas requieren dos firmas en todos los cheques Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Reportando en las Juntas Mensuales  El Secretario(a) de Finanzas debe presentar su informe leyendo los subtotales en cada categoría y el total de los recibos del mes  El Tesorero(a) debe presentar el Saldo en Mano desde el ultimo informe, el total de los recibos, el total de los desembolsos y el Balance en Mano en la fecha del informe  El Secretario(a) de Finanzas debe hacer la moción para ratificar los cheques emitidos desde la ultima junta de la asociación listando los cheques individualmente y dando el total  El Secretario(a) de Finanzas debe hacer una moción para aprobar las facturas(gastos) que deben pagarse que fueron entregadas antes y durante la junta listándolas individualmente y dando un total  Forma de los Cheques que se deben ratificar y Facturas que se deben pagar Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Haciendo una Moción- Para Ratificar Cheques y aprobar las Facturas a Pagar o Cheques que necesitan ser Ratificados deben ser listados en el Reporte del Tesorero(a) o Facturas/Cuentas a Pagar se entregaran al Secretario(a) de Finanzas durante la junta o El Pesidente (a) debe pedir al comenzar la junta que todas la formas de “Authorizations for Payment/Check Requests” se le entreguen al Secretario(a) de Finanzas o Con la aprobación de las mociones, la forma debe ser entregada a la Secretario(a) de Actas para facilitar la inclusión de los detalles de las dos mociones en el Acta Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Organización de los Registros Financieros  Registro de Procedimiento – Agendas, Actas, Calendario del Concilio de fechas de vencimiento, Calendario de la Unidad  Tesorero(a) -  Libro Mayor (ledger)  Formas de “Cash Verification”  Formas de “Authorizations for Advance/Payment”, Peticiones de Cheques  Presupuesto, Actualizaciones del Presupuesto, Informes del Tesorero(a)  Libro de Recibos  Secretario(a) de Finanzas -  Detalles de la Contabilidad  Libro de Recibos  Presupuesto, Actualizaciones del Presupuesto, Reportes del Secretario(a) de Finanzas  Auditor –  Copias de los previos Reportes/Resultados de la Auditoria Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Preparándose para la Auditoria  Finalizando todos los pasos… Complete y pague todas las autorizaciones pendientes Investigue y complete todos los cheques pendientes Organice los registros para el auditor  Entregue los libros y registros a el auditor en el momento mas oportuno  Las auditorias deben llevarse a cabo tres veces al a año fiscal A mediados del año que cubre el 1 de julio al 31 de diciembre Al final del año fiscal que cubre el 1 de enero al 28 de febrero Al final del año escolar que cubre el 1 de marzo al 30 de junio Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Informe Financiero Anual del Tesorero(a)  Reporte los ingresos brutos y los gastos del ano fiscal. Nuestro ano fiscal comienza el 1 de marzo hasta el ultimo día de  Es utilizado por los preparadores de impuesto para presentar los impuesto  El Concilio y distrito del PTA también requiere este informe  Las unidades deben prepare sus propios informes financieros anual del Tesorero(a)  Contacte al Concilio para el archivo de Excel cual incluye libros de conciliación del tesorero(a) de recibos y desembolsos mensuales Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

IMPUESTOS, NÚMEROS DE CHARITABLE TRUST & FORMAS DE RRF-1 Y RIFAS  Todos los PTAs deben presentar sus declaraciones de impuestos federales y estatales  Debido el día 15 del quinto mes después del final del ano fiscal o 15 de julio  Copias deben entregarse al Concilio  Cada PTA debe tener ya o debe registrarse para un numero de fundación benéfica (Charitable Trust Number) inmediatamente  RRF-1 form (Cuota de registración/renovación para los números de Charitable trust) debe ser presentar anualmente dentro de los cuatro meses y 15 días después del final del ano fiscal o 15 de julio  Cualquier unidad que tiene rifas debe registrarse presentando la forma CT-NRP-1 antes del primero de Septiembre Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

IMPUESTOS, NÚMEROS DE CHARITABLE TRUST & FORMAS DE RRF-1 Y RIFAS  Federal tax returns:  990N: Vaya a Escoja “Have filed form 990N” Ponga la información, preferiblemente el EIN. (Casi todas las unidades y concilios estas debajo del nombre de “PTA California Congress of Parents Teachers & Students Inc.” por que todos estamos bajo la exención de State PTA’s.) Oprima “ Search”. Los resultados están listados por “Año de impuesto.” El año del impuesto de 2014 se refiere al periodo de Marzo 2014-Febrero  990EZ/990: Vaya a Ponga el EIN. Oprima “Find”. La columna que indica “Año” no se refiere al ano de impuestos. Aparentemente puede que se refiere la fecha cuando el informe de impuestos fue recibido. El año 2014 generalmente va a enseñar el informe de Marzo 2013-Febrero Por favor fíjese que generalmente hay un tiempo de lapso cuando el IRS recibe su informe y cuando es que es reflejado. Este método es útil cuando buscan los informes que fueron mandado un mes o dos meses atrás. Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015

Preguntas Y Respuestas Capacitación Financiera Básica – Primavera 2015