? ¿Es suficiente la información de salida que le brindan los sistemas automatizados que hoy explotan o Implantan? FELICIDADES, ES USTED UN USUARIO O UN IMPLANTADOR CON MUCHA SUERTE SiNo ¿Por que? ¿Es insuficiente el software? o ¿usted es un usuario muy necesitado de informaciones en diferentes formatos? Necesidad de una Herramienta de Diseño de información de salida Complementos del Versat

Objetivos Estos tienen como objetivo fundamental brindar una herramienta que permita al usuario obtener información, expresando su resultado en una gama de funciones tipo y predeterminadas y que a su vez esta herramienta pueda interactuar de forma muy clara con el producto por excelencia del paquete de office, el "Microsoft Excel", permitiendo a su vez utilizar las facilidades que el mismo ofrece en toda su extensión en lo que a diseño de información se refiere.

Los Complementos del Versat, incorporan un valor agregado a la funcionalidad y adaptabilidad del versat-Sarasola a los requerimientos más disímiles de sus distintos usuarios, en materia de salida de información.

Premisas para su instalación y utilización Debe tener instalado el Microsoft Excel del Paquete de Office en cualquiera de sus versiones, aunque recomendamos del 97 en adelante.

[ _Versat Connection Addin.xla], ubicada dentro de la carpeta \Versat Connection dentro de la carpeta de office destinada para los complementos. [ _Versat Connection Addin.xla], ubicada dentro de la carpeta \Versat Connection dentro de la carpeta de office destinada para los complementos. [ContabCosto Wizard Addin.xla], [ContabCosto Wizard Addin.xla], [Funciones Contabilidad.xla] [Funciones Contabilidad.xla] [Funciones Planificación.xla], [Funciones Planificación.xla], Ubicadas dentro de la carpeta de office destinada para los complementos Ubicadas dentro de la carpeta de office destinada para los complementos Resultados de la Instalación

Las carpetas que normalmente se utilizan para ubicar los complementos del office están estrechamente relacionadas con la versión que este instalada y pueden ser las siguientes: 1. \Program Files\Microsoft Office\OfficeXX\Macros 2. \Program Files\Microsoft Office\OfficeXX\XLSTART 3. \Program Files\Microsoft Office\OfficeXX\library Resultado de la Instalación

Interfaz de trabajo Una vez instalados los complementos del Versat la interfaz de trabajo con la que el usuario debe interactuar es precisamente el Microsoft Excel, con un menú incorporado como se muestra a continuación: MENU VERSAT SARASOLA

-Conectarse Interfaz de trabajo -Conectarse Cuando UD. ejecuta esta opción inmediatamente se presentará una ventana para que pueda autentificarse Cuando UD. ejecuta esta opción inmediatamente se presentará una ventana para que pueda autentificarse Que elementos que debe conocer para conectarse y poder trabajar la base de datos desde el Excel: Que elementos que debe conocer para conectarse y poder trabajar la base de datos desde el Excel: El nombre del servidor SQL al que desea conectarse. El nombre del servidor SQL al que desea conectarse. Nombre de la Base de Datos (versat) dentro del servidor escogido Nombre de la Base de Datos (versat) dentro del servidor escogido Usuario: Nombre del Usuario a conectarse que tiene que estar registrado entre los posibles usuarios de la base de datos y tiene que haber sido declarado anteriormente como usuario del SQL Server Usuario: Nombre del Usuario a conectarse que tiene que estar registrado entre los posibles usuarios de la base de datos y tiene que haber sido declarado anteriormente como usuario del SQL Server Clave: Palabra clave del usuario para concederle acceso y permisos. Clave: Palabra clave del usuario para concederle acceso y permisos.

Interfaz de trabajo - Barra de Filtros Como resultado de la conexión se incorpora al Excel una Barra de Filtros, que contiene cajas de selección para Ejercicio, Período y unidad(es) respectivamente, la utilización de estas cajas de dialogo es muy práctica, puesto que un mismo diseño de reporte nos puede servir en diferentes instantes de tiempo para mostrar información de diferentes ejercicios, períodos y unidades Barra de Filtros

Interfaz de trabajo – Otras opciones Restablecer Conexión Restablecer Conexión La opción de reconexión se ejecuta cunado se cae la conexión y se desea restablecerla sin salir del Excel, los parámetros que se utilizan son los mismos que se utilizaron para la conexión, utilizándose la misma ventana. Mostrar Barra de Filtros Mostrar Barra de Filtros La Barra de filtros es automáticamente mostrada una vez que se establece la conexión, pero puede ser ocultada por alguna razón y mediante esta opción se puede invocar la muestra de la barra. Ayuda Ayuda Permite mostrar la ayuda de complementos Versat… Acerca de Acerca de Muestra al Acerca de Complementos Versat…

Además como resultado de la conexión, también se incorpora un submenú, al menú (insert) o (insertar) del Excel, que permite incorporar las funciones a través de un “Asistente”, que le ayudara a escoger las distintas funciones con sus parámetros según se desee, el submenú incorporado tiene a su vez un submenú donde se incorporan las distintas categorías como Contabilidad y Costo, Planificación, etc. Interfaz de Trabajo – Menu Insertar SUB - MENU VERSAT FUNCTION

Funciones Las funciones en si son el núcleo de esta herramienta, a ellas se puede llegar a través de un “Asistente” o a través del propio Excel, en ambos casos el resultado final seria un único valor de tipo numérico o carácter que se insertaría en la celda seleccionada.

Funciones Funciones de Contabilidad y Costo Como esta compuesto el nombre de estas funciones? ¿ Como esta compuesto el nombre de estas funciones? vst_Cuenta_Saldo_Ejercicio (Lista de Parametros) Marco de tiempo Valor Elemento Funciones de Planificación Como esta compuesto el nombre de estas funciones? ¿ Como esta compuesto el nombre de estas funciones? vst_Cuenta_PlanEjercicio (Lista de Parametros) Marco de tiempo Identificador de plan Elemento

Parámetros de una función Parámetros que enmarcan la función en tiempo y espacio 1. 1.Ejercicio Contable 2. 2.Periodo Contable 3. 3.Unidad(es) Contables 4. 4.Fecha 5. 5.Rango de Fecha Parámetros que definen el objetivo de la función 1. 1.Cuenta(s) 2. 2.Centro(s) de Costo 3. 3.Elemento(s) 4. 4.Suebelemento(s) 5. 5.Partida(s) Parámetros Opcionales 1. 1.Incluir naturaleza de la Cuenta 2. 2.Comprobantes OK 3. 3.Ejercicio anterior 4. 4.Periodo anterior * Estos parámetros pueden obtenerse a través de la barra de filtros, siempre que en la posición que les corresponda exista un *

El ASISTENTE para funciones Para utilizar esta herramienta debemos estar ubicados en una celda de una hoja del Excel, una vez que se accede a la opción “Insertar Función Contabilidad y costo o Planificación”, obtenemos una ventana como se muestra: ASISTENTE Forma Arbórea Descripción de la Función Seleccionada Transito por los parámetros

Para llegar a cada una de ellas a través del Excel es similar a como se llega a una función propia de este y es haciendo clic en la opción de funciones “fx”, la cual esta en distintas posiciones según sea la versión de office o sencillamente accediendo al menú insertar. Funciones a través del propio Excel Hacer Click aquí

Funciones a través del propio Excel Una vez realizada esta operación aparece la siguiente ventana en donde debemos escoger la categoría “Todas” o “All”, como se muestra:

Funciones a través del propio Excel Una vez seleccionada la función y según sea esta aparece la siguiente ventana, la cual permite capturar los parámetros u argumentos de esta: ( * ), si deseo el valor que tiene la barra de filtros. (XXX) Para el caso del parámetros unidades contables, si deseo incluirlas todas Si se esta conectado el resultado sale automáticamente

Concepción de la protección Una vez que se instala, cuando abres el Excel e intentas conectarte a la base de datos te informa de la fecha de inicio de explotación la cual debe ser confirmada, a partir de ahí, incrementa su tiempo junto con el procesamiento que Versat tenga en el subsistema de contabilidad al concluir los 45 días deja de ser posible su utilización hasta no suministrarle la licencia. Licencia de Uso Se debe suministrar la clave para cada maquina cliente que use los complementos a través del Excel, lo que es la misma clave por cada Base de Datos Versat Permisos de acceso a las funciones Los Complementos versat se comportan como un subsistema mas dentro del Versat Sarasola y para dar permisos a los usuarios, se hace a través del subsistema de configuración, la opción de permisos a los usuarios dentro de la vista de seguridad.

Estructura del Talón Maestro para los Centros de Gestión El Talón Maestro es un diseño preelaborado en el Microsoft Excel utilizando esta herramienta, el cual pretende abarcar toda la información referente a Estados Financieros que presentan los Centros de Gestión de la actividad presupuestada, el cual debe ser entregado como parte del sistema y contiene diseños para obtener: 1. Balance de Comprobación de saldos. 2. El Estado de Resultados. 3. El Estado de Situación. 4. Movimientos de la Inversión Estatal 5. Ejecución mensual de la actividad presupuestada ESTADOS FINANCIEROS-CENTROS DE GESTION

Conclusiones Los Complementos del Versat Sarasola son una Herramienta que permite al usuario la creación personalizada de la información contable, esto se logra mediante la explotación de la herramienta por excelencia de la suite del office, el Microsoft Excel, incorporándosele a esta una interfaz amigable propia del versat, así como una gama de funciones idóneas para este fin.