1 Proyecto de Auditorías de Confirmación Programa Ambiental México-EE.UU. Frontera 2012 Taller de Auditoría del SAA 13 de marzo 2007.

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1 1 Proyecto de Auditorías de Confirmación Programa Ambiental México-EE.UU. Frontera 2012 Taller de Auditoría del SAA 13 de marzo 2007

2 2 Módulo #4 Preguntas del Auditor y Escribiendo los Hallazgos (no conformidades)

3 3 Preguntas del Auditor ¿Quién es responsable de identificar los aspectos ambientales? ¿Cómo documentan quiénes son los miembros del Comité de Implementación? ¿Cómo se sabe quién es específicamente responsable de controlar un posible impacto significativo de un AAS? ¿Cómo se documenta esa responsabilidad?

4 4 Preguntas del Auditor ¿Cómo demuestran que la Política Ambiental es apropiada a los impactos ambientales de la empresa? ¿Han analizado y documentado los impactos ambientales (reales o potenciales) de cada aspecto ambiental?

5 5 Preguntas del Auditor Para las operaciones de una empresa que utiliza camiones y autos que utilizan combustibles, ¿han identificado el consumo de combustibles en el uso de estos vehículos y equipos? ¿Qué son “actividades críticas”?

6 6 Preguntas del Auditor ¿Han revisado todos los “bienes y servicios utilizados” por la empresa para identificar posibles aspectos ambientales significativos? ¿Qué quiere decir “características clave” o parámetros medibles de un AAS?

7 7 ¿Qué es una No-Conformidad? Existe evidencia objetiva de lo siguiente: no se ha cumplido con un requisito (Intención) la práctica es diferente al sistema (Implementación) el sistema no es eficaz (Efectividad)

8 8 Evidencia Objetiva Un hallazgo de no-conformidad debe ser explicado y respaldado con evidencia objetiva La evidencia objetiva consiste en: –documentos, –observaciones documentadas, –resultados de entrevistas documentados

9 9 Escribiendo No-Conformidades Si cree haber encontrado una no-conformidad: –anote hechos relevantes –anote el criterio relevante (cláusula del ISO 14001 y/o la Sección del Manual del SAA –discútalo con el Auditor Líder El Auditor Líder decide si es una no-conformidad o una “observación”

10 10 Escribiendo No-Conformidades Escríbelas… con su mejor juicio –Bases para acción correctiva Registro de un “hallazgo” de un Reporte de Auditoría Para entender las “tendencias” Futura referencia Cita el criterio relevante -- la cláusula del 14001/Sección del Manual del SAA Apunta las observaciones (el Auditor Líder determinará cuáles son no-conformidades)

11 11 Escribiendo No-Conformidades Escriba la no-conformidad en el lenguaje específico del estándar (ISO 14001 o Sección del Manual del SAA) Esto le ayudará con la acción correctiva y demuestra la aplicación del estándar (criterios) en el mantenimiento del SAA Trata de ser objetivo en la redacción; evite palabras alteradas

12 12 Escribiendo No-Conformidades Incorrecto La acción correctiva no se está haciendo adecuadamente en muchas áreas Correcto ISO 14001:2004, Cláusula 4.5.3 Se examinaron 52 acciones correctivas recientemente cerradas pertenecientes al período de mayo a diciembre del ’06’. En 22 de los casos, la persona responsable de aplicar la acción correctiva no estaba enterada de la A/C y no hizo nada. Las formas internas A/C 0014-3-33-2 indicaban que las acciones correctivas especificadas no se llevaron a cabo.

13 13 Escribiendo No-Conformidades Ejemplos El formato Excel que se usa para la identificación de aspectos ambientalesde no ofrece evidencia que se tomaron en cuenta los aspectos ambientales de la nueva línea de producción (#3) instalada en junio 2006. ISO-14001, 4.3.1

14 14 Escribiendo No Conformidades Auditores Internos vs Certificadores Los auditores internos deben hacer un reporte escrito de cada no-conformidad y recomendar la acción correctiva para cada una de ellas Los auditores internos deben seguir un estándar más riguroso al identificar no-conformidades (razonablemente)

15 15 ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA? En el almacén general, el auditor encontró 2 tachos de combustibles al costado de 5 baterías y a dos metros de un paquete grande de estopa (nueva, sin usar). El auditor observó una advertencia prohibiendo almacenaje de combustibles cerca de fuentes de ignición.

16 16 ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA? El auditor encuentra en el área del tanque de combustible una mancha grande de (lo que aparece como) suelo contaminado.

17 17 ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA? La persona responsable (según el Instructivo de Trabajo o ITA) no puede mostrar un registro evidenciando que se está cumpliendo con el ITA. Si se da el caso que el Procedimiento no requiera un registro, ¿cuál es el problema?

18 18 ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA? El auditor encuentra que el registro que muestra la persona responsable está actualizado menos que no contiene un dato requerido por el procedimiento o ITA correspondiente.

19 19 ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA? El auditor anota que aceite usado es clasificado como un residuo peligroso y un AAS, y que el ITA referente al manejo de residuos peligrosos no especifica lo que hay que hacer en caso de motores con fugas de aceites. El auditor encuentra que se reportó a Mantenimiento hace seis meses el problema de un motor goteando aceite, pero que aún sigue goteando el motor.

20 20 ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA? Al revisar el archivo de correspondencia de la empresa, el auditor encuentra una carta de PROFEPA con fecha del mes anterior amenazando la empresa con una sanción por infracciones de la Ley de Residuos Peligrosos, y pidiendo una respuesta dentro de 10 días. No hay evidencia de que la carta fue contestada.

21 21 ¿Cuál Elemento del ISO 14001/Manual SAA? Relacionado al AAS “generación de residuos sólidos”, la empresa ha establecido un Objetivo de reducir progresivamente la generación de residuos sólidos, y una meta detallada de reducirlos en un 50% dentro de un año. El gerente de Administración (o la persona responsable según el procedimiento) no puede mostrar un plan de acciones de las medidas específicas que Administración esta tomando para reducir la generación de residuos sólidos.

22 22 Ejercicio de Grupos Cada grupo discuta la forma de escribir los siguientes hallazgos Cada grupo prepara los hallazgos por escrito

23 23 Escriban el Hallazgo El auditor encuentra que un procedimiento documentado en el Dept. de Mantenimiento tiene una fecha diferente de la fecha del mismo que se encuentra en la carpeta principal que contiene los procedimientos y otros documentos del SAA.

24 24 Escriban el Hallazgo El auditor encuentra que no existe un registro para registrar los resultados de las muestras de la planta de tratamiento de aguas residuales. El jefe responsable [muy conocedor del ISO 14001] dice que el ISO no tienen un requisito explícito de mantener este tipo de registro.

25 25 Escriban el Hallazgo En el Laboratorio del Departamento de Calidad, el auditor observa un contenedor de solventes sin etiqueta y tapa.

26 26 Escriban el Hallazgo El auditor, comparando la lista de aspectos ambientales significativos con los objetivos ambientales, encuentra que no se han establecido objetivos para todos los aspectos ambientales significativos.

27 27 Escriban el Hallazgo El auditor, al revisar un determinado aspecto ambiental significativo, encuentra que sí se han identificado las necesidades de capacitación de los empleados cuyo trabajo es asociado con ese aspecto pero que no se han definido responsabilidades específicas para esos empleados (relacionado al contenido de la capacitación).

28 28 Escriban el Hallazgo El auditor revisa el último reporte de auditoría con fecha del mes anterior. El auditor encuentra, al revisar las minutas de las últimas tres reuniones de revisión del SAA por parte de la alta dirección (cubriendo más de seis meses), que no hay referencia a los resultados de la última auditoría que se llevó a cabo durante este périodo.

29 29 Módulo #5 Auditoría de Elementos Centrales de Implementación: responsabilidades capacitación control operativo comunicación interna

30 30 Estructura y Responsabilidades Tres Esferas –Recursos –Estructura de Responsabilidades –Responsabilidades de puestos

31 31 Problemas Organizacionales Falta de definición, falta de comprensión, duplicación o ambigüedad de responsabilidades. Insuficiencia de recursos o capacitación. Autoridad poco clara o insuficiente. Demasiadas responsabilidades asignadas a una sola persona. Fragmentación y división de responsabilidades no coordinadas. Aislamiento, falta de autoridad del coordinador ambiental. Responsabilidad del desempeño asignada al coordinador ambiental. Falta de coordinación entre departamentos y gerentes. Fuente: UNEP/ICC/FIDIC EMS Training Resource Kit (Versión 1.0, Diciembre 1995

32 32 Requisitos de Capacitación Dos tipos de requisitos de capacitación: –capacitación basada en la competencia (para empleados/gerentes/contratistas cuyo trabajo está relacionado con “aspectos ambientales significativos”) –sensibilización (para todos los empleados)

33 33 Requisitos de Capacitación Basada en la Competencia Profesional ¿Existe un proceso para identificar cada función laboral relacionada con “aspectos ambientales significativos” ya identificados? ¿Cubre este proceso todas las funciones laborales en cada función y nivel relevante? ¿Están definidas las necesidades para cada función laboral?

34 34 Requisitos de Capacitación Basada en la Competencia ¿Se han identificado las necesidades de capacitación para los proveedores y contratistas cuyos productos y servicios en la empresa tienen “aspectos ambientales significativos? ¿Se ha programado su capacitación? ¿Ya se inició?

35 35 Requisitos de Capacitación para la Sensibilización ¿Existe un programa de sensibilización? ¿En este tipo de capacitación está incluida la Política Ambiental? ¿”Los Aspectos Ambientales Significativos”? ¿Objetivos y Metas? ¿El propósito del SAA? ¿El rol de cada empleado? ¿Las posibles consecuencias si no se siguen los procedimientos del SAA?

36 36 Requisitos de Capacitación ¿Están actualizados los registros de capacitación? ¿Existe un proceso para medir los resultados de la capacitación? (ej. determinar si se ha alcanzado el nivel deseado de competencia) ¿Están disponibles los registros de capacitación?

37 37 Control Operativo e Instructivos de Trabajo ¿Existe un proceso para identificar operaciones y actividades relacionadas a los “aspectos ambientales significativos”? ¿Incluye el proceso la identificación de los requisitos legales aplicables a operaciones y actividades específicas?

38 38 Control Operativo e Instructivos de Trabajo ¿Existen procedimientos documentados de control operativo para cada “aspecto ambiental significativo”? ¿Existen procedimientos de control operativo para los “aspectos ambientales significativos” relacionados a los servicios y/o productos de los contratistas y proveedores en sitio?

39 39 Control Operativo e Instructivos de Trabajo ¿Están documentados los procedimientos de control operativo? (ej. ITAs) ¿Están implantados todos los ITAs? (probar selectivamente) ¿Cubren los ITAs los eventos planeados y los inesperados? (ej. arranque, paro, accidentes, situaciones de emergencia).

40 40 ITAs Deben Contener: –Propósito: ¿para qué se hace? –Frecuencia: ¿diario?, ¿por turno?, ¿semanal? –Responsibilidad: ¿qué departamento? –Personal y/o puesto: ¿a quién le toca? –Instrucciones: ¿qué se hace? (pasos específicos) –Criterios operativos (donde procede): temperatura, presión, y condición

41 41 Características Claves Parámetros medibles de los AAS Ejemplos de características claves –KwH de consumo de electricidad –Tiempo entre mantenimientos preventivos –Niveles de contaminación en las aguas residuales Estas características se pueden convertir en indicadores (ejm. KwH consumido por unidad de producción)

42 42 Preparación y Respuesta ante Emergencias ¿Existe un procedimiento/plan de preparación para emergencias? ¿Es realista en la cobertura de posibles situaciones de emergencia? ¿Se han establecido los roles, responsabilidades? ¿Se ha implantado la capacitación requerida? (ej. brigadas de emergencia, equipo para atender derrames)

43 43 Preparación y Respuesta ante Emergencias Los procedimientos de emergencia ¿toman en cuenta la mitigación de los posibles impactos ambientales de la contingencia? ¿Se revisan los procedimientos de emergencia después del suceso? (si es factible) ¿Se prueban periódicamente los procedimientos de emergencia donde es posible?

44 44 Comunicación y Participación de las Partes Interesadas Comunicación Interna –“… la organización establecerá y mantendrá procedimientos –a) para la comunicación interna entre varios niveles y funciones de la organización;...”

45 45 Comunicación Interna Identificación de información ambiental para una operación eficiente del SAA Condiciones Críticas Características Claves, Datos Operativos, Mediciones, Registros etc. Cumplimiento Desempeño Ambiental Coordinación Comunicación Interna

46 46 Comunicación Interna Condiciones Críticas ¿Cómo se Definen? ¿Qué protocolo o proceso de comunicación? ¿ quiénes? ¿ cuándo? ¿ cómo?

47 47 Comunicación Interna Cumplimiento con Reglamentos Ambientales Accidentes o “incidentes” que requieren un reporte a la autoridad: ¿ cómo se definen? ¿ a quiénes se comunican internamente? ¿ cuándo? ¿ cómo? Comunicación interna entre diferentes departamentos/áreas para asegurar cumplimiento con la normatividad e.j. Mantenimiento Coordinador Ambiental

48 48 Comunicación Interna Desempeño Ambiental Identificación de Información Ambiental de Importancia Estratégica para la empresa (ej. Indicadores) –¿Qué tipo de información ambiental necesita el gerente general (alta dirección) cada semana/mes? –¿Cómo se comunica? (e.j. integrado en el reporte mensual de operaciones)

49 49 Comunicación Interna Entre cada nivel y función para “eficientizar” la Implementación y operación del SAA Cuando diferentes departamentos o individuos dejan de compartir información cuando es necesario (pensando que guardando la información aumenta su poder), esto destruye el “sistema” de administración ambiental Coordinación

50 50 Comunicación Externa Proceso para recibir, documentar y responder a las partes interesadas externas acerca de los aspectos ambientales y de el SAA –e. j. quejas de los vecinos –no es obligatorio contestar cada inquietud

51 51 Preguntas del Auditor ¿Cómo funciona el proceso de capacitación de contratistas y proveedores?

52 52 Preguntas del Auditor ¿Qué tipos de control operativo mantienen sobre para minimizar fugas y derrames de aceites que utilizan? ¿Cómo identificaron las necesidades de capacitación de empleados en puestos “clave”? ¿Cómo realizan la sensibilización de los empleados y contratistas?

53 53 Preguntas del Auditor ¿Podrá el empleado (después de la capacitación) relacionar sus tareas o trabajo con los AAS involucrados? ¿Con algunos elementos o compromisos específicos de la Política Ambiental?

54 54 Módulo #6 Auditoría del Sistema de Aseguramiento del Cumplimiento Legal

55 55 Sistema de Gestión de Cumplimiento con la Normatividad El sistema para asegurar el cumplimiento es un componente esencial del SAA Demostrar “compromiso de cumplir” a través de un sistema administrativo de cumplimiento

56 56 Auditoría del Sistema de Gestión de Cumplimiento Los auditores deben probar si existe un sistema de administración cohesivo que apoye el “compromiso de cumplir” de la Política. ISO 14001 provee una estructura efectiva para establecer y auditar un sistema de gestión de cumplimiento.

57 57 El Sistema de Gestión de Cumplimiento con los Requisitos Legales Política –Compromiso de cumplimiento con requerimientos legales y "otros" Planificación –Identificar y tener aceso a requisitos legales y "otros” requisitos –Establecer objetivos y metas de cumplimiento legal si es apropiado –Establecer un programa para alcanzar objetivos y metas

58 58 El Sistema de Gestión del Cumplimiento Implementación –Roles responsabilidades y autoridades –Capacitación –Comunicación –Documentación del Sistema de Gestión del Cumplimiento –Control de Documentos –Procedimientos de Cumplimiento

59 59 El Sistema de Gestión del Cumplimiento Monitoreo y Acción Correctiva –Evaluación periódica del cumplimiento NOTA: verificar si se ha llevado acabo una evaluación donde se documenta en detalle si cumplen con los requisitos aplicables. –Proceso para acciones preventivas y correctivas –administración de los registros de cumplimiento –Auditoría del sistema de cumplimiento Revisión de la Alta Dirección

60 60 Auditoría del Sistema de Gestión de Cumplimiento ¿Están definidos los roles y responsabilidades? Los empleados que trabajan en alguna área donde se aplica reglamentos ambientales ¿están entrenados para realizar su trabajo asegurando el cumplimiento? ¿Existe un proceso claro de comunicación interna/externa para la información relativa al cumplimiento? ¿Se documentan los procedimientos de cumplimiento? ¿Se manejan los registros ambientales con eficiencia? Probar cómo se maneja un incumplimiento incluyendo el proceso de acción correctiva.

61 61 Ejercicio de Clase El auditor interno encuentra lo que el piensa es una falta de cumplimiento con un reglamento ambiental. ¿Qué debe hacer?

62 62 Módulo #7 Documentación del SAA, Control de Documentos y Registros

63 63 Documentación Mínima Política Objetivos y Metas Detalladas Procedimientos de Control Operativo Roles/Responsabilidades/Autoridades Los elementos del SAA (ej. Manual)

64 64 Documentación Mínima Respuestas a las inquietudes/ interrogantes de las Partes Interesadas externas Proceso de Medición y Monitoreo de las características clave (parámetros medibles) de los AAS

65 65 Documentación Mínima Resultados de la calibración del equipo de monitoreo (donde se usa equipo) Proceso para evaluar periódicamente el cumplimiento con la legislación y normativa ambiental

66 66 Control de Documentos Control de Documentos (Documentos Requeridos) –Se localizan –Son revisados y aprobados –Están actualizados y disponibles –Se eliminan los documentos obsoletos –Se identifican los documentos obsoletos que se tienen que conservar

67 67 Registros Ambientales Los registros deben ser fáciles de rastrear a la actividad, producto o servicio involucrado Recuperables, legibles y actualizados Demostrar conformidad con ISO 14001

68 68 Documentación del SAA Ciertos procedimientos no tienen que ser documentados Probar la consistencia y nivel de comprensión de procedimientos indocumentados Probar la efectividad de la Implementación

69 69 Control de Documentos Probar varios tipos de documentos y su conformidad con el procedimiento de control de documentos Determinar si el procedimiento establece responsabilidad para crear, aprobar y modificar documentos Documentos perdidos y obsoletos

70 70 Registros Ambientales Los registros son los resultados del desempeño del SAA Ejemplos –Medición, Calibración, Auditorías –Evaluaciones Periódicas de Cumplimiento –Minutas de las reuniones de la revisión por parte de la alta dirección –Progreso hacia el logro de los Objetivos y Metas Detalladas etc.

71 71 Registros Ambientales Los registros deben ser fáciles de rastrear a la actividad, producto o servicio involucrado Recuperables, legibles y actualizados Son requeridos cuando no existe otra manera de demostrar conformidad con los criterios o estándares del SAA (ISO 14001)

72 72 Módulo #8 Junta de Clausura y Reporte de la Auditoría

73 73 Los resultados de la auditoría deben comunicarse al cliente (o la parte verificada) Dirigir una presentación formal/informal a la gerencia (junta de clausura) Debe presentarse todo hallazgo significativo Nada de sorpresas en el reporte escrito de auditoría Junta de Clausura (Proceso Formal)

74 74 Junta de Clausura Es importante informar por escrito a cada Departamento o Gerente Operativo de los hallazgos propuestos antes de la junta de clausura y obtener sus iniciales de enterados Asegúrese de respaldar sus hallazgos con evidencia objetiva

75 75 Los resultados se presentan en la junta de clausura: –deben ser presentados por el Auditor Lider;deben de estar presentes todos los auditores –los hallazgos deben de tener las iniciales del gerente operativo/responsable de área –discuten los hallazgos pero no las personas involucradas Junta de Clausura

76 76 Reporte de Auditoría Reporte formal de los resultados de auditoría Inicialmente presentado al cliente (parte verificada); presentado y revisado durante la Junta de Revisión Gerencial del SAA Reporte de las acciones correctivas necesarias Se usará en la siguiente auditoría (plan de auditoría e inspección del progreso)

77 77 Reporte de Auditoría Formato estándar Relativamente breve Lenguaje sencillo Introducción y resúmen ejecutivo Hallazgos

78 78 Reporte de Auditoría Cada hallazgo debe establecer brevemente la evidencia objetiva Cada hallazgo debe referirse a los criterios del ISO 14001, o simplemente a los propios criterios o requisitos SAA de la empresa (ej. requisitos del Manual del SAA)

79 79 Reporte de Auditoría Cuidado de no exagerar Ninguna auditoría SAA cubre el 100% de todas las posibilidades Sólo reporte los resultados de lo que fué verificado (ejm. una selección de elementos SAA mostrados…)

80 80 Implementación y Efectividad del SAA Compromiso de la alta gerencia Nivel de integración (involucramiento de gerentes y empleados operativos y funcionales) Prueba de sensibilización de los empleados Prueba de Implementación del proceso de capacitación Probar cómo se definen y comunican los requisitos de información ambiental (comunicación interna)

81 81 Debilidades Típicas –disparidad entre un proceso documentado y la realidad –¿existe un sistema de aseguramiento de cumplimiento? –procesos y procedimientos faltantes –evidencia insuficiente del compromiso de la alta dirección –alcance del SAA es dudoso o ambiguo –responsabilidades dudosas o desproporcionadas

82 82 Ejercicio de Grupo ¿Quién es el Auditor Líder? Reúnase con su equipo y prepare un plan Abarque diferentes elementos del SAA en las diferentes áreas/departamentos funcionales

83 83 Prepare un Plan de Auditoría ¿Cuáles procedimientos usará? ¿A quién entrevistará? ¿Cuáles registros? ¿Cuáles áreas/departamentos funcionales? Asignaciones para revisión específica de documentos, entrevistas, etc.