Manual OST v4 Los Pelambres Marzo Febrero 2014

Presentación del tema: "Manual OST v4 Los Pelambres Marzo Febrero 2014"— Transcripción de la presentación:

1 Manual OST v4 Los Pelambres Marzo 2015 21 Febrero 2014
Diapositiva de Bienvenida Objetivo: dar la bienvenida a las persona e invitarlos a una jornada que es importante para el grupo minero y para ellos. Mensajes claves: “Bienvenidos a Protagonistas del Cambio” “Que hayan hecho un tiempo y hayan venido tiene gran importancia para nosotros ya que juntos vamos a construir y vivir la cultura que queremos como Grupo Minero” 21 Febrero 2014

2 Contenido 1.- ¿Qué tipos de contratos de servicios existen? 2.- ¿Cómo solicitar una OST según tipo? (flujos de aprobación aconex) 3.- ¿Cuáles son los pasos para solicitar una OST ?(solicitud, cotización, Adjudicación) 4.- ¿Cómo saber quien aprueba el flujo de Aconex? (guía de aprobación) 5.- ¿Cómo cargar un documento en Aconex? 6.- ¿Cómo hacer una transmisión de un documento en Aconex? 7.- ¿Cómo iniciar un flujo de aprobación de un documento en aconex? 8.- ¿Cómo comunicar a contratos la aprobación de un flujo? 9.- ¿ Como realizar una cotización referencial al área usuaria? 10.- ¿Qué formularios debo conocer y donde obtenerlos? 11.- ¿Cómo solicito la creación de un proveedor en Ellipse y WebControl? 12.- ¿Qué revisa Sercol para acreditar a un trabajador? 13.- ¿Pago de OST? 14.- ¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse?

3 ¿Qué tipos de contratos de servicios existen?

4 Tipos de Contrato Contrato : Mayor a US$300.000
Mayor a 1 año de duración Servicio se lleva a cabo dentro y fuera de faena OST( Ordenes de servicios a terceros): Menor a US$ Menor a 1 año de duración ASM Menor a US$5.000 Servicio fuera de faena

5 ¿Cómo solicitar una OST según tipo?

6 Tipos de OST Solicitud de Cotización para OST Solicitud de Modificación de OST Solicitud de Adjudicación Directa OST Solicitud de Asesoría OST Flujos de aprobación Aconex

7 Solicitud de Cotización normal
Documentos que debe entregar usuario por aconex Formulario de Solicitud de OST (con #PR) Alcance del servicio Formulario ECO (Itemizado tabla de precios) Cotización referencial (opcional) Plazo de proceso 5 días para cotizar 2 días para para adjudicar Total 7 días hábiles. ZIP cargado como documento se inicia Flujo de cotización

8 Solicitud de Modificación OST
Documentos que debe entregar usuario por aconex Formulario de Solicitud de OST (con #OST) Cotización referencial Plazo de proceso 1 a 2 días para cotizar ( por plazo 1 día) 1 día para adjudicar Total 3 días hábiles. ZIP cargado como documento que se inicia Flujo de Mod.

9 Solicitud de Adjudicación Directa
Documentos que debe entregar usuario por aconex Formulario de Solicitud de OST (con #PR) Alcance del servicio Formulario ECO (Itemizado tabla de precios) Cotización referencial (opcional) Plazo de proceso 1 día para re-cotizar 1 día para adjudicar Total 2 días hábiles. ZIP cargado como documento que se pasa por flujo de Adj Directa.

10 Solicitud de OST Asesoría
Documentos que debe entregar usuario por aconex Formulario de Solicitud de OST (con #PR) Alcance del servicio Formulario ECO (Itemizado tabla de precios) Plazo de proceso 5 días para cotizar 2 días para adjudicar Total 7 días hábiles. ZIP cargado como documento que se pasa por flujo de Aprobación Asesoría

11 Solicitud de Regularización de Servicio
Documentos que debe entregar usuario por aconex Formulario de Solicitud de OST (con #PR) Flujo Aconex Aprobado “Regularización de (OST, OC o Ctto)” Plazo de proceso NO aplica Una vez aprobado el flujo presentar factura en contabilidad junto con respaldo del flujo aprobado. ZIP cargado como documento que se pasa por flujo de Aprobación Respaldo de aprobación Transmitir a Contabilidad

12 Flujos OST válidos

13 ¿Cuáles son los pasos para solicitar una OST
¿Cuáles son los pasos para solicitar una OST? (solicitud, cotización, Adjudicación)

14 Pasos Solicitud OST Normal para Cotización
usuario Generación de PR Generación de formulario de solicitud (incorporara PR, centro de costo, responsable, presupuesto, área, listado de proponentes, fecha de reunión aclaratoria y/o visita a terreno, fecha de preguntas, historial de OST, etc..) Generar formulario ECO para cotizar (itemizado) Generar un ZIP con todos los documentos . Cargar a Aconex el Zip con documentos Transmitir el Zip a Especialista de Contratos Coordinación reunión aclaratoria y/o Visita a terreno, pases y acta de visita o reunión. Respuesta a preguntas Validación de propuesta de adjudicación Área de OST Contratos Revisar documentación Preparar documentos adicionales para cotizar Documentos se cagan a QMArket con número de proceso pr-xxxxx (ingresan fechas de preguntas, reunión y visita) Invitación por a los participantes Entrega y recepción de preguntas (opcional) Apertura de ofertas y tabulación. Envío de tabulación y ofertas a usuario para validación de la propuesta de adjudicación Carga a Aconex de la carpeta de adjudicación y transmisión a Analista de Contratos para generación de OST Generación de OST Aprobación de OST Emisión de OST a proveedor

15 Pasos Solicitud Modificación OST
usuario Generación de formulario de solicitud (usar sección modificación) Generar un ZIP con todos los documentos (incluir cotización referencial del contratista). Cargar a Aconex el Zip con documentos Iniciar Flujo de aprobación del Zip a Especialista de Contratos de OST Transmitir a especialista de contratos de OST comprobante de aprobación de flujo. Área de OST Contratos Revisar documentación Validar cotización Generación de OST Aprobación de OST Emisión de OST a proveedor

16 Pasos Solicitud Adjudicación Directa OST
usuario Generación de PR Generación de formulario de solicitud (incorporara PR, centro de costo, responsable, presupuesto, área, listado de proponentes, fecha de reunión aclaratoria y/o visita a terreno, fecha de preguntas, historial de OST, etc..) Generar formulario ECO para cotizar (itemizado) Generar un ZIP con todos los documentos . Cargar a Aconex el Zip con documentos Inicia Flujo de Aprobación de solicitud de adjudicación Directa Transmitir el comprobante de aprobación de flujo a Especialista de Contratos de OST (ver punto8 del contenido) Coordinación reunión aclaratoria y/o Visita a terreno, pases y acta de visita o reunión. Respuesta a preguntas Validación de propuesta de adjudicación Área de OST Contratos Revisar documentación Preparar documentos adicionales para cotizar Documentos se cagan a QMArket con número de proceso pr-xxxxx (ingresan fechas de preguntas, reunión y visita) Invitación por al participante Entrega y recepción de preguntas Apertura de ofertas y tabulación. Envío de tabulación y ofertas a usuario para validación de la propuesta Carga a Aconex de la carpeta de adjudicación y transmisión a Analista de Contratos para generación de OST Generación de OST Aprobación de OST Emisión de OST a proveedor

17 ¿Como saber quien aprueba el flujo de Aconex ?(guía de aprobación)

18 Guía para flujo de Aprobación
Adjudicación Directa : Menor a USD Gerente de área Entre y USD Gerente Operaciones (casos de operaciones) Mayor a USD Gerente General otras áreas. Asesoría Asesoría, aprueba Gerente General. Modificación de OST Para ajuste de plazo: Superintendente. Para ajuste de Montos: Según condición original aprobada y Guía de aprobación.

19 -¿Cómo cargar un documento en Aconex?
-¿Cómo iniciar una transmisión en Aconex? -¿Cómo iniciar un flujo en Aconex ? -¿Cómo comunicar a contratos de la aprobación de un flujo para que ejecuten la OST

20 Como Cargar un Documento a Aconex
Preparar los documentos, crear el archivo Zip. 1) Ingresar a aconex 2) Ir a Documentos /Acciones/ Cargar Nuevo Documentos Completar formulario Mensaje de término de carga: presionar Link indicado para ir a la ubicación del documento cargado 3) Seleccionar automático 4) Hacer referencia a la PR u OST 6) cargar 5) Ingresar numero de PR u OST Visualización del Documento Cargado (*)

21 Como Transmitir un Documento
Seleccionar el documento con la casilla verificadora (ver página anterior (*) ) desplegar menú de transmitir. Seleccionando Crear Transmisión. Se desplegará la ventana de correo para definir al destinatario Ingresar numero de PR u OST

22 Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento
1) Seleccionar Documento con casilla verificadora 2) Seleccionar Iniciar Flujo de Trabajo 3) Luego se desplegará ventana para iniciar flujo de 3 pasos. Paso 1, adjuntar archivos adicionales.(no usar esta opción incorporar todo en el archivo ZIP)

23 Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento
Paso 2, escoger el flujo que se requiere.

24 Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento
Paso 3 primera parte, cambiar el «nombre del flujo» y «nota» para una fácil identificación HACER REFERENCIA A LA PR EN EL NOMBRE DEL FLUJO. Usar esquema Repetir nombres en ambos casilleros Pr-xxxx/solicitud¨……… OST-xxxx/solicitud¨…….

25 Como Iniciar un Flujo de aprobación a un documento
Paso 3.- Segunda parte: Completar los aprobadores en las cajas del flujo en función de la guía de delegación. Finalmente enviar el flujo.

26 Como comunicar a contratos de la aprobación de un flujo
Cuando reciba la confirmación por correo de la finalización de un flujo, ingrese a Aconex por medio del Link del y una vez en Aconex reenvíe al Ingeniero de contratos de OST para que tome conocimiento y procese su solicitud.

27 -¿Cómo realizar una cotización referencial al área usuaria?
-¿Qué formularios debo conocer y donde obtenerlos?

28 Documentos adjuntos a cotización de referencia
Cuando un usuario desea cotizar un servicio para obtener el monto de referencia para generar una PR, o con fines presupuestarios, se recomienda incorporar en la solicitud de cotización el set de documentos que se indica para evitar discrepancias con el valor final del servicio cuando contratos formalice la OST. Esto ocurre porque las empresas podrían incrementar el valor del servicio producto de las exigencias que hacen estos documentos en cuanto a resguardos y responsabilidad. Considerar que com requisito mínimo para las OST no se solicita boleta de garantía de fiel cumplimiento y tampoco se aceptan anticipos. Estos documentos son : BAG Formato de contrato de OST Política de Calidad y Riesgo Código de ética Manual de prevención de delitos Ley UK Bribery Act 2010 Estos documentos se pueden descargar en :

29 Total de documento para Licitar o cotizar usados por Contratos
Documentos entregados por Usuario Formulario solicitud Alcance del servicio Itemizado Documentos estándar en todos los procesos (para solicitar cotización referencial) Documentos Complementarios

30 Formularios Los formulario se pueden encontrar directamente en A través de la intranet es posible llegar de la siguiente forma: Ingresar a Intranet al link Aconex en costado derecho parte baja Formulario OST Alcance técnico evaluación técnica económica Documentos contractuales para cotizar Formulario ECO estándar (Itemizado) Formulario creación de proveedor

31 ¿Cómo solicito la creación de un proveedor en Ellipse y WebControl?

32 Procedimiento Creación Proveedor en Ellipse
Solicitar a través de Aconex por transmisión Completar Formulario de creación de proveedor y envío a Esecialista de Contratos de OST por transmisión. Contratos crea proveedor en Ellipse. Contratos solicita a Finanzas aprobación. Nota: Proveedor debe tener una OST adjudicada Duración Desde la entrega del formulario 1 día creación 2 días aprobación Finanzas.

33 Procedimiento Creación Proveedor en Webcontrol
Solicitar al Proveedor que se cree directamente en WC Debe ingresar a Seleccionar el link “ Solicitud ingreso a faena” ubicado en el pie de página En pagina nueva abierta ingresar a Pelambres contratistas Finalmente en la nueva página ingresar como colaborador nuevo y comenzar el proceso de inscripción.

34 ¿Qué revisa Sercol para acreditar a un trabajador?

35 Revisión de Sercol para acreditación
La Empresa debe estar registrada y autorizada en WebControl, y contar con OST cargada -Deben contar con charla inducción MLP al día. Hora debe ser solicitada en -Generar pases a través de WebControl, y una vez liberados por el mandante: -Presentar contrato de trabajo (original o copia), si en este no indica que prestara servicios en MLP, un anexo que lo indique. Contrato debe contener como mínimo las clausulas del art. 10 del código del trabajo. Además Minera los Pelambres solicita como sueldo ético un total haberes de $ como mínimo (para la suma de los haberes solo se consideran las asignaciones o bonos fijos). Si cuenta con jornada excepcional deben presentar Resolución por esta. Los cargos indicados en los contratos deben ser los mismos que aparecen en la resolución (Pelambres autoriza a trabajar en turnos que no superen los 10 días de corrido) -Examen de altura geográfica en original. Si examen presentado no es de alguna entidad de la cual se han recibido estos documentos anteriormente (Ej. Achs, Mutual, etc.) Se envía al Policlinico para que den su aprobación. (Se reciben por mail exámenes en línea de la ACHS y Mutual, con un máximo de 3 por día) En caso que el examen sea copia debe ser legalizado ante notario, y el timbre debe indicar que el documento es copia fiel del ORIGINAL que se ha tenido a la vista. -Certificado de antecedentes en original. (No debe tener una antigüedad superior a 90 días) Documentos deben ser presentados en oficina de Sercol en Salamanca Plazo habilitación de pases: SERCOL cuenta con un plazo de 24 horas para la habilitación del trabajador, a contar desde el momento de la presentación de la documentación Pases de Visita se habilitan en portones Fono Consultas Licencias internas dirigirse a y

36 -Pago de OST -¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse?

37 Pago de OST El pago de una OST solo requiere recepción conforme de una parte o el total del servicio en Ellipse en el programa Mso 155 y comunicar a proveedor el envío de factura. No obstante para respaldo del administrador es recomendable usar EDP para la gestión y control interno (no es necesario iniciar aconex de flujo de estado de pago, sólo exigido para contratos) ¿Cómo consultar el estado de una OST o PR para ver estado en Ellipse? PR mso 231 OST mso 221 Ver firma pendiente mso 87a

38 Requisitos para pago de OST
A partir del 1 Febrero del 2015 proveedores tendrán 3 lugares de recepción de facturas: Apoquindo 4001, Las Condes, Santiago Providencia 511, Centro Holístico, Salamanca Caupolicán 200, Los Vilos Documentos deben venir con datos correcto de Minera los Pelambres. Facturas manuales deben ser presentadas con copia original y triplicado Facturas Electrónicas deben presentarse formato original y NO cedible. Facturas que no presenten respaldo correspondiente (recepción en sistema Ellipse) serán de devueltas inmediatamente a proveedores, por medio de carta devolución Express. N° OST Nombre: Minera Los Pelambres Rut: Dirección Apoquindo 4001 piso 18, Las Condes Chacay s/n, Salamanca Punta de Chungo S/N, Los Vilos Calle Los Carreras N° 380 – Dpto. 325, La Serena Fecha Vigencia Emisión hasta 1 Junio 2014 sirve para servicios del 2015. Seguimiento en portal de proveedores