21 Febrero 2014 Febrero 2015 Manual OST Versión 1 Los Pelambres.

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1 21 Febrero 2014 Febrero 2015 Manual OST Versión 1 Los Pelambres

2 Contenido 1.- ¿Qué tipos de contratos de servicios existen? 2.- ¿Cómo solicitar una OST según tipo? 3.- ¿Cuáles son los pasos para solicitar una OST ?(solicitud, cotización, Adjudicación) 4.- ¿Cómo saber quien aprueba el flujo de Aconex? (guía de aprobación) 5.- ¿Cómo cargar un documento en Aconex? 6.- ¿Cómo hacer una transmisión de un documento en Aconex? 7.- ¿Cómo iniciar un flujo de aprobación de un documento en aconex? 8.- ¿Cómo comunicar a contratos la aprobación de un flujo? 9.- ¿ Como realizar una cotización referencial al área usuaria? 10.- ¿Qué formularios debo conocer y donde obtenerlos? 11.- ¿Cómo solicito la creación de un proveedor en Ellipse y WebControl? 12.- ¿Qué revisa Sercol para acreditar a un trabajador? 13.- ¿Pago de OST? 14.- ¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse?

3 ¿Qué tipos de contratos de servicios existen?

4 Tipos de Contrato Contrato : Mayor a US$300.000 Mayor a 1 año de duración Servicio se lleva a cabo dentro y fuera de faena OST( Ordenes de servicios a terceros): Menor a US$300.000 Menor a 1 año de duración Servicio se lleva a cabo dentro y fuera de faena ASM Menor a US$5.000 Servicio fuera de faena

5 ¿Cómo solicitar una OST según tipo?

6 Tipos de OST 1.Solicitud de Cotización para OSTSolicitud de Cotización para OST 2.Solicitud de Modificación de OSTSolicitud de Modificación de OST 3.Solicitud de Adjudicación Directa OSTSolicitud de Adjudicación Directa OST 4.Solicitud de Asesoría OSTSolicitud de Asesoría OST

7 Solicitud de Cotización normal 1.Documentos que debe entregar usuario por aconex 1.Formulario de Solicitud de OST (con #PR) 2.Alcance del servicio 3.Formulario ECO (Itemizado tabla de precios) 4.Cotización referencial (opcional) 2.Plazo de proceso 5 días hábiles cotizar (dependiendo de plazos de visita a terreno) 2 días para adjudicar Total 7 días. ZIP cargado como documento que se Transmite a Esp. de contratos encargado de OST

8 Solicitud de Modificación OST 1.Documentos que debe entregar usuario por aconex 1.Formulario de Solicitud de OST (con #OST) 2.Cotización referencial 3.Flujo Aconex Aprobado 2.Plazo de proceso 1 a 2 días hábiles re-cotizar 1 día para adjudicar Total 3 días. ZIP cargado como documento que se inicia Flujo Respaldo de aprobación Transmitir a Esp. de contratos encargado de OST

9 Solicitud de Adjudicación Directa 1.Documentos que debe entregar usuario por aconex 1.Formulario de Solicitud de OST (con #PR) 2.Alcance del servicio 3.Formulario ECO (Itemizado tabla de precios) 4.Cotización referencial (opcional) 5.Flujo Aconex Aprobado 2.Plazo de proceso 1 día hábil re-cotizar 1 día para adjudicar Total 2 días hábiles. ZIP cargado como documento que se pasa por flujo de Aprobación. Respaldo de aprobación Transmitir a Esp. de contratos encargado de OST

10 Solicitud de OST Asesoría 1.Documentos que debe entregar usuario por aconex 1.Formulario de Solicitud de OST (con #PR) 2.Alcance del servicio 3.Formulario ECO (Itemizado tabla de precios) 4.Flujo Aconex Aprobado 2.Plazo de proceso 5 días hábiles cotizar (dependiendo de plazos de visita a terreno) 2 días para adjudicar Total 7 días. ZIP cargado como documento que se pasa por flujo de Aprobación Respaldo de aprobación Transmitir a Esp. de contratos encargado de OST

11 ¿Cuáles son los pasos para solicitar una OST? (solicitud, cotización, Adjudicación)

12 Pasos Solicitud OST Normal para Cotización Pasos usuario 1.Generación de PR 2.Generación de formulario de solicitud (incorporara PR, centro de costo, responsable, presupuesto, área, listado de proponentes, fecha de reunión aclaratoria y/o visita a terreno, fecha de preguntas, historial de OST, etc..) 3.Generar formulario ECO para cotizar (itemizado) 4.Generar un ZIP con todos los documentos. 5.Cargar a Aconex el Zip con documentos 6.Transmitir el Zip a Especialista de Contratos 7.Coordinación reunión aclaratoria y/o Visita a terreno, pases y acta de visita o reunión. 8.Respuesta a preguntas 9.Validación de propuesta de adjudicación Área de OST Contratos 1.Revisar documentación 2.Preparar documentos adicionales para cotizar 3.Documentos se cagan a QMArket con número de proceso pr-xxxxx (ingresan fechas de preguntas, reunión y visita) 4.Invitación por email a los participantes 5.Entrega y recepción de preguntas (opcional) 6.Apertura de ofertas y tabulación. 7.Envío de tabulación y ofertas a usuario para validación de la propuesta de adjudicación 8.Carga a Aconex de la carpeta de adjudicación y transmisión a Analista de Contratos para generación de OST 9.Generación de OST 10.Aprobación de OST 11.Emisión de OST a proveedor

13 Pasos Solicitud Modificación OST Pasos usuario 1.Generación de formulario de solicitud (usar sección modificación) 2.Generar un ZIP con todos los documentos (incluir cotización referencial del contratista). 3.Cargar a Aconex el Zip con documentos 4.Iniciar Flujo de aprobación del Zip a Especialista de Contratos de OST 5.Transmitir a especialista de contratos de OST comprobante de aprobación de flujo. Área de OST Contratos 1.Revisar documentación 2.Validar cotización 3.Generación de OST 4.Aprobación de OST 5.Emisión de OST a proveedor

14 Pasos Solicitud Adjudicación Directa OST Pasos usuario 1.Generación de PR 2.Generación de formulario de solicitud (incorporara PR, centro de costo, responsable, presupuesto, área, listado de proponentes, fecha de reunión aclaratoria y/o visita a terreno, fecha de preguntas, historial de OST, etc..) 3.Generar formulario ECO para cotizar (itemizado) 4.Generar un ZIP con todos los documentos. 5.Cargar a Aconex el Zip con documentos 6.Inicia Flujo de Aprobación de solicitud de adjudicación Directa 7.Transmitir el comprobante de aprobación de flujo a Especialista de Contratos de OST (ver punto8 del contenido) 8.Coordinación reunión aclaratoria y/o Visita a terreno, pases y acta de visita o reunión. 9.Respuesta a preguntas 10.Validación de propuesta de adjudicación Área de OST Contratos 1.Revisar documentación 2.Preparar documentos adicionales para cotizar 3.Documentos se cagan a QMArket con número de proceso pr-xxxxx (ingresan fechas de preguntas, reunión y visita) 4.Invitación por email al participante 5.Entrega y recepción de preguntas 6.Apertura de ofertas y tabulación. 7.Envío de tabulación y ofertas a usuario para validación de la propuesta 8.Carga a Aconex de la carpeta de adjudicación y transmisión a Analista de Contratos para generación de OST 9.Generación de OST 10.Aprobación de OST 11.Emisión de OST a proveedor

15 ¿Como saber quien aprueba el flujo de Aconex ?(guía de aprobación)

16 Guía para flujo de Aprobación 1.Adjudicación Directa : 1.Menor a 50.000 USD Gerente de área 2.Entre 50.000 y 100.000 USD Gerente Operaciones (casos de operaciones) 3.Mayor a 50.000 USD Gerente General otras áreas. 2.Asesoría 1.Asesoría menor a 50.000 USD, aprueba Gerente de área 2.Asesoría mayor a 50.000 USD, aprueba Gerente General. 3.Modificación de OST 1.Superintendente para ajuste de plazo. 2.Según Guía para ajuste de Montos.

17 -¿Cómo cargar un documento en Aconex? -¿Cómo iniciar una transmisión en Aconex? -¿Cómo iniciar un flujo en Aconex ? -¿Cómo comunicar a contratos de la aprobación de un flujo para que ejecuten la OST

18 Como Cargar un Documento a Aconex Preparar los documentos, crear el archivo Zip. 1) Ingresar a aconex 2) Ir a Documentos /Acciones/ Cargar Nuevo Documentos Completar formulario Mensaje de término de carga: presionar Link indicado para ir a la ubicación del documento cargado 5) Ingresar numero de PR u OST 3) Seleccionar automático 4) Hacer referencia a la PR u OST Visualización del Documento Cargado (*) 6) cargar

19 Como Transmitir un Documento Seleccionar el documento con la casilla verificadora (ver página anterior ( * ) ) desplegar menú de transmitir. Seleccionando Crear Transmisión. Ingresar numero de PR u OST Se desplegará la ventana de correo para definir al destinatario

20 Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento 2) Seleccionar Iniciar Flujo de Trabajo 3) Luego se desplegará ventana para iniciar flujo de 3 pasos. Paso 1, adjuntar archivos adicionales.(no usar esta opción incorporar todo en el archivo ZIP) 1) Seleccionar Documento con casilla verificadora

21 Paso 2, escoger el flujo que se requiere. Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento

22 Paso 3 primera parte, cambiar el «nombre del flujo» y «nota» para una fácil identificación HACER REFERENCIA A LA PR EN EL NOMBRE DEL FLUJO. Usar esquema Repetir nombres en ambos casilleros Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento Pr-xxxx/solicitud¨……… OST-xxxx/solicitud¨…….

23 Paso 3.- Segunda parte: Completar los aprobadores en las cajas del flujo en función de la guía de delegación. Finalmente enviar el flujo. Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento

24 Como comunicar a contratos de la aprobación de un flujo Cuando reciba la confirmación por correo de la finalización de un flujo, ingrese a Aconex por medio del Link del email y una vez en Aconex reenvíe al Ingeniero de contratos de OST para que tome conocimiento y procese su solicitud.

25 -¿Cómo realizar una cotización referencial al área usuaria ? -¿Qué formularios debo conocer y donde obtenerlos?

26 Documentos adjuntos a cotización de referencia Cuando un usuario desea cotizar un servicio para obtener el monto de referencia para generar una PR, o con fines presupuestarios, se recomienda incorporar en la solicitud de cotización el set de documentos que se indica para evitar discrepancias con el valor final del servicio cuando contratos formalice la OST. Esto ocurre porque las empresas podrían incrementar el valor del servicio producto de las exigencias que hacen estos documentos en cuanto a resguardos y responsabilidad. Considerar que com requisito mínimo para las OST no se solicita boleta de garantía de fiel cumplimiento y tampoco se aceptan anticipos. Estos documentos son : 1.BAG 2.Formato de contrato de OST 3. Política de Calidad y Riesgo 4. Código de ética 5. Manual de prevención de delitos 6. Ley 20.393 7. UK Bribery Act 2010 Estos documentos se pueden descargar en : http://aconex.digitalfilms.cl/

27 Total de documento para Licitar o cotizar usados por Contratos Documentos entregados por Usuario Formulario solicitud Alcance del servicio Itemizado Documentos estándar en todos los procesos (para solicitar cotización referencial) Documentos Complementarios

28 Formularios Ingresar a Intranet al link Aconex en costado derecho parte baja Los formulario se pueden encontrar directamente en http://aconex.digitalfilms.cl/http://aconex.digitalfilms.cl/ A través de la intranet es posible llegar de la siguiente forma: Formulario OST Alcance técnico evaluación técnica económica Documentos contractuales para cotizar Formulario ECO estándar (Itemizado) Formulario creación de proveedor

29 ¿Cómo solicito la creación de un proveedor en Ellipse y WebControl?

30 Procedimiento Creación Proveedor en Ellipse 1.Solicitar a través de Aconex por transmisión 1.Completar Formulario de creación de proveedor y envío a GGB por transmisión. 2.Contratos crea proveedor en Ellipse. 3.Contratos solicita a Finanzas aprobación. Nota: Proveedor debe tener una OST adjudicada 2.Duración 1.Desde la entrega del formulario 1 día creación 2.2 días aprobación Finanzas.

31 Procedimiento Creación Proveedor en Webcontrol 1.Solicitar al Proveedor que se cree directamente en WC 1.Debe ingresar a www.pelambres.cl 2.Seleccionar el link “ Solicitud ingreso a faena” ubicado en el pie de página 3.En pagina nueva abierta ingresar a Pelambres contratistas 4.Finalmente en la nueva página ingresar como colaborador nuevo y comenzar el proceso de inscripción.

32 ¿Qué revisa Sercol para acreditar a un trabajador?

33 Revisión de Sercol para acreditación 1.La Empresa debe estar registrada y autorizada en WebControl, y contar con OST cargada 2.-Deben contar con charla inducción MLP al día. Hora debe ser solicitada en induccionmlp2@eeccmlp.cl 3.-Generar pases a través de WebControl, y una vez liberados por el mandante: 4.-Presentar contrato de trabajo (original o copia), si en este no indica que prestara servicios en MLP, un anexo que lo indique. Contrato debe contener como mínimo las clausulas del art. 10 del código del trabajo. Además Minera los Pelambres solicita como sueldo ético un total haberes de $377.000 como mínimo (para la suma de los haberes solo se consideran las asignaciones o bonos fijos). 5.Si cuenta con jornada excepcional deben presentar Resolución por esta. Los cargos indicados en los contratos deben ser los mismos que aparecen en la resolución (Pelambres autoriza a trabajar en turnos que no superen los 10 días de corrido) 6.-Examen de altura geográfica en original. Si examen presentado no es de alguna entidad de la cual se han recibido estos documentos anteriormente (Ej. Achs, Mutual, etc.) Se envía al Policlinico para que den su aprobación. (Se reciben por mail exámenes en línea de la ACHS y Mutual, con un máximo de 3 por día) 7.En caso que el examen sea copia debe ser legalizado ante notario, y el timbre debe indicar que el documento es copia fiel del ORIGINAL que se ha tenido a la vista. 8.-Certificado de antecedentes en original. (No debe tener una antigüedad superior a 90 días) 9.Documentos deben ser presentados en oficina de Sercol en Salamanca 10.Plazo habilitación de pases: SERCOL cuenta con un plazo de 24 horas para la habilitación del trabajador, a contar desde el momento de la presentación de la documentación 11.Pases de Visita se habilitan en portones Fono 02-27984592 12.Consultas Licencias internas dirigirse a slepinto@eeccmlp.cl y sltcespede@eeccmlp.cl

34 -Pago de OST -¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse?

35 Pago de OST El pago de una OST solo requiere de Ellipse en Mso 155 y comunicar a proveedor de factura. No obstante para respaldo del administrador es recomendable usar EDP para la gestion y control interno. ¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse? PR mso 231 OST mso 221 Ver firma pendiente mso 87a