Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Waleska I. Rolón Osorio Auditora Senior Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 7 de mayo de.

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1 Subastas, Compras, Cuentas por Pagar y Desembolsos Waleska I. Rolón Osorio Auditora Senior Adiestramiento Auditores Internos del Gobierno 7 de mayo de 2008 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR Autorizado por la Comisión Estatal de Elecciones, CEE-SA-08-8173

2 Contraloría a sus órdenes... 2OBJETIVOS Conocer el proceso de compras Conocer el proceso de subastas Repasar la reglamentación aplicable Discutir los hallazgos más frecuentes Aclarar dudas relacionadas con la reglamentación y los hallazgos

3 Contraloría a sus órdenes... 3 BASE LEGAL Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico Leyes Código Penal de Puerto Rico Reglamentos Cartas y Memorandos Circulares Reglamentación Federal

4 Proceso de Compras, Subastas y Desembolsos

5 Contraloría a sus órdenes... 5 Proceso de Compras y Desembolsos

6 Contraloría a sus órdenes... 6 Requisición Orden de Compra o Contratos Recibo de inspección o certificación del trabajo realizado Factura Desembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Asignaciones Presupuestarias EL PROCESO DE COMPRAS Y LOS DESEMBOLSOS Archivo de Documentos

7 Contraloría a sus órdenes... 7 Asignaciones Presupuestarias

8 Contraloría a sus órdenes... 8 ASIGNACIONES PRESUPUESTARIAS Presupuesto del Municipio (art. 7.001) –Aprobado por la Legislatura Municipal –Por dependencia y partidas presupuestarias Responsabilidad –Jefes de Dependencia (preparan) –Alcalde (presenta) –Legislatura Municipal (aprueba)

9 Contraloría a sus órdenes... 9 RequisiciónRequisición Asignaciones Presupuestarias Requisición

10 Contraloría a sus órdenes... 10 REQUISICIÓN Necesidad Propósito Cumplimentada en todas sus partes –Asignación de Número –Descripción adecuada de los suministros o servicios Aprobada por los funcionarios autorizados –Jefe de Dependencia –Oficial de Compras

11 Contraloría a sus órdenes... 11 Compras por subasta y Junta de Subastas Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Subasta

12 Contraloría a sus órdenes... 12 COMPRAS MEDIANTE SUBASTA PÚBLICA (Art. 10.001) Compras > $40,000 Obras o mejoras públicas >$100,000 Cualquier venta de propiedad mueble e inmueble Anuncio en periódico Reglamentación Interna

13 Contraloría a sus órdenes... 13 COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA (Art. 10.002) Compras a otros municipios, al gobierno de P.R. ó al gobierno federal Compras anuales < $40,000 Compras ó servicios en cualquier caso de emergencia. Compras que solamente exista un suplidor de ese bien ó servicio Cuando no concurran licitadores y exista el peligro de perder la oportunidad de adquirir los bienes o servicios (mercado abierto debe aprobar Legislatura Municipal)

14 Contraloría a sus órdenes... 14 COMPRAS EXCLUÍDAS DE SUBASTA PÚBLICA (Art. 10.002) Contratos de construcción de obras, reparación, o mejora < $100,000 Alteraciones o adiciones < 30% del total del costo de la obra Obras realizadas por administración Adquisición de equipo pesado fuera de Puerto Rico Contratación de servicios de mecánica para reparación de vehículos, equipos municipales y la reparación de equipo computarizado < $25,000

15 Contraloría a sus órdenes... 15 JUNTA DE SUBASTAS Constitución de la Junta de Subastas (Art. 10.004) Funcionamiento de la Junta de Subasta –Quórum –Actas Funciones y deberes de la Junta de Subasta (Art. 10.006) –Criterios de adjudicación –Rechazar pliegos –Garantías y Fianzas –Declarar Subasta Desierta

16 Contraloría a sus órdenes... 16 Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Requisición Proceso de Subasta/Adjudicación

17 Contraloría a sus órdenes... 17 PROCESO DE ADJUDICACIÓN Subasta Formal –Excepciones Subastas Informales [Cotizaciones] –Responsabilidad de los funcionarios que solicita, recibe, acepta, y adjudica la cotización Mercado Abierto Único Proveedor Emergencia

18 Contraloría a sus órdenes... 18 Orden de Compra RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Orden de Compra

19 Contraloría a sus órdenes... 19 ORDEN DE COMPRA Disponibilidad de fondos Cumplimentada en todas sus partes Registrada en los libros –Contratos registrados en la OCPR Aprobada por los funcionarios que participan del proceso

20 Contraloría a sus órdenes... 20 Recibo de Inspección Inspección Recibido RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección

21 Contraloría a sus órdenes... 21 RECIBO DE BIENES Y SERVICIOS Cumplimentado en todas sus partes Verificación de los bienes y servicios –Corrección –Exactitud Firmado por el personal autorizado Envío a los departamentos concernientes

22 Contraloría a sus órdenes... 22 Factura Factura RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura

23 Contraloría a sus órdenes... 23FACTURA Original Corrección y exactitud Certificada por el funcionario o empleado que recibió los bienes Aprobada por el funcionario autorizado Contiene la Certificación de falta de interés del suplidor

24 Contraloría a sus órdenes... 24 Desembolso RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFacturaDesembolsoDesembolso

25 Contraloría a sus órdenes... 25 DESEMBOLSO Corrección y Exactitud Corresponde a la necesidad e interés del Pueblo –Extravagante, excesivo e innecesario Aprobado por los funcionarios autorizados Justificantes del desembolso y cheque

26 Contraloría a sus órdenes... 26 Registros Contables RequisiciónRequisición Proceso de Adjudicación Asignaciones Presupuestarias Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura DesembolsoDesembolso Registros Contables

27 Contraloría a sus órdenes... 27 Se anotó en los registros todas las transacciones hasta liquidar la Orden de Compra o el Contrato Se anotó en la partida correspondiente Se anotó en el año económico correspondiente Se concilia mensualmente el Mayor de Cuentas por Pagar REGISTROS CONTABLES

28 Contraloría a sus órdenes... 28 Archivo de documentos RequisiciónRequisición Orden de Compra Recibo de Inspección FacturaFactura DesembolsoDesembolso Proceso de Adjudicación Registros Contables Archivo de documentos Asignaciones Presupuestarias

29 Contraloría a sus órdenes... 29 ARCHIVO DE DOCUMENTOS Personal Autorizado –Documentos Activos e Inactivos Organizado –Números consecutivos y año fiscal –Por suplidor o contratista, si aplica Área segura –Libre de inundaciones y de humedad –Control de acceso

30 Contraloría a sus órdenes... 30 HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Cotizaciones falsas Fraccionamiento de las compras Compras y arrendamientos de equipos sin subastas Adquisición de bienes y servicios sin obtener cotizaciones Contratación de obras sin celebrar subasta pública alegando estado de emergencia Especificaciones que incluían las características de una marca en particular

31 Contraloría a sus órdenes... 31 Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Deficiencia en la solicitud y el trámite de cotizaciones Pagos ilegales, indebidos, duplicados, y por adelantado Pagos de deudas incurridas ilegalmente Deficiencias en los comprobantes de desembolso y sus justificantes Comprobantes de desembolso y cheques no encontrados para examen

32 Contraloría a sus órdenes... 32 Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Las subasta fueron adjudicadas a un proveedor que no era el mejor postor Los expedientes de subastas estaban incompletos Deficiencias en las Actas de la Junta de Subastas Compras sin celebrar subastas públicas alegando estado de emergencia y sin el consentimiento de la Legislatura Municipal

33 Contraloría a sus órdenes... 33 Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES Cont. HALLAZGOS MÁS FRECUENTES No se requería en las subastas las fianzas que garantiza la entrega de los bienes y servicios Órdenes de cambio relacionadas con la construcción de una obra sin someterse a la aprobación de la Junta de Subastas Constitución de la Junta de Subasta sin el ciudadano particular y presidida por el Alcalde

34 Contraloría a sus órdenes... 34 Información adicional División de Auditorías de Municipios Myriam Rivera Pérez Directora 787-200-7251, ext. 561 PO Box 366069 San Juan, PR 00936-6069

35 Contraloría a sus órdenes...