Carlos Olivares Sánchez Mediapps Grupo EVER Consultor Preventa Miembro de GT “Records management” CTN50 Aenor Delegación española en SC11/TC46 16.15- 16.30 La normalización como compendio de buenas prácticas: fines, objetivos, sectores implicados y proyección internacional de la Norma de Records Mánagement Viernes, 15 abril 2005

Objetivos de la Normalización Fines de la Normalización Índice Objetivos de la Normalización Fines de la Normalización Sectores implicados en la Normalización Requisitos para Organizaciones, Documentos de Archivo y Sistemas Proyección internacional de la Normalización Hablaremos de objetivos de la normalización en cuanto a la norma ISO15489 1, 2 y también la ISO 23081 de Metadata for Records Management

Normalización: Objetivos Definir un compendio de buenas prácticas internacionales en cuanto a gestión de documentos de archivo (ISO15489-1) Facilitar explicaciones más amplias y sugerencias para la implementación, con el fin de alcanzar los resultados previstos en esta Norma Internacional (ISO15489-2) Proporcionar un marco para crear, manejar y utilizar metadatos como datos que describen el contexto, contenido y estructura de los documentos y explicar los principios que los rigen (ISO 23081) Comentar brevemente los objetivos globales de cada una de estas normas, aquien van dirigidas, que objetivos persigue cada unay el grado enque profundiza cada una de ellas en una descripción más o menos técnica o con un carácter eminentemente introductorio

Normalización: Fines Homogeneizar las politicas de diseño e implementación de sistemas de gestión de documentos de archivo Definición de requisitos mínimos que deben solicitarse tanto a los sistemas como a los softwares de gestión de documentos de archivo Definición de modelos de metadatos imprescindibles que contemplen las características mínimas asociadas a los sitemas de gestión de documentos de archivo Comentar detalladamente los fines que se desean obtener con cada una de las normas

Normalización: Sectores implicados DESDE EL PUNTO DE VISTA DE NEGOCIO: Sector Público Sector Privado Empresas Consultoras Empresas de Software DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LOS ACTORES: “Gestores de los documentos” (archiveros) Usuarios Políticas (conjunto asignado) Delegaciones de autoridad y distribución y asignación de responsabilidades Procedimientos Directrices, instrucciones y otros documentos Documentos utilizados para la gestión y rediseño de sistemas Software y Hardware …. Comentar ambos enfoques en cuanto a sectores implicados desde el punto de vista de negocio explicandoventajas para cada sector, público norma quepermita homogeneizar la gestión de documentos de archivos, privada unido a la gestión de la calidad y además la ley detransparencia. Las consultoras en cuanto al nicho de mercado que les permita ayudar a la implantaciones de estas normas y a la elaboración de metodologias para el diseño y la implementación de dicha norma pero siempre basado en el respeto a los preceptos de dicha norma y las empresas de software que deben desarrollar softwares flexibles quese adapten por una parte a la norma y por otra a las reglas de negocio de cada organización y que soporte los niveles adecuados de seguridad, trazabilidad e implementando modelos de datos basados en los metadatos propuestos en norma ISO23081 y que a suvez sean conformes a las certificaciones requeridas en cada pais para dar cumplimiento a diferentes modelos de requisitos para los sofwares…Moreq, DOD5015-2 etc…

Normalización: Requisitos para Organizaciones, Documentos de Archivo y Sistemas Politicas Responsabilidades Procesos y procedimientos Implementación Monitorización, Auditoría Documentos de archivo: Autenticidad Fiabilidad Integridad Disponibilidad i.e. recuperable, legible, interpretable Sistemas: Conformidad Exhaustividad Caracter sistemático Requisitos solicitados en las normas para las organizaciones, documentos de archivo o records y para los sistemas

Normalización: Proyección internacional EJEMPLOS EN OTROS PAISES: COMO SISTEMA DE GESTIÓN: EL GOBIERNO DE LOS ESTADOS UNIDOS HA ADOPTADO LA NORMA ISO 15489 COMO BASE PARA SU NORMA DE ‘RECORDS MANAGEMENT’ COMO CERTIFICACIÓN DE SOFTWARE QUE CUMPLE LOS REQUISITOS DE ISO 15489: DoD 5015.2-STD. DESIGN CRITERIA STANDARDS FOR ELECTRONIC RECORDS MANAGEMENT SOFTWARE APPLICATIONS ASOCIADOS A LEGISLACIÓN LEGAL: EN ESTADOS UNIDOS SE APROBÓ “THE SARBANES-OXLEY ACT” CONOCIDA COMO SOX OTROS EN EUROPA: MoReq.MODELO DE REQUISITOS PARA LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS DE ARCHIVO Mencionar otros ejemplos en reino unido, sudafrica, australia etc….