Sistema de Gestión Documental

Presentación del tema: "Sistema de Gestión Documental"— Transcripción de la presentación:

1 Sistema de Gestión Documental

2 Fondo Documental Acumulado del ITM
Fondo Acumulado de Departamento de Personal: clasificado, ordenado e inventariado. 266 series. Actas de Comité de Salud Ocupacional Actas del Comité de Selección de servicios personales. Informes de gestión. Actas del Comité de Capacitación. Actas de Evaluación de Comité de Personal Docente. Historias laborales y de contratistas clasificadas y ordenadas ajustadas a la normativa de Departamento Administrativo de la Función Pública: 1680

3 Otros Logros 3 Certificaciones en competencias laborales en organización de archivos de gestión, y organización de archivos centrales. Archivos Electrónico y Directriz cero papel Participación en los Consejos Municipal y Departamental de archivos., y en el Congreso Nacional de Archivos Informes para Gobierno en Línea Inventario Único Documental . Actualización del Comité Interno de Archivo del ITM. Actualización de la tabla de retención documental. Proyecto de resolución de la tabla de valoración documental para el fondo acumulado del ITM Mensajería: diligencias. Obras civiles de archivo histórico del ITM, sede Prado: en ejecución Dotación de archivo histórico: en proceso de contratación

4 Sistema de Gestión de la Calidad

5 Proceso Gestión Jurídica
Revisión de mapa de riesgos e identificación, Modificaciones o mejoras, y notificación de ellos a la dirección de planeación Revisión y actualización de las fichas técnicas de indicadores de gestión. Notificación a la dirección de planeación.  

6 Quejas, Reclamos y Sugerencias
Actualización Documentos: Instructivo para diligenciar quejas, reclamos y solicitudes Diseño de un nuevo instructivo para dar respuesta a las quejas, reclamos y sugerencias Instructivo para generación de reportes y estadísticas sistemas qrs. Instructivo para tramitar solicitudes de información, qrs por medios diferentes a la web  Actualización de los responsables de atender las qrs en el aplicativo institucional, de acuerdo con la plan de cargos actual. Identificación de preguntas pertinentes para evaluar el grado de satisfacción de los usuarios de qrs. Avisos de vencimiento de plazos para dar respuestas

7 Normograma Actualización Normograma. Planeación Área Física Bienestar
Control Interno Departamento Comercial Financiera Secretaria General

8 Reglamentos Actualización de reglamentos: Aprobados: Archivo central
Manejo de bienes muebles e inventarios Estatutos de club deportivo ITM Para Aprobación de consejo directivo: reglamento de posgrados Propiedad intelectual Estatuto de cátedra Para adopción por resolución rectoral: Biblioteca Contratación Buenas prácticas de comunicaciones

9 Informe de contratos a septiembre 30 de 2012
Invitaciones para licitaciones Contratación: Concurso De Méritos 1 Selección Abreviada 42 Mínima Cuantía 101 Secretaría General: Prestación De Servicios 489 $ Suministro $ Obra $ Adiciones a contratos $ Arrendamiento $ Interadministrativos $ TOTAL $ ,

10 Informe de contratos a septiembre 30 de 2012
ASESORÍA JURÍDICA: Prestación de Servicios $ Compraventa $ Suministro: $ Obra $ Consultoría: $ Arrendamiento $ Adiciones a contratos $ TOTAL $ DEPARTAMENTO COMERCIAL: Prestación de servicios $ Compraventa $ Suministro $ Consultoría $ Arrendamiento $ Obra $ Adiciones a contratos $ TOTAL $ ,

11 Informes a Órganos de Control y Reportes al SECOP
Personería. periodicidad mensual: 6 informes Municipio de Medellín. periodicidad mensual: 6 contratos de obra. Contraloría. periodicidad bimensual: 3 informes. Actualización reportes al SECOP. Tutelas: 3 Demandas: Derechos de Petición: Recibidos y radicados . 82 Respuestas Radicadas. Procesos de elección de representantes: 3 Convocatorias