Universidad Interamericana de Puerto Rico Oficina de Recursos Humanos Sistémica ORIENTACION PARA SUPERVISORES SOBRE LOS NUEVOS CAMBIOS EN LA LEGISLACION QUE REGULA EL PAGO DE HORAS Y SALARIOS AGOSTO 2004

TEMAS QUE CUBRIREMOS Propósito de la orientación Porqué orientarlos Qué es la Fair Labor Standard Act (FLSA) Definiciones de personal exento y no exento Cambios relevantes en la legislación que nos efectan Resumen de los cambios Criterios para clasificar a los empleados como exentos o no exentos (Ejecutivo, Administrador, Profesional de conocimiento avanzado, Profesional creativo, Empleados de computadoras) Efectos de los cambios Implicaciones para los supervisores Estrategias para el control de tiempo extra Responsabilidades de los supervisores con respecto al cambio Controles para minimizar gastos por concepto de horas extra

PROPÓSITO DE LA ORIENTACIÓN Explicar cómo los cambios recientes en la Ley Federal titulada Fair Labor Standard Act (FLSA) impacta las prácticas de recursos humanos relacionadas con el pago de horas extra, efectivo el 23 de agosto de 2004.

PORQUÉ ORIENTARLOS Son la fuente de información primaria de la Oficina de Recursos Humanos para orientar a los empleados. El supervisor es la persona encargada de mantener el control de la asistencia de los colaboradores. Debe asegurarse de que éstos cumplan con las normas establecidas sobre asistencia y puntualidad. Es responsable del pago de horas extra de los empleados no exentos. Es responsable ante la gerencia por el mal uso o uso excesivo del presupuesto para esos fines.

FAIR LABOR STANDARD ACT Es la ley federal que regula lo relacionado con el salario mínimo federal y establece en su reglamentación los criterios para determinar si un empleado es exento o no exento para propósitos del pago de horas extra.

EXENTO Y NO EXENTO EXENTOS NO TIENEN DERECHO AL PAGO DE HORAS EXTRA NO EXENTOS TIENEN DERECHO AL PAGO DE HORAS EXTRA

DEFINICIONES Empleado exento - personal que cumple con los requisitos establecidos en la Ley federal (FLSA) para ser clasificado como: Ejecutivos Administradores Profesionales Profesionales Creativos Empleados del área de computadoras Vendedores externos Empleados altamente compensados

DEFINICIONES Empleado No exento – personal que no cumple con los criterios establecidos en la ley para clasificarse como: Ejecutivos Administradores Profesionales Profesionales Creativos Empleados del área de computadoras Vendedores externos Empleados altamente compensados

CAMBIOS EN LA LEGISLACION (Fair Labor Standard Act) Actualiza y aumenta los requisitos de nivel salarial mínimo para la determinación de exención de las disposiciones establecidas en la ley, como por ejemplo, el pago de tiempo extra. Modifica las pruebas para determinación de las categorías de personal exento.

RESUMEN DE LOS CAMBIOS A LA LEY Las nuevas reglas establecen claramente que las exenciones no aplican a empleados que realizan tareas manuales, u otros empleados de “cuello azul” cuyo trabajo envuelve operaciones repetitivas con sus manos, destrezas y energía física.

Para clasificar un empleado como exento, en una de esas categorías: Se utilizan dos criterios: Salario Funciones o preparación académica

PRIMER CRITERIO: SALARIO Para que un empleado sea considerado exento, lo primero es que debe recibir un salario mínimo de… - $1,971.66 mensuales

EJECUTIVO Para cualificar para la exención de empleado EJECUTIVO, se debe cumplir con todos los siguientes elementos: El empleado debe ser compensado a base de un salario básico o un “rate” no menor de $455 semanales ó $1,971.66 mensuales. El deber principal del empleado debe ser manejar una empresa, o manejar un reconocido departamento o subdivisión de la empresa. 3. El empleado debe, normal y regularmente, dirigir el trabajo de por lo menos, dos o más empleados o su equivalente. 4. El empleado debe tener la autoridad para reclutar o despedir a otros empleados o que sus sugerencias o recomendaciones relacionadas con reclutamiento, despido, ascensos u otras acciones de personal relacionadas con otros empleados se les adjudica un gran peso.

ADMINISTRADOR Para cualificar para la exención de empleado ADMINISTRADOR, se tiene que cumplir con todos los siguientes elementos: El empleado debe ser compensado a base de un salario o un “rate” no menor de $455 semanales ó $1,971.66. El deber primario del empleado debe ser el desempeño de trabajo de oficina, no manual y que esté directamente relacionado con la gerencia o con las operaciones generales del patrono o de los clientes del patrono. La función principal del empleado incluye el ejercicio de la discreción y juicio independiente con respecto a aspectos de importancia.

DIFERENCIA PERSONAL ADMINISTRATIVO (NO DOCENTE) PERSONAL ADMINISTRADOR Según definido en la Ley Fair Labor Standard Act

PROFESIONAL DE CONOCIMIENTO AVANZADO Para cualificar para la exención de empleado PROFESIONAL DE CONOCIMIENTO AVANZADO, se tiene que cumplir con todos los siguientes elementos: El empleado debe ser compensado a base de un salario o un “rate” no menor de $455 semanales. El deber primario del empleado debe ser el desempeño de trabajo que requiere conocimiento avanzado, definido como trabajo que es de carácter predominantemente intelectual, el cual incluye trabajo que requiere el ejercicio consistente de discresión y juicio. El conocimiento avanzado debe ser en un campo de ciencia o aprendizaje. El conocimiento avanzado debe ser normalmente adquirido mediante un curso prolongado de instrucción intelectual especializada.

PROFESIONAL CREATIVO Para cualificar para la exención de empleado PROFESIONAL CREATIVO, se tiene que cumplir con todos los siguientes elementos: El empleado debe ser compensado a base de un salario o un “rate” no menor de $455 semanales ó $1,971.66 mensuales El deber primario del empleado debe ser el desempeño de trabajo que requiere invención, imaginación, originalidad, o talento en un campo reconocido del quehacer artístico o creativo.

EMPLEADOS DE COMPUTADORAS Para cualificar para la exención de EMPLEADO DEL ÁREA DE LAS COMPUTADORAS, se tiene que cumplir con todos los siguientes elementos: El empleado debe ser compensado ya sea a base de un salario o tarifa a un “rate” no menos de $455 semanal o si es compensado por hora, no menos de $27.63, la hora. El empleado debe desempeñarse como Analista de Sistemas de Computadoras, Programador de Computadoras, Ingeniero de Programas u otro trabajador experto en el campo de las computadoras que desempeñe las tareas que se mencionan a continuación.

EMPLEADOS DEL CAMPO DE LAS COMPUTADORAS (Cont.) La función primaria del empleado debe consistir en: La aplicación de técnicas y procedimientos de análisis de sistemas, incluyendo consulta a usuarios para determinar “hardware”, “software”o especificaciones funcionales de sistemas. El diseño, desarrollo, documentación, análisis, creación, prueba, o modificación de sistemas o programas de computadoras, incluyendo prototipos, basados en y relacionados con usuarios o especificaciones de diseño de sistemas. El diseño, documentación, prueba, creación o modificación de programas de computadoras relacionados con los sistemas de operación de maquinaria. Una combinación de las tareas antes mencionadas, cuyo desempeño requiere el mismo nivel de destrezas.

EFECTO DE LOS CAMBIOS Aumentará el número de empleados NO EXENTOS Aumentará el número de empleados elegibles a cobrar horas extra. Aumentará el gasto por dicho concepto. Requerirá de controles estrictos.

IMPLICACIONES Cambio en clasificaciones de algunos empleados de exentos a no exentos y viceversa. Cambio en el registro de asistencia. Cambio en el formulario para registrar la asistencia: De mensual a semanal De semanal a mensual

Hoja de Asistencia Semanal Hoja de Asistencia Mensual CAMBIO DE FORMULARIO EXENTO NO EXENTO Hoja de Asistencia Semanal Hoja de Asistencia Mensual

ESTRATEGIAS PARA EL CONTROL DE TIEMPO EXTRA Planificar adecuadamente el trabajo en las oficinas y revisar procesos. Reasignación de funciones Reorganización Establecer horarios que se adapten a las necesidades apremiantes. Cambio de horarios Notificar con por lo menos 15 días de anticipación Establecer acuerdos de horario flexible. Escalonado (adelantar o retrasar la hora de entrada y salida)

Responsabilidad del supervisor en este proceso de cambio Orientar y educar a los empleados correctamente sobre los cambios. Destacar la importancia de estar autorizados para trabajar tiempo extra. Destacar aspectos positivos del cambio. Trabajar con actitudes y crear un ambiente de motivación. Monitorear el uso del presupuesto asignado para el pago de horas extra. Cumplir con la política y normas relacionadas con el pago de tiempo extra. Certificar para pago las horas extra trabajadas por sus colaboradores. Enviar a tiempo los registros de asistencia de éstos a la Oficina de Recursos Humanos dentro del periodo establecido. Prohibido utilizar tiempo compensatorio para “pagar” el tiempo extra trabajado por los empleados (concepto no aplica a la empresa privada). El derecho de los empleados no exentos, de recibir pago por tiempo extra, es irrenunciable.

Manual de Normas establece: Artículo 3.3 “Cada supervisor verificará los registros de asistencia de sus empleados” APENDICE: Manual de normas y procedimientos para aplicar medidas correctivas y disciplinarias. “Es responsabilidad de todo empleado que tiene autoridad supervisora, velar porque la conducta de los empleados sea de acuerdo con las normas, reglas y procedimientos que se han establecido en el Manual de Normas para el Personal No Docente…”

CONTROLES Para minimizar gasto por concepto de horas extra: Prever cuando será necesario trabajar tiempo extra. Informar que no se permitirá trabajar más allá del horario regular, sin la debida autorización. Revisar detenidamente las hojas de asistencia semanal de los colaboradores. Estar pendiente y asegurarse de que todo empleado que se quede en su área de trabajo, luego del horario regular, no esté realizando funciones de trabajo, salvo que esté autorizado.