TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD DEFINICION: Es una herramienta archivística que permite agrupar la documentación de acuerdo con las funciones propias de cada dependencia o I.E. y establecer un tiempo de permanencia en cada fase de formación del archivo.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD Así como la contabilidad tiene un instrumento denominado PLAN ÚNICO DE CUENTAS, que le permite establecer centros de costos (AREAS) e identificar, clasificar y agrupar las cuentas mediante la utilización de códigos numéricos, un archivo también tiene un instrumento denominado TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL, que le permite establecer centros documentales e identificar, clasificar y agrupar los documentos, adicionalmente contiene los tiempos que se deben conservar en cada fase de su ciclo de vida. (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico)

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD En el Municipio de Santiago de Cali En la Administración Municipal de Santiago de Cali, los códigos de la TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL, se construyeron a partir del código del Sistema Financiero (SAP), quedando así: 41: Dígitos que Identifican al Municipio de Santiago de Cali. 4143: Dígitos que Identifican al Municipio de Santiago de Cali/Secretaría de Educación. dentro de la estructura del Municipio de Santiago de Cali XXX. Dígitos que Identifican al Municipio de Santiago de Cali/Secretaría de Educación / Institución Educativa dentro de la estructura del Municipio de Santiago de Cali.

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL - TRD Continuando, y posterior a los primeros 7 dígitos, arriba explicados con sus respectivas denominaciones, se tiene seguidamente las: Series, subseries, Las cuales se definen así: Serie o subserie: Corresponden a los dígitos subsiguientes o posteriores a los 7 dígitos arriba indicados, que son definidos como el conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Tipo documental. Definido como la unidad documental simple originada en una actividad administrativa.

EJEMPLO: (TOMAMOS COMO REFERENCIA A LA I.E. EUSTAQUIO PALACIOS) Historias Historias Académicas del Estudiante Informes o Actas de Validación Ficha de inscripción Ficha de pre-matrícula Ficha acumulativa de matrícula Fotocopia del documento de identidad del estudiante Fotocopia del documento de identidad de los padres/acudiente Certificado de estudios último año cursado Certificado estudios grado 5° hasta el último cursado Certificación de afiliación a seguridad social (subsidiado o contributivo) Fotocopia del carné de vacunas Fotocopia de constancia de víctimas de conflicto Observador del estudiante

Lo anterior se desglosa así: 41Dígitos que Identifican al Municipio de Santiago de Cali 4143Dígitos que identifican Municipio de Santiago de Cali/ Secretaría de Educación Municipal Dígitos que identifican Municipio de Santiago de Cali/ Secretaría de Educación Municipal/I.E. (En este que se toma como ejemplo a la I.E. Eustaquio Palacios, que corresponde al 024) Dígitos que identifican al Municipio de Santiago de Cali/ Secretaría de Educación Municipal / I.E: Eustaquio Palacios / Serie: HISTORIAS.

Dígitos que identifican al Municipio de Santiago de Cali/ Secretaría de Educación Municipal / I.E: Eustaquio Palacios/Serie:HISTORIAS/ Subserie: HISTRORIAS CADEMICAS) Lo que se desprende SEGUIDAMENTE PARA ESTE CASO, de la subserie (HISTRORIAS ACADEMICAS), son los tipos documentales: (Informes o Actas de Validación, Ficha de inscripción, Ficha de pre- matrícula, Ficha acumulativa de matrícula, Fotocopia del documento de identidad del estudiante, Fotocopia del documento de identidad de los padres/acudiente, Certificado de estudios último año cursado, Certificado estudios grado 5° hasta el último cursado, Certificación de afiliación a seguridad social (subsidiado o contributivo), Fotocopia del carné de vacunas, Fotocopia de constancia de víctimas de conflicto, Observador del estudiante.

RETENCIÓN (años de conservación en una fase del ciclo de vida) RECORDEMOS, que los archivos tienen 3 fases: LA PRIMERA es conocida como ARCHIVO DE GESTION, que corresponde a la documentación en tramite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Para nuestro caso se conservan en las diferentes Instituciones Educativas. Su tiempo de permanencia en esta fase oscila entre 1 y 5 años. LA SEGUNDA es conocida como ARCHIVO CENTRAL, que corresponde a los documentos trasladados del ARCHIVO DE GESTION, este lugar aun no ha sido construido por Municipio de Santiago de Cali, se encuentra en proyecto. En el caso de la SEM, se ha acondicionado un espacio a donde se traslada el archivo inactivo su lugar de conservación es el taller del barrio El piloto. Su tiempo de permanencia en esta fase oscilan entre 2 y 80 años. LATERCERA es conocida como ARCHIVO HISTORICO, que corresponde a los documentos trasladados del ARCHIVO CENTRAL una vez cumplido su ciclo y que que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

COMO CONCLUSION TENEMOS QUE LA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL, ES LA GUIA INSTITUCIONAL EN MATERIA ARCHIVISTICA PARA: CODIFICAR, CLASIFICAR, ORGANIZAR, CONTROLAR, ALMACENAR Y RECUPERAR NUESTROS DOCUMENTOS. (ARCHIVO) IDENTIFICAR ORIGEN DE LOS DOCUMENTOS. (SEGÚN QUIEN FIRMA) UBICAR ORGANIZADAMENTE LOS DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVADORES RODANTES ASIGNADOS. FACILITAR RAPIDAMENTE SU RECUPERACION AL MOMENTO DE CUALQUIER CONSULTA. DETERMINAR LOS TIEMPOS DE RETENCION. MANTENER LA MEMORIA INSTITUCIONAL E HISTORICA DAR CUMPLIMIENTO A LA LEY, A LA GESTION DE CALIDAD Y GENERAR TRANQUILIDAD LABORAL.

MUCHAS GRACIAS POR INTERESARCE EN EL TEMA DE TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL – TRD, CONOCERLA, PONERLA EN PRACTICA EN SU DIARIA GESTION Y VELAR POR QUE SEA APLICADO POR LOS DEMAS SERVIDORES PUBLICOS DE LAS INSTITUCIONES EDUCATIVAS/ SECRETARÍA DE EDUCACIÓN MUNICIPAL/MUNICIPIO DE SANTIAGO DE CALI. ATTE: EQUIPO DE GESTION ORGANIZACIONAL PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL SECRETARIA DE EDUCACION MUNICIPAL Proyecto y elaboró: Omar Romo.