Tarea No. 2 Unidad 2 Contexto del Sistema Integrado de Gestión.

Presentación del tema: "Tarea No. 2 Unidad 2 Contexto del Sistema Integrado de Gestión."— Transcripción de la presentación:

1 Tarea No. 2 Unidad 2 Contexto del Sistema Integrado de Gestión

2 Mapa de Macroprocesos Macroprocesos Estratégicos 1. Gestión Estratégica 12. Gestión de Recursos Tecnológicos 7. Gestión de recursos Físicos Macroprocesos de Apoyo 10. Gestión Jurídica y Contractual 11. Atención al Publico y Servicio al Ciudadano 8.Gestión Documental 6. Gestión de Talento Humano 9. Gestión Financiera 5. Atención de Incendios, Emergencias Conexas e incidentes con materiales peligrosos 4. Gestión del Riesgo Macroprocesos Misionales REQUISITOS DEL CLIENTE PROTECCIÓN A LA VIDA Macroprocesos de Evaluación 13. Evaluación y Seguimiento 3. Comunicaciones 1. Mapa de Operación por Procesos UAECOB

3 Entidad Nombres y Apellidos del Alumno Valores agregados o beneficiosLimitantes o barreras Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos IVONNE ANDREA TORRES CRUZ 1.La entidad ha iniciado la transición del trabajo por áreas a procesos lo que ha facilitado o mejorado el flujo para conseguir los objetivos. 2. El establecimiento de procedimientos y formatos para el mejoramiento de la gestión. 3. Se realizan las actividades necesarias para entregar servicios de mejor calidad y que permitan una mayor satisfacción frente a los requisitos. 4. Comprende todas las actividades que realiza la entidad. 5. Generación de conocimiento al interior de cada proceso. 1.Falta de preparación de los servidores y contratistas para asimilar el cambio del modelo que se venía trabajando. (Gestión del Cambio) 2. Tendencia a seguir trabajando por funciones y no por procesos en algunas áreas. 3. Resistencia al uso de la documentación establecida para el mejoramiento y gestión de los procesos. 2. Valores agregados o beneficios y limitantes del grupo de trabajo participante

4 Entidad Nombres y Apellidos del Alumno Valores agregados o beneficios Limitantes o barreras Caja de la Vivienda Popular GLORIA MATILDE TORRES CRUZ 1.Permite mirar a la entidad como un todo y desarrollar acciones en forma coordinada con el único objetivo de satisfacer la necesidad de los usuarios o beneficiarios. 2.Permite la racionalización de actividades y recursos, lo que permite a la entidad ser más eficiente 3.Permite que las dependencias ya no sean islas que actúen con sus propios criterios o formas de hacer las cosas. 1.Dificultad para romper paradigmas relacionados con el esquema de operación por dependencias. Teniendo en cuenta que el enfoque por procesos se centra en una cadena de valor en donde se asignan recursos de tipo humano, físico, financiero y tecnológico, se observa resistencia en las jefaturas de las dependencias, originada por el temor a perder el control sobre el área a su cargo. De acuerdo con lo anterior, la definición de los procesos de la entidad resulta una actividad que consume mucho del tiempo de implementación, pero que durante su definición va genera conciencia de enfoque sistémico, no solo documental, sino que trasciende al diario gestionar de la entidad. 2. Aún cuando el enfoque por procesos contribuye a que los cambios no sean traumáticos y desgastantes para la entidad, se perciben demoras para la toma de decisiones, es decir, teniendo en cuenta que la entidad asume el liderazgo desde el comité directivo, se presentan dificultades en la convocatoria ocasionados por cruces de agenda, 2. Valores agregados o beneficios y limitantes del grupo de trabajo participante

5 Entidad Nombres y Apellidos del Alumno Valores agregados o beneficios Limitantes o barreras Caja de la Vivienda Popular GLORIA MATILDE TORRES CRUZ situación que dificulta la implementación de lineamientos estructurales del sisma de gestión, tales como políticas, objetivos, reglamentaciones, entre otros. 3.Otra dificultad que se presenta es la delegación de la definición de los procesos e instrumentos de gestión, la cual en muchos casos es delegada en personal que no se encuentra calificado para el desarrollo de las actividades o que no tiene la suficiente experiencia ni conocimiento del funcionamiento de la entidad. Esta limitante genera demoras, ya que como finalmente la aprobación es directiva, el trabajo inicial se pierde y sufre severas modificaciones. La situación anteriormente descrita genera retrasos en los cronogramas de implementación de mejoras, y pérdida de credibilidad en el proceso ya que no se percibe como un error metodológico, sino como falta de liderazgo directivo 2. Valores agregados o beneficios y limitantes del grupo de trabajo participante r

6 Entidad Nombres y Apellidos del Alumno Valores agregados o beneficiosLimitantes o barreras Secretaria Distrital de Salud -Hospital Nazareth YADDY JULIETH TORRES LASSO 1. El MOP esta de acuerdo a nuestro modelo de prestación de servicios: “familia sana, comunidad saludable, y entorno natural”. 2. Cumplimos con las necesidades y expectativas de los usuarios. 3. Garantizamos servicios con calidad empleando los atributos de calidad. 4. Tenemos articulados nuestros procesos a nuestra plataforma estratégica. 1. Falta de conocimiento por parte de los colaboradores de la totalidad de los procesos. 1. Aplicativo para la evaluación de los procesos. 3. Actualización de la caracterización de cada proceso. 4. Presupuesto para la ejecución de los procesos 2. Valores agregados o beneficios y limitantes del grupo de trabajo participante

7 Entidad Nombres y Apellidos del Alumno Valores agregados o beneficiosLimitantes o barreras Secretaria Distrital de Gobierno BLANCA CECILIA TORRES FERNANDEZ 1.Hay unidad de criterios en la Entidad, ya que las dependencias trabajan de manera coordinada para la toma de decisiones y el logro de los objetivos institucionales. 2. Los productor y servicios que la entidad entrega a la ciudadanía son de excelente calidad, para satisfacer sus necesidades. 3. No permite duplicidad de actividades y hay mejor utilización y racionalización de los recursos, lo cual hace que la entidad sea eficiente en su gestión. 4. La standarización de procedimientos y formatos hace que la entidad hable un mismo idioma, al momento de presentar informes ante la comunidad o entidades de control. 1.Rechazo por parte de algunos funcionarios para aceptar el nuevo cambio 2.Escasos presupuestaos asignados para adelantar estos procesos 3.El hecho de que la entidad tenga dependencia en lo Local, esto hace que la implementación de este nuevo enfoque sea un poco demorado y no confié plenamente en éste. 2. Valores agregados o beneficios y limitantes del grupo de trabajo participante

8 3. Cadena de valor de la UAECOB Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos GESTIÓN INTEGRAL DEL RIESGO CONTRA INCENDIO Y EMERGENCIAS CONEXAS ATENCIÓN DE EMERGENCIAS

9 Entidad Nombres y Apellidos del Alumno Valores agregados o beneficiosLimitantes o barreras 1.Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos 2. Secretaria Distrital de Salud -Hospital Nazareth 3. Secretaria Distrital de Gobierno 4. IVONNE ANDREA TORRES CRUZ YADDY JULIETH TORRES LASSO BLANCA CECILIA TORRES FERNANDEZ GLORIA MATILDE TORRES CRUZ 1.Permite mirar a la entidad como un todo y desarrollar acciones en forma coordinada con el único objetivo de satisfacer la necesidad de los usuarios o beneficiarios. 2.La entidad ha iniciado la transición del trabajo por áreas a procesos lo que ha facilitado o mejorado el flujo para conseguir los objetivos. 3. No permite duplicidad de actividades y hay mejor utilización y racionalización de los recursos, lo cual hace que la entidad sea eficiente en su gestión. 4. Cumplimos con las necesidades y expectativas de los usuarios. 1. Escasos presupuestaos asignados para adelantar estos procesos 2. Resistencia al uso de la documentación establecida para el mejoramiento y gestión de los procesos. 3. Dificultad para romper paradigmas relacionados con el esquema de operación por dependencias. Teniendo en cuenta que el enfoque por procesos se centra en una cadena de valor en donde se asignan recursos de tipo humano, físico, financiero y tecnológico, se observa resistencia en las jefaturas de las dependencias, originada por el temor a perder el control sobre el área a su cargo. 4.Falta de preparación de los servidores y contratistas para asimilar el cambio del modelo que se venía trabajando. (Gestión del Cambio) 3.1 Valores agregados o beneficios y limitantes que el grupo de trabajo identifico en la cadena de valor de la UAECOB

10 Procesos Estratégicos Planeación a Mediano y Largo Plazo Tecnología y Recursos Informáticos R ecursos Físicos Procesos de Apoyo Gestión Jurídica y Contractual Atención al Publico y Servicio al Ciudadano Gestión Documental Talento Humano Gestión Financiera Procesos Misionales REQUISITOS DEL CLIENTE SATISFACCIÓN DEL CLIENTE Procesos de Evaluación Evaluación y Seguimiento Planeación a Corto Plazo 4. Mapa de Procesos IDEAL UAECOB 4. Mapa de Procesos IDEAL UAECOB REQUISITOS DEL CLIENTE Comunicaciones

11 No. EntidadNombres y Apellidos del Alumno 1 Unidad Administrativa Especial Cuerpo Oficial de Bomberos IVONNE ANDREA TORRES CRUZ 2 Secretaria Distrital de Salud – Hospital de Nazareth YADDY JULIETH TORRES LASSO 3 Caja de la Vivienda Popular GLORIA MATILDE TORRES CRUZ 4Secretaria Distrital de GobiernoBLANCA CECILIA TORRES FERNANDEZ 5. Grupo de trabajo que participo en la elaboración del taller