Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA Al 30 de septiembre de 2007 Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP)

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1 Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA Al 30 de septiembre de 2007 Comisión de Asuntos Administrativos y Presupuestarios (CAAP) 1 SECRETARIA DE ADMINISTRACION Y FINANZAS Octubre 2007

2 8/22/20152 ¿Qué incluye esta presentación? I. Contexto II.Contenido del informe y resultados del 3er trimestre de la administración de recursos III. Siguientes pasos para la CAAP y la SG/OEA Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

3 8/22/20153 I Contexto Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

4 8/22/20154 Contexto Junta de Auditores Externos ■ Informa al Consejo Permanente y al Secretario General. ■ Identifica aspectos de control interno y oportunidades para incrementar eficiencia. ■ Supervisa la auditoría anual de cuentas a los estados financieros. Conducidas por la firma de auditores externos. ■ Evalúa recursos, trabajo y planes de la OIG. ■ Recomienda medidas correctivas y seguimiento. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

5 8/22/20155 Contexto Recomendación de la Junta de Auditores Externos “Continuar desarrollando informes financieros que proporcionan, en lo posible, una conexión entre el uso de recursos y logros de metas estratégicas y objetivos de un modo que sea útil a los Estados Miembros, a la Administración y a los donantes …” Auditoría Anual de Cuentas Informes TrimestralesPrograma Presupuesto Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

6 Contexto Ciclo Administrativo Anual de la OEA: Auditoría Anual, Programa Presupuesto e Informes Trimestrales alineados a la Agenda de la CAAP Jun 30 Mar 31 1 er Informe Trimestral 2 do Informe trimestral Sep 30 3 er Informe Trimestral Dic 31 Ene 1 Publicación de la Auditoria Anual de Cuentas Fase 2 La SAF incorpora insumos presupuestarios Fase 1 Formulación y planificación del Programa Presupuesto Fase 6 Publicación y distribución del Presupuesto dentro de los 60 días posteriores a la aprobación Fase 5 (Jun 1 – Jun 6) Aprobación del Programa Presupuesto por la AG Fase 4 Discusión y revisión de la CAAP y recomendaciones para el Comité Preparatorio 15 días previo a la AG Fase 3 Análisis, preparación y presentación del Presupuesto 90 días previo a la AG Publicación del Programa- Presupuesto del FR Planificación financiera anual y evaluación de rendimiento Auditoría preliminar de Cuentas (SEP a OCT) Auditoría de Cuentas (ENE a ABR) Informe de la Junta de Auditores Externos (finales de MAR) Indicadores Auditoría Anual Programa-Presupuesto FR Informes Trimestrales

7 8/22/20157 II Contenido del informe y resultados del 3er trimestre de la administración de recursos Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

8 8/22/20158 Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA ■ Si bien es una fuente no auditada, es una fuente de información fehaciente para los Estados Miembros, la Administración y donantes. ■ Provee una fuente administrativa confiable de la situación de la Organización, hasta la fecha del informe. ■Provee el status en el que se encuentran las recomendaciones de la Junta de los Auditores Externos. ■ Evalúa el rendimiento de los componentes que forman parte del Ciclo Administrativo Anual de la OEA. ■ Identifica riesgos y oportunidades administrativas dentro de la SG/OEA. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

9 8/22/20159 Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA ■ El formato del informe es similar a aquellos de organizaciones privadas y públicas: Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07 Discusión de Gestión y Análisis Provee un panorama sobre la situación financiera de la Organización y un informe sobre el estado de otras actividades administrativas. SECCION I Estados Financieros e Informes Provee estados financieros y proyecciones detalladas. SECCION II

10 8/22/201510 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Ejecución del presupuesto al 30 de septiembre de 2007 (páginas 4-5) ■ La mayoría del presupuesto aprobado ha sido comprometido, dado que las áreas han obligado más del 95%. ■ El nivel de presupuesto comprometido permite a las áreas poca o ninguna flexibilidad de ejecución en el último trimestre de 2007. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

11 8/22/201511 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Pago de cuotas al 30 de septiembre de 2007 (páginas 6-7) ■ Para el tercer trimestre de 2007, los pagos de cuotas han excedido al de años anteriores (Cuadro 3), mientras que los atrasos se encuentran en el nivel más bajo de los últimos seis años (Cuadro 4). Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

12 8/22/201512 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Análisis de Liquidez del Fondo Regular al 30 de septiembre de 2007 (páginas 7-8) ■ Considerando la ausencia de planes de pago de cuotas de la mayoría de los Estados Miembros al inicio del año, las proyecciones del efectivo se basan principalmente en información histórica. En adición a la proyección de los planes de pago, la proyección de flujo de caja toma en cuenta los pagos de las cuotas asignadas de 2007 de $6.4 millones y un adelanto de $4.9 millones de cuota para 2008, basado en conversaciones informales con Estados Miembros. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07 Respaldado por planes de pago: OCTUBRE $0.06 milliones DICIEMBRE $11.4 milliones

13 8/22/201513 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Superávit o déficit financiero ■ El Subfondo de Reserva es un alivio temporal para financiar la ejecución presupuestaria en espera del recibo total de las cuotas y otros ingresos programados en el Presupuesto del Fondo Regular. ■ Un superávit o déficit financiero es la diferencia entre recursos proyectados de financiamiento y el financiamiento real. ■ Los déficits financieros continuos tienen una impacto directo desfavorable en el Subfondo de Reserva y no son sostenibles a largo plazo. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

14 8/22/201514 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Superávit o déficit financiero Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07  Hasta el 30 de septiembre de 2007, existe un déficit financiero de $18.5 millones ($65.9 - $84.4).  Para fin de año, la SG/OEA estima que los $2.9 millones que recibirá del Subfondo de Reserva no serán necesarios para financiar el Programa Presupuesto 2007.  Además, aproximadamente $1.8 millones en el aumentarán el Subfondo de Reserva.  El Subfondo de Reserva será incrementado adicionalmente con recursos no apropiados.

15 8/22/201515 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Fondos Específicos al 30 de septiembre de 2007 (páginas 12-14) ■ El nivel de contribuciones a Fondos Específicos alcanzó $40.7 millones, lo cual esta por debajo del nivel de los tres años anteriores, como se detalla a continuación: ■ Proyecciones de Fondos Específicos son impredecibles. ■ La SG/OEA necesita la habilidad de expandirse y contraerse en relación al nivel de contribuciones a Fondos Específicos. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

16 8/22/201516 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Auditoría Anual de Cuentas de la OEA (páginas 15-16) ■ Aunque existe una demora, Ernest and Young ha sido seleccionada para conducir la Auditoría Anual de Cuentas de la SG/OEA. ■ En cuanto a la Junta de Auditores Externos, el Sr. Joseph Freamo y el Sr. Terrance S. Bastian han sido elegidos para cumplir un período de tres y dos años, respectivamente. ■ El tercer miembro de la Junta, actuando en su ultimo año como Miembro y Presidente de la Junta continua siendo el Sr. Howard Krongard. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

17 8/22/201517 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Recuperación de Costos Indirectos (ICR) al 30 de septiembre de 2007 (páginas 17 - 18) ■ La Secretaría General está trabajando estrechamente con Dependencias Primarias (e.i. Secretarías Ejecutivas de la SG/OEA) para consolidar la política nueva de ICR emitida el 29 de mayo de 2007. ■ Estos esfuerzos se han centrado principalmente en conceptos de administración de proyectos (e.i. costeo adecuado), mediante una nueva comisión interdepartamental en asuntos administrativos. ■ Las recaudaciones de ICR no alcanzarán las expectativas, considerando la fase de transición de la nueva política de ICR: i.La política de ICR emitió en mayo de 2007; ii.Cláusula de exención por derechos adquiridos “Grandfathering ” de acuerdos existentes; y iii.Contribuciones de Fondos Específicos inferiores a lo proyectado. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

18 8/22/201518 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Recursos Humanos al 30 de septiembre de 2007 (páginas 19-23) ■ El Reporte de Personal es el siguiente: ■ La SG/OEA actualmente está desarrollando un informe que analiza la representación geográfica dentro de la OEA. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07 ■ A sugerencia de la Junta de Auditores Externos, la SG/OEA ha contratado a un experto de Naciones Unidas en clasificación de puestos para revisar las descripciones de funciones. ■ La SG/OEA está implementando actualmente un nuevo Sistema de Evaluación de Desempeño para alinear los objetivos individuales con las metas de la Organización.

19 8/22/201519 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Instalaciones de la OEA al 30 de septiembre de 2007 (páginas 23-24) ■ El Programa Presupuesto aprobado del Fondo Regular de 2007 asignó a la Secretaría General $4.8 millones para la hipoteca, administración y mantenimiento de sus instalaciones. Además, estos costos están cubiertos con ingresos de alquiler como se detalla a continuación. El saldo disponible al 30 de septiembre de 2007 es $909 mil. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

20 8/22/201520 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Servicios de Información Tecnológica (IT) (páginas 25-26) ■ La Secretaría General está actualizando diversos niveles de equipo y software en estrecha colaboración con los usuarios. ■ Esta actualización ayudará a lograr que OASES sea compatible con innovaciones tecnológicas y al mismo tiempo que sean de uso fácil para los usuarios, estableciendo la base para implementar actualizaciones futuras tales como la Administración de Proyectos de Oracle. ■ Esta herramienta incluirá el ciclo de vida del proyecto en su totalidad, desde la planificación de presupuestos hasta la evaluación del desempeño, permitiendo a los administradores operar de una manera más eficiente y eficaz. ■ Otros proyectos importantes de IT durante este año: i) Topología de una red actualizada para el Edificio Principal; ii) Actualización del Sistema de Mensajes de llamadas telefónicas; iii) Sistema de Comunicación Segura (Groove); iv) Sistema de Difusión del Correo Electrónico de la OEA (OAS Mail Manager), entre otros. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

21 8/22/201521 Puntos sobresalientes de los resultados del 3er trimestre Servicios de adquisiciones (páginas 27-31) ■ La Junta de los Auditores Externos ha recomendado “continuar fortaleciendo el proceso de supervisión de los CPR. Elaborar un plan para administrar el proceso de los CPR …” ■ La SG/OEA ha iniciado una revisión global de los requisitos y procesos de los CPR para mejorar la aplicación de este mecanismo de contratación. ■ En cuanto a las actividades relacionadas con viajes, la SG/OEA a contratado, desde febrero, a Omega World Travel (Omega), mejorando la contabilidad y supervisión de viajes, al igual que el alcance de los informes. ■ En cuanto a los activos fijos, la Junta recomendó “Mejorar la conciliación de los activos fijos haciendo un seguimiento de los datos y cuentas de inventario.” La SG/OEA actualizará el software de Activos Fijos de Oracle durante 2008 para automatizar la administración de activos de la OEA, simplificando tareas de contabilidad tales como la conciliación. Informe Trimestral sobre la Administración de Recursos de la OEA hasta Sep 07

22 8/22/201522 III Siguientes pasos para la CAAP y la Secretaría General PLAN OPERATIVO – SECCION DBFS/FRC

23 8/22/201523 Siguientes pasos para la CAAP y la Secretaría General ■ Presentar una metodología para fijar la escala de asignación de cuotas aprobada por el Consejo Permanente y la Asamblea General. ■ Apoyar la aprobación de la Asamblea General del Programa- Presupuesto de 2009. ■ Iniciar sesiones de adiestramiento para el personal de la SG/OEA sobre normas de contabilidad internacionalmente aceptadas. ■ Continuar con la consolidación de la gestión de proyectos con la nueva política de ICR. ■ Atender las necesidades de Recursos Humanos en áreas críticas. ■ Reformular mecanismos de compras y contrataciones para personal de apoyo temporal. PLAN OPERATIVO – SECCION DBFS/FRCCP19079s