2da SESIÓN SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO

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1 2da SESIÓN SUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO
7 de abril de 2008

2 AGENDA Verificación del quórum Lectura del acta anterior
Informe seguimiento auditorias internas de calidad Revisión gerencial al SGC 2do semestre 2007 Varios

3 3. SEGUIMENTO AUDITORIAS INTERNAS PRIMER CICLO 2007
PROCESO PORCENTAJE DE EJECUCIÓN/ PLAN DE TRABAJO % TOTAL NO CONFORMIDADES Y OBSERVACIONES ABIERTAS CONTRACTUAL 22 (37.5) 9 7 FINANCIERO 42 12 8 ADMINISTRATIVO 93 14 1 INFORMÁTICO 0 (81.25) 6 4

4 INFORMACIÓN DE ENTRADA RESULTADOS DE LA REVISIÓN
4. INFORME REVISIÓN GERENCIAL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Segundo semestre de 2007 INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias, Retroalimentación del cliente, Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, Estado de las acciones correctivas y preventivas, Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, (Las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). Descripción y cuantificación de recursos asignados. Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión. RESULTADOS DE LA REVISIÓN La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos; La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente, y Las necesidades de recursos.

5 a) RESULTADOS DE AUDITORIAS
Durante la vigencia del 2007 se realizaron dos ciclos de auditorias internas de calidad los resultados y avances para el segundo semestre corresponden a: INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Auditoria interna No conformidades Abiertas Cerradas Total Procesos 4 Porcentaje 0% 100% El estado de la auditoria externa corresponde a: Auditoria de Seguimiento ICONTEC No conformidades Abiertas Cerradas Total 8.5.2 Acción correctiva 1 Se cumplieron las actividades de mejora del reporte de acción correctiva que tiene un avance del 100% Fortalezas: La medición que se realiza a las quejas, reclamos y derechos de petición, así como la calificación dada de excelente a la oportunidad, calidad y atención prestada en los servicios. Mejoras en el proceso de Venta de Bienes en Desuso entre los que se destacan, el canal de comunicación portal de la entidad, la implementación de herramientas informáticas para el registro, almacenamiento, presentación de resultados.

6 Calificación de la satisfacción del cliente
b) RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión La medición de la satisfacción del cliente esta relacionada con la atención dada por los responsables de los procesos a las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes, este informe los resultados del semestre así:: Calificación de la satisfacción del cliente Mes Calidad del servicio Tiempo de respuesta Atención prestada Julio 5,00 Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre Promedio a. Fortalezas El nivel muy favorable de la percepción de los clientes que visitan los diferentes procesos Durante el semestre se realizo una encuesta a nivel nacional sobre la percepción de la calidad de las prendas confeccionadas b. Oportunidades de mejora: Realizar y reportar oportunamente la información para la medición del servicio postventa en todos los procesos misionales.

7 Matriz evaluación indicadores caracterización de los procesos
c) DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Desempeño de los procesos Misionales De apoyo Estratégicos Evaluación Ver anexo 1 Matriz evaluación indicadores caracterización de los procesos b. Oportunidades de mejora Establecer acción correctiva o preventiva sobre los resultados de los indicadores que no alcanzaron la meta.

8 b. Conformidad del productos
c) DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión b. Conformidad del productos Para el análisis del producto no conforme se tiene en cuenta la información allegada por el proceso Industrial el comportamiento corresponde a la siguiente: Mes Nivel PNC Producción PNC % PNC Julio 2% 56.506 485 0,9% Agosto 55.371 382 0,7% Septiembre 41.006 114 0,3% Octubre 41.680 262 0,6% Noviembre 40.488 108 Diciembre 44.008 95 0,2% Fortalezas El tratamiento y disposiciones dadas al producto no conforme al proceso industrial mantiene el cumplimiento de la meta y se encuentra controlado en un rango de mejora de 0.5% sobre el índice del 2% Oportunidades de mejora Ajuste a los requisitos establecidos en el procedimiento para los créditos con novedades como producto no conforme, así como los ajustes por diferencias entre los pliegos y los estudios de conveniencia y oportunidad para el proceso contractual.

9 d) ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Del seguimiento y análisis realizado a la información registrada en el formato de los reportes de acción correctiva y preventiva de los diferentes procesos, se observa que el comportamiento PROCESO Nº reportes Abiertas Cerradas CONTRACTUAL 1 INDUSTRIAL 3 CREDITOS PLANEACIÓN 2 ADMINISTRATIVO TOTAL 8 7 12% 88% Oportunidades de mejora La integración de todas las fuentes de documentación de acciones de mejora en una matriz que consolide los diferentes planes de mejora en el nuevo formato para el tratamiento de las acciones correctivas, preventiva y de mejora

10 e) ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN
INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Avances de los compromisos de la última Revisión Gerencial de fecha 30 de agosto de 2007 COMPROMISOS AVANCE La integración y armonización de los requisitos de la norma NTC GP 1000 y MECI al Sistema de Gestión de Calidad. Fue ajustado el plan de implementación y armonización con fecha de terminación 30 noviembre de 2008 La alta rotación de personal y el incumplimiento de las actividades de inducción especifica y general Se ajustaron los procedimientos para inducción especifica y general, y se preveen seguimientos a la inducción por parte de TAHUM. La aplicación de la Ley 1033 de 2006 Carrera especial personal no uniformado sector defensa Se encuentra en proceso el ajuste del manual de funciones y competencias fecha 30 abril de 2008 Creación de la unidad administrativa del GSED Se revisaron sinergias y se incorporaron metas de la entidad para el GSED en el plan de acción de la vigencia Oportunidades de mejora Dar mayor agilidad en el desarrollo de las actividades planteadas en planes y reportes de acción correctiva, preventiva y de mejora originadas en revisión gerencial

11 f) CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD
INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión La aplicación de la Ley 1150 de 2007 y su decreto 066 de 2008 reglamentario, El ajuste por a la estructura y planta de personal por supresión del nivel ejecutivo Reforma administrativa

12 g) RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA
Las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Afianzar la cultura de la planeación de la ejecución presupuestal, para lograr el cumplimiento de 100%. Afianzar el compromiso de los responsables de realizar la ejecución y seguimiento de las actividades señaladas en los reportes de auditoria interna, acciones de mejora originadas por revisión gerencial. Incentivar la participación de los servidores públicos en el desarrollo de auditorias internas de calidad Socializar los resultados de la medición de la satisfacción del cliente Evaluar los elementos que generan insatisfacción para la toma de acciones correctiva, preventivas o de mejora Evaluar el sistema de comunicación con el cliente para la retroalimentación de los proceso Armonizar la evaluación del desempeño con los objetivos de calidad La política de calidad y el direccionamiento estratégico fueron revisados y ajustados el 27 de diciembre de 2007

13 h) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS
INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión De acuerdo con la apropiación aprobada de ingresos y gastos de la entidad para la vigencia 2007 y la reserva presupuesta 2006 se presenta el siguiente análisis así: Ejecución presupuestal y variación presupuestal a 31 de dic. de 2007 Rubro Valor Programado Valor ejecutado % a. Reservas Presupuestales $ $ 91.44% b. Gastos $ $ 83.07% c. Ingresos $ 85.20% Mediante acuerdos se aprobaron $ a. Ejecución Reservas presupuestales a 31 diciembre de 2007 Rubro Reserva Reserva ejecutada % Gastos de personal $ ,80 $ ,13 83.87% Gastos generales transferencias $ ,09 $ ,71 99.40% Transferencias $ ,71 $ ,84 98,25% Operación Comercial $ ,66 $ ,64 91,27% Total Reserva $ ,26 $ ,54 91,44%

14 h) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS
INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión b. Ejecución Gastos a 31 – diciembre – 2007 Rubro Valor Programado Valor ejecutado % Gastos de personal $ ,00 $ 85,38% Gastos Generales $ ,00 $ , 87,31% Transferencias corrientes $ ,00 $ , 51,13% Operación Comercial y prod $ ,3 $ , 82,18% Total Reserva $ ,00 $ , 82,07% No se ejecutó el 17.9% por la baja ejecución del plan de compras c. Ejecución Ingresos a 31 de diciembre de 2007 Rubro Valor Programado Valor ejecutado % Venta de bienes y servicios $ ,88 $ ,92 205.2% Operaciones comerciales $ ,42 $ ,14 47,38% Otros ingresos $ ,00 $ ,56 63,17% Rendimientos financieros $ ,00 $ ,57 780.8% Total Ingresos $ ,30 $ ,18 85,20% La declaración de contratos desiertos disminuyó la proyección de ingresos

15 i) INDICES DE GESTIÓN INFORMACIÓN DE ENTRADA Índices de gestión
Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión

16 j) CONCLUSIONES DEL INFORME
INFORMACIÓN DE ENTRADA Resultados de auditorias Retroalimentación del cliente Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio Estado de las acciones correctivas y Preventivas Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, Recomendaciones para la mejora, Descripción y cuantificación de recursos asignados Índices de gestión Conclusiones del informe de revisión Se aplican sistemáticamente los requisitos de la norma ISO 9001_2000 en los procesos de la entidad b. Se mantiene adecuadamente el sistema a través del seguimiento y medición de los procesos. c. Se evalúa el sistema y sus resultados a través de auditorias de calidad y el desarrollo de acciones correctivas, preventivas y de mejora. El grado de adecuación del sistema implementado corresponde al 100%

17 GRACIAS POR SU ATENCIÓN