INFORME AVANCE PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Presentación del tema: "INFORME AVANCE PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL"— Transcripción de la presentación:

1 INFORME AVANCE PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
SUBDIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Grupo de Gestión Documental 30 de Agosto de 2014 FI-PLAN V6 Hoja carta V6

2 FI-PLAN-110810-V6 Hoja carta V6

3 PRODUCTOS PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL
Procedimientos, instructivos, circulares y formatos de Gestión 90% Programa de Gestión Documental 80% Tablas de retención documental 28% Tablas de valoración documental 97% (8) Pilotos de Expedientes virtuales conformados 80% Diagnóstico General de Gestión Documental 100% Contrato supervisado, Archivo Central Organizado según lo definido en contrato 77% (6) Apoyo Organización Documental Archivos de Gestión 25% Porcentaje total de avance 73% a corte 30/08/2014 Pruebas Supercor WEB 97% Plan de Mejoramiento AGN Implementado 95% Plan de Capacitación Gestión Documental de la Entidad 92% Política Gestión Documental 100% PRODUCTOS PLAN DE GESTIÓN DOCUMENTAL FI-PLAN V6 Hoja carta V6

4 ¿Qué inconvenientes se han presentado?
PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL % 80% 30 de agosto ¿Que se está haciendo? Se avanzó en la definición de los Procesos: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Preservación a largo plazo. En proceso de definición el Proceso de Disposición de documentos. y Valoración. - Se avanzó en la definición de: Alineación con los objetivos estratégicos. Metas de Corto, Mediano y Largo Plazo. Recursos Asignados para alcanzar las metas y lograr los objetivos. Articulación con los programas y sistemas institucionales y Aprobación, aplicación, seguimiento y control - Se ha avanzado en las generalidades de los programas específicos. ¿Que se ha hecho? Se realizó la revisión correspondiente con el Programa de gestión Documental actual. Se realizó la estructura de diagnóstico de Gestión Documental, fueron definidos los aspectos generales . En la fase de elaboración se han definidos los siguientes procesos del PGD: Planeación, Producción, Gestión y trámite, Organización, Transferencia, Preservación a largo plazo. Solicitud de información sobre presupuesto, planes institucionales, sistemas, etc. Mesas de trabajo con Planeación, Talento Humano, Oficina de Tecnologías de la Información ¿Qué inconvenientes se han presentado? Las complejidad de la estructura ha llevado a que a tomarse más tiempo del que se tenía inicialmente proyectado. FI-PLAN V6 Hoja carta V6

5 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ¿Qué inconvenientes se han presentado?
% 28% 30 de agosto ¿Que se está haciendo? Se está realizando un análisis sobre la entidad, normas tanto internas como externas y demás fuentes documentales. ¿Que se ha hecho? Se realizó la revisión, diagnóstico e informe del estado de las tablas de todos los grupos y dependencias de la SNS. Se han realizado 14 sesiones en las que se ha socializado la metodología de actualización de TRD de las 16 reuniones que se tienen planeadas. Están identificados las mesas de trabajo con roles de responsabilidad con las dependencias 28 de las SNS. Se ha entrevistado las siguientes dependencias: OTI, Delegada de Proceso Administrativos, Oficina de Correspondencia. ¿Qué inconvenientes se han presentado? Uno de los insumos principales de para la actualización de las TRD es la Información del Sistema de Planeación y Gestión, sin embargo, a la fecha no se ha finalizado esta actividad lo cual ha retrasado el cumplimiento de los compromisos establecidos para las oficinas productoras y consecuentemente la ejecución de las entrevistas. FI-PLAN V6 Hoja carta V6

6 TABLAS DE VALORACIÓN DOCUMENTAL ¿Qué inconvenientes se han presentado?
% 97% 30 de agosto ¿Que se está haciendo? Se está ajustando el plan de trabajo ajustado y actas al AGN, Limpieza, identificación, rotulación y cambio de unidad de conservación. Se está ajustando de acuerdo a recomendaciones del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo ¿Que se ha hecho? Se sustentaron y aprobaron las TVD ante el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Se realizaron los ajustes requeridos de acuerdo a lo solicitado por el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo. Se revisaron y fue consultado al AGN el resultado de las TVD. Se proyectó el acto administrativo de las TVD y de gestión Documental para los vigilados Se ha venido realizando seguimiento de la aplicación de las observaciones relacionadas con la TVD, se remitió informe a Colvatel y se realizó reunión con AGN sobre las TVD (5 periodos) Se elaboró el plan de trabajo transferencias secundarias AGN y aplicación de TVD, Revisión documentos a transferir al AGN ( correspondientes al primer periodo 1977 a 1989), realizado por personal asignado del AGN y de la SNS Se realizó ultimo ajuste de acuerdo a recomendaciones del comité de AGN Se realizó la reunión con el AGN relacionado con el inventario documental, TVD y protocolo transferencias secundarias, ¿Qué inconvenientes se han presentado? Se encontraron observaciones por parte del comité que debieron ser ajustados por parte de Colvatel, se tiene como fecha de entrega 29 de agosto de 2014 FI-PLAN V6 Hoja carta V6

7 ¿Qué inconvenientes se han presentado?
PROCEDIMIENTOS, INSTRUCTIVOS, CIRCULARES Y FORMATOS DE GESTIÓN DOCUMENTAL % 90% 30 de Agosto ¿Que se ha hecho? Fueron levantados y debidamente documentos los 4 procedimientos identificados para el Proceso de Gestión Documental. Se realizaron los Instructivos de organización de archivo de gestión y central, Instructivo organización de historias laborales, Instructivo para préstamos documentales, Instructivo para transferencias primarias y secundarias. Se proyectaron las siguientes circulares Organización de archivo de gestión y central, Préstamos documentales, Plan de transferencias documentales primarias Se identificaron y elaboraron los formatos relacionados con Gestión Documental. Se realizaron los ajustes a los procedimientos solicitados por Planeación. Correo enviado el 27 de Agosto ¿Que se está haciendo? Se está proyectando la Circular interna pérdida documental. ¿Qué inconvenientes se han presentado? FI-PLAN V6 Hoja carta V6

8 ¿Qué inconvenientes se han presentado?
DIAGNÓSTICO GENERAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL % 100% 30 de agosto ¿Que se ha hecho? Fueron realizadas 24 reuniones con los líderes de grupos y dependencias para realizar el diagnóstico de Gestión Documental. Se realizó un informe con los resultados del Diagnóstico realizado a la dependencias relacionadas con Gestión Documental. El Grupo de Gestión Documental se ha venido capacitando con el AGN en temas relacionados con ISO , expedientes electrónicos, firma digital, tendencias tecnológicas, entre otros . Se ha realizado benchmarking con entidades del estado para conocer el manejo de archivo y correspondencia y sistemas tecnológicos que soportan la Gestión Documental . ¿Que se está haciendo? Capacitaciones continuas en temas de Gestión Documental AGN. (Actividad continua). ¿Qué inconvenientes se han presentado? FI-PLAN V6 Hoja carta V6

9 CONTRATO SUPERVISADO, ARCHIVO CENTRAL ORGANIZADO
% ¿Que se ha hecho? Se han venido realizado visitas mensuales de verificación a Colvatel de las cuales se ha realizado 4 informes mensuales (febrero, marzo, abril , mayo, junio, julio y agosto) Se realizó un informe de antecedentes del contrato 314 de 2012 y un informe de seguimiento de los productos entregables del contrato 515 de 2013. Se conformaron grupos para supervisar los contratos con Colvatel Fue socializado el cuadro de organización de archivos de gestión ante Colvatel. Se hizo revisión del conteo de documentación intervenida Colvatel a 29 de abril de 2014. Fue elaborada, estructurada y socializada la metodología para verificación de organización digital. Se realizaron labores de levantamiento de información para el archivo de gestión del 6 piso relacionados con: Resoluciones, Circulares, Autos, Consecutivo de correspondencia del año 2013 a Enero del 2014 la labor está siendo realizada por el Grupo de Gestión Documental, Organización de archivo central - Piloto 1 Piso 7, Se iniciaron labores con la Superintendencia de supervisión Institucional - Dirección de EAPB - Dra Amelia Rodríguez Se realizó el diagnóstico de inventarios documentales del contrato 314 de 2012. Se realizó informe de la revisión de los 115 Metros lineales por el equipo encargado. Fueron organizadas las Hojas de vida de Archivo de gestión, con el apoyo del Grupo de auxiliares de COLVATEL Se realizaron 2 modificaciones al contrato de Colvatel. Se entregó a correspondencia los rpestamos del 26 enero de 2014. Se han hecho 1600 ml desde el mes de enero hasta el mes de julio de 2014 más 152 ml de los meses de noviembre y diciembre sobre un estimado inicial de ml. 77% 30 de agosto ¿Que se está haciendo? Acompañamiento y seguimiento a la organización de los documentos en los archivos de gestión. Actualmente se encuentra equipo de trabajo de COLVATEL organizando según las necesidades levantadas iniciaron labores el 10 de Abril de 2014 Talento Humano, Institucional, Medidas especiales, Contratos, cobro coactivo, procesos administrativos. Control y seguimiento a devoluciones de préstamos de documentos de videncias anteriores al actual. Verificación de los productos entregados por el contrato 515 de 2013 ¿Qué inconvenientes se han presentado? Atrasos en el cronograma inicial a entregar, por el contratista FI-PLAN V6 Hoja carta V6

10 ORGANIZACIÓN DOCUMENTALDE ARCHIVOS DE GESTIÓN
% 25% 30 de agosto ¿Que se está haciendo? Seguimiento a la organización de los documentos en los archivos de gestión (Actividad continua) Aplicación de tablas de retención documental según el periodo correspondiente y la guía de foliación documental del AGN. (Actividad continua) ¿Que se ha hecho? Reuniones con jefes de oficina y personal encargado de archivos de gestión, Reunión con los líderes de gestión documental de cada dependencia. Socializaciones del cuadro de organización de archivos de gestión ante Colvatel, Conformación de grupos de trabajo COLVATEL y de control de calidad del Grupo Gestión Documental. Inducción y aclaración de dudas, Acompañamiento y seguimiento a la organización de los documentos en los archivos de gestión (PERMANENTE) Informes de seguimiento mensuales. Se realizó cronograma y socialización de Tips de archivo. Reunión con jefes de dependencias de sexto y séptimo piso Apoyo en organización de archivo de las siguientes dependencias: talento humano, Jurídica, medidas especiales, secretaría general, grupo de correspondencia y contratos. ¿Qué inconvenientes se han presentado? Se han realizado observaciones a los inventarios documentales presentados por parte de Colvatel FI-PLAN V6 Hoja carta V6

11 PILOTOS DE EXPEDIENTES VIRTUALES CONFORMADOS
% 45% 30 de agosto ¿Que se está haciendo? Se están digitalizando los documentos de los 32 expedientes de contratación. Se están subiendo los documentos a los expedientes del SUPERCOR. ¿Que se ha hecho? Se ha conformado 13 expedientes virtuales para los temas gestionados por el Grupo de Gestión Documental en los cuales se realizaron las actividades de: Ajuste o creación de tipos documentales, creación de expedientes, digitalización de documentos y cargue a Supercor. Se conformaron 43 expedientes virtuales para el Grupo de Contratación en donde se realizaron las siguientes actividades: Ajuste o creación de tipos documentales, creación de 43 expedientes en Supercor 29 contratos persona natural y 14 contratos persona jurídica. Se han digitalizado el contenido de 11 expedientes. Se ha venido solicitando soportes al módulo de expediente virtual al contratista Siscomputo que elaboró la herramienta y han sido ajustados los inconvenientes que se han venido presentando en el tema. ¿Qué inconvenientes se han presentado? A medida que se ha conformado los expedientes en Supercor se han identificado problemas en la herramienta, lo que a retrasado la conformación de los expedientes piloto puesto que se han venido ajustando por el contratista a medida que se avanza en el tema. Al momento de subir los documentos, no organiza los consecutivos de forma ascendente. Monta consecutivos en desorden, FI-PLAN V6 Hoja carta V6

12 PRUEBAS SUPERCOR VERSIÓN WEB ¿Qué inconvenientes se han presentado?
% 97% 30 de agosto ¿Que se ha hecho? Fueron diseñados los casos de prueba requeridos para ejecutar las pruebas de la versión web de Supercor. Se realizaron 3 ciclo s de prueba para los siguientes módulos: Módulo administración, TRD, Correspondencia, Expediente virtual, Archivo, Consulta externa); Pruebas Ciclo 2 (Módulo administración, TRD, Correspondencia, Expediente virtual, Archivo. En el periodo de abril – junio se realizaron sesiones de trabajo con Siscomputo para solucionar los ajustes reportados por Gestión Documental con base a los requerimientos documentados en el contrato. Se elaboró un informe con el resultado de las pruebas por cada ciclo por estado y por tipo de error, así como un concepto de ventajas y desventajas que tiene cada módulo. ¿Que se está haciendo? El informe se encuentra en revisión por la coordinadora de Gestión Documental una vez revisado se enviará a la Oficina de Tecnología para que se tome la decisión del paso a producción de la versión web y así la OTI pueda continuar con las actividades de capacitación a usuarios. ¿Qué inconvenientes se han presentado? Se ha dependido del tiempo del contratista, se ha realizado una reunión semanal para realizar ajustes. FI-PLAN V6 Hoja carta V6

13 ¿Que se ha hecho? PLAN DE MEJORAMIENTO AGN IMPLEMENTADO 95%
30 agosto ¿Que se está haciendo? Se está revisando las sugerencias dadas por el AGN para cumplir con la acción de mejora por parte de la SSN. Se está apoyando a las áreas en la organización de los archivos de Gestión con personal de Colvatel. ¿Que se ha hecho? Fueron revisados los compromisos para el cumplimiento del Plan de Mejoramiento archivístico. Se actualizaron los el N° metros en archivo de gestión y archivo central. Se consolidaron los soportes que están digitales y se Proyectaron los oficios dirigidos al AGN donde se remitieron los nformes. Se ajustó y se envió el cronograma de transferencias secundarias dirigidas al AGN el 01 de agosto. ¿Qué inconvenientes se han presentado? Coordinar reuniones con los jefes oficina FI-PLAN V6 Hoja carta V6

14 PLAN DE CAPACITACIÓN GESTIÓN DOCUMENTAL DE LA ENTIDAD
% 92% 30 de agosto ¿Que se ha hecho? Se elaboró el plan de capacitaciones en donde se incluyeron los temas de Supercor y Gestión Documental. Se realizaron 17 sesiones de capacitación de Supercor de los cuales se realizó un informe que fue socializado con Subdirección Administrativa y se determinaron mejoras en temas de archivo y correspondencia, en los temas relacionados a Supercor fue proyectado un memorando ala OTI que se encuentra en revisión. Se realizó una (1) capacitación en expedientes virtuales al grupo de contratación de Bienes y Servicios, Capacitación a los funcionarios de las Regionales Capacitación organización de archivos de gestión a encargados de archivo de las oficinas productoras Se han realizado 7 capacitaciones generales en gestión documental, con una asistencia de 150 funcionarios de las distintas dependencias de la SNS. Se ha dado apoyo técnico a todas las dependencias que lo han requerido Se han realizado capacitaciones especificas de acuerdo a solicitudes de las oficinas, ¿Que se está haciendo? Capacitaciones restantes en temas de gestión documental a las dependencias de la SNS. Actualmente se esta capacitando el Grupo de Correspondencia. ¿Qué inconvenientes se han presentado? No han asistido todos los funcionarios y contratistas a los que se les solicitó asistencia. Se suspendió la capacitación general a los funcionarios, por la ampliación de la planta, Estamos a la espera de que el grupo de Talento Humano organice sus listados. FI-PLAN V6 Hoja carta V6

15 POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL ¿Qué inconvenientes se han presentado?
% 100% 30 de agosto ¿Que se está haciendo? Se está elaborando el Plan Gerencial alineado al sistema Integral de Calidad de la Entidad ¿Que se ha hecho? Se elaboró la política del subsistema de gestión documental Se definió el subsistema de Gestión Documental Se seleccionaron las directrices que van a integrar la política del sistema de Gestión Documental ¿Qué inconvenientes se han presentado? FI-PLAN V6 Hoja carta V6

16 Valor Total comprometido 2014 a la fecha Saldo Final Disponible
DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL EN LA SUPERINTENDENCIA NACIONAL DE SALUD Comprometido Inicial 2014 Adiciones Valor Total comprometido 2014 a la fecha Saldo Final Disponible Objetivo: Desarrollar y organizar el archivo central y de gestión de la Superintendencia Nacional de Salud. $ ,00 $ ,00 $ ,00 $ ,00 Objetivo: Diseñar e implementar el Sistema Integral de Gestión Documental de la SNS. $ ,00 $ 0,00 $ ,00 Valor total $ ,00 $ ,00 $ ,00

17 ¡¡¡¡ GRACIAS !!!! FI-PLAN V6 Hoja carta V6