Proceso de Rendición de Cuentas Vicerrectoría Administrativa y Financiera Bogotá D.C., abril 28 de 2015 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS.

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1 Proceso de Rendición de Cuentas Vicerrectoría Administrativa y Financiera Bogotá D.C., abril 28 de 2015 UNIVERSIDAD DISTRITAL FRANCISCO JOSÉ DE CALDAS

2 MISIÓN Y VISIÓN VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VISIÓN La Vicerrectoría Administrativa y Financiera de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas en el año 2017, será reconocida como un organismo líder y centrado en el desarrollo del talento humano, en la aplicación de tecnologías de la información para el mejoramiento de los procesos institucionales, en la calidad y agilidad de sus servicios, dirigiendo y aportando nuevos procesos de gestión que enfoquen a cada una de sus dependencias hacia la eficiencia y eficacia, enmarcada bajo las normas que la institución y el estado colombiano establecen. MISIÓN Liderar y gerenciar los procesos de gestión administrativa y financiera, mediante la optimización de los recursos de talento humano, físicos y financieros, integrando, facilitando y promoviendo una cultura austera y transparente, prestando un servicio amable, confiable y oportuno, como apoyo al adecuado desarrollo de los procesos académicos de la Universidad Distrital Francisco José de Caldas. Vicerrectoría Administrativa y Financiera

3 ARTICULACIÓN CON LA MISIÓN Y VISIÓN INSTITUCIONAL OBJETIVO INSTITUCIONAL Brindar una Educación Superior con criterio de excelencia, equidad y competitividad La misión y visión de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera se encuentra articulada con la misión y visión institucional, en el engranaje de las actividades de desarrollo del Talento Humano, la aplicación de tecnologías de la información, la calidad y agilidad de sus servicios y el aporte de nuevos procesos de gestión, con el desarrollo de las actividades que la academia requiere. Este engranaje permite ofrecer a la comunidad estudiantil, una educación de excelencia y calidad, contribuyendo a que la academia opte por la Acreditación Institucional. Vicerrectoría Administrativa y Financiera

4 PROYECTOS Y METAS DE LA DEPENDENCIA Vicerrectoría Administrativa y Financiera PROYECTOMETA Plan de Austeridad del GastoFormular y ejecutar el Plan de Austeridad del Gasto vigencia 2015 Apoyo Logístico MultiestamentariaGarantizar en un 95% el apoyo logístico al proceso de reforma que viene adelantando la Multiestamentaria Ejecución del Plan Anual de Contratación Lograr una ejecución presupuestal de por lo menos el 95% de los rubros asignados a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera Pacto de Concurrencia y formalización del Pasivo Pensional Apoyar en la planeación, dirección y control de las actividades que contribuyan al establecimiento del Proyecto Pacto de Concurrencia y formalización del Pasivo Pensional (Cuotas Partes Pensionales, Dobles Pensiones y subrogación pensional). Estatuto de ContrataciónEjecutar el 100% de los procesos precontractuales, de acuerdo a lo establecido en el nuevo Estatuto de Contratación, con el fin de mejorar la eficiencia, y eficacia de los procesos contractuales, reducción de costos y de trámites Estatuto de TransparenciaLograr una ejecución de al menos un 50% durante la vigencia 2015, de las propuestas establecidas en el Estatuto de Transparencia de la Universidad Distrital Plan de SeguridadEstablecer, implementar y controlar un Plan de Seguridad y Convivencia para la Nueva Sede Ciudadela El Porvenir – Bosa durante la vigencia 2015 Racionalización de TrámitesLograr la sistematización de los cumplidos de los contratistas durante la vigencia 2015

5 PROYECTOS Y METAS DE LA DEPENDENCIA Vicerrectoría Administrativa y Financiera PROYECTOMETA Recursos de funcionamiento Bosa Porvenir Apoyar el proceso que garantice la sostenibilidad financiera necesaria para el funcionamiento de la Nueva Sede Bosa – Porvenir Proyecto de Transparencia UDLograr disminuir el nivel de riesgo obtenido en el Informe de Transparencia, hasta un nivel Medio de acuerdo a la escala del modelo durante la vigencia 2015 Plan Institucional de CapacitaciónApoyar y direccionar el establecimiento del Plan Institucional de Capacitación 2015 y la ejecución del 100% del presupuesto asignado Evaluación del DesempeñoLograr implementar durante la Vigencia 2015, al menos un proceso de evaluación del desempeño para los funcionarios de planta de la Universidad Distrital. Plan de EstímulosEstablecer durante la vigencia 2015, la primera propuesta del Plan de Estímulos para el personal de planta. Cultura de PlaneaciónApoyar en el desarrollo de una Cultura de Planeación dentro de los procesos precontractuales, a través de la revisión y asesoramiento para la elaboración de los Estudios de Oportunidad y Conveniencia Mejoramiento de sedes e infraestructura tecnológica Lograr al menos el 80% de la ejecución de los Recursos CREE vigencia 2013, 2014 y 2015, los cuales estarán enfocados al mejoramiento de las sedes de la Universidad y la infraestructura tecnológica

6 Vicerrectoría Administrativa y Financiera ARTICULACIÓN CON EL PLAN ESTRATÉGICO 2008 - 2016 Estrategias, programas y proyectos para brindar condiciones de modernización y actualización de la estructura administrativa Modelo de gestión administrativa, financiera y del Talento Humano Articulación con los procesos académicos para atender eficientemente las funciones de apoyo a la academia POLÍTICA 4: Modernización de la gestión administrativa, financiera y del Talento Humano

7 ARTICULACIÓN CON EL PLAN ESTRATÉGICO 2008 - 2016 Implementación de un sistema Integrado y articulado de información de la gestión académica y administrativa de la Universidad (Plan Maestro de Informática y las Telecomunicaciones) Salud Ocupacional. Bienestar laboral e incentivos Capacitación. Vinculación y evaluación del Desempeño y Carrera Administrativa POLÍTICA 4: Modernización de la gestión administrativa, financiera y del Talento Humano

8 Vicerrectoría Administrativa y Financiera ARTICULACIÓN CON EL PLAN ESTRATÉGICO 2008 - 2016 Apoyo en la actualización permanente de la infraestructura física, tecnológica, de conectividad y de recursos en general Apoyo en la consolidación y adecuación de infraestructura de laboratorios Acompañamiento en el proceso de consolidación de la red de bibliotecas y centros de documentación POLÍTICA 6: Desarrollo físico e infraestructura tecnológica de la Universidad

9 Vicerrectoría Administrativa y Financiera LOGROS Implementación del Acuerdo 001 de 2015 “Por medio del cual se adoptan transitoriamente los procedimientos contractuales de licitación pública, concurso de méritos, selección abreviada, subasta inversa, acuerdo marco de precios, bolsa de productos y se dictan otras disposiciones” la Universidad acoge transitoriamente nuevas modalidades de contratación Implementación del Acuerdo 002 de febrero 19 de 2015 “Por medio del cual se adoptan Políticas de Transparencia y Anticorrupción en la Universidad Distrital” y el Plan de Acción.

10 SÍNTESIS DE LOS PROCESOS PRECONTRACTUALES PRIMER TRIMESTRE VALOR A FAVOR DE LA UNIVERSIDAD DISTRITAL N. ESTADO FINAL PROCESOS CONVOCATORIAS PUBLICAS DesiertasValor PresupuestadoValor ContratadoAhorro 1 Convocatoria Pública N. 1 Aseo y Cafetería Adjudicada por COLOMBIA COMPRA EFICIENTE $ 2.450.672.995,00 $ 2.057.314.588 $ 393.358.406,78 2 Convocatoria Pública N. 2 Vigilancia Adjudicada por BOLSA DE PRODUCTOS $ 4.528.580.472,80 $ 4.482.329.270 $ 46.251.202,80 3Convocatoria Pública N. 3Adjudicada $ 2.644.000.000,00 $ 2.639.029.090 $ 4.970.910,00 4Convocatoria Pública N. 4Adjudicada $ 1.649.248.000,00 $ 1.632.375.000 $ 16.873.000,00 5Convocatoria Pública N. 5Adjudicada $ 854.813.989,00 $ 854.759.560 $ 54.429,00 Subtotales$ 0 $ 12.127.315.456,80 $ 11.665.807.508,22 $ 461.507.948,58 Disminución entre lo presupuestado y lo ejecutado: $ 461.507.948,58 Porcentaje de ahorro4% CONVOCATORIAS PÚBLICAS Convocatorias Adjudicadas5 Convocatorias Desiertas0

11 Vicerrectoría Administrativa y Financiera LOGROS EN MATERIA PENSIONAL Se realiza la contratación de personal por parte de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, para la conformación de un Grupo de Trabajo destinado al apoyo en materia de dobles pensiones y de cuotas partes pensionales Se han iniciado los procedimientos administrativos tendientes a determinar la existencia de compatibilidad pensional, o compartibilidad pensional

12 Vicerrectoría Administrativa y Financiera LOGROS EN MATERIA PENSIONAL Hasta el momento, con apoyo de los funcionarios de la División de Recursos Humanos, se han identificado 114 casos en los cuales puede existir un pago de una doble pensión. A la fecha se ha apoyado en el proceso de expedición seis resoluciones. Se están preparando 21 resoluciones adicionales las cuales en este momento están en revisión por parte de la División de Recursos Humanos de la Universidad.

13 Logros Procesos de Contratación Aplicar las mejores practicas en la materia de las universidades que han obtenido los más altos estándares en los índices de transparencia” Actualizar las reglas frente a interventorías de los contratos (Interventoría y Supervisión) Consolidación del Banco de Proveedores. Se encuentra al pendiente, el proceso de evaluación dentro del sistema Fomento a las Veedurías Ciudadanas Estandarización de requisitos a proponentes

14 Vicerrectoría Administrativa y Financiera GESTIÓN EN MATERIA DE RECURSOS HUMANOS Se gestionó en un 100% la Administración del Talento Humano en cuanto a: Pago se Seguridad Social Cesantías (según recurso), Vacaciones, primas Nóminas para funcionarios administrativos, docentes y contratistas Mesadas para los pensionados Capacitación Actividades de Salud Ocupacional

15 Vicerrectoría Administrativa y Financiera PERSONAL ADSCRITO A LA DEPENDENCIA Personal de Planta Vicerrector Administrativo y Financiero Dos (2) Profesionales Especializados Dos (2) Profesionales Universitarios Auxiliar Administrativo Secretaria Ejecutiva Conductor Ordenes de Prestación de Servicios Seis (6) Profesionales Especializados Asistencial Necesarios para procesos precontractuales, asesoría jurídica, asesoría en materia administrativa y de personal. Se aclara que dos de la Ordenes de Prestación de Servicio, brindan asesoría por un periodo de tiempo determinado. Participan en procesos precontractuales, contratación de OPS y CPS, asesoría presupuestal y financiera y apoyo en labores administrativas

16 Vicerrectoría Administrativa y Financiera COMPETENCIA CONTRACTUAL Y ORDENACIÓN DEL GASTO Rubros del presupuesto de funcionamiento; servicios personales administrativos sin consideración de la cuantía Rubros del presupuesto de funcionamiento; servicios personales operativos sin consideración a la cuantía Rubros del presupuesto de funcionamiento; transferencias funcionamiento sin consideración a la cuantía El reconocimiento de vacaciones en dinero previa autorización del rector Rubros del presupuesto de funcionamiento correspondientes a los aportes de ley al Sistema de Seguridad Social, sin consideración a la cuantía Rubros del presupuesto de funcionamiento; gastos generales administrativos, Plan Institucional de Gestión Ambiental – PIGA, siempre y cuando la cuantía sea inferior o igual a cien (100) SMLMV Rubros del presupuesto de Inversión, siempre y cuando la cuantía sea inferior o igual a cien (100) SMLMV Ordenación del pago a terceros de las obligaciones contractuales, siempre y cuando la cuantía sea inferior o igual a cien (100) SMLMV Mediante la Resolución 143 del 22 de abril de 2009 el Rector de la Universidad Distrital, delega a competencia contractual, ordenación del gasto y pago a la Vicerrectoría Administrativa y Financiera, en cuanto a:

17 PRESUPUESTO 2011 - 2014 INGRESOS 2011201220132014 DEFINITIVORECAUDADODEFINITIVORECAUDADODEFINITIVORECAUDADODEFINITIVORECAUDADO CORRIENTES TRIBUTARIOS26.000.000.00027.590.271.77835.271.452.00023.033.561.00033.384.157.00021.641.846.96324.933.750.00034.896.121.859 NO TRIBUTAR25.230.000.00023.776.989.91729.692.102.00126.885.849.30930,326,525,09826.420.978.35328.836.635.84729.702.805.645 SUBTOTAL51.230.000.00051.367.261.69564.963.554.00149.919.410.30963.710.682.09848.062.825.31653.770.385.84764.598.927.504 TRANSFERENCIAS NACION12.961.000.00014.425.602.72515.011.975.61614.884.272.09415.268.828.04215.732.165.18118.103.910.69719.132.407.604 DISTRITO142.871.164.935 147.616.800.000 153.356.000.000 161.956.680.000 SUBTOTAL155.832.164.935157.296.767.660162.628.775.616162.501.072.094168.624.828.042169.088.165.181180.060.590.697181.089.087.604 REC DE CAPITALREC. BAL - OTR110.591.227.716115.549.832.80856,242,566,37753.555.749.55571.446.155.98424.059.946.1426.332.295.7543.903.769.440 TOTAL317.653.392.651324.213.862.163283.834.895.994265.976.231.957303.781.666.124241.210.936.639240.163.272.298249.591.784.548

18 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2011 -2014 RUBROS 2011201220132014 DEFINITIVOEJECUTADODEFINITIVOEJECUTADODEFINITIVOEJECUTADODEFINITIVOEJECUTADO GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 200.251.018.407192.808.395.675202.961.044.973194.937.423.372206.865.670.051201.659.742.450214.962.566.298210.532.046.849 INVERSION117.402.374.24478.706.959.35980.873.851.02066.736.633.29996.915.996.07387.073.115.95225.200.706.00019.311.410.759 TOTAL317.653.392.651271.515.355.034283.834.895.993261.674.056.671303.781.666.124288.732.858.402240.163.272.298229.843.457.608 PORCENTAJE DE EJECUCION 85,48%92,19%95,05%95,70% Fuente: Sección de Presupuesto Vicerrectoría Administrativa y Financiera

19 PRESUPUESTO 2015 UD INGRESOS2015PARTICIPACIÓNRECAUDO% RECAUDO CORRIENTES TRIBUTARIOS 25.200.000.0009,57%$ 11.307.921.87844.87% NO TRIBUTARIOS 28.173.899.00010,70%$ 9.631.760.44334.19% TRANSFERENCIAS NACION 17.120.651.0006,50%$ 5.706.883.54533.33% DISTRITO 170.815.380.00064,89%$ 45.690.939.89626.75% RECURSOS DE CAPITAL REC. BALANCE - OT 21.923.223.5318,33%$ 20.253.113.49792.38% TOTAL 263.233.153.531 100,00%92.590.619.259 35.17% Vicerrectoría Administrativa y Financiera Ejecución Ingresos a abril de 2015 Los recursos provenientes de los Excedentes Financieros del año 2014 por valor de $4.411.578.531, fueron aprobados para cubrir el déficit en los rubros: Profesores Hora Cátedra por valor de $2.801.578.531 y Remuneración Servicios Técnicos Administrativos por valor de $1.400.000.000

20 EJECUCIÓN PRIMER TRIMESTRE 2015 UD Vicerrectoría Administrativa y Financiera CONCEPTO PRESUPUESTO DEFINITIVO COMPROMISOS ACUMULADOS % EJECUCIÓN GASTOS 258.821.575.00068.330.721.48126,40% GASTOS DE FUNCIONAMIENTO 153.705.194.00052.360.520.53534.07% INVERSIÓN 44.968.055.0001.354.149.2933.03% GASTOS EN PENSIONES UD 60.148.326.00014.606.051.65324.28% Rubros con mayor ejecución primer trimestre de 2015

21 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL PLAN CONTRATACIÓN 2014 - 2015 PLAN DE F U N C I O N A M I E N T O EJECUCIÓN 1 er TRIMESTRE 2014 EJECUCIÓN 1 er TRIMESTRE 2015 TIPOLOGÍA VALOR ASIGNADO 2014 EJECUCIÓN DEL RUBRO EN RP % DE EJECUCIÓN FINAL VALOR ASIGNADO 2015 EJECUCIÓN RUBRO EN RP % EJECUCIÓN FINAL GASTOS DE COMPUTADOR $ 351.014.040 $ -0,00% $ 750.000.000 $ 1.664.368 0,22% COMBUSTIBLES, LUBRICANTES Y LLANTAS $ 85.639.658 $ 10.000.00011,68% $ 88.637.000 $ -0,00% MATERIALES Y SUMINISTROS $ 649.176.407 $ 60.770.0009,36% $ 403.139.000 $ 43.542.588,00 10.8% COMPRA DE EQUIPOS $ 652.576.095 $ -0,00% $ -0,00% ARRENDAMIENTOS $ 1.493.317.272 $ 426.184.73928,54% $ 1.634.000.000 $ 155.999.200,00 9.55% GASTOS DE TRANSPORTE Y COMUNICACIÓN ADMINISTRATIVOS $ 751.001.630 $ 4.480.1500,60% $ 777.287.000 $ 6.572.284,00 0,85% IMPRESOS Y PUBLICACIONES $ 155.250.000 $ 30.000.00019,32% $ 160.684.000 $ 29.988.000 18,66% MANTENIMIENTO Y REPARACIONES $ 10.500.000.000 $.324.320.88412,61% $ 10.731.000.000 $ 8.173.717.755,00 76,17%

22 EJECUCIÓN PLAN CONTRATACIÓN 2014 - 2015 SEGUROS $ 426.254.498 $ 124.717.87529,26% $ 996.000.000$ 856.507.210,0085,99% PLAN ALIMENTARIO $ 1.649.248.000 $ 1.632.375.000 98,98% SERVICIOS PUBLICOS $ 1.995.400.000 $ 443.873.15222,24% $ 2.084.240.000 $ 666.178.577,0031,96% T O T A L P L A N D E C O N T R A T A C I Ó N F U N C I O N A M I E N T O $ 17.096.280.399 $ 19.649.877.000 PLAN DE F U N C I O N A M I E N T O EJECUCIÓN 1 er TRIMESTRE 2014 EJECUCIÓN 1 er tRIMESTRE 2015 TIPOLOGÍA VALOR ASIGNADO 2014 EJECUCIÓN DEL RUBRO EN RP % DE EJECUCIÓN FINAL VALOR ASIGNADO 2015 EJECUCIÓN RUBRO EN RP % EJECUCIÓN FINAL TIPOLOGÍA VALOR ASIGNADO 2014 EJECUCIÓN DEL PLAN EN RP % DE EJECUCIÓN FINAL VALOR ASIGNADO 2015 EJECUCIÓN DEL PLAN EN RP % DE EJECUCIÓN FINAL RESUMEN DE EJECUCIÓN PLAN DE FUNCIONAMIENTO $ 17.096.280.399 $ 2.424.346.80014,18% $ 19.649.877.000 $ 11.566.544.982,00 58,86%

23 EJECUCIÓN PLAN CONTRATACIÓN 2014 - 2015 PLAN DE INVERSIÓN EJECUCIÓN 2014 1er TRIMESTRE EJECUCIÓN 2015 1er TRIMESTRE TIPOLOGÍAVALOR ASIGNADO 2014 EJECUCIÓN DEL RUBRO EN RP % DE EJECUCIÓN FINAL VALOR ASIGNADO 2015 EJECUCIÓN DEL RUBRO EN RP % DE EJECUCIÓ N FINAL RUBRO 378-Promoción De La Investigación Y Desarrollo Científico $ 4.500.000.000 $ 914.357.77020,32% $ 4.794.000.000$ 722.914.447,00 15,08% RUBRO 4149-Dotación Laboratorios U.D. $ 7.433.750.000 $ -0,00% $ 7.433.750.000 $ - 0,00% RUBRO 4150-Dotación Y Actualización Biblioteca $ 4.800.000.000 $ 31.655.9250,66% $ 4.130.000.000 $ 261.642.000 6,34% RUBRO 188- Sistema Integral de Información $ 4.950.000.000 $ 260.128.0005,26% $ 3.620.000.000$ 433.436.010,00 11,97% RUBRO 380-Mejoramiento y Ampliación de la Infraestructura Física de la Universidad $ 21.316.250.000 $ 532.133.9022,50% $ 12.222.250.000$ 26.533.698,00 0,22% RUBRO 389-Desarrollo Y Fortalecimiento Doctorados y Maestrias $ 2.500.000.000 $ 581.195.11323,25% $ 2.500.000.000$ 674.839.094,00 26,99% RUBRO 379-Construcción Nueva Sede Universitaria Ciudadela el Porvenir Bosa $ 2.500.000.000 $ -0,00% $ 10.000.000.000 $ - 0,00% T O T A L P L A N D E C O N T R A T A C I Ó N INVERSION $ 48.000.000.000 $ 2.319.470.7104,83% $ 44.700.000.000$ 2.119.365.249,004,74% TOTAL PLAN FUNCIONAMIENTO E INVERSIÓN VIGENCIA 2014 $ 65.096.280.399$4.743.817.510 7,29% $ 64.349.877.000$ 13.685.910.23121,27%

24 Vicerrectoría Administrativa y Financiera PRESUPUESTO ASIGNADO A LA DEPENDENCIA CONCEPTODEPENDENCIAVALOR ASIGNADOVALOR EJECUTADO% EJEC Servicio de fotocopiado para las diferentes sedes de la universidad DIVISIÓN DE RECURSOS FÍSICOS ( DRF) $ 40.000.0000,00% Servicios de publicación en todo tipo de avisos en diarios de publicación nacional VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (V. A. F.) $ 85.684.0000,00% Servicios para la renovación de la suscripción en revistas y /o bases de datos especializadas, construdata etc. VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA (V. A. F.) $ 5.000.0000,00% Servicio de empaste de los documentos de archivos de la División de Recursos Financieros DIVISIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS $ 30.000.000$ 29.988.00099.96% TOTAL RUBRO $ 160.684.000$ 29.988.00018.66% Asignación presupuestal Contratación OPS dependencia: $ 188.283.320

25 Vicerrectoría Administrativa y Financiera NECESIDADES ACTUALES Y FUTURAS Mayor asignación presupuestal para las actividades de mejoramiento de las sedes de la Universidad. Para brindar solución se está trabajando en la distribución de los Recursos CREE Regularizar las obligaciones pensionales. Para lo cual se contrató se viene avanzando en la firma del Pacto de Concurrencia, articulando el trabajo con COLPENSIONES, revisando las reliquidaciones, atendiendo los controles de advertencia de la Contraloría Distrital Asignación presupuestal para continuar la ejecución del Plan Maestro de Informática y las Telecomunicaciones. Para brindar solución se está trabajando en la distribución de los Recursos CREE Implementación de un Sistema de Gestión del Talento Humano Optimización de los procesos mediante la reducción de trámites Mayor asignación presupuestal para el adecuado mantenimiento de los equipos de laboratorios y equipos en general de la Universidad. Se está llevando un control a los ingresos con el objeto de lograr un mayor recaudo a fin de asignar mayores recursos para esta actividad

26 Vicerrectoría Administrativa y Financiera NECESIDADES ACTUALES Y FUTURAS Reducir el déficit presupuestal para atender los gastos de funcionamiento tanto de la estructura actual como de los nuevos espacios académicos de la Universidad y establecer el Plan de Financiación y de Funcionamiento de las Nuevas Sedes de la Universidad. Discutir con el Distrito el Aumento de la Base Presupuestal de aportes para la Universidad Modernizar y racionalizar los procesos de contratación para lo cual se viene trabajando en la reglamentación del nuevo Estatuto de Contratación Creación de una Unidad de Contratación. Para lo cual es necesario realizar una reforma a la estructura de la planta adscrita a la dependencia Proveer las vacantes que existen actualmente en la Planta de Personal Establecer el sistema de Evaluación del Desempeño y el Plan de Estímulos y la asignación de recursos para dicho plan y el plan de bienestar Establecer el Sistema Integrado de Información Racionalización de la estructura actual de comités y fijación de reuniones

27 GRACIAS !!