MATERIAL EDUCATIVO PARA EL «ROE» COMBINAR CORRESPONDENCIA PROFRA. Guadalupe Hernández Ramírez MATRÍCULA PLANTEL 12 Nezahualcóyotl FECHA. 21 de Enero de 2011

PROPÓSITO ¿Qué? Optimizar el proceso de edición de cartas, diplomas, etiquetas, etc. ¿Cómo? A través de la unión de la base de datos y la carta modelo obtendremos una carta por cada registro que tenga en base de datos de manera automática. ¿Para qué? Para generar de manera eficiente, rápida y económica numerosas cartas. Meta de aprendizaje. La combinación de correspondencia en cartas modelo, permiten al usuario obtener numerosas cartas extraídas de una base de datos origen, estas pueden ser de Access, Excel, Word, Outlook, etc. Este proceso permitirá, automatizar la información ya que con esta opción podemos “mezclar” una base de datos, por ejemplo clientes, con una carta modelo.

INTRODUCCIÓN El material presenta un subtema de la asignatura de TIC III del núcleo temático dos, el cual comprende el desarrollo del mismo con ejemplos, esquemas, video y actividades en la cual se pretende que sea interactivo para el alumno de esta forma alcance el conocimiento significativo. El objeto esta estructurado en tres etapas. En la primera nos induce al tema con preguntas generadoras y citando los conocimientos previos. En la segunda etapa se aborda el tema con esquemas y finalmente esta etapa se concluye con un video que detalla el proceso de combinar correspondencia y con una actividad de aprendizaje. En la tercer etapa se termina con una actividad de consolidación donde se recopila lo aprendido y con una autoevaluación.

TEMA Procesador de Palabras Cartas Modelo o Correspondencia SIGUIENTE

¿Qué es la combinación de correspondencia? ¿Cuáles son los dos principales documentos a considerar para realizar este proceso? SIGUIENTE PREGUNTAS DETONADORAS

El proceso de combinar correspondencia consiste en automatizar los datos extraídos de una base de datos para el diseño que llevara una carta, etiqueta, folleto cartas modelo. Para realizar dicho proceso se necesitan de dos documentos uno es la base de datos y otro es el documento a utilizar. SIGUIENTE

Conceptos previos  Cuando combinamos correspondencia, estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista de direcciones de Outlook, una tabla de Word o se pueden introducir en el mismo momento de combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos de ese cliente. Todo esto lo vamos a ir viendo detenidamente a continuación y verás qué sencillo resulta utilizar esta potente utilidad de Word. SIGUIENTE

Esquema del proceso de combinar correspondencia SIGUIENTE

UTILIDAD Se puede usar la combinación de correspondencia para crear un conjunto de documentos que sean prácticamente iguales pero que estos contengan elementos exclusivos. EJEMPLO En el caso de una invitación (carta modelo) que contenga el nombre del invitado, la imagen y el texto de la invitación aparecerán en todas las cartas, pero la dirección y el nombre del invitado y la línea de saludo serán distintas en cada una de ellas. VENTAJAS Se podrían pasar las horas en crear por separado cada carta, mensaje, etiqueta, sobre o cupón, folleto etc. Ahí es donde entra en juego la combinación de correspondencia, lo único que se debe hacer es crear un documento que contenga la información y agregar marcadores de posición para los datos que se van a contemplar, la cual están concentrados en el origen de datos(B.D) COMBINAR CORRESPONDENCIA SIGUIENTE

VIDEO Dar clic

Instrucciones: Coloca dentro del paréntesis el número que corresponda de acuerdo al ícono de la siguiente lista: 1. Iniciar combinación de correspondencia, 2. Vista previa de resultados, 3. Línea de saludo, 4. Resaltar campos de combinación, 5. Insertar campo combinado, 6. Seleccionar destinatarios. ( ) ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE SOLUCION

Instrucciones: Ordena cronológicamente del 1 al 6 los pasos para realizar la combinación de correspondencia Se genera una vista preliminar para visualizar los datos que contendrá nuestro documento ( ) Seleccionas el documento a utilizar ( ) Se generan las cartas y se establece si son individuales o se van incluir un registro por carta listas para imprimir ( ) Se selecciona el tipo de documento ( ) Direccionar el origen de los datos ( ) Si se desea se pone o configura una línea de saludo ( ) ACTIVIDAD DE CONSOLIDACION SOLUCION

SI NO SI NO AUTOEVALUACION

FALSO Resta 2 puntos

VERDADERO Tienes 1punto

VERDADERO Tienes 2 punto

FUENTES CONSULTADAS h/combinacion+corespondencia.jpghttp://3.bp.blogspot.com/_gWIDeQ0A5e8/SMsO7kE7c2I/AAAAAAAAAFM/bvaRwfq_pkA/s1600- h/combinacion+corespondencia.jpg e+correspondencia&gbv=2&aq=o&aqi=&aql=&oq=

CRÉDITOS Profa. Guadalupe Hernández Ramírez Asesor Pedagógico. Esteban Hernández Cabrera

RESPUESTAS ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE ( 2 ) ( 6) (1 ) ( 3 ) ( 5) (4 )

Instrucciones: Ordena cronológicamente del 1 al 6 los pasos para realizar la combinación de correspondencia Se genera una vista preliminar para visualizar los datos que contendrá nuestro documento ( 5 ) Seleccionas el documento a utilizar ( 1) Se generan las cartas y se establece si son individuales o se van incluir un registro por carta listas para imprimir ( 6 ) Se selecciona el tipo de documento ( 4 ) Direccionar el origen de los datos ( 2 ) Si se desea se pone o configura una línea de saludo ( 3 ) RESPUESTA ACTIVIDAD DE CONSOLIDACION