Como crear una base de datos en Excel

Presentación del tema: "Como crear una base de datos en Excel"— Transcripción de la presentación:

1 Como crear una base de datos en Excel

2 Paso 1 para la creación de la base de datos
Primero hay que abrir Excel . La construcción de una base de datos en MS Excel, aparentemente, es una tara sencilla. Será cuestión de elegir una hoja e ingresar los datos de manera organizada. Pero, precisamente, este último punto es vital para que tu base sea realmente útil. Este es, sin duda el primer paso: Planificación Significa tomarse unos minutos para identificar cuál es el propósito de la base y luego que campos (columnas) serán necesarios para lograrlo. En ese sentido, si la base fuese a ocuparse como un catálogo, es decir un directorio de datos a identificar con un código, este dato debe estar ubicado como primera columna. Así, si podrás utilizar una función BUSCARV (en otra hoja o en la misma) para traer los datos relacionados ingresando solamente el código.

3 Paso 2 para la creación de la base de datos
Al identificar tales campos tendrías que ver si algunos de ellos pueden ser manejados a través de una base auxiliar relacionada. Así, por ejemplo, si tuvieran bienes en distintas ciudades podrías sólo ingresa el código de tal ciudad y tener una tabla aparte que vincule cada código con su respectivo nombre. Esto lleva a otro concepto, cada tabla debe contener conceptos o campos relacionados a destino de la misma. i.e. La base de Bienes de una empresa, no tiene porqué tener datos vinculados al personal de la misma.

4 Paso 3para la creación de la base de datos
Tratándose de una base en MS Excel deberás definir qué hacer con los campos calculados. Según la frecuencia de uso, puedes crear un campo que tenga una fórmula que opere sobre otros datos de la base o no incluirla y que tal cálculo se haga a requerimiento, fuera de la base de datos. Por ejemplo, si en tu otro hoja tuvieras que calcular depreciaciones de activos, un dato inevitable es la fecha de ingreso a patrimonio del bien. En cambio, la antigüedad del bien (lapso entre la fecha de incorporación y la que se reporte) puede ser otro campo o puede ser calculada "por fuera" cuando fuese necesario utilizando la fecha actual y el dato de feha de inicio del bien consultado.

5 Ultimo paso de la creación de una base de datos
En general, es importante -para su operación posterior- que cada columna tenga un título único y que identifique claramente cuál es su contenido. Para ordenarla, para filtrarla o para la construcción de una Tabla dinámica resulta muy útil contar con títulos claros y diferentes entre sí. Otro aspecto que ayuda al momento de relacionarla con otra hojas es definir un nombre para el rango que ocupa (o pudiera ocupar) la base de datos. Para esto selecciona el rango de la base (o uno mayor, si esperas agregar más datos) y presiona Ctrl + F3 (esto muestra la pantalla de Insertar | Nombre | Definir) En la casilla de nombre ingresa alguno que luego identifiques fácilmente, por ejemplo: Base Productos

6 Video de como haceruna precentacion de exel sencilla