Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE José D. Sánchez Rojas Auditor Senior, Div. B.

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1 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR PROPIEDAD MUEBLE E INMUEBLE José D. Sánchez Rojas Auditor Senior, Div. B

2 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Definición Propiedad (activos fijos): bienes muebles e inmuebles de relativa permanencia adquiridos por compra, traspaso, cesión, donación, confiscación o por otros medios por el Gobierno.

3 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Clasificación de la Propiedad Mueble se puede utilizar repetidas veces, de relativa permanencia se puede transportar de un sitio a otro Inmueble no se puede transportar de un sitio a otro existencia permanente

4 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Leyes y Reglamentación Aplicables Artículo VI, Sección 9 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico: Solo se dispondrá de las propiedades y fondos públicos para fines públicos y para el sostenimiento y funcionamiento de las instituciones del Estado, y en todo caso por autoridad de ley.

5 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables Rama Ejecutiva Ley Núm. 230 del 23 de julio de 1974, Ley de Contabilidad del Gobierno de Puerto Rico Departamento de Hacienda Cartas Circulares y Reglamentos Reglamentación interna

6 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cont. Leyes y Reglamentación Aplicables Pérdida o hurto de la propiedad Ley Núm. 96 del 26 de junio de 1994 Impone a las entidades gubernamentales el deber ministerial de informar cualquier violación de la ley o irregularidad relacionada con la propiedad y los fondos públicos. Oficina del Contralor Departamento de Justicia Departamento de Hacienda

7 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Encargado de la Propiedad Nombrado por el jefe de la entidad. Responsable de: La custodia El control de los activos fijos En el caso de las dependencias gubernamentales el nombramiento es aprobado por el Secretario de Hacienda

8 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cont. Encargado de la Propiedad Responsabilidades: Mantener al día los expedientes Asignar número y numerar el equipo. Dar de baja equipo. Emitir Recibo de Propiedad en uso Realizar inventarios físicos anuales Fianza Tiene que estar cubierto por una fianza

9 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Control de la Propiedad Identificación y numeración Controles la asignación e identificación mediante número visible y que no sea fácil de remover etiquetas marbetes de metal tinta permanente Valoración Costo real Tasación o estimados

10 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 ¿Cuándo? una vez al año o cuando estén próximos a renunciar los empleados o funcionarios responsables ¿Quién lo realiza? Encargado de la Propiedad bajo la supervisión de un empleado o funcionario cuyas funciones estén ajenas al control y contabilidad de los activos fijos. Inventario Físico

11 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Propiedad Excedente o Inservible Criterios Sin utilidad, obsoleto Deteriorado y su reparación sea costosa No cumple con el fin para el cual fue adquirido Se debe seguir los procedimientos establecidos según la entidad, para declarar una propiedad excedente

12 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Pruebas a realizar Programa de auditoría Propiedad Mueble e Inmueble, LA-02, Rev. Mayo 05 Propósito Determinar si los procedimientos de control de contabilidad están operando según la ley y la reglamentación que rige la unidad

13 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Verificaciones a base de la reglamentación, tales como: Inventarios anuales y evaluación de informes de diferencias Evaluación de disposición de propiedad dada de baja. Verificación de uso, control y protección del equipo. (Se puede efectuar mediante inventario físico u observación.) Informes de hurto de propiedad hurtada Cont. Pruebas a Realizar

14 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cont. Pruebas a Realizar Conclusión – del auditor Si a base de la evaluación de los controles internos (planificación) y los resultados de las pruebas de cumplimiento en la unidad existen los procedimientos adecuados que ayude a prevenir o a detectar errores materiales.

15 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Hallazgos más comunes Utilización de propiedad para fines político- partidista y otros fines ajenos a la gestión pública. Hurto de propiedad no informado a la Oficina del Contralor, Departamento de Hacienda o al Secretario de Justicia. No se realizan investigaciones administrativas de los hurtos de la propiedad mueble.

16 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cont. Hallazgos más comunes No se somete al Secretario de Hacienda, para su aprobación, el nombramiento de encargado de la propiedad. No se le requieren a los funcionarios que cesan en sus funciones, la entrega de la propiedad que tenían a su cargo mediante un inventario físico. Propiedad no localizada para examen.

17 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cont. Hallazgos más comunes Unidades de propiedad no estaban identificadas con el correspondiente número de la propiedad. No se expiden recibos de propiedad en uso a los empleados. Propiedad desaparecida incluida en los registros de inventario

18 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Folleto Informativo

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