Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52

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1 Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52
Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Microsoft Access 2007 Elaborado por: Ing. Maite Olmedo J. Profesora: Eva María Mera

2 Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52
ACCESS Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL ACCESS es una herramienta de Microsoft para la definición y manipulación de bases de datos. Es en realidad un Generador de Consultas, aunque generalmente se lo conoce como una Base de Datos Relacional. Profesora: Eva María Mera

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BASE DE DATOS Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL “Una Base de Datos es la colección de datos almacenados de forma organizada” Profesora: Eva María Mera

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BASE DE DATOS Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Además una Base de Datos facilita: El rápido acceso a los datos; El ordenamiento de los mismos; Realizar cálculos, La búsqueda; Actualización; Análisis; y, Generación de Informes. Profesora: Eva María Mera

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BASE DE DATOS Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL El Objetivo principal es proporcionar una forma de almacenar y recuperar la información de manera que sea útil y eficiente. Los Manejadores de Bases de datos se diseñan para ALMACENAR y MANEJAR grandes cantidad de datos. Profesora: Eva María Mera

6 ¿Por qué el Diseño de una Base de Datos es Importante?
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 ¿Por qué el Diseño de una Base de Datos es Importante? Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Facilita el manejo de datos y convierte en valiosa la información que genera. Profesora: Eva María Mera

7 Aplicaciones de los Sistemas de Base de Datos
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Aplicaciones de los Sistemas de Base de Datos Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Banca.- información de clientes, cuentas, prestamos y transacciones Líneas aéreas.- planificación y reserva de vuelos. Universidades.- información de estudiantes, profesores, trabajadores, actividades, etc.. Profesora: Eva María Mera

8 Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52
Aplicaciones de los Sistemas de Base de Datos Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Tarjetas de Crédito.- Transacciones como compra a crédito. Telecomunicaciones.- guardar registros de llamadas realizadas, generación de facturas, almacenar información de clientes prepago y postpago. Finanzas.- almacenamiento de información sobre empresas, compra y venta de documentos financieros. Profesora: Eva María Mera

9 Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52
Aplicaciones de los Sistemas de Base de Datos Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Ventas.- información de clientes, productos, compra, facturas. Producción.- inventarios, pedidos. Recursos Humanos.- información de empleados, salarios, impuestos, beneficios, generación de roles o nóminas. Profesora: Eva María Mera

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TABLA Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Una Tabla es una Matriz de m filas por n columnas, también la podemos llamar Matriz de Datos. A las filas se las denomina registros y a las columnas campos, atributos, variables o características. La Tabla es uno de los elementos más importantes al Diseñar una Base de Datos. Profesora: Eva María Mera

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TABLA Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Una Tabla en un Diseño Relacional, se la llama formalmente Entidad . Particularmente en ACCESS se le llama Objeto. Profesora: Eva María Mera

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TABLA Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Una Tabla es utilizada para almacenar datos y en un diseño relacional a más de almacenar datos se establecen relaciones entre Tablas. Una Tabla contiene datos sobre un Tema específico, ejemplos: Base de Datos : Graduados de la ESPOL: Datos Personales de los graduados, Organizaciones en las que laboran, Detalle de las Actividades que realizan. Base de Datos: Ventas de Productos: Productos, Pedidos y Clientes Profesora: Eva María Mera

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El conjunto de Campos en una fila i es equivalente a un Registro Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL CAMPOS Campo 1 R E G I S T O Fila 14 o Registro 14 CELDA Base de Datos,Modelo Relacional, Tablas y propiedades, Formularios en ACCESS 4/18/2017 Profesora: Eva María Mera

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Campo de una Tabla Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Un campo es una categoría de información en una Base de Datos. Cada campo muestra los datos de una misma característica. Un campo toma valores, los valores que toma están dentro de un rango, se los conoce como dominio. Ejemplo: si el campo tiene por nombre: género, éste puede ser masculino o femenino Campo 1 Profesora: Eva María Mera

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Campo de una Tabla Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL La definición de un campo requiere, básicamente el nombre y el tipo de dato. Ejemplo: si el campo tiene por nombre: género, éste puede ser masculino o femenino y el tipo de dato puede ser: texto Campo Profesora: Eva María Mera

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Registro de una Tabla Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Un registro es el conjunto de campos de cada fila en una Tabla. Cada fila “completa” en una Tabla forma un registro. Profesora: Eva María Mera

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Registro de una Tabla Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL El registro constituye el dato contenido en cada campo para un ente (persona, animal o cosa) Ejemplo: cada persona tiene asociado su nombre, apellido, género, etc.. Profesora: Eva María Mera

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Celda de una Tabla Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL La intercepción entre una Fila y Columna se denomina Celda. Una celda contiene un dato. CELDA Profesora: Eva María Mera

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Base de Datos Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Tenemos entonces lo siguiente: Base de Datos Tablas Registros Campos Tipo de Datos Formada por Formadas por Formados por Asociados a un Profesora: Eva María Mera

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Base de Datos Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Tipos de Base de Datos: Plana Relacional Profesora: Eva María Mera

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Base de Datos Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Tipos de Base de Datos: Base de datos plana. Es aquella que sólo consta de un archivo; es decir, todos los datos que contienen los campos se encuentran almacenados dentro del mismo archivo. Profesora: Eva María Mera

22 Planificación y Diseño de una Base de Datos
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Planificación y Diseño de una Base de Datos Profesora: Eva María Mera

23 Planificación y Diseño de una Base de Datos
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Definir el problema Datos que se requieren registrar o almacenar ;y, Qué información se desea extraer para uso interno o externo. Profesora: Eva María Mera

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Planificación y Diseño de una Base de Datos Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Luego de tener claro el problema lo siguiente es: Elaborar la Estructura Relacional, utilizando Tablas. Se definen la Tablas y los campos que éstas contendrán. Finalmente se diseñan formularios, consultas e informes a presentar. Profesora: Eva María Mera

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Planificación y Diseño de una Base de Datos Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Un Mal Diseño de la Base de Datos, podría provocar, duplicación de datos, inconsistencias, que el sistema sea lento y que los resultados no sean los esperados. Un Buen Diseño de la Base de Datos evita todo lo que ocurre con un Mal Diseño, y por ende convierte en valiosa la información que genera. Profesora: Eva María Mera

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Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Conclusiones “Buenas decisiones requieren de buena información”. Lo más probable es que los datos se manejen eficientemente, si éstos están almacenados en una BASE de DATOS. Las Bases de Datos al gestionar datos para convertirlos en información, lo hacen mejor que los métodos tradicionales utilizados en el pasado (Sistemas de Archivo, Archivadores, Kardex). Profesora: Eva María Mera

27 COMPONENTES U OBJETOS EN UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Tablas Consultas Formularios Informes Páginas Profesora: Eva María Mera

28 COMPONENTES U OBJETOS EN UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Tablas Una tabla de datos es un objeto que se define y utiliza para almacenar los datos. Una tabla contiene información sobre un tema o asunto particular. Profesora: Eva María Mera

29 COMPONENTES U OBJETOS EN UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Consultas Una consulta es un objeto que proporciona una visión personal de los datos almacenados en las tablas ya creadas. Profesora: Eva María Mera

30 COMPONENTES U OBJETOS EN UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Formularios Un formulario es el objeto de Access 2007 diseñado para la introducción, visualización y modificación de los datos de las tablas. Profesora: Eva María Mera

31 COMPONENTES U OBJETOS EN UNA BASE DE DATOS EN ACCESS
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Informes Un informe es el objeto de Access 2007 diseñado para dar formato, calcular, imprimir y resumir datos seleccionados de una tabla. Profesora: Eva María Mera

32 Creando una Base de Datos en ACCESS
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Botón de Inicio Todos los Programas Microsoft Office Microsoft Office Access 2007 Profesora: Eva María Mera

33 Creando una Base de Datos en ACCESS
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Profesora: Eva María Mera

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Barra de Titulo Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Banda de Opciones PANEL DE EXPLORACIÓN Base de Datos,Modelo Relacional, Tablas y propiedades, Formularios en ACCESS 4/18/2017 Profesora: Eva María Mera

35 Extensión de una Base de Datos en ACCESS
Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL *.accdb Microsoft Data Base Profesora: Eva María Mera

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Creación de Tablas Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Tablas Nombre del Campo Nombre de la Tabla Registro Control de desplazamiento por registro Base de Datos,Modelo Relacional, Tablas y propiedades, Formularios en ACCESS 4/18/2017 Profesora: Eva María Mera

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Cerrar la Base de Datos Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Tener en cuenta el lugar donde se archiva o guarda la Base de Datos y recordar el nombre asignado a la misma. Profesora: Eva María Mera

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Tipos de datos Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Texto: Permite almacenar cualquier tipo de texto, tanto caracteres como dígitos y caracteres especiales. Tiene una longitud por defecto de 50 caracteres, siendo su longitud máxima de 255 caracteres. Normalmente se utiliza para almacenar datos como nombres, direcciones o cualquier número que no se utilice en cálculos, como números de teléfono o códigos postales. Memo: se utiliza para textos de más de 255 caracteres como comentarios o explicaciones. Tiene una longitud máxima de caracteres. Número: para datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Dentro del tipo número la propiedad tamaño del campo nos permite concretar más. En resumen los tipos Byte, Entero y Entero largo permiten almacenar números sin decimales; los tipos Simple, Doble y Decimal permiten decimales. Profesora: Eva María Mera

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Tipos de datos Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Fecha/Hora: para la introducción de fechas y horas desde el año 100 al año 9999. Moneda: para valores de dinero y datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos en los que estén implicados datos que contengan entre uno y cuatro decimales. La precisión es de hasta 15 dígitos a la izquierda del separador decimal y hasta 4 dígitos a la derecha del mismo. Autonumérico: número secuencial (incrementado de uno a uno) único, o número aleatorio que Microsoft Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro a una tabla. Los campos Autonumérico no se pueden actualizar. Profesora: Eva María Mera

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Tipos de datos Programas Utilitarios II, paralelos 50 y 52 Institto de Ciencias Matemáticas-ESPOL Sí/No: valores Sí y No, y campos que contengan uno de entre dos valores (Sí/No, Verdadero/Falso o Activado/desactivado). Objeto OLE: objeto como por ejemplo una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un documento de Microsoft Word, gráficos, imágenes, sonidos. Hipervínculo: texto o combinación de texto y números almacenada como texto y utilizada como dirección de hipervínculo. Existe otra posibilidad que es la Asistente para búsquedas... que crea un campo que permite elegir un valor de otra tabla o de una lista de valores mediante un cuadro de lista o un cuadro combinado. Profesora: Eva María Mera