Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia SUPERINTENDENCIA DELEGADA PARA EL NOTARIADO Responsable: LIGIA ISABEL GUTIERREZ ARAUJO Procesos Funciones Supervisión Inicio

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia Normatividad VIGILANCIA NOTARIAL Arts.210 al 216 decreto 960/70. VIGILANCIA NOTARIAL Arts.210 al 216 decreto 960/70. Orientación Vigilancia Control Inspección Estatuto Notarial: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto reglamentario 2148 de Decreto 1260 de1970. Estatuto del Estado Civil de las Personas: Decreto 1260 de Estatuto Tributario: Decreto 624 de 1989.Código Disciplinario Único: Ley 734 de Estatuto Anticorrupción: Ley 1474 de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo: Ley 526 de 1999 y 1121 de 2006, Reparación Integral a las Victimas del Conflicto Armado: Ley 1448 de 2011.Sistema de Gestión de Calidad: Decreto 4110 de 2004 reglamentario de la ley 872 de 2003 NTCGP:2009. ISO requisitos SGC.

VIGILANCIA – INSPECCIÓN - CONTROL Identificar los factores críticos para la adopción de medidas preventivas y correctivas a partir de los sistemas de alarmas que resulte del análisis de la información. Estudio, valoración y análisis de la gestión de los prestadores de servicios público notarial.(Notarias del País). VIGILANCIA NOTARIAL EVALUACION DE LAS PQR DE LA CIUDADANIA REQUERIMIENTOS RECIBIDOS DE LAS ENTIDADES QUE GUARDEN RELACIÓN CON LO MISIONAL INFORMACION DE ENTIDADES PUBLICAS INFORMACION DE LOS ORGANISMOS DE CONTROL INFORMACION DEPURADA GRUPO FINANCIERO DE LA SNR. 1. EVALUACIÓN FACTORES CRÍTICOS DE LOS VIGILADOS- GENERAR ALARMAS. 2. VISITAS GENERALES, ESPECIALES O DE SEGUIMIENTO. 3. INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia R SUPERINTENDENTE Grupo de Vigilancia y Grupo de Control Notarial Superintendente Delegada (o) para el Notariado y Registro Equipo de trabajo: Profesionales especializados: Profesionales universitarios: Técnicos: Nivel asistencial: PROCESO: Administración Notarial-22 FUNCIONARIOS PROCESO: Administración Notarial-22 FUNCIONARIOS PEPE PAPA Equipo de trabajo: Profesionales especializados: Profesionales universitarios: Técnicos: Nivel asistencial: PROCESO: Vigilancia de la Gestión Notarial PROCESO: Vigilancia de la Gestión Notarial PEPE PAPA Equipo de trabajo: Profesionales especializados: Profesionales universitarios: Técnicos: Nivel asistencial: PROCESO: Inspección de la Gestión Notarial PROCESO: Inspección de la Gestión Notarial PEPE PAPA Equipo de trabajo: Profesionales especializados: Profesionales universitarios: Técnicos: Nivel asistencial: PROCESO: Control de la Gestión Notarial PROCESO: Control de la Gestión Notarial PEPE PAPA Nombramiento de notarios Concepto previo nombramiento notario Proyecto de nombramiento Concepto previo designación notarios Expedición de resoluciones Expedición de certificaciones Manejo, control y conservación de documentos Certificaciones cargo notario Análisis extra situ.( análisis de información recibida entidades, Información de organismos de control, información depurada Grupo Financiero, Inducción Notarios y Cónsules) Visita general, visita especial (entrega de notaría, seguimiento,cambio de local y práctica de pruebas) Procedimiento Ordinario y especial verbal. Ley 734 de CDU. ( informes de entidades, Quejas, Visitas de oficio. Directora de Gestión Notarial Grupo de Actividad Notarial Reparto notarial Reporte tramite sucesorales notarías Registro sanciones disciplinarias 1-COORDINADOR 2-PROFESIONAL 1 CONTRATISTA 1 ASISTENCIAL 1-COORDINADOR 18-PROFESIONALES 3-ASISTENCIALES

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia FUNCIONES DE OPERACIÓN ( El qué y el cómo ) Presentar políticas, planes y programas para la regulación, inspección y vigilancia del servicio público que prestan los notarios. Ejercer la vigilancia, inspección y control del servicio público que prestan los notarios. Conocer y fallar, en primera instancia los procesos disciplinarios que se adelanten contra los notarios, sin perjuicio del poder preferente que podrá ejercer la Procuraduría General de la Nación en los términos de la Ley 734 de La segunda instancia estará a cargo del Superintendente de Notariado y Registro. Investigar las quejas y reclamos que sobre los aspectos administrativos, financieros, jurídicos y laborales, formulen los usuarios. Programar y realizar las visitas generales y especiales a fin de verificar la prestación del servicio notarial y el cumplimiento en la aplicación de las normas legales que rigen la actividad notarial. Verificar el cumplimiento por parte de los notarios de las distintas disposiciones legales y reglamentarias relativas al debido cumplimiento de las obligaciones que surgen de las relaciones laborales. Asesorar al Superintendente en la definición de políticas, tendientes a prevenir conductas que puedan llegar a constituir faltas disciplinarias.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012  Notarios posesionados que superaron las etapas del concurso: 157 notarias ofertadas. 107 notarias entregadas. 3 notarias con medidas judicial. 47 notarias en procesos de entrega.  Agilidad en el tramite de las peticiones, quejas y reclamos y en las actuaciones disciplinarias.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia Organización del Notariado. 877 Notarias en el País. Notarias de Primera: Categoría (331) Notarias de Segunda: Categoría (182) Notarias de Tercera: Categoría (364) TOTAL: 877 Notarías. CLASIFICACION DEL SUBSIDIO: Notarias Subsidiadas notarias notarias notarias notarias

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia Organización del Notariado. 877 Notarias en el País. CREACIÓN, MODIFICACIÓN, SUPRESIÓN NOTARIAL

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia REQUISITOS PARA EL PAGO DEL SUBSIDIO VALOR ANUAL NOMINA-SUBSIDIOS

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012  CONCURSO DE CARRERA NOTARIAL

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia  CONTROL ACTUACIONES DISCIPLINARIAS

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA PROCESOS REMITIDOS A LA PROCURADURIA

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012  SEGUIMIENTO Y ANALISIS DE PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS Y SUGERENCIAS.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012  VISITAS A NOTARIAS PROGRAMADAS 673 Para este proceso la Delegada para el Notariado, cuenta con el apoyo de funcionarios ubicados en las capitales de departamento, encargados de realizar visitas generales(Lista de chequeo) y especiales (entrega de notarias). Las acciones tomadas frente al informe de visitas pueden culminar con: Auto de Archivo, Plan de Mejoramiento o Apertura de Investigación Disciplinaria.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012  Agilidad en el tramite de las peticiones, quejas y reclamos y en las actuaciones disciplinarias. Actuaciones adelantadas por los procesos

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012  Ampliar el comportamiento de las tipologías en las peticiones, quejas y reclamos para formular las acciones a que haya lugar : Del análisis de datos del comportamiento de las PQR del primer semestre de 2012 se propuso como mejora del procesos, ampliar las tipologías existentes a fin de verificar el comportamiento en la prestación del servicio publico notarial a cargo de las notarias del país que permita tomar acciones inmediatas como ordenar visitas especiales o apertura de investigaciones disciplinaria.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012  Ampliar el comportamiento de las tipologías en las peticiones, quejas y reclamos para formular las acciones a que haya lugar :

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio de Justicia y del Derecho República de Colombia METAS FIJADAS- VIGENCIA 2012  VISITAS A NOTARIAS PROGRAMADAS 673 VISITAS PRIMER SEMESTRE: VISITAS ESPECIALES: VISITAS GENERALES: 215 TOTAL: 490 VISITAS SEGUNDO SEMESTRE: VISITAS GENERALES PROGRAMADAS 135 VISITAS ESPECIALES POR ENTREGA 48 TOTAL: 183 Para este proceso la Delegada para el Notariado cuenta con el apoyo funcionarios ubicados en las capitales de departamento que son los encargados de realizar visitas generales(Lista de chequeo) y especiales (entrega de notarias). Las acciones tomadas frente al informe de visitas pueden culminar con AUTO DE ARCHIVO. PLAN DE MEJORAMIENTO O APERTURA DE INVESTIGACION.