CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y MEJORAS PERMANENTES Sr. Charlie Febus Sepúlveda Auditor Senior 25 de abril de 2006 Estado Libre Asociado de Puerto Rico.

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1 CONSTRUCCIÓN DE OBRAS PÚBLICAS Y MEJORAS PERMANENTES Sr. Charlie Febus Sepúlveda Auditor Senior 25 de abril de 2006 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR

2 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Áreas a Cubrir Programa y objetivos Definición de términos Pruebas a realizar Experiencias del Auditor Hallazgos más comunes

3 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Programa de Auditoría (LA-06A) Se utiliza como guía o modelo Puede ser modificado para ajustarlo a la naturaleza de la unidad auditada.

4 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Subdivisiones del Programa Construcción- Servicios Profesionales (LA-06B) Proceso de subasta Proyectos realizados sin subasta Construcción-Obras realizadas por Administración Delegada (LA-06C) Formalización del contrato Órdenes de cambio

5 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cont. Subdivisiones del Programa Desembolsos Finalización del proyecto Otras pruebas a realizar Conclusión Comunicación a la gerencia

6 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Objetivos del Programa Determinar si los procedimientos utilizados para realizar la obra están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. (Anejo 1-B) Identificar los indicadores de fraude que existan en los procesos. Determinar la comisión de irregularidades por parte de los funcionarios públicos y personas privadas a cargo del desarrollo de las obras.

7 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cont. Objetivos del Programa Determinar si los procedimientos utilizados en el otorgamiento de contratos de servicios profesionales están de acuerdo con la ley y la reglamentación aplicable. Determinar si los desembolsos se realizaron de acuerdo con lo establecido en el contrato y la reglamentación aplicable. Determinar si el contratista cumplió con todas las obligaciones, requisitos y especificaciones antes de emitir la carta de aceptación de la obra.

8 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 CONTRATO DE OBRAS

9 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 La Muestra (Paso 1-4) Prepare una relación de los proyectos terminados y en proceso durante el período intervenido. (Anejo 2) Verifique los documentos de incorporación del contratista Selección Considere  Querellas radicadas  Denuncias en los medios de comunicación  Confidencias  Presupuesto asignado para obras  Importe individual de los proyectos  Órdenes de cambio emitidas  Demandas  Pagos de penalidades  Atrasos en el desarrollo del proyecto  Paralización del proyecto

10 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Junta de Subastas (Paso 7-9) Obtenga una relación de los miembros de la Junta de Subastas y verifique que esté constituida conforme a la ley Funciones: –Recibe y evalúa las propuestas recibidas. –Hace las recomendaciones para la adjudicación del contrato.

11 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Expediente de la Subasta (Paso 10) Documentos básicos (Anejo 3) Examine: –Aviso de subasta Periódico de circulación general Anuncio (dentro del tiempo establecido) Las especificaciones eran descriptivas Fecha, hora, lugar y fianzas –Actas Descriptivas y detalladas Miembros presentes, licitadores y sus firmas Acuerdos tomados y razones para adjudicar Encuadernadas y archivadas

12 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Expediente de la Subasta Documentos básicos: Propuestas o licitaciones y sus especificaciones Notificaciones de adjudicación Las fianzas requeridas Otros pormenores de actas –Cuando se declara desierta una subasta y se autoriza al Director administrativamente comprar o adquirir el servicio debe ser aprobado por la Junta de Subastas y la Legislatura Municipal –Si hubo un licitador agraciado se debe evaluar la razonabilidad de su oferta

13 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Métodos de Adquisición de Servicios en la Contratación de Obras y Mejoras (Paso 7-19) Subasta pública o formal –Media un anuncio en la prensa Subasta por invitación –No media un anuncio en la prensa Sin subasta –Solicitud de propuesta –Selección por partes (fracción) del proyecto

14 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Subastas Pública (Formal – Paso 7) Se anuncie en un periódico de circulación general Se somentan licitaciones o propuestas que cumplan con: –las especificaciones –las condiciones y demás requisitos establecidos en los documentos de subasta –Las garantías establecidas La obra se adjudique al mejor postor Prepare un expediente del proyecto y de la subasta Importe Autenticidad

15 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Sin Subastas (Informal – Paso 12) Determinar cuáles fueron las razones para no celebrar subasta ( Paso 6) Fraccionamiento – examinar –Órdenes de cambio –Otros contratos para trabajos relacionados –Disponibilidad de fondos, fecha de los contratos, contratistas Confirme las cotizaciones Forma de adjudicación Fianzas y/o pólizas sometidas

16 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Formalización del Contrato (Paso 20 al 25) Verificamos –Se formalizó por escrito antes de comenzarse el proyecto –Existían asignaciones presupuestarias –Se registró (partida, fondo y año) –Relación del contratista con la entidad –Los Endosos y Permisos se obtuvieran antes de formalizar el contrato

17 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Formalización del Contrato Verificamos –Aprobado por funcionario autorizado –Anotado en registro de contratos del municipio y fue enviado a la OCPR –El Contrato concuerda con subasta y licitación –Contiene las Fianzas y Pólizas requeridas –Se indica claramente el lugar de proyecto –Incluyeron las claúsulas requeridas

18 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Cláusulas del Contrato de Obras (Paso 25-G) Fecha del contrato Seguro Social Vigencia Retención del 10% Penalidades Cláusulas sobre conflicto de intereses Otros (refiérase al Anejo 4 del Programa de Auditoría)

19 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Radicación de Fianzas o Pólizas (Paso 25-D) –Payment Bond - se compromete a pagar la labor y materiales utilizados en el proyecto. –Performance Bond - asegura al dueño que el trabajo se va a completar según aparece en el contrato. –Póliza del Fondo del Seguro del Estado - proteger a los empleados en caso de accidentes ocurridos en el trabajo. –Otras Verifique: radicadas antes de formalizar el contrato Autenticidad En original

20 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Examen del Expediente de Obras (Pasos 26) Verifique documentos originales y examine: –Plano de construcción –Estimado de costo del proyecto –Condiciones generales y especificaciones técnicas y no técnicas –Breakdown sometido por el contratista –Informes de inspección y supervisión –Orden de comienzo –Órdenes de cambio (Paso 32 al 35 y Anejo 5)

21 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Órdenes de cambio (Pasos 32) Cualquier trabajo adicional deberá tener una orden de cambio, examine lo siguiente: –Estén numeradas –Aprobadas por el funcionario, arquitecto, inspector y la Junta de Subastas antes de realizarse los trabajos –Descriptivas (medidas, materiales, costos y tiempo) –Razonables, no exceden el 30 % del costo total del proyecto y ver si requiere subasta –No estaban contemplados en el contrato original –Se requirió al contratista las pólizas y seguros adicionales –Se concedieron extensiones de tiempo –Evaluar la posibilidad de un perito

22 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Desembolsos (Paso 36 y Anejo 6) Obtener y examinar: –Relación de Comprobantes de pago, cheques y certificaciones. Aprobados por funcionarios autorizados Cheque a nombre del contratista Importe del cheque concuerde con el comprobante Verifique los endosos de cheques y depósitos –Preparar una liquidación del Proyecto (Anejo 6) –Certificaciones sometidas por el contratista aprobadas por el funcionario, inspector y contratista –Retención del 10 % de cada pago parcial –Se impusieron penalidades por entrega tardía (Anejo 7)

23 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Finalización del Proyecto (Paso 37) Obtener y examinar: –Lista de deficiencias a corregir antes del pago final del contrato (punch list) –Substantial completion - Termina período para aplicar daños líquidos por tiempo y comienza el período de garantía. Aprobados por las partes relacionadas –Se emitió la carta de aceptación –Se obtuvo permiso de uso

24 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Finalización del Proyecto (Pasos 37 y 38) Verifique el informe de inspección final de la obra para: –determinar si las deficiencias señaladas en el mismo fueron corregidas. –que se emitió carta de aceptación de la obra. Realice una inspección física del proyecto.

25 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Otras Pruebas a Realizar: (Paso 39 y 40) Confirme: –el pago de patentes y arbitrios –que la unidad sea dueña de los terrenos donde realizó la obra.

26 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Terminación del Programa Conclusión Minuta de hallazgos Cartas a la gerencia Discutido anteriormente

27 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Hallazgos más comunes Obras sin permiso de ARPE Obras sin utilidad Pagos por trabajos no realizados Penalidades no impuestas a contratistas por la entrega tardía de las obras

28 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Preguntas

29 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 Contacto con la OCPR E-mail ocpr@ocpr.gov.pr INTERNET http://www.ocpr.gov.pr http://www.ocpr.gov.pr

30 Contraloría a sus órdenes...Auditores Internos del Gobierno - 2006 CONTAMOS CON SU COOPERACIÓN PARA MEJORAR LA FISCALIZACIÓN Y LA ADMINISTRACIÓN DE LA PROPIEDAD Y DE LOS FONDOS PÚBLICOS

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