1 Secretaría de Administración y Finanzas Oficina de Servicios de Compras Informe de viajes de la Secretaría General de la OEA correspondiente a 2008.

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1 1 Secretaría de Administración y Finanzas Oficina de Servicios de Compras Informe de viajes de la Secretaría General de la OEA correspondiente a 2008

2 2 Índice ¿Por qué viaja la OEA? ¿Por qué viaja la OEA? Mandato de viaje de la Asamblea General Mandato de viaje de la Asamblea General Cumplimiento del mandato relativo a la política de viajes Cumplimiento del mandato relativo a la política de viajes Memorando administrativo 79 Rev.3 Memorando administrativo 79 Rev.3 Servicios y logros correspondientes a 2008 Servicios y logros correspondientes a 2008 Estadísticas de viajes correspondientes a 2008 Estadísticas de viajes correspondientes a 2008 Con miras a 2009 Con miras a 2009 Conclusión Conclusión

3 3 ¿Por qué viaja la OEA? Para alcanzar los objetivos de la Organización y ejecutar sus mandatos. Para alcanzar los objetivos de la Organización y ejecutar sus mandatos. Para reunir personas, tanto en la Sede como en el resto de la región, con el fin de prevenir conflictos, fortalecer la cooperación y avanzar en los valores e intereses comunes. Para reunir personas, tanto en la Sede como en el resto de la región, con el fin de prevenir conflictos, fortalecer la cooperación y avanzar en los valores e intereses comunes. Para facilitar la participación en las cumbres, reuniones ministeriales, reuniones de alto nivel y foros regionales para establecer contactos. Para facilitar la participación en las cumbres, reuniones ministeriales, reuniones de alto nivel y foros regionales para establecer contactos. Para formular y ejecutar actividades de cooperación orientadas al campo. Para formular y ejecutar actividades de cooperación orientadas al campo. Para ofrecer servicios de observación electoral y realizar misiones exploratorias y de paz. Para ofrecer servicios de observación electoral y realizar misiones exploratorias y de paz. - Los viajes son una parte integral de nuestras funciones -

4 4 Mandato de viaje de la Asamblea General Informes de gestión “…suministre los siguientes informes con frecuencia anual: un informe detallado sobre los recursos asignados en cumplimiento de los mandatos de los Estados Miembros de la Organización, listados en orden de fecha de entrada en vigor, objeto de gasto (por ejemplo, viajes, contratos) y área responsable de la Secretaría...” Viajes “…refuerce… el cumplimiento de la regla vigente establecida por el Consejo Permanente que requiere que todos los pasajes financiados con el Fondo Regular, el FEMCIDI, fondos específicos y fondos fiduciarios administrados por la Secretaría General, sean comprados en clase económica, salvo los casos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y el Presidente del Consejo Permanente, e informar trimestralmente al Consejo Permanente sobre los casos en que no se cumpla con esta regla”. La AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08),sección II, párrafos A.1 (c) y A.12 solicita a la Secretaría General que: La AG/RES. 2437 (XXXVIII-O/08), sección II, párrafos A.1 (c) y A.12 solicita a la Secretaría General que:

5 5 Memorando administrativo N. º 79 Rev. 3 Viaje oficial es todo viaje que se realiza en representación de la SG/OEA y es gestionado por la dependencia correspondiente (es decir, el área solicitante). Los secretarios y secretarios ejecutivos, directores de departamentos y oficinas y jefes de división (supervisores) deben asegurar que exista suficiente presupuesto para financiar todos y cada uno de los viajes oficiales. Todos los viajes deben autorizarse por adelantado y por escrito. Los viajes no programados requieren aprobación del Jefe de Gabinete del Secretario General. La política de viajes de la OEA, revisada el 3 de marzo de 2006, brinda a la autoridad de viajes los procedimientos administrativos y financieros y las instrucciones para presentar los informes de gastos de todos los viajes oficiales de la OEA:

6 6 Memorando administrativo N. º 79 Rev. 3 (continuación) Las personas que viajan en representación de la OEA tienen derecho a recibir un adelanto de fondos en concepto de per diem y gastos terminales. Solamente se aplican excepciones en casos extraordinarios, los cuales requieren de aprobación previa. Todos los empleados deberán presentar un Informe de Gastos de Viaje (TEC), excepto cuando se trate de viajes a la Asamblea General y viajes estatutarios. Todos los empleados que realizan viajes oficiales (a excepción del SG, SGA, secretarios y secretarios ejecutivos) deben presentar un informe al supervisor que autorizó el viaje dentro de los 15 días posteriores a su regreso.

7 7 Otros lineamientos de la política de viajes Todos los pasajes financiados por cualquier fondo de la OEA deberán ser “comprados en clase económica, salvo los casos del Secretario General, el Secretario General Adjunto y el Presidente del Consejo Permanente”… y “salvo las excepciones que se hagan por disposición expresa del Secretario General”. (Regla 108,9(a) del Reglamento del Personal, AG/RES. 2257 (XXXVI-O/06), párrafo III.A.12.b y AG/RES. 2353 (XXXVII-O/07), sección III Disposiciones generales, párrafo A.11.) De vez en cuando, el Secretario General concede excepciones a importantes personalidades tales como altos funcionarios y ex presidentes y cancilleres que se desempeñan como jefes de misiones electorales o especiales. A menudo, estos funcionarios prestan sus servicios de manera gratuita, lo que representa un ahorro considerable para la Organización. En muchos casos, el costo de un pasaje en clase ejecutiva no difiere significativamente de la tarifa económica.

8 8 Servicios y logros correspondientes a 2008 - Ejecución del mandato - En “una cultura de austeridad: eficiencia, efectividad, transparencia y prudencia en el uso, ejecución y gestión de los recursos de la Organización”.

9 9 Retrospectiva de los viajes realizados en 2008 Mejoró la satisfacción de los clientes con el servicio de viajes externo. Omega World Travel (OWT), el proveedor oficial de servicios de viaje de la SG/OEA, comprendió mejor las operaciones de la OEA y estuvo mejor equipado para responder a las necesidades de viajes de la Organización. El mejor conocimiento y planificación por parte de los clientes redujo la cantidad de quejas. Los resultados aumentaron la confianza en los servicios externos. En 2008, se compraron 4.613 pasajes a través de OWT, en comparación con 3.525 en 2007, lo que representó un aumento del 31%. El aumento se debió a una mayor participación de la OEA en proyectos y misiones, así como a un aumento en el uso de los servicios externos de OWT.

10 10 Retrospectiva de los viajes realizados en 2008 (Continuación) Contratos corporativos suscritos con COPA generaron ahorros adicionales en el costo de los pasajes. Como resultado, COPA fue la segunda aerolínea de la OEA en 2008. (American Airlines continúa siendo la primera.) Nuevo hito: El 68% de los pasajes comprados a través de OWT se reservó con una semana o más de anticipación, lo cual permitió obtener mayores descuentos. El tiempo de aprobación de las órdenes de compra siguió siendo inferior a un día hábil para los servicios relacionados con viajes. El año pasado, los puntos obtenidos mediante el programa Business ExtrAA, resultado del acuerdo con American Airlines, se utilizaron para financiar los viajes al país de origen de los empleados elegibles en virtud del Reglamento del Personal. Mejor información sobre viajes proveniente de OWT.

11 11 Millas: Millas: Las millas se adjudican a los viajeros individuales con base al programa de viajero frecuente o sistema de millas de la aerolínea, y se computan como millas personales. La SG/OEA no prohíbe el uso de millas obtenidas como resultado de viajes oficiales en representación de la OEA. Por política de las aerolíneas, todas las millas de viajero frecuente se adjudican a las cuentas individuales de los viajeros. Puntos: Puntos: La SG/OEA tiene un programa especial de puntos con American Airlines denominado “Business ExtrAA Account”. En virtud de este programa, la GS/OEA recibe un punto por cada $10 que gasta en pasajes que forman parte del programa. Desde 2007, estos puntos son computados y administrados por la Sección de Viajes de la Oficina de Servicios de Compras. Se redimen solamente para viajes oficiales autorizados. Ganados en 2007: 134.974 Ganados en 2008: 208.708 Redimidos en 2008: 194.000 Propósitos: Viajes al país de origen de los funcionarios, que de otra forma serían financiados por el Fondo Regular. Millas y puntos

12 12 ESTADÍSTICAS DE VIAJES Enero – Diciembre 2007 y 2008

13 13 Se ofrecen datos clave de viajes en los siguientes cuadros: Información comparativa de viajes en todas las categorías. Compras de pasajes por área. Compras de pasajes por lugar. Compras de pasajes en la Sede a través de OWT. Compras de pasajes para viajes planeados con anticipación. Impacto monetario de compras de pasajes con anticipación. Cumplimiento de la política de viajes en clase económica. Estadísticas de viajes

14 14 ** El aumento de 0,4% representa más participación de la OEA en proyectos y misiones y el aumento de costos de la industria tales como combustible y tarifas. Cantidad en millones Descripción20072008 Por fondo Total de asignaciones presupuestarias de la SG/OEA: $168,0 $185,0 $168,0 $185,0 Fondo Regular Fondos específicos y voluntarios 2007200820072008 Pasajes 6,0 7,2 1,01,25,06,0 Per Diem 4,7 5,3 0,70,94,04,4 Gastos terminales 0,6 0,1 0,5 Viajes de becarios 0,6 0,7 0,50,60,1 Otros gastos de viajes 0,8 1,0 0,10,20,70,8 Total viajes $12,7 $14,8 $14,8 $2,4 $2,4 $3,0 $3,0 $10,3 $10,3 $11,8 $11,8 % viajes del presupuesto total* 7,6% 7,6%8,0%** 1,4% 1,4% 1,6% 1,6%6,2%6,3% % pasajes del presupuesto total* 3,6% 3,6% 3,8% 3,8% 0,6% 0,6% 3,0%3,2% Información comparativa de viajes Todas las categorías - Por año * El presupuesto de 2007, de $168 M, y el presupuesto de 2008, de $185 M, incluyen fondos regulares, específicos, voluntarios, fiduciarios y otros. El presupuesto de 2008 fue 10% más elevado que el de 2007.

15 15 Total (en millones) Capítulo20072008 Oficina del Secretario General0,40,5 Oficina del Secretario General Adjunto0,5 Organismos autónomos y descentralizados0,3 Asuntos Jurídicos Internacionales0,1 Secretaría de Seguridad Multidimensional1,21,7 Secretaría de Asuntos Políticos1,51,7 Secretaría Ejecutiva para el Desarrollo Integral1,82,2 Secretaría de Administración y Finanzas0,2 Total6,07,2 Datos de viajes Pasajes por área

16 16 * * Viajes fuera de la Sede incluye los pasajes comprados por agencias de viajes locales en los Estados Miembros. Descripción - Monto en US$20072008 Viajes iniciados en la Sede3,0M4,0M Viajes iniciados fuera de la Sede*3,0M3,2M Total pasajes6,0M7,2M Datos de viajes Pasajes por lugar

17 17 ViajerosPasajes Monto promedio (redondeado) Monto promedio (redondeado) Promedio por pasaje Promedio por pasaje 20071.6763.525 $3,0 millones $3,0 millones $ 820 20082.0704.613 $4,0 millones $4,0 millones $ 904 $ 904 Resumen de viajes Pasajes comprados en la Sede mediante Omega World Travel

18 18 # DÍAS DE ANTICIPA- CIÓN MONTO DE PASAJE EMITIDO # DE PASAJES % TOTAL ($) % TOTAL (PASAJES) 0 a 2$696.100 554 17%13% 3 a 6$840.000 776 21%19% 7 a 13$912.600 946 23% 14 a 20$576.100 687 14%16% 21+$1.017.600 1.186 25%29% Totales:$4.042.400 4149* 100% * El número total de pasajes no incluye pasajes nuevos o adicionales emitidos por Omega World Travel como resultado de cambios o reembolsos debido a cambios de itinerario. Pasajes comprados con anticipación Días anticipados por monto 25,17% (21+ días) 14,25% (14-20 días) 22,58% (7-13 Days) 20,78% (3-6 días) 17,22% (0-2 días)

19 19 Pasajes en la Sede: $4.042.000 No acatamiento: Fondo Regular = $15.034 y Fondo Específico = $16.248 Los viajes que no acataron la política incluyen: Seis personas que no eran funcionarias de la OEA. En cada uno de los casos, 1 o 2 segmentos del viaje fueron en clase ejecutiva y los otros segmentos en clase económica. Catorce funcionarios de la OEA, incluyendo 67 segmentos de viaje, 22 de los cuales se realizaron en clases diferentes a económica. Por lo tanto, el acatamiento de la política es prácticamente universal. Acatamiento de la política de viajes en clase económica Gráfico de acatamiento - No acatamiento FR y FE Acatamiento, $4,01M, 99,2% No acatamiento FR, $0,015M, 0,004% No acatamiento FE, $0,016M, 0,004% Gráfico de no acatamiento No acatamiento FR y FE No acatamiento FR $15.000, 48% No acatamiento FE, $16.200, 52%

20 20 http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial%20Operatio nal%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial%20Operatio nal%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf Aplicar la nueva guía de gestión de SAF acerca del uso más eficiente de recursos escasos – Viajes: http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial%20Operatio nal%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf http://oasconnect/Portals/0/FinancePortal/Budgetary%20and%20Financial%20Operatio nal%20Guidelines-2009%20Fiscal%20Year%20ALL.pdf Implementar la herramienta de reservas en línea CliqBook simultáneamente con la herramienta de informe de gastos Concur. Lograr que los Estados Miembros utilicen servicios en línea mediante los socios de Omega Radius. Mejorar la capacidad de producir informes más precisos sobre transacciones y estadísticas de viajes de las Oficinas Nacionales de la OEA. Con miras a 2009

21 21   Como era de esperar, la actual situación financiera mundial afecta los costos y condiciones de viaje en todos los segmentos de la economía global.  Los viajes siguen siendo uno de los principales medios a través de los cuales la OEA realiza actividades en todo el Hemisferio, a medida que busca comunicar e implementar los mandatos establecidos por los Estados Miembros.  Con el mayor uso de modernas instalaciones de teleconferencia en la Sede, anticipamos que será posible mantener bajo control los costos en concepto de viajes, incluso a medida que aumenten los precios. En conclusión... CP21953