MICROSOFT OFFICE EXCEL Quito, 14 de Agosto del 2015 Instructor : Antonio Correa Celular.

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1 MICROSOFT OFFICE EXCEL Quito, 14 de Agosto del 2015 Instructor : Antonio Correa Email : support@consultingcorrea.comsupport@consultingcorrea.com Celular : 0998179809

2 AGENDA Antecedentes Microsoft cuando lanzó su primer sistema operativo y aplicación estaba orientado a Ingenieros de Sistemas, ahora en la actualidad es una herramienta necesaria para todos, facilitando el uso de los comandos con mejoras mediante la interfaz gráfica. Objetivo del Curso Es para que ejecutivos y personal en organizaciones y empresas, al momento de migrar a Microsoft Office 2010, pueda utilizar la nueva interfaz facilitándole su trabajo y optimizando los tiempos en la obtención de información tratada para la toma de desiciones.

3 INDICE EXCEL –IntroducciónIntroducción –Moverse dentro de ExcelMoverse dentro de Excel –Tipos de datosTipos de datos –SeriesSeries –Copiar, mover y eliminar datosCopiar, mover y eliminar datos –Formato y alineaciónFormato y alineación –FormulasFormulas –Copiar, mover y eliminar formulasCopiar, mover y eliminar formulas –Buscar y ReemplazarBuscar y Reemplazar –Ordenar lista de datosOrdenar lista de datos –Encabezado y Pie de Página.Encabezado y Pie de Página. –Diseño de Página.Diseño de Página. –Impresión.Impresión.

4 INTRODUCCION Que es Excel? Es una aplicación que permite hacer cálculos Los archivos que genera Excel se llaman LIBROS Las extensiones de estos libros son: nombre libro.xls (Versiones antiguas desde Excel 2003) y nombre libro.xlsx (Versiones mayores desde Excel 2007) Los libros de Excel están compuestos por hojas Se pueden realizar cálculos con datos de una misma hoja, entre hojas del mismo libro y entre hojas de diferentes libros.

5 INTERFAZ USUARIO OFFICE 1.FICHA 2.GRUPO 3.COMANDO 1 1 2 2 3 3 CINTA DE OPCIONES

6 FICHAS CUANDO SON NECESARIAS 1.SELECCIONAR ELEMENTO DEL DOCUMENTO 2.APARECE LAS HERRAMIENTAS CONTEXTUALES Y LAS FICHAS 3.ESTAS FICHAS TIENEN OTROS CONTROLES 1 1 2 2 3 3

7 FICHAS DEL PROGRAMA Las fichas de programa reemplazan a las fichas estándar Ej.: Vista Preliminar

8 MENU La ficha ARCHIVO está ubicado en la esquina superior izquierda de la ventana y abre el menú como se muestra en la figura.

9 BARRA DE HERRAMIENTAS DE ACCESO RAPIDO Aparece de forma predeterminada en la parte superior de la ventana, y proporciona acceso rápido a herramientas que se usan con mas frecuencia. ACCESO RAPIDO

10 INICIADORES DE CUADROS DE DIALOGO Son pequeños iconos que aparecen en ciertos grupos, al dar click se abre un cuadro de diálogo o un panel de tareas que contiene más opciones relacionadas a dicho grupo. 1 1

11 BARRA DE EDICION O FORMULA Barra de edición o fórmulas nos permite ver el verdadero contenido de una celda o referencia. Además cuenta con el área de nombres, aquí se despliega la celda o referencia que Ud. Está ubicado. Insertar funciones. Área de edición Área de nombres Símbolo para insertar una función

12 PARTES DE HOJA Columnas: Excel tiene XFD columnas (65000 columnas) EJ.: Columna A Filas. Excel tiene 1’048.576 filas Ej.: Fila 16 Celda o Referencia: Intersección de una fila con una columna Ej. H15 Barra de desplazamiento vertical Barra de desplazamiento Horizontal Hojas del libro Ej.: Hoja1Hoja2 Desplazador de hojas Zoom: Aumenta o disminuye el tamaño de la información Tipos de presentación de la hoja: Normal, Diseño de página y Vista previa de salto de página

13 COLUMNAS Con las columna se puede hacer lo siguiente: Seleccionar columna o columnas. Insertar columnas Eliminar columnas Copiar columnas Mover Columnas Aumentar y disminuir el ancho de una columna

14 FILAS Con las filas se puede hacer lo siguiente: Seleccionar fila o filas. Insertar filas Eliminar filas Copiar filas Mover filas Aumentar y disminuir el ancho de una fila

15 MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO TeclaDescripciónTeclaDescripción CTRL+;Inserta la fecha actual.CTRL+ESelecciona toda la hoja de cálculo. CTRL+'Copia en la celda o en la barra de fórmulas una fórmula de la celda situada sobre la celda activa. Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+E se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+E una segunda vez, se selecciona toda la hoja de cálculo. CTRL+1Muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas. Cuando el punto de inserción está a la derecha de un nombre de función en una fórmula, muestra el cuadro de diálogo Argumentos de función. CTRL+2Aplica o quita el formato de negrita.CTRL+FMuestra el cuadro de diálogo Crear tabla. CTRL+3Aplica o quita el formato de cursiva.CTRL+GGuarda el archivo activo con el nombre de archivo, la ubicación y el formato de archivo actuales. CTRL+4Aplica o quita el formato de subrayado. CTRL+IMuestra el cuadro de diálogo Ir a. CTRL+5Aplica o quita el formato de tachado. F5 también muestra este cuadro de diálogo. CTRL+6Cambia entre ocultar y mostrar objetos. CTRL+JUtiliza el comando Rellenar hacia abajo para copiar el contenido y el formato de la celda situada más arriba de un rango seleccionado a las celdas de abajo. CTRL+8Muestra u oculta símbolos de esquema. CTRL+KAplica o quita el formato de cursiva. CTRL+9Oculta filas seleccionadas.CTRL+LMuestra el cuadro de diálogo Crear tabla. CTRL+0Oculta columnas seleccionadas.CTRL+NAplica o quita el formato de negrita. CTRL+AMuestra el cuadro de diálogo Abrir para abrir o buscar un archivo. CTRL+PMuestra la ficha Imprimir de Vista Backstage de Microsoft Office. CTRL+MAYÚS+O selecciona todas las celdas que contienen comentarios. CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada.

16 MÉTODOS ABREVIADOS DE TECLADO TeclaDescripciónTeclaDescripción CTRL+BMuestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Buscar seleccionada. CTRL+RCierra la ventana del libro seleccionado. MAYÚS+F5 también muestra esta ficha, mientras que MAYÚS+F4 repite la última acción de Buscar. CTRL+SAplica o quita el formato de subrayado. CTRL+MAYÚS+F abre el cuadro de diálogo Formato de celdas con la ficha Fuente seleccionada. CTRL+MAYÚS+U cambia entre expandir y contraer de la barra de fórmulas. CTRL+BMuestra el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar con la ficha Reemplazar seleccionada. CTRL+UCrea un nuevo libro en blanco. CTRL+CCopia las celdas seleccionadas.CTRL+VInserta el contenido del Portapapeles en el punto de inserción y reemplaza cualquier selección. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda. CTRL+DUtiliza el comando Rellenar hacia la derecha para copiar el contenido y el formato de la celda situada más a la izquierda de un rango seleccionado a las celdas de la derecha. CTRL+ALT+V muestra el cuadro de diálogo Pegado especial. Disponible solamente después de haber cortado o copiado un objeto, texto o el contenido de una celda en una hoja de cálculo o en otro programa. CTRL+XCorta las celdas seleccionadas. CTRL+YRepite el último comando o acción, si es posible. CTRL+ZUtiliza el comando Deshacer para invertir el último comando o eliminar la última entrada que escribió

17 TIPOS DE DATOS TIPO NUMERO9,99999999999999E+307 / -1E-307 TEXTOMáximo 32.767 caracteres FECHAMínimo 01/01/1900 Máximo 31/12/9999 HORA10:15:42 LOGICOVerdadero / falso

18 GENERACION DE SERIES Vamos a realizar el ejemplo más sencillo Generar los numero del 1 al 10 1.- Digitar el número 1 en una celda 2.- Colocar el puntero del mouse en la esquina inferior derecha de la celda donde esta el número. (forma del mouse +) 3.- Teniendo presionado el clic derecho arrastrar 10 filas hacia abajo y le aparece el siguiente menú contextual 4.- Dar clic en la opción Rellenar Serie 5.- Si Desea rellenar con incrementos en el paso 4 seleccionar la opción Series donde puede digitar el incremento el límite hasta don desea rellenar y si desea en columna o fila

19 COPIAR MOVER Y ELIMINAR DATOS Existen varias formas de copiar: Ctrl + c Click derecho sobre el rango seleccionado seleccionar COPIAR En la ficha INICIO, grupo PORTAPAPELES se puede seleccionar la opción COPIAR Arrastrando las celdas seleccionadas, siempre y cuando se tenga apuntando con el cursor en la esquina inferior derecha del rango seleccionado Cuando es una lista doble clic en la esquina inferior derecha y se copia automáticamente hasta la última fila que tiene dato.

20 COPIAR MOVER Y ELIMINAR DATOS Existen varias formas de cortar o mover los datos de un lugar a otro. Ctrl + x Click derecho sobre el rango seleccionado seleccionar CORTAR En la ficha INICIO, grupo PORTAPAPELES se puede seleccionar la opción CORTAR Arrastrando las celdas seleccionadas, siempre y cunado se tenga apuntando con el cursor en la esquina inferior derecha del rango seleccionado

21 COPIAR MOVER Y ELIMINAR DATOS Para eliminar datos: Primero seleccionar el rango y luego presionar la tecla suprimir SUPR o DEL Otra manera es dar clic derecho sobre lo seleccionado y seleccionar la opción BORRAR CONTENIDO

22 FORMATO QUE ES FORMATO: Formato es dar características al contenido de una celda, es decir mejorar la presentación de los datos. Dentro de la ficha INICIO se tiene los siguientes grupos: FUENTE dentro de este grupo existen comandos que nos facilita Cambiar el tipo de fuente o letra Negrita Cursiva Subrayado Tamaño de la fuente o letra Bordes Color de relleno de la celda Color de la fuente Aumentar tamaño de la fuente Disminuir el tamaño de la fuente

23 FORMATO Dentro de la ficha INICIO se tiene los siguientes grupos: ALINEACION dentro de este grupo existen comandos que nos facilita El contenido del texto se puede justificar hacia arriba, abajo, derecha e izquierda Centrar el contenido verticalmente y horizontalmente Cambiar la orientación del contenido de la celda Aumentar y disminuir sangría Ajustar Texto, aumenta automáticamente la altura de la fila y mantiene el ancho de la columna hasta que se despliegue toda la información dentro de la celda Combinar y Centrar se puede seleccionar un rango de celdas y combinarlas

24 FORMATO Dentro de la ficha INICIO se tiene los siguientes grupos: NUMERO dentro de este grupo existen comandos que nos facilita Formato de número. Número Moneda Contabilidad Fecha corta Fecha Larga Hora Porcentaje Fracción Científica Aumentar y disminuir decimales. Estilo de millares

25 FORMULAS Símbolos matemáticos Suma + Resta- Multiplicación* División/ Potencia^ Prioridades Aritméticas 1.Paréntesis desde las internas hasta la más externa () 2.Multiplicaciones y divisiones de izquierda a derecha 3.Sumas y restas de izquierda a derecha

26 FORMULAS NOTA IMPORTANTES: En excel para hacer formulas siempre pero siempre se tiene que anteponer el signo igual “=“ =(100-(50/(20-36/2))+10)-10*(5-2) Este ejercicio Excel lo resolvería en este orden (100-(50/(20-18))+10)-10*(5-2) (100-(50/2)+10)-10*(5-2) (100-25+10)-10*(5-2) (75+10)-10*(5-2) 85-10*(5-2) 85-10*3 85-30 55

27 COPIAR MOVER FORMULAS Si en la celda o referencia D1 tiene la formula =A5+C6 Si copiamos esta formula a la celda D2, la formula cambia a: =A6+C7 (se mueven las filas) Si copiamos la primera fórmula a la celda E1, la formula cambia a =B5+D6 (se mueven las columnas) Si la primera formula copiamos a la celda E2, la formula cambia a =B6+D7 (se mueven las columnas y la filas)

28 COPIAR MOVER FORMULAS Cuando se copia o se mueve una formula, las celdas o referencias de la formula también se cambiaran tantas columnas o filas se haya desplazado para pegar dicha formula. NOTA: No se puede hacer operaciones aritméticas entre celdas que tengan números y textos, porque da error #VALOR! Ej.: Si A1 tiene el valor de 10 y B1 tiene el texto CCQ y si sumo =A1+B1 da el error de #VALOR!

29 OPERACIONES BASICAS Ejercicio: 1.Si un biberón se llena con 0,25 litros de leche, se tiene 20 litros de leche. Cuantos biberones se puede preparar? En este ejemplo se tiene que dividir 20 litros que nos donaron para 0,25 litros que puede contener cada biberón

30 OPERACIONES BASICAS Una empresa de bienes raíces vende terrenos de forma cuadrada. Se necesita saber. Cuánto cuesta el terreno, si el lado del mismo es de 10 metros y el precio por m² es de $85,00? Area de cuadrado = lado * lado

31 OPERACIONES BASICAS La empresa decide ganar el 5% de rentabilidad con respecto al costo unitario. Pvp = costo unitario + costo unitario * 5%

32 BUSCAR Y REEEMPLAZAR Presionando Ctrl+B se abre la siguiente ventana En la primera ventana sirve solo para buscar un texto, dentro de una hoja o en todo libro En la Segunda ventana dando clic en la pestaña Reemplazar, se puede buscar y reemplazar el texto buscado por otro texto

33 ORDENAR En la ficha DATOS se tiene el comando ORDENAR

34 ORDENAR Al dar clic en AGREGAR NIVEL, se puede seleccionar la columna que se desea ordenar, La columna seleccionada se puede ordenar por valores, color de la celda, color de la fuente y por iconos. Criterio de ordenación, es decir en forma ascendente o descendente.

35 ORDENAR Al dar clic en AGREGAR NIVEL, se puede seleccionar la columna que se desea ordenar, La columna seleccionada se puede ordenar por valores, color de la celda, color de la fuente y por iconos. Criterio de ordenación, es decir en forma ascendente o descendente.

36 ORDENAR Se puede tener varios niveles de ordenación es decir varias columnas, y sobre una misma columna diferentes tipos de ordenamiento.

37 INMOVILIZAR Cuando se tiene una lista muy grande de datos y en la primera fila están los rótulos que nos indican que contiene cada columna, cuando nos desplazamos hacia abajo no sabemos de que se trata cada columna Ej.:

38 INMOVILIZAR Con inmovilizar podemos congelar o inmovilizar por filas, columnas o ambos a la vez para identificar de que información que contiene las columnas, filas o ambas a la vez. En la ficha VISTA en el grupo VENTANA tiene el comando INMOVILIZAR

39 INMOVILIZAR Ej. En la siguiente lista voy a inmovilizar la primera fila, me ubico en cualquier parte de la lista y selecciono INMOVILIZAR FILA SUPERIOR Si me desplazo hacia abajo se mantiene fila la fila A, fíjese estoy en la fila 162 y sigo con los rótulos de la primera columna

40 INMOVILIZAR En las gráficas de arriba se mantiene fija la columna de la cédula Én las gráficas de arriba se mantiene fija la columna A y B y la fila 1

41 INMOVILIZAR Para eliminar la inmovilización, si es que Ud. Inmovilizó anteriormente le aparece en la ficha VISTA en el grupo VENTANA en el comando INMOVILIZAR la opción MOVILIZAR PANELES

42 DIVIDIR VENTANA DIVIDIR VENTANA se utiliza para ver varias partes distintas, por la ficha VISTA en el grupo VENTANA en el comando DIVIDIR, y para quitar se va por la misma opción.

43 DIVIDIR VENTANA Ud. Puede dar clic en cualquiera de los cuadrantes y desplazarse en cualquier dirección 12 34 Si doy clic en 1 o en 2 y me desplazo verticalmente el 3 y 4 no se mueven. Si doy clic en 3 o 4 y me desplazo verticalmente el 1 y 2 no se mueven. Lo mismo sucede en forma horizontal. Para quitar la división se va por la misma opción de DIVISION

44 ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA Cuando el usuario necesita que cierta información se repita en todas las páginas a imprimir, Excel le facilita porque Ud. puede agregar tanto en la parte superior de la página ENCABEZADO DE PAGINA, en la parte inferior de la página PIE DE PAGINA Ej.: Número de página, logo de la empresa, nombre de la persona que realizó este trabajo, etc.

45 ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA Vamos a insertar el logo de la empresa a la izquierda, en el centro el nombre del documento y a la derecha el número de página. En el pie de página insertamos nombre de la persona que hizo el trabajo y el cargo de dicha persona a la izquierda y la fecha a la derecha

46 ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA Microsoft le tiene datos predeterminados es decir diseños de encabezados y pies de pagina que Ud. Solo puede seleccionar dependiendo su necesidad

47 ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA Al dar clic en encabez. y pie pag. Se nos despliega las Herramientas para encabezado y pie de página, y por otra lado el área del Encabezado divido en izquierda, centro y derecha donde podemos insertar información que necesitamos que se repita en todas las hojas a imprimir, lo mismo con el pie de página.

48 ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA

49 DISEÑO DE PÁGINA Excel nos facilita organizar nuestro informe con la ficha DISEÑO DE PÁGINA con la cual podemos: Modificar márgenes Orientación del papel Tamaño de la hoja Restablecer área de impresión (esto es para imprimir sólo lo que se desea imprimir) Imprimir títulos Ajustar área de impresión (es cuando uno desea que todo el informe se imprima en una sola hoja)

50 DISEÑO DE PÁGINA Excel nos facilita organizar nuestro informe con la ficha DISEÑO DE PÁGINA con la cual podemos: Modificar márgenes Orientación del papel Tamaño de la hoja Restablecer área de impresión (esto es para imprimir sólo lo que se desea imprimir) Imprimir títulos Ajustar área de impresión (es cuando uno desea que todo el informe se imprima en una sola hoja)

51 IMPRESION En esta ventana se selccionan las impresora. Se puede dar diseño a la página

52 FIN Suerte a todos Ud. con las nuevas herramientas de Office.