SISTEMAS DE INVENTARIOS Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

SISTEMAS DE INVENTARIOS INVENTARIO PERIODICO CONTABILIZACION DE COMPRAS CONTABILIZACION DE VENTAS INVENTARIO PERMANENTE Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Sistema de Inventario periódico Contabilización de compras Se registran como una cuenta de la clase 6 (costos de ventas), de naturaleza débito, con el código 620501. Se registra el IVA, la retención en la fuente y la forma de pago (proveedores nacionales). Veamos el siguiente esquema: 620501 Compras de Mercancía 1,000,000 240810 IVA descontable por compra de bienes 160,000 236540 Retefuente por compras 35,000 220501 Proveedores Nacionales 1,125,000 Cuando se presenta una devolución en compras hacemos un asiento invirtiendo las cuentas de la siguiente forma: 620501 Devolución por compras de Mercancía 200,000 240810 IVA descontable por compra de bienes 32,000 236540 Retefuente por compras 7,000 220501 Proveedores Nacionales 225,000 Observemos que las cuentas cambiaron de naturaleza, es decir, aquellas que en la Compra se registraron en el débito, en la devolución se registran en el crédito, de igual forma las cuentas que se registraron en la compra en el crédito, ahora se anotan en el débito. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Sistema de Inventario periódico Contabilización de ventas Se registran como una cuenta de la clase 4 (ingresos), de naturaleza crédito, con el código 4135__ . Se registra el IVA, la retención en la fuente y la forma de pago (clientes nacionales). Veamos el siguiente esquema: 413595 Ventas de mercancía 1,000,000 240805 IVA generado por venta de bienes 160,000 135515 Retefuente por ventas 35,000 130505 Clientes Nacionales 1,125,000 Cuando se presenta una devolución en ventas hacemos un asiento invirtiendo las cuentas de la siguiente forma: 417501 Devolución por ventas de Mercancía 200,000 240805 IVA generado por venta de bienes 32,000 135515 Retefuente por ventas 7,000 130505 Clientes Nacionales 225,000 Observemos que la única cuenta que cambia es la 417501 (Devolución por ventas), que en el momento de la venta se llamaba Ventas de mercancía (413595). También observemos que las cuentas cambiaron de naturaleza, es decir, aquellas que en la venta se registraron en el crédito, en la devolución se registran en el débito, de igual forma las cuentas que se registraron en la venta en el débito, ahora se anotan en el crédito. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Sistema de Inventario permanente Contabilización de compras Se registran como una cuenta de la clase 1 (activos), de naturaleza débito, con el código 143501. Se registra el IVA, la retención en la fuente y la forma de pago (proveedores nacionales. En general es el mismo asiento del sistema de inventario periódico, pero la compra ya no se carga a una cuenta temporal de la clase 6, sino a una cuenta de activo que ya no se llamará: «Compras de mercancía», sino «inventario de mercancía». 143501 Inventario de Mercancía 1,000,000 240810 IVA descontable por compra de bienes 160,000 236540 Retefuente por compras 35,000 220501 Proveedores Nacionales 1,125,000 Cuando se presenta una devolución en compras hacemos un asiento invirtiendo las cuentas de la siguiente forma: 143501 Inventario de Mercancía 200,000 240810 IVA descontable por compra de bienes 32,000 236540 Retefuente por compras 7,000 220501 Proveedores Nacionales 225,000 Observemos que las cuentas cambiaron de naturaleza, es decir, aquellas que en la Compra se registraron en el débito, en la devolución se registran en el crédito, de igual forma las cuentas que se registraron en la compra en el crédito, ahora se anotan en el débito. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Sistema de Inventario permanente Contabilización de ventas Se registran como una cuenta de ingresos (clase 4), de naturaleza crédito con el código 4135__ . Se registra el IVA , la retención en la fuente y la forma de pago (clientes nacionales). Igual que en el sistema periódico. 413595 Ventas de mercancía 1,000,000 240805 IVA generado por venta de bienes 160,000 135515 Retefuente por ventas 35,000 130505 Clientes Nacionales 1,125,000 La diferencia radica en que se realiza un asiento adicional con una cuenta de la clase 6 en el débito, con el código 6135__ para cargar el costos de los inventarios que estamos vendiendo y en contrapartida una cuenta de la clase 1 (activos), con el código 143501 en el crédito (la misma cuenta que se utilizó para registrar la compra de la mercancía), con el fin de disminuir la cuenta de inventario en el momento de la venta. Esto es lo que se conoce con el nombre de: «COSTO DE LA MERCANCIA VENDIDA» (CMV), o asiento a precio de costo. El asiento quedaría de la siguiente forma: 613595 Costo de mercancía vendida (CMV) 600,000 143501 Inventario de mercancía 600,000 Nota: los $600,000 serían el precio de costo, o lo que es lo mismo, el valor de la mercancía valorada en bodega. Es decir, que la mercancía que vendimos en $1,000,000, nos costó $600,000. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Sistema de Inventario permanente Contabilización de devoluciones en ventas Cuando se presenta una devolución en ventas hacemos un asiento invirtiendo las cuentas de la siguiente forma: 417501 Devolución por ventas de Mercancía 200,000 240805 IVA generado por venta de bienes 32,000 135515 Retefuente por ventas 7,000 130505 Clientes Nacionales 225,000 Se registran como una cuenta de ingresos (clase 4), de naturaleza débito con el código 417501. Se registra el IVA , la retención en la fuente y la forma de pago (clientes nacionales). Igual que en el sistema periódico. Pero, recordemos, como en la venta hicimos otro asiento (el de CMV), entonces en la devolución también tenemos que invertir este asiento: 613595 Costo de mercancía vendida (CMV) 110,000 143501 Inventario de mercancía 110,000 Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Asientos contables de ingresos por venta de mercancia y compra de mercancía con IVA y retención en la fuente Cuando una empresa compra mercancía debe contabilizar el IVA en forma discriminada, es decir, en un renglón se contabiliza el valor de la compra y en otro renglón el valor del IVA. Igual sucede al momento de la venta Los códigos para el IVA serán los siguientes: 240805 IVA generado en venta de bienes (de naturaleza Crédito). 240810 IVA descontable en compra de bienes (de naturaleza Débito). 240815 IVA descontable en compra de servicios (de naturaleza Débito). 240820 IVA generado en venta de servicios (de naturaleza Crédito). El comprador contabiliza la retención en la fuente en el crédito con el código 236540, cuando se trata de compra de bienes. El comprador contabiliza la retención en la fuente en el crédito con el código 236525, si se trata de servicios en general, o el código 236530 si se trata de servicios de arrendamiento. El vendedor contabiliza la retefuente en el débito con el código 135515. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Fecha Cód. Descripción Débito Crédito Ejemplo 1. Una empresa compra 50 camisas a $60.000 c/u más IVA a crédito. Al día siguiente devuelve 4 unidades. (Asiento de causación en el comprobante de compras por el sistema de inventario permanente). Fecha Cód. Descripción Débito Crédito 01/03/11 143501 Inventario de camisas 3.000.000 240810 IVA descontable compra bienes 480.000 Comprador 236540 Retefuente por compras 105.000 220501 Proveedores Nacionales 3.375.000 02/03/11 143501 Devolución compra de camisas 240.000 240810 IVA descontable compra bienes 38.400 236540 Retefuente por compras 8.400 Devolución en compras 220501 Proveedores Nacionales 270.000 Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Fecha Cód. Descripción Débito Crédito Ejemplo 1. Analicemos el comportamiento de las cuentas en el momento de la compra La cuenta 143501 es un activo. Se anota en el débito ya que está aumentando (ver principios básicos para el registro de transacciones contables en el material didáctico). La cuenta 240810 es un pasivo. Se anota en el débito ya que está disminuyendo. Cuando compramos tenemos que entregarle el IVA al vendedor, o sea que estamos pagando esa deuda, por eso decimos que disminuye el pasivo. Fecha Cód. Descripción Débito Crédito 01/03/11 143501 Inventario de camisas 3.000.000 240810 IVA descontable compra bienes 480.000 Comprador 236540 Retefuente por compras 105.000 220501 Proveedores Nacionales 3.375.000 02/03/11 143501 Devolución compra de camisas La cuenta 220501 es un pasivo. Se anota en el crédito ya que está aumentando. 240.000 La cuenta 236540 es un pasivo. Se anota en el crédito ya que está aumentando. Cuando compramos tenemos que aplicarle retención en la fuente al vendedor, es decir, le retenemos un porcentaje sobre el valor de la compra y nos quedamos temporalmente con ese dinero para después declararselo a la DIAN. Por esa razón es que lo contabilizamos como una deuda que aumenta en el crédito. 240810 IVA descontable compra bienes 38.400 236540 Retefuente por compras 8.400 Devolución en compras 220501 Proveedores Nacionales 270.000 Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Fecha Cód. Descripción Débito Crédito Ejemplo 1. Analicemos el comportamiento de las cuentas en el momento de la devolución en compras. La cuenta 143501 Se anota en el crédito ya que está disminuyendo. Al devolver 4 unidades esta disminuyendo e inventario en bodega. (ver principios básicos para el registro de transacciones contables en el material didáctico). Fecha Cód. Descripción Débito Crédito La cuenta 240810 es un pasivo. Cuando hacemos la devolución en compras también tenemos que registrar el IVA en el crédito para disminuir su saldo. 01/03/11 143501 Inventario de camisas 3.000.000 La cuenta 236540 es un pasivo. Se anota en el débito ya que está disminuyendo. En la devolución el comprador le devuelve la retención en la fuente al vendedor, razón por la cual la anota en el débito para disminuir su saldo. 240810 IVA descontable compra bienes 480.000 Comprador 236540 Retefuente por compras 105.000 220501 Proveedores Nacionales 3.375.000 02/03/11 143501 Devolución compra de camisas 240.000 240810 IVA descontable compra bienes 38.400 236540 Retefuente por compras 8.400 Devolución en compras 220501 Proveedores Nacionales 270.000 La cuenta 220501 es un pasivo. Se anota en el débito ya que está disminuyendo. Como devolvemos mercancía al vendedor, entonces la deuda con él está disminuyendo su saldo. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Asiento a precio de costo Ejemplo 1. La empresa vende mercancía así: 20 camisas a $120.000 c/u más IVA a crédito. Al día siguiente recibe en devolución 3 unidades. Realicemos primero el asiento de la venta y del CMV por el sistema de inventario permanente. Fecha Cód. Descripción Débito Crédito 05/03/11 413524 Venta de camisas 2.400.000 240805 IVA generado venta de bienes 384.000 Retefuente por ventas Venta 135515 84.000 130505 Clientes Nacionales 2.700.000 05/03/11 613524 CMV camisas 1.200.000 Asiento a precio de costo 143501 Inventario de camisas 1.200.000 Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Analicemos el comportamiento de las cuentas en el momento de la venta: La cuenta 413524 es un ingreso. Se anota en el crédito ya que está aumentando (ver principios básicos para el registro de transacciones contables en el material didáctico). La cuenta 240805 es un pasivo. Se anota en el crédito ya que está aumentando. Cuando vendemos recibimos el IVA que nos entrega el comprador y nos comprometemos a entregárselo a la DIAN en la declaración bimestral de IVA. Fecha Cód. Descripción Débito Crédito 05/03/11 413524 Venta de camisas 2.400.000 240805 IVA generado venta de bienes 384.000 Venta 135515 Retefuente por ventas 84.000 130505 Clientes Nacionales 2.700.000 05/03/11 613524 CMV camisas La cuenta 130505 es un activo. Se anota en el débito ya que está aumentando. 1.200.000 Asiento a precio de costo La cuenta 135515 es un activo. Se anota en el débito ya que está aumentando. Cuando vendemos el comprador nos aplica retención en la fuente , es decir, nos retiene un porcentaje sobre el valor de la venta y se queda temporalmente con ese dinero para después declarárselo a la DIAN. Por esa razón es que lo contabilizamos como un activo que aumenta en el débito, como si fuera una cuenta por cobrar, un saldo a favor. 143501 Inventario de camisas 1.200.000 Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Asiento a precio de costo Ahora analicemos el comportamiento de las cuentas en el asiento a precio de costo: La cuenta 613524 es una cuenta de la clase 6 (costos de venta). Se anota en el débito ya que está aumentando. El valor de $1.200.000 resulta de multiplicar el precio de costo ($60.000 cada unidad), por el número de unidades vendidas, que en este caso fueron 20. Veamos: CMV = $60.000*20 unidades CMV = $1.200.000. Este costo se lleva al Estado de Resultados cuando elaboremos los informes financieros. Fecha Cód. Descripción Débito Crédito 05/03/11 413524 Venta de camisas 2.400.000 240805 IVA generado venta de bienes 384.000 Venta 135515 Retefuente por ventas 84.000 130505 Clientes Nacionales 2.700.000 05/03/11 613524 CMV camisas 1.200.000 Asiento a precio de costo 143501 Inventario de camisas 1.200.000 La cuenta 143501 es un activo. Se anota en el crédito ya que está disminuyendo. Cuando vendemos mercancía el inventario disminuye, por lo tanto debe registrarse contablemente en el crédito. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

Asiento a precio de costo Ejemplo 1. … Al día siguiente recibe en devolución 3 unidades. Ahora realicemos el asiento de la devolución en ventas por el sistema de inventario permanente. Como son 3 unidades devueltas por el cliente, entonces: $120.000 *3= $360.000. Este seria el valor de la devolución a precio de venta. El IVA y la Retención se calculan con base en este valor y se anotan en la columna contraria de donde se anotaron al momento de la venta para disminuirlas. Fecha Cód. Descripción Débito Crédito 06/03/11 417501 Devolución en venta de camisas 360.000 240805 IVA generado venta de bienes 57.600 Venta 135515 Retefuente por ventas 12.600 En el asiento del CMV se toma el precio de costo, es decir, el precio al que tenemos valoradas las unidades en bodega, en este caso a $60.000 c/u. Entonces: $60.000*3=$180.000. 130505 Clientes Nacionales 405.000 06/03/11 613524 CMV camisas 180.000 Asiento a precio de costo 143501 Inventario de camisas 180.000 Resaltemos aquí lo que es más relevante: aparece una cuenta de ingresos con el código 417501 para disminuir los ingresos (devolución en ventas), por esta razón se anota en el débito. En el asiento a precio de costo la cuenta 143501 se anota en el débito para indicar que el inventario está aumentando, ya que al recibir las unidades devueltas por el cliente, se ingresan nuevamente a la bodega. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

143501 INVENTARIO DE MERCANCIA Ejemplo 1. … Veamos ahora en una cuenta “T” de seguimiento, el comportamiento de la cuenta de “Inventario de mercancía”, desde el momento de la compra, pasando por la devolución en compras, la venta y hasta la devolución en ventas: 143501 INVENTARIO DE MERCANCIA DEBITO CREDITO 01/03/2011 3.000.000 240.000 02/03/2011 Estos $240.000 representan la devolución en compras que se realizó el día 02 de marzo (4 unidades a $60.000 c/u) Estos $3.000.000 representan la compra que se realizó el día 01 de marzo (50 unidades a $60.000 c/u) Nota: observe que en la cuenta 143501, siempre se manejan los valores a precio de costo, nunca a precio de venta. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

143501 INVENTARIO DE MERCANCIA Ejemplo 1. … Veamos ahora en una cuenta “T” de seguimiento, el comportamiento de la cuenta de “Inventario de mercancía”, desde el momento de la compra, pasando por la devolución en compras, la venta y hasta la devolución en ventas: 143501 INVENTARIO DE MERCANCIA DEBITO CREDITO 01/03/2011 3.000.000 240.000 02/03/2011 06/03/2011 180.000 1.200.000 05/03/2011 Estos $180.000 representa la devolución en ventas que se realizó el día 06 de marzo (3 unidades a $60.000 c/u). Siempre a precio de costo. Este $1.200.000 representa la venta que se realizó el día 05 de marzo (20 unidades a $60.000 c/u). Siempre a precio de costo. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co

143501 INVENTARIO DE MERCANCIA Ejemplo 1. … Veamos ahora en una cuenta “T” de seguimiento, el comportamiento de la cuenta de “Inventario de mercancía”, desde el momento de la compra, pasando por la devolución en compras, la venta y hasta la devolución en ventas: 143501 INVENTARIO DE MERCANCIA DEBITO CREDITO 01/03/2011 3.000.000 240.000 02/03/2011 06/03/2011 180.000 1.200.000 05/03/2011 Total Deb. 3.180.000 1.440.000 Total Cred. Saldo = 1.740.000 Finalmente el saldo de la cuenta. Esto es lo que se llama “Inventario Final de mercancía”. Si analizamos este resultado con detenimiento veremos que $1.740.000 es el resultado de: $1.740.000/$60.000 c/u = 29 unidades. Es decir que en bodega quedaron al final de este proceso, 29 camisas por un valor de $1.740.000. Material didáctico elaborado por John Fredy Ocampo Herrera. Docente área de contabilidad y administración. Medellín. E mail : estudiantes@contaj.com.co