OFICINA DE CONTROL INTERNO ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS ALCALDÍA DE PASTO

Las correcciones atacan la no conformidad, mientras que las acciones correctivas atacan la causa de la no conformidad.

La implementación eficaz de una acción correctiva se basa en un pormenorizado análisis que permita encontrar la causa raíz del problema, lo que evita la recurrencia de la no conformidad. Vale decir, una vez realizada la investigación, y el remedio instaurado, el problema no debe volver a presentarse. IDENTIFICAR LA NO CONFORMIDAD ANÁLISIS DE LAS CAUSAS PLANTEAR ACCIONES CORRECTIVA S SEGUIMIENTO A LA IMPLANTACIÓN Y EFICACIA DE LA ACCIÓN CORRECTIVA PROPONER UNA NUEVA ACCIÓN CORRECTIVA No

1.Cuando se presenten inconsistencia en la operación y/o aplicación de los procesos del SGC. 2. Cuando el incumplimiento con las características del servicio o producto son recurrentes. 3. Cuando haya un incumplimiento con lo planificado (Planes de calidad, programas, objetivos, etc.)

Es una técnica de grupo para concebir ideas originales en un ambiente creativo que propicia mas y mejores ideas que las que un individuo podría generar trabajando de manera independiente. Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa.Se listan las ideas, no se deben repetir, no se critican, termina cuando ya no existen mas ideas.

Problema: Se presentan Quejas repetitivas en la prestación de servicio de salud incumpliendo la ley 1474 de 2011 “estatuto Anticorrupción.

Es recomendable utilizar la técnica en equipos pequeños (5 –8 integrantes).

Es una representación de varios elementos(causas) de un sistema que pueden contribuir a un problema (efecto). Los diagramas causa – efecto ayudan a pensar sobre cosas las causas reales y potenciales de un problema, y no solamente en las más obvias o simples. Está compuesto por un recuadro (cabeza), una línea principal (columna vertebral), y 4 o más líneas que apuntan a la línea principal formando un ángulo aproximado de 70° (espinas principales). Estas últimas poseen a su vez dos o tres líneas inclinadas (espinas), y así sucesivamente (espinas menores), según sea necesario.

En las cinco “Ms” podemos encontrar las posibles causas por las que los servicios no cumplen con los requisitos especificados.

Mano de obra: Las distintas habilidades de los empleados así como la falta de capacitación y actualización, falta de colaboración, desmotivación, etc. Materias primas: Son los insumos necesarios para producir el servicio, pueden ser datos, información, documentos, etc. Al faltar alguno de ellos o contener errores se puede producir un servicio no conforme. Maquinaria y equipo: Identificar los recursos necesarios para producir el servicio, ya sea que el equipo no funcione en forma óptima o que el software no sea el adecuado, equipos de computo obsoletos; el resultado podrá producir algún problema de calidad. Métodos de trabajo : Los métodos de trabajo pueden no estar establecidos, o ser demasiado complicados, o procedimientos incompletos, etc. Medio Ambiente : Este puede ser una causa importante que influya en la calidad del servicio, especialmente el clima laboral.

Para la siguiente no conformidad, defina el requisito que se incumple, defina si es necesario tomar una acción correctiva, de ser necesario diligencie el formato, analice las causas, y defina la acción correctiva necesaria para cerrar la no conformidad No Conformidad: Al realizar la revisión por la dirección se presenta un programa de capacitación, el cual hasta la fecha no ha sido ejecutado en su totalidad presentando incluso eventos programados y no realizados, argumentando el responsable que estos no se han realizado por falta de recursos financieros. Sin embargo no se han tomado acciones para cubrir estas necesidades de capacitación.

No conformidad potencial : Falta de suministro de material a la Alcaldía Municipal incumpliendo el requisito de satisfacción del cliente Interno. Causa: Existencia de un proveedor único para dicho material. Acción preventiva : Búsqueda de un proveedor alternativo. No conformidad potencial : Falta de suministro de material a la Alcaldía Municipal incumpliendo el requisito de satisfacción del cliente Interno. Causa: Existencia de un proveedor único para dicho material. Acción preventiva : Búsqueda de un proveedor alternativo. No conformidad potencial : Rendir información errónea de la Alcaldía Municipal a la Contraloría Municipal; incumpliendo la resolución 493 del 30 diciembre de 2010 “por la cual se reglamenta la rendición de cuentas ante la Contraloría Municipal. Causa: Desconocimiento del personal responsable en el diligenciamiento de los formatos de rendición de informes de la Contraloría Municipal. Acción preventiva : Capacitación al personal responsable en el diligenciamiento de formatos de la Contraloría Municipal antes de la rendición de informes. No conformidad potencial : Rendir información errónea de la Alcaldía Municipal a la Contraloría Municipal; incumpliendo la resolución 493 del 30 diciembre de 2010 “por la cual se reglamenta la rendición de cuentas ante la Contraloría Municipal. Causa: Desconocimiento del personal responsable en el diligenciamiento de los formatos de rendición de informes de la Contraloría Municipal. Acción preventiva : Capacitación al personal responsable en el diligenciamiento de formatos de la Contraloría Municipal antes de la rendición de informes.

¿Que puede fallar? ¿Porque podría fallar? Que haríamos para evitar que falle?

Para la siguiente no conformidad potencial, defina el requisito que se puede incumplir, identifique si es necesario tomar una acción preventiva, de ser necesario diligencie el formato, analice las causas, y defina la acción preventiva necesaria para cerrar la no conformidad potencial. No conformidad potencial : La Subsecretaria de Sistemas de información, tiene planificado cambiar los servidores que contiene la información del Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que no estará disponible la información en los meses de Enero y Febrero. Tener en cuenta : los documentos que se encuentran en el sistema (servidores) son los documentos actualizados.

Antes de decidir cerrar una no conformidad, se debe revisar que la organización realizó la corrección / análisis de la causa, y los resultados se lograron a través de la acción preventiva o correctiva, se necesita asegurar que existe evidencia objetiva (incluyendo documentación de soporte) para demostrar que la acción preventiva o correctiva propuesta ha sido totalmente implementada y es eficaz en prevenir la recurrencia de la no conformidad. Una vez que la situación es satisfactoria, debería ser cerrada la no conformidad.

GRACIAS POR SU ATENCIÓN FIN DE LA PRESENTACIÓN