1: Introducción, Fundamentos, Errores Clásicos

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1 1: Introducción, Fundamentos, Errores Clásicos
Project Management 1: Introducción, Fundamentos, Errores Clásicos Principios De Project Management, 2006

2 Principios De Project Management, 2006
Presentación Curso básico, Items administrativos Introducciones Fundamentos Errores Clásicos Principios De Project Management, 2006

3 Revisión Programa de Estudios
Categorías Exámenes Asignaciones Proyectos Participación en Clase Sesiones Principios De Project Management, 2006

4 Principios De Project Management, 2006
Textos Necesarios Apuntes de clases. Lectura recomendada Documentos a facilitar, papers, web, etc. Principios De Project Management, 2006

5 Principios De Project Management, 2006
El Campo Trabajos: ¿que hay de ello? Organizaciones Profesionales Project Management Institute (PMI) (pmi.org) PMI Chilean Chapter IEEE Certificaciones PMI PMP The “PMBOK” – PMI Body of Knowledge Herramientas MS Project Principios De Project Management, 2006

6 Principios De Project Management, 2006
El Campo Salario promedio de un PM: $ (EEUU) Certificación PMI es un 14% del salario, aprox. Certificaciones PMI en números: 1993: 1,000; 2002: 40,000 Principios De Project Management, 2006

7 Fundamentos de trabajo
Habilidades requeridas Posición y rol de PM Procesos Principios De Project Management, 2006

8 Habilidades de Project Management
Liderazgo Comunicación Solucionar problemas Negociación Influenciar la organización Mentor Expertise de proceso y técnico Principios De Project Management, 2006

9 Posición del Project Manager
Administrador / Coordinador del Proyecto Asistente del Project Manager Gerente de Proyecto / Gerente de Programa Gerente Ejecutivo de Programa Principios De Project Management, 2006

10 Telecom Project Management
Principios De Project Management, 2006

11 Historia del PM muy breve
Nacimiento del PM: Manhattan Project (La bomba) 1970’s: milicia, defensa, industria de la construcción fueron usando software PM 1990’s: gran cambio a los modelos PM : Re-ingeniería, equipos auto dirigidos : gestión del riesgo, project offices 2000: proyectos global Principios De Project Management, 2006

12 Principios De Project Management, 2006
¿Qué es un proyecto? Definición PMI Un proyecto es una tarea de carácter temporal dirigida a crear un producto o servicio único. Elaborado progresivamente Con elementos repetitivos Un project manager Analogía: conductor, entrenador, capitán Principios De Project Management, 2006

13 Project vs. Telecom Management
¿Qué es un “servicio de telecomunicaciones”? Sobre todo diferencias de escala A menudo un número de proyectos relacionados Más largo que proyectos “comunes” Las definiciones varían Ex: Telecom Manager para instalar antenas WiMAX Principios De Project Management, 2006

14 Interacciones / Stakeholders
Como un PM, ¿con quién interactúas? Interesados (stakeholders) en el proyecto Sponsor del proyecto Ejecutivos Team, equipo de trabajo Clientes Contratistas Gerentes funcionales Principios De Project Management, 2006

15 Herramientas PM: Software
Low-end Características Básicas, administración de tareas, planes MS Excel, Milestones Simplicity Mid-market Manejan grandes proyectos, múltiples proyectos, herramientas de análisis MS Project (aprox. 50% del mercado) High-end Muy grandes proyectos, necesidades especiales, empresas corporativas Primavera Project Manager Principios De Project Management, 2006

16 Herramientas: Carta Gantt
Principios De Project Management, 2006

17 Herramientas: Diagrama de Red
Principios De Project Management, 2006

18 9 Área del Conocimiento PMI
Integración (Project integration management) Alcance (Scope) Tiempo (Time) Costo (Cost) Calidad (Quality) Recursos humanos (Human resource) Comunicaciones (Communications) Riesgo (Risk) Adquisiciones (Procurement) Principios De Project Management, 2006

19 Principios De Project Management, 2006
Primeros Principios Un tamaño no acomoda todo Espectros Tipos de Proyectos Tamaños Formalidad y rigor Principios De Project Management, 2006

20 Porqué desarrollo rápido
Entrega más rápida Riesgo reducido Visibilidad creciente al cliente No abandonar la calidad del trabajo Principios De Project Management, 2006

21 Principios De Project Management, 2006
Estrategia Evasión del error clásico Fundamentos de desarrollo Gestión del riesgo Prácticas orientadas a itinerarios Principios De Project Management, 2006

22 Cuatro dimensiones del proyecto
Personas Proceso Producto Tecnología Principios De Project Management, 2006

23 Triángulo de Trade-off
Rápido, barato, bueno. Elegirlos bien y equilibrarlos. Principios De Project Management, 2006

24 Triángulo de Trade-off
Saber cuáles de éstos son fijos y variables para cada proyecto Principios De Project Management, 2006

25 Principios De Project Management, 2006
Personas “Es siempre un problema de la gente ” Gerald Weinberg, “The Secrets of Consulting” Productividad del desarrollador: rango de 10-a-1 Mejoras: Selección de equipo de trabajo Organización del equipo de trabajo Motivación Principios De Project Management, 2006

26 Principios De Project Management, 2006
Personas Otros factores de éxito Asignar personas a tareas Desarrollo de carrera Balance: individuo y equipo Comunicación clara Principios De Project Management, 2006

27 Principios De Project Management, 2006
Proceso ¿Es sofocante el proceso? 2 Tipos: Gerencial & Técnico Fundamento de desarrollo Garantía de calidad Gestión del riesgo Planificación del ciclo de vida Evitar el abuso de negligencia Principios De Project Management, 2006

28 Principios De Project Management, 2006
Proceso Orientación del cliente Mejora de la madurez del proceso Evitar reinicios Principios De Project Management, 2006

29 Principios De Project Management, 2006
Producto La dimensión “tangible” Gestión del tamaño del producto Características y requisitos del producto Principios De Project Management, 2006

30 Principios De Project Management, 2006
Tecnología A menudo la dimensión menos importante Selección de lenguaje y herramientas Valor y costo de reutilización Principios De Project Management, 2006

31 Principios De Project Management, 2006
Planificación Determinar los requisitos Determinar los recursos Seleccionar el modelo del ciclo de vida Determinar la estrategia de las características de producto Principios De Project Management, 2006

32 Principios De Project Management, 2006
Seguimiento Costo, esfuerzo, itinerario Planificado vs. Actual ¿Cómo dirigir cuando las cosas se salen del plan? Principios De Project Management, 2006

33 Principios De Project Management, 2006
Medidas A la fecha y lo proyectado Costo Itinerario (Schedule) Esfuerzo Características del producto Alternativas Análisis de Valor Ganado (Earned Value Analysis) Tasa defecto Productividad Complejidad Principios De Project Management, 2006

34 Principios De Project Management, 2006
Fundamentos Técnicos Requerimientos Análisis Diseño Construcción Calidad de las Promesas (seguridad) Despliegue Principios De Project Management, 2006

35 Etapas de Evaluación de Proyectos
Principios De Project Management, 2006

36 Principios De Project Management, 2006
Fases de un Proyecto Todos los proyectos son divididos en fases Todas las fases juntas son conocidas como El Ciclo de Vida del Proyecto Cada fase es marcada a medida que se completan los Entregables (Deliverables) Identificar la fase primaria de un proyecto telecom Principios De Project Management, 2006

37 Ciclo de Vida: Relaciones
Principios De Project Management, 2006

38 Ciclo de Vida de un Producto
Otra mirada del ciclo de vida del producto es: Principios De Project Management, 2006

39 Proyecto de cinco fases
Ejemplo de desarrollo y lanzamiento al mercado de un nuevo servicio: Principios De Project Management, 2006

40 Principios De Project Management, 2006
Errores Clásicos “Súplicas Seductivas” Tipos Persona-Relacionado Proceso-Relacionado Producto-Relacionado Tecnología-Relacionado Principios De Project Management, 2006

41 Errores Persona-Relacionado Parte 1
Motivación mermada Personal débil Débil vs Joven Empleados problemáticos Heroísmo Adición de gente a un proyecto retrasado Principios De Project Management, 2006

42 Errores Persona-Relacionado Parte 2
Oficinas ruidosas, apretadas Fricción entre Desarrollador y Cliente Expectativas poco realistas Optimismo desmedido Principios De Project Management, 2006

43 Errores Persona-Relacionado Parte 3
Carencia de patrocinio eficaz del proyecto Carencia de un proveedor interesado Carencia de aportes del cliente Principios De Project Management, 2006

44 Errores Proceso-Relacionado Parte 1
Cronogramas (Schedules) optimistas Gestión del riesgo insuficiente Falta de contratista Planificación insuficiente Abandono del plan bajo presión Principios De Project Management, 2006

45 Errores Proceso-Relacionado Parte 2
Tiempo perdido durante el inicio difuso del proyecto “Cortocircuitos” en actividades “aguas arriba” Diseño inadecuado “Cortocircuitos” en la garantía de calidad Principios De Project Management, 2006

46 Errores Proceso-Relacionado Parte 3
Gestión del control insuficiente Omitir tareas importantes para cumplir presupuesto Planificación para lograr objetivos “después” Principios De Project Management, 2006

47 Errores Producto-Relacionado
Requerimientos muy elevados Características muy pobres Desarrollo muy “exquisito” Negociación “tira y afloja” Desarrollo orientado a la investigación Principios De Project Management, 2006

48 Errores Tecnología-Relacionado
Sobreestimación de ahorros en herramientas y nuevos métodos Cambio de herramientas a “medio proyecto” Principios De Project Management, 2006

49 Procesos, Organización
Project Management Procesos, Organización Principios De Project Management, 2006

50 Principios De Project Management, 2006
Hoy Fundamentos PMI Organización del Proyecto Selección del Proyecto Gestión del Portfolio del proyecto Enunciado del Trabajo (Statement Of Work, SOW) Carta del Proyecto (carta fundacional) Principios De Project Management, 2006

51 Tasa de éxito de proyectos
El informe 2001 de Standish Group demostró una clara mejora en el éxito de proyectos IT desde 1995 Tiempos excedidos: disminuido a 63% comparado a 222% Costos excedidos bajaron a 45% comparado a 189% Características requeridas aumentaron a 67% comparado a 61% En EEUU proyectos fueron exitosos vs de 1995 28% de los proyectos IT tuvieron éxito comparado a 16% Principios De Project Management, 2006

52 Tasa de éxito de proyectos
¿Por qué las Mejoras? Costo promedio reducido a la mitad Mejores herramientas para monitoreo y control Project Manager más expertos, más procesos, clientes más involucrados Y “el hecho de que hay procesos es significativo en sí mismo. “ Principios De Project Management, 2006

53 ¿Por qué los proyectos tienen éxito?
Cómo identificar un potencial de éxito en los proyectos ¿Qué métricas podrías mirar? Tamaño del Proyecto Duración del Proyecto Tamaño del team del Proyecto Principios De Project Management, 2006

54 ¿Por qué los proyectos tienen éxito?
Ayuda Ejecutiva Cliente involucrado Project Manager experimentado Objetivos de negocio claros Alcances minimizados Infraestructura de software estándar Requisitos básicos firmes Metodología formal Estimaciones confiables Standish Group “CHAOS 2001: A Recipe for Success” Principios De Project Management, 2006

55 ¿Por qué ayuda ejecutiva?
La gerencia superior puede ayudar a: Asegurar los recursos adecuados Conseguir la aprobación para las necesidades únicas del proyecto de una manera oportuna Recibir la cooperación de la gente a través de la organización Proporcionar liderazgo y guía Principios De Project Management, 2006

56 Principios De Project Management, 2006
Triada de Interesados 1. Representante de la función El “business person” El Experto del tema 2. Patrocinador ejecutivo Visionario y campeón del proyecto También “El General” No el Project Manager, Viejito Pascuero o el Técnico 3. Project Manager El “eje”, “parte fundamental” Debe ser “multi-lingüe” Principios De Project Management, 2006

57 Las 15 Funciones de trabajo de un PM
Evaluar los requisitos del proyecto Identificar y evaluar los riesgos Preparar plan de contingencia Identificar interdependencias Identificar y seguir los hitos críticos Participar en la revisión de las fases del proyecto Asegurar los recursos necesarios Manejar el proceso del control de cambio Reportar el estado del proyecto Definir el alcance del proyecto Identificar stakeholders, responsables, y procedimientos de escalada Desarrollar la lista de tareas detallada (work breakdown structures) Estimar requisitos de tiempo Desarrollar el organigrama inicial de la gestión del pryecto Identificar los recursos y el presupuesto requeridos *Northwest Center for Emerging Technologies, "Building a Foundation for Tomorrow: Skills Standards for Information Technology,"Belleview, WA, 1999 Principios De Project Management, 2006

58 Principios De Project Management, 2006
PMBOK Estructuras PM por A) Procesos B) Áreas del conocimiento Procesos: 2 tipos 1. Procesos PM: describiendo y organizando el trabajo del proyecto 2. Procesos Producto-orientados: especificando y construyendo el producto del proyecto Principios De Project Management, 2006

59 Principios De Project Management, 2006
Marco PMI Source: Project Management Institute Principios De Project Management, 2006

60 Los 5 grupos de proceso PMI
1. Iniciación 2. Planificación 3. Ejecución 4. Control 5. Cierre Nota: éstos se pueden repetir para cada fase Cada proceso es descrito por: Entradas Herramientas & Técnicas Salidas Principios De Project Management, 2006

61 Conceptualización de las Etapas
Principios De Project Management, 2006

62 Principios De Project Management, 2006
Grupos de Proceso PMI Source: Project Management Institute Principios De Project Management, 2006

63 PMI: Enlace de Procesos
Principios De Project Management, 2006

64 Interacciones de las Fases PMI
Principios De Project Management, 2006

65 Los 5 grupos de proceso PMI
Principios De Project Management, 2006

66 Principios De Project Management, 2006
PMI: Proceso de Inicio Entradas Descripción del Producto Plan Estratégico Criterios de selección del proyecto Información Histórica Salidas Carta del proyecto Project Manager asignado Restricciones Supuestos Principios De Project Management, 2006

67 PMI: Proceso de Planificación
Idear y mantener un esquema realizable para lograr el negocio necesitan que el proyecto fue iniciado para dirigirlo Planificación del Alcance Definición del Alcance Definición de la Actividad Orden de la Actividad Estimación de la Duración de la Actividad Planificación de Recursos Estimación de Costos Presupuesto de Costos Planificación del Riesgo Desarrollo del Schedule Planificación de la Calidad Planificación de las Comunicaciones Planificación de la Organización Adquisición de Personal Planificación de la Adquisición Desarrollo del Plan de Proyecto Principios De Project Management, 2006

68 PMI: Proceso de Ejecución
Coordinando gente y otros recursos para realizar el plan Ejecución del Plan de Proyecto Verificación de Alcance Garantía de Calidad Desarrollo de Equipo de Trabajo Distribución de la Información Solicitación Selección de la Fuente Administración del Contrato Principios De Project Management, 2006

69 PMI: Proceso de Control
Asegurarse de que los objetivos del proyecto sean resueltos supervisando y midiendo progreso y tomando medidas correctivas cuando sean necesarias Control Global de Cambios. Control de Cambio de Alcance Schedule Control Control de Costo Control de Calidad Reporte de Performance Control de Respuesta del Riesgo Principios De Project Management, 2006

70 Principios De Project Management, 2006
PMI: Proceso de Cierre Formaliza la aprobación del proyecto o de la fase y proporcionar una finalización ordenada Cierre Administrativo Finiquito de Contrato Principios De Project Management, 2006

71 Principios De Project Management, 2006
Resumen Principios De Project Management, 2006

72 Áreas del Conocimiento PMI
Principios De Project Management, 2006

73 Principios De Project Management, 2006
Importancia de fases Definir puntos de revisión para la gestión “Salida de Fase” o “kill points” Asegurar la alineación continua a través de metas Formas de Validación & Verificación (V&V) Principios De Project Management, 2006

74 Entendiendo Organizaciones
Marco Estructural: Enfocado en roles y responsabilidades, coordinación y control. La ayuda de las cartas de organización define este cuadro. Marco recursos Humanos: Enfocado en proveer la armonía entre las necesidades de la organización y las necesidades de la gente. Marco Político: Asume que las organizaciones son coaliciones integradas por individuos y grupos de interés variados. El conflicto y la energía son cuestiones claves. Cuadro Simbólico: Enfocado en símbolos y significados relacionados con los eventos. La cultura es importante. Principios De Project Management, 2006

75 Estructuras Organizacionales
Funcionales Ingeniería de Marketing, Diseño, etc De Proyecto Project A, Project B Ingresos desde otros proyectos Matriciales Basadas en Funcionales y de Proyecto Principios De Project Management, 2006

76 Organización Funcional
Contras “Murallas”: Pueden deteriorar la orientación al cliente “Silos” crean ciclosde decisión más largos Conflictos entre áreas funcionales Líderes de proyecto tienen poco poder Pros Clara definición de autoridad Eliminación de duplicados Fomenta especialización Roles y caminos claros Principios De Project Management, 2006

77 Organización de Proyecto
Pros Unitdad de mandato Comunicación inter-proyecto efectiva Contras Duplicación de facilidades Camino profesional Ejemplos: Aviación militar, construcción Principios De Project Management, 2006

78 Matriz de Organización
Pros Integración del proyecto a través de líneas funcionales Uso eficiente de recursos Se conserva equipos funcionales Contras Dos jefes por personal Complejidad Conflictos entre recursos y prioridades Principios De Project Management, 2006

79 Principios De Project Management, 2006
Formas de Matriz Débil, fuerte, equilibrado Grado de energía relativa Débil: funcional-céntrico Fuerte: proyecto-céntrico Principios De Project Management, 2006

80 Impacto Organizacional
La forma puede afectar grandemente tu papel Determinar qué habilidades necesitarás para qué funciones La nueva “Project Office” A) Como gerencia de proyecto centralizada B) Como oficina adiestradora e informadora para los equipos de proyectos La “Enterprise Project Management Office” (EMPO) Principios De Project Management, 2006

81 Porqué las firmas invierten en TI
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82 Planificación de Procesos de IT
Principios De Project Management, 2006

83 Métodos para seleccionar proyectos
Usualmente hay (siempre?) más proyectos que el tiempo y recursos disponibles para implementarlos Por lo tanto: Es importante seguir un proceso lógico para seleccionar proyectos IT en qué trabajar. Métodos incluyen Enfocarse en abordar necesidades Proyectos categorizables (tipificación) Métodos de financiamiento Modelos con puntaje por pesos Principios De Project Management, 2006

84 Ancho de las necesidades Organizacionales
A menudo es difícil dar una justificación fuerte para muchos proyectos IT, pero se está de acuerdo en que tienen un alto valor. Tres criterios importantes para proyectos: Hay una necesidad para el proyecto Hay capital disponible Hay una fuerte voluntad para hacer que el proyecto tenga éxito. Principios De Project Management, 2006

85 Categorizando Proyectos IT
Una categorización: si el proyecto es direccionable un problema una oportunidad un directivo Otra: cuánto tiempo tomará y cuando es necesario Otra: prioridad total del proyecto Principios De Project Management, 2006

86 Project Portfolio Management
Portfolio: un grupo de proyectos IT bajo una estructura de administración coordinada Hay diferentes ‘modelos de portfolio’: Modelo de Retorno Económico VPN, TIR, ROI Modelo de Costo-beneficio Puede incluir factores menos tangibles Modelo de Estudio de Mercado Para nuevos productos Cada uno considera valores relativos e interacciones recursos/presupuesto Principios De Project Management, 2006

87 Principios De Project Management, 2006
Portfolio Management Un acercamiento de 5 niveles 1. Crear una Base de Datos del Portfolio Nombres y descripciones de proyectos Estimación de costos, cuadros de tiempo, personal Beneficios Tachar redundancias Comunicación entre orgs y teams Principios De Project Management, 2006

88 Principios De Project Management, 2006
Portfolio Management 2. Priorizar Proyectos Probar rankings cuantificables Riesgo y retorno Aplacar subjetividad y desacuerdos 3. Dividir los presupuestos basados en tipo Para alinear con las necesidades del negocio Ejemplo: inversiones estratégicas Principios De Project Management, 2006

89 Principios De Project Management, 2006
Portfolio Management 4. Automatizar el depósito Entrada de los nuevos datos (nuevos proyectos) El seguir automatizado (integración con software PM) 5. Aplicar teoría del portfolio moderno Ejemplo: Más avanzado que la mayor parte de nuestras necesidad Principios De Project Management, 2006