Departamento del Trabajo de los Estados Unidos Oficina de Estándares Obrero-Patronales (OLMS) Formularios Electrónicos Bienvenido al Formulario Electrónico LM-4 Versión de Adobe Reader

The OLMS Mission Asegurar la democracia en sindicatos Ejecutar la Ley LMRDA Asegurar la democracia en sindicatos Salvaguardar los bienes del sindicato Mantenimiento de reportes y registros financieros

Reportes de organizaciones sindicales Requeridos por el Título II de la LMRDA Acceso público en la Internet: http://www.union-reports.dol.gov Fechas límite: 90 días después del fin del año fiscal 30 después de la terminación laboral

Tipos de Reportes LM-4: Recibos por menos de $10,000 LM-3: Recibos entre $10,000 y $249,999 LM-2: Recibos de $250,000 o mayores Sindicatos a cargo de fideicomisos

Organización del Reporte Página 1: Información de identificación: Su sindicato Período cubierto Información Adicional Firmas de los funcionarios responsables Otras páginas: Puntos de información: “Si” o “No” Detalles financieros

Formulario Electrónico LM-4 Al utilizar el Formulario electrónico LM-4 usted podrá: Ingresar la información directamente a la versión electrónica del formulario y firmar el reporte electrónicamente por el presidente y tesorero de su organización sindical, así como someter el formulario firmado electrónicamente al OLMS o Imprimir una copia del reporte terminado y solicitar que el presidente y el tesorero de su sindicato firmen un original en papel y enviarlo por correo a la OLMS

Proceso del Formulario Electrónico LM-4 Descargue el Formulario electrónico LM-4 del sitio Web de la OLMS Navegar e ingresar información directamente al formulario Añadir firmas digitales

Formulario electrónico LM-4 HARDWARE REQUIREMENTS Procesador: Intel® Pentium III® (o equivalente) Opciones de Sistema Operativo: Microsoft® Windows 98, Segunda Edición Microsoft® Windows, Edición Millennium Microsoft® Windows NT® 4.0 con Service Pack 6 Microsoft® Windows 2000 con Service Pack 2 Microsoft® XP Professional Microsoft® XP Home Edition Memoria: 64MB de RAM Espacio disponible n el disco duro: 60MB Nota: Para un desempeño óptimo, la OLMS recomienda utilizar un procesador Intel Pentium 4® (o equivalente) con una velocidad mínima de 2.4 GHz con 1GB de memoria.

Formulario electrónico LM-4 REQUERIMIENTOS DE SOFTWARE Adobe® Reader®, Versión 6.x or 7 Opciones de navegador de Internet: Internet Explorer, Versión 5.5 o más reciente Netscape, Versión 4.7 o más reciente Mozilla, Versión 1.3 o más reciente Uso del Adobe® Reader® 6.x Necesitará Adobe® Reader® versión 6.x o 7 para utilizar el Formulario electrónico LM-4. Si no cuenta con el Adobe® Reader® instalado en su computadora, puede descargar un copia gratuita del sitio Web de Adobe en (www.adobe.com).

Consejos de Navegación Acción Consejo Para cambiar de página Para mayor comodidad mientras navega en el documento, utilice los íconos pequeños de las Páginas en el lado izquierdo de la pantalla para cambiar de páginas. También puede seleccionar el número de página que aparece a la mitad de la parte inferior de la pantalla, ponga el número de página a la que desee ir y presione <Enter>. Se trasladará automáticamente a esa página. Esto es de gran utilidad si sabe exactamente a dónde desea ir y le ahorra el ir página por página en el formulario y/o usar los íconos. Los botones de navegación localizados en cualquiera de los lados del cuadro con números le permiten navegar hacia adelante o hacia atrás una página a la vez o ir a la primera o última página del formulario Para cambiar de campo Utilice la tecla de <Tab> para cambiar de campo en la pantalla o utilice el mouse para seleccionar el campo en el que usted desea ingresar información.

Consejos Adicionales Guarde su trabajo frecuentemente. Ingrese las fechas en el formato : mm/dd/aaaa. Debe utilizar la lista desplegable para ingresar estados. Incluya códigos de área con los números telefónicos. El límite máximo de caracteres es de 50 (excepto en el Punto 19). Los códigos postales deben contener cinco o nueve dígitos.

EL DESCARGUE Y LLENADO PREVIO DEL FORMULARIO LM-4 Vaya a la página principal de la OLMS www.olms.dol.gov. Seleccione el Formulario (Versión Adobe Reader) de la barra del menú azul de la derecha. (haga clic con el botón izquierdo) Después de hacer Clic en la liga de arriba, se trasladará a otra liga que muestra la información que aparece abajo: haga clic en el botón izquierdo en Form LM-4 PDF form http://www.dol.gov/esa/regs/compliance/olms/lm4_downloadpg.htm

Uso del Formulario Electrónico LM-4 Ingrese los primeros tres dígitos del número de identificación de su organización sindical en el primer segmento del campo Union ID#. Ingrese los segundos tres dígitos del número de identificación de su sindicato en el segundo segmento del campo Union ID. Seleccione el año fiscal para el cual está sometiendo el LM-3. Haga clic en el botón de Continuar

Uso del Formulario Electrónico LM-4 Tome nota de que las fechas de Inicio y Fin están han sido llenadas previamente conforme a las fechas de inicio y fin del año fiscal de su sindicato Haga Clic en el botón de Generar Formulario. Se aparecerá la ventana de Haga Clic abajo para Iniciar Descarga.

Uso del Formulario Electrónico LM-4 La tabla que se presenta a continuación indica los campos que contienen información ingresada con anterioridad e indica cuáles campos son modificables. Page Item Number Name Editable 1 File Number No 2 Period Covered Start Date Period Covered End Date 4 Affiliation Name 5 Designation 6 Designation Number 7 Unit Name 8 Fist Name Yes Last Name P.O. Box Number and Street City State Zip Code

Uso del Formulario Electrónico LM-4 Si necesita editar información que no se pueda modificar, llame a la OLMS al OLMS al 202-693-0124.

LM-4 Identification Items Responda los Puntos 9 al 18 de acuerdo a las instrucciones. Si la respuesta es “Si”, proporcione información adicional en el Punto 19 como lo solicitan las instrucciones.

Puntos de Información LM-4 Punto 9: responda “Si” en caso de que haya habido cambios en su carta constitutiva o normas y proporcione dos copias. Punto 10: responda “Si” en caso de que haya habido cambios en las cuotas de su sindicato. Punto 11: responda “Si” en caso de que su organización haya descubierto una pérdida de fondos o propiedad.

Puntos de Información LM-4 Punto 12: responda “Si” en caso de que su organización haya sido asegurada por un bono financiero. Proporcione la cantidad máxima cobrable en el cuadro abajo del Punto 12. Punto 13: proporcione el número de miembros en su sindicato.

LM-4 Puntos Financieros Punto 14: ingrese el valor total de los bienes de su sindicato al final del período que se reporta, incluyendo efectivos, cuentas bancarias y equipamiento. Punto 15: ingrese el total de responsabilidades financieras de su sindicato al final del período que se reporta, incluyendo préstamos y cuentas sin pagar.

LM-4 Puntos Financieros Punto 16: ingrese el total de recibos de su sindicato durante el periodo que se reporta, incluyendo cuotas, honorarios e intereses. Punto 17 : ingrese el total de desembolsos realizados por su sindicato incluyendo pagos a funcionarios, per capita, gastos administrativos e impuestos pagados. Ingrese “0” en caso de que no haya habido desembolsos durante el período que se reporta.

LM-4 Puntos Financieros Punto 18: ingrese el total de pagos realizados a funcionarios y empleados de su organización durante el período que se reporta incluyendo salarios brutos, tiempo perdido y gastos.

Punto 19 – Información Adicional Al utilizar el Formulario LM-4, usted podrá ingresar la información requerida y opcional del Punto 19 (Página 1 del Formulario LM-4) en los casos siguientes: Cuando el formulario le requiera ingresar información adicional en algún punto. Cuando el formulario le requiera información adicional cuando éste sea validado. Cuando desee agregar comentarios generales o información adicional sobre la información reportada en el Formulario LM-4 (Información Adicional Opcional)

Información Adicional La tabla que se presenta a continuación identifica los puntos del Formulario LM-4 que le requieren proporcionar información en el Punto 19 Page/Schedule Item/Column Number Reason for Prompt to Enter Additional Information Page 1 Item 2 Entering a reporting period that is less than one year in length Item 3 Selecting option “B”, Terminal Report Item 20 Changing the President’s title Item 21 Changing the Treasurer’s title Page 2 Items 9 – 11 Answering “Yes” Después de ingresar la información adicional en un punto que la requiera o cuando el sistema valide ese campo (vea Validación del Formulario), se aparecerá un mensaje que identificará la información adicional que debe proporcionar.

Anadir Información Requerida Haga Clic en el botón de OK para cerrar la ventana del mensaje. El formulario lo llevará al Punto 19 – Información Adicional. Ingrese la información de acuerdo a las instrucciones en la ventana del mensaje cuando se le solicite que añada información adicional. Haga Clic en el botón de Guardar localizado en la esquina superior derecha del Punto 19 – información Adicional. La información adicional se mostrará en la página de Resumen de información Adicional que se anexa automáticamente al final del formulario.

Eliminar Información Adicional Para eliminar información adicional, vaya la página y el campo que le solicitaron ingresar información adicional y modifique o elimine lo que ingresó en ese campo. Ejemplo 1: En caso de que haya ingresado una cantidad en un campo, elimine la cantidad. Ejemplo 2: En caso de haber seleccionado un cuadro que produjo un mensaje para añadir información, cambie la respuesta del cuadro de “Si” a “No” La información adicional que usted ingresó se elimina automáticamente de la página de Información Adicional.

Añadir Información Opcional Vaya a la primera página del Formulario LM-4 2. Haga Clic en el botón de Información Adicional general. Se aparecerá una ventana indicando que usted puede ingresar comentarios generales. 3. Haga Clic en le botón de OK para cerrar la ventana. Ingrese el comentario en el Punto 19 – Información Adicional. Haga Clic en el botón Guardar localizado en la parte superior derecha del Punto 19 – Información Adicional.

Ver los Anexos del Formulario Para ver los datos importados como anexo Seleccione “Anexos de Archivo” del menú de Documentos de la barra de menús. Se abrirá la ventana de Anexos. Haga Clic en el botón de Abrir. Se abrirá el Anexo que usted seleccionó. Cierre el Anexo haciendo Clic en el botón de Cerrar localizado en la parte superior derecha de la ventana.

Validación del Formulario Para validar el formulario: Vaya a la página 1 del Formulario LM-4 y haga Clic en el botón para validar el formulario. Antes de firmar y someter su formulario, debe revisarlo para detectar errores. Este proceso se conoce como validación. Una vez que haga Clic en el botón para Validar el formulario, el Resumen Automático de Errores identifica los errores en el formulario e indica en donde se encuentran.

Validación del Formulario Corrija cada error en la lista y vuelva a correr el Resumen Automático de Errores para confirmar que el reporte está listo para ser firmado y sometido a la OLMS. Una vez que el formulario sea validado se aparecerá un cuadro indicando que el formulario está listo para ser firmado y enviado.

Para Someter en Formulario LM-4 Obtenga una firma electrónica y envíe el formulario electrónicamente. o Imprima el formulario, fírmelo y envíelo por correo. Información sobre cómo obtener una firma digital está disponible en el sitio Web de la OLMS www.olms.dol.gov.

Puntos 20 y 21 - Firmas Puntos 20 y 21: tanto el Presidente como el tesorero o los funcionarios correspondientes autorizados deben firmar el formulario.

Añadir Firmas Para que pueda someter el Formulario LM-3 electrónicamente, se requiere que añada firmas digitales en el cuadro para firmas al final de la página uno. Antes de poder hacerlo, deberá de realizar lo siguiente: Debe obtener un certificado digital llamado Certificado de Acceso para Servicios Electrónicos (ACES). Vea el sitio Web de la OLMS: www.dol.gov/esa/regs/compliance/olms/digital-signatures.htm Una vez que reciba su firma digital, debe instalarla de acuerdo a las instrucciones del vendedor de certificados digitales.

Añadir Firmas Nota: Si el Formulario LM-3 de su organización es preparado por un tercero (por ejemplo una empresa de contadores), quien lo prepare deberá guardar el formulario completamente llenado a un CD u otro tipo de medio de información portátil y enviarlo a los funcionarios de su organización que lo firmarán . Una vez que el formulario completamente llenado se encuentre en la computadora de un funcionario, éste utilizará su firma digital para firmarlo. Después de que éste primer funcionario firme el formulario, deberá enviarlo a través de un medio de información portátil al funcionario que lo cargará en su computadora para firmarlo digitalmente.

Añadir Firmas Antes de que pueda firmar su Formulario LM-3 digitalmente, el formulario debe ser validado. Vea la sección de validación para mayor información sobre errores en el Formulario LM-3. Todos los errores deben estar corregidos antes de que el formulario pueda ser firmado. En caso de que un funcionario que no sea el Presidente o Tesorero tenga que firmar el formulario, se debe modificar el nombre del puesto al lado de la firma. Al modificar el campo del nombre del puesto se le solicitará una explicación de porqué no lo firmó el Presidente o el Tesorero.

Añadir Firmas 1. Haga Clic en la línea de las firmas.. 2. Se aparecerá una ventana con un párrafo de texto que dirá “Este formulario ha pasado la verificación de validación y puede ser firmado y sometido al Departamento del Trabajo.” 3. Haga Clic en OK. 4. Se aparecerá otra ventana que dirá “Este formulario está listo para ser firmado”. Haga Clic en la firma nuevamente para firmarlo. 5. Haga Clic en OK y una flecha roja deberá aparecer en el cuadro de las firmas.

Añadir Firmas 6. Haga Clic en la flecha para insertar la firma. Se aparecerá la siguiente ventana:: 7. Haga Clic en el botón de Continúe con la Firma… Se aparecerá una lista con las firmas digitales disponibles. 8. Seleccione la identificación digital previamente instalada y haga Clic en OK. Una vez hecho esto, se aparecerá la siguiente ventana.

Añadir Firmas 9. Haga Clic en Firmar y Guardar para terminar y guardar el formulario con la firma

Añadir Firmas Una ves que haya firmado el formulario exitosamente, se aparecerá una marca verde al lado de la flecha roja. Esta marca verde indica que el formulario ha sido firmado y que no ha habido modificaciones al formulario desde que se insertó la firma. Si se modifica cualquier información en el formulario después de insertada la firma, la firma desaparecerá y debe ser insertada nuevamente.

Completar y Someter Formularios No Electrónicos En caso de que no utilice el Formulario electrónico LM-4: Someta un original a la OLMS. No someta fotocopias. Escriba a máquina o en letra de molde y utilice tinta negra. Utilice letras MAYÚSCULAS. Ingrese solamente una letra o número en cada cuadro.

Puntos de Identificación LM-4 Punto 1 – Número de Identificación: ingrese el número de identificación seis dígitos de su sindicato. Punto 2 – Período que se reporta: ingrese el período que se está reportando, mismo que no puede ser mayor a un año.

Puntos de Identificación LM-4 Punto 3: seleccione la cuadro adecuado si el formulario ha sido “Modificado”, “Terminal”. Déjelo en blanco si no se aplica ninguna de estas opciones Punto 3 – Sindicatos que han dejado de existir (Terminales) también deben de reportar el Punto 19 (Información Adicional): Razón por la que dejan de existir, Planes para la cómo se utilizarán los bienes del sindicato u organización, Quien conservará los reportes financieros del sindicato, y En caso de fusión, informar el nombre, dirección y número de identificación LM del sindicato al cual se fusiona

Puntos de Identificación LM-4 Si la información proporcionada anteriormente está correcta, deje en blanco los Puntos 4 al 8. Si existe alguna información que esté incorrecta, responda los Puntos 4 al 8.

Recordatorios para Someter el Formulario LM-4 Por favor recuerde: Ingresar el número de identificación de seis dígitos de su sindicato en el Punto 1 Reporte un período no mayor a un año en el Punto 2 Obtenga la firma del Presidente y Tesorero de su sindicato en los Puntos 20 y 21 del Formulario LM-4 SOMETA EL FORMULARIO A TIEMPO. El Formulario LM-4 debe ser sometido a más tardar 90 días después del final del año fiscal de sus sindicato.

Completar y Someter Formularios Impresos Escriba a máquina o en letra de molde dentro de los cuadros. Deje espacios en blanco entre palabras o números. Ingrese cantidades de dólares sin centavos o “.00” Ingrese un solo cero en los cuadros para los puntos financieros en donde no tenga nada que reportar. Use una “X” para indicar “Si” o “No” en los puntos que se requiera. No use marcas de ningún tipo que no sean “X.”

Dónde Someter los Reportes en Papel U.S. Department of Labor Employment Standards Administration Office of Labor-Management Standards Room N-1519 200 Constitution Avenue, NW Washington, DC 20210

Para Contactar a la OLMS En línea: http://www.olms.dol.gov El Centro de Llamadas del Departamento del Trabajo: 1-866-4-USA-DOL (1-866-487-2365) Puede llamar directamente al Help Desk de la OLMS al 1-866-401-1109 También puede enviar sus preguntas por correo electrónico a olms-public@dol.gov . Asegúrese de enlistarse en la Lista de Correos de la OLMS para recibir la información más reciente en la bandeja de entrada de su correo electrónico. http://www.dol.gov/esa/aboutesa/org/olms/olms-mailinglist.htm

Para Obtener Ayuda Si utiliza el Formulario electrónico: Guía de Usuario Línea de Ayuda del DOL: 1-866-487-2365 (llamada gratuita) Help Desk de la OLMS : 1-866-401-1109 Si utiliza el Formulario LM-4 impreso: Instrucciones en el Formulario Oficinas de la OLMS