SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN “SIMEGE” Universidad Nacional de Colombia

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1 SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN “SIMEGE” Universidad Nacional de Colombia

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3 SIMEGE La operación del modelo busca “contribuir al mejoramiento de la gestión académico administrativa de la Universidad mediante la adaptación e implementación articulada del sistema de gestión de calidad, el modelo estándar de control interno y el sistema de desarrollo administrativo, en el marco del “proyecto Multisedes” y del proceso de acreditación institucional”.

4 META DEL SISTEMA El SIMEGE tiene como meta la “Implementación del modelo” para articular esfuerzos en materia de mejoramiento organizacional de las diversas áreas que hacen parte de la gestión Universitaria logrando un proceso de Mejoramiento Continúo. Transparencia Confianza Equidad Oportunidad Liderazgo Eficiencia

5 PRINCIPIOS DE LA MEJOR GESTIÓN
1) Enfoque a la comunidad interna y externa 2) Liderazgo 3) Participación activa de los docentes y personal administrativo 4) Enfoque basado en procesos 5) Enfoque de sistema para la gestión 6) Mejora continúa 7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisión 8) Relación mutuamente beneficiosa con el proveedor 9) Coordinación, cooperación y articulación 10)Transparencia

6 ¿POR QUÉ SIMEGE? La Universidad Nacional de Colombia, en su compromiso de excelencia consideró necesario CREAR un Sistema de Mejor Gestión, en el cual se armonizan los propósitos de la institución y sus compromisos de mejoramiento permanente fundamentado en la calidad, el servicio y el autocontrol.

7 ¿PARA QUÉ SIMEGE? Para contribuir al mejoramiento de la gestión académico – administrativa de la Universidad. Para convocar a la Comunidad Universitaria a que contribuya a mejorar la gestión de la Institución Para detectar los trámites percibidos como engorrosos ó inconvenientes en la Universidad y realizar cambios que permitan agilizarlos y simplificarlos. Para respaldar y articular alternativas aisladas que buscan el mejoramiento de la gestión.

8 SIMEGE Reforma Organizacional Propuesta Multisedes Reforma Académica
Acreditación institucional Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) Modelo Estándar de Control Interno (MECI) Sistema de Desarrollo Administrativo (SISTEDA)

9 BENEFICIOS DEL SIMEGE Apoyar la sistematización de los procesos y de la información. Orientar prácticas a la comunidad académica. Modernizar la Universidad. Permite mantener la identidad y la imagen institucional. Orienta la interacción entre la comunidad universitaria y entre ésta y la sociedad. La Universidad Nacional de Colombia gana gobernabilidad. Oportunidad y calidad en lo cotidiano. Gana el control social y la participación ciudadana.

10 BENEFICIARIOS del SIMEGE
Estudiantes Docentes Administrativos La Universidad Nacional de Colombia como Institución Otras instituciones de Educación Superior El Sistema educativo del país.

11 IMPACTO del SIMEGE EN LA UNIVERSIDAD
Será la beneficiaria de un proceso de cambio constante Será reconocida por altos estándares de Gestión Dará respuesta a requerimientos personales con procesos organizados Brindará oportunidad y calidad en lo cotidiano Gana el control social y en participación ciudadana Los facilitadores tienen el compromiso de liderar, impulsar y promover una apropiación y concientización técnica y cultural frente al cambio organizacional deseado. GANA EN GOBERNABILIDAD

12 UTILIDAD DEL SIMEGE? Las necesidades de la comunidad interna y externa son escuchadas y atendidas atendidas y están en línea con las de la Universidad. Se establece un sistema de indicadores que permitirá el seguimiento y la medición de objetivos, metas, compromisos. Faculta al personal de la Institución a que tome decisiones, sea propositivo y participativo. Permite la orientación de procesos, no de áreas Personal más capacitado en temas relacionados con la Gestión Comunidades fieles a una Universidad que ofrezca calidad Se implementa la calidad como una forma de vida

13 ENFOQUE A LA COMUNIDAD INTERNA Y EXTERNA
RENTABILIDAD SOCIAL PAIS COMUNIDAD INT Y EXT CALIDAD DE LOS PROCESOS MISIONALES ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________ La razón de ser de la Universidad es prestar un servicio dirigido a satisfacer a la comunidad interna y externa. Por lo tanto, es fundamental que se comprendan cuáles son las necesidades actuales y futuras de estas comunidades, que cumpla con sus requerimientos y que se esfuercen por cumplir sus expectativas.

14 SIMEGE EN LO OPERATIVO ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

15 SIMEGE EN LO OPERATIVO ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE:
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SIMEGE EN LO OPERATIVO ES UNA HERRAMIENTA QUE PERMITE: Determinar necesidades y expectativas de la Universidad y de la comunidad interna y externa. Establecer política y objetivos de Calidad Determinar procesos y responsabilidades necesarias para el logro de los objetivos Establecer medidas de eficiencia, eficacia y efectividad de cada proceso y servidor perteneciente a la Universidad Nacional. Establecer y aplicar procesos de mejora continúa

16 HERRAMIENTAS A APLICAR
SGC Sistema de gestión de la Calidad MECI Modelo Estándar de Control Interno SIMEGE SISTEDA Sistema de Desarrollo Administrativo Acreditación Institucional y de programas curriculares

17 HERRAMIENTAS A APLICAR
SGC Sistema de gestión de la Calidad SIMEGE

18 SGC: Sistema de Gestión de Calidad
El Sistema de Gestión de la Calidad es un conjunto de elementos interrelacionados de una organización por los cuales se administra de forma planificada la calidad de la misma, en busca de la satisfacción de sus clientes internos y externos. Promueve la adopción de un enfoque basado en procesos ya que bajo este enfoque tiene como ventaja el control continúo sobre los procesos individuales y sobre su interacción

19 Sistema de Gestión de la Calidad NTCGP 1000:2004

20 CICLO PHVA Actuar Planear Verificar Hacer Determinar metas y Tomar
acción adecuada Determinar metas y objetivos métodos para alcanzar las metas Planear Revisar o controlar efectos de la realización Capacitar Realizar el trabajo Verificar Hacer

21 EL CICLO PHVA PERMITE MEJORA CONTINÚA
Siempre es posible implementar maneras más prácticas y mejores para prestar servicios en la Universidad. Es fundamental que la mejora continúa del desempeño global de la Universidad sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

22 HERRAMIENTAS A APLICAR
MECI Modelo Estándar de Control Interno SIMEGE

23 MECI: Modelo Estándar de Control Interno
El propósito esencial del MECI es orientar a las entidades hacia el cumplimiento de sus objetivos y la contribución de éstos a los fines del Estado. Este enfoque concibe el Control Interno como un conjunto de elementos interrelacionados donde intervienen todos los servidores de la entidad estando atentos a las condiciones de satisfacción de los compromisos contraídos.

24 MODELO ESTANDAR DE CONTROL INTERNO PARA EL ESTADO COLOMBIANO
CONTROL ESTRATÉGICO CONTROL DE GESTIÓN Esquema de organización Planes Principios Normas Métodos Procedimientos Actuaciones Acciones Adm. Información Adm. Recursos Mecanismos de evaluación y verificación CONTROL DE EVALUACIÓN

25 HERRAMIENTAS A APLICAR
SIMEGE SISTEDA Sistema de Desarrollo Administrativo

26 SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD SISTEDA: Sistema de Desarrollo Administrativo El Sistema de Desarrollo Administrativo es un conjunto de políticas, estrategias, metodologías, técnicas y mecanismos de carácter administrativo y organizacional para la gestión y manejo de los recursos humanos, técnicos, materiales, físicos y financieros de las entidades de la Administración Pública, orientado a fortalecer la capacidad administrativa y el desempeño institucional. El Desarrollo Administrativo es un proceso de mejoramiento permanente y planeado para la buena gestión y uso de los recursos y del talento humano en los organismos y entidades de la Administración Pública.

27 Fortalecer la capacidad administrativa y del desempeño institucional
Sistema de Desarrollo Administrativo Estructura para: Políticas Estrategias BUENA GESTIÓN Fortalecer la capacidad administrativa y del desempeño institucional Metodologías y técnicas Ejecutado Por personas Propósitos Cumplimiento de los fines del estado y de las responsabilidades y compromisos del servidor público. Mantener la unidad y armonía con otras entidades del estado Mejoramiento de los niveles de gobernabilidad de la Administración pública Mejoramiento de la Calidad de los bienes y servicios

28 RELACIÓN DE LOS TRES SISTEMAS
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD RELACIÓN DE LOS TRES SISTEMAS SGC – MECI - SISTEDA

29 NORMATIVIDAD SGC MECI SISTEDA * Ley 872/2003 * Decreto 4110/04 * Circular 06 de 2005 del DAFP *Ley 87/1993 * Decreto 1599/2005 * Decreto 2621 de 2006 * Ley 489/1998 * Decreto 3622/05 Los tres sistemas promueven una mejor gestión y están encaminados a lograr altos estándares de calidad, de gestión y de logro de los objetivos.

30 ¿PARA QUÉ SIRVEN? SGC MECI SISTEDA
Para lograr administrar ordenadamente los recursos y el talento humano de la Universidad y lograr el cumplimiento de los objetivos misionales definidos por la institución, la Ley y las expectativas de la comunidad. Para hacer seguimiento y evaluación al cumplimiento de los objetivos misionales, garantizando la coordinación de las acciones y la fluidez de la información y la comunicación. Para anticipar y corregir oportunamente (prevención), las debilidades que se presentan en el quehacer Universitario. Para la formulación de planes estratégicos que definan directrices, lineamientos y prioridades que orienten la gestión universitaria.

31 COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS
SGC MECI SISTEDA COMPONENTES COMUNES ENTRE LOS SISTEMAS Compromiso de la Dirección Gestión del Talento Humano Procesos y Procedimientos Indicadores de eficiencia y eficacia Comunicación Organizacional Plan de Mejoramiento Institucional Mejora continúa

32 ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
SGC MECI SISTEDA ESTRUCTURA DEL PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN Estado actual del SGC. Herramienta: diagnóstico. Planeación del diseño e implementación del Modelo. Diseño. Implementación. Evaluación a la implementación del Modelo. Planeación del diseño e implementación del Modelo. Herramienta: Autodiagnóstico. Diseño e implementación del Modelo. Herramienta Diagnóstico específico. Evaluación a la implementación al Modelo: Oficina de Control Interno. Elaboración del normograma. Diagnóstico situacional. Diseño y formulación del plan. Implementación del plan. Evaluación.

33 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
AVANCES DEL SISTEMA DE MEJOR GESTIÓN EN LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA

34 Autonomía + Plan de desarrollo UN+ SISTEDA + MECI + SGC
PLAN DE TRABAJO Fases de Trabajo Autonomía + Plan de desarrollo UN+ SISTEDA + MECI + SGC Sostenibilidad para el mejoramiento continuo Ejecución Interna de acciones Diagnóstico Interno (autoevaluación) Mejoramiento continuo (Evaluación) Alistamiento para el mejoramiento de la gestión Mayo 2007 Oct. 2007 Dic. Enero 2008 Sep. Abril 2009 Mayo Procesos de Mejoramiento Procesos y procedimientos

35 EN QUÉ ESTAMOS EN SIMEGE:
Estamos abordando mejoramientos patrocinados y ordenados para la Universidad, los cuales representan una acumulación de aprendizaje propio de nuestra gente. Definimos una estructura que tiene ideas de mejoramiento, que está comprometida con la Universidad y que quiere trabajar por ella. Estamos capitalizando esfuerzos de mejoramiento emprendidos en el pasado, tanto en áreas de la UN como a partir de procesos de capacitación de funcionarios. Se trabaja bajo un principio de actuación y construcción colectiva. Se han definido proyectos de mejoramiento donde la experiencia de los miembros del equipo, para su definición y ejecución, es vital. Estamos en la construcción de una red de trabajo, donde cada uno de sus nodos tiene un rol fundamental para el proyecto: responsabilidad y credibilidad en el objetivo que debe cumplir.

36 AVANCES IMPORTANTES Se tiene una base técnica de trabajo articulado que permite navegar con certeza en el proceso operativo del UN-SIMEGE. Se tiene un Plan Estratégico que es insumo fundamental en la etapa de Direccionamiento Estratégico y construcción del Plan Maestro de Gestión de la Universidad. Se terminó la fase de Alistamiento que incluyó a todas las sedes y al nivel nacional, básica para articular y organizar acciones propias de un proyecto de esta magnitud. Se tienen definidos ocho proyectos estratégicos que, actuando de forma sinérgica, derivan en mejor gestión para la UN y hay un mapa de macroprocesos de la UN concertado, para la implementación de la herramienta de gestión

37 PROYECTOS ESTRATÉGICOS
Condiciones Ambientales Para el trabajo Seguridad, Salud Ocupacional y Manejo Ambiental Direccionamiento Estratégico Planeación y definición de programas Modelo de Operación Comunicaciones Estratégicas (Connotación pública) Evaluación de Control Gestión y desarrollo del Talento Humano Desarrollo de competencias Plan de mejora individual Bien-estar Desarrollo integral de la comunidad universitaria y mejoramiento de su calidad de vida. Entorno Ético Conjunto de elementos rectores del comportamiento universitario Acuerdos y protocolos Prácticas de Gobierno Universitario Ordenamiento Jurídico Estructura Normativa para el Ajuste Organizacional Estilo de dirección y Estructura organizacional Gestión para el mejoramiento (Académico y Administrativo) Modelo de operación, políticas de operación, procesos y procedimientos, controles, indicadores, riesgos, modelos de evaluación de control

38 Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria
MAPA DE MACROPROCESOS UN PROCESOS ESTRATÉGICOS Planeación SALIDAS Nuevo conocimiento Nuevos profesionales, investigadores y docentes Propuestas de solución a problemas de país Programas curriculares Programas de educación no formal Difusión de la producción académica Otros bienes y servicios ENTRADAS Conocimiento Talento humano Recursos financieros físicos Recursos de información Normas Otros recursos Direccionamiento Relaciones Interinstitucionales Comunicación PROCESOS MISIONALES Formación Extensión Investigación Necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria Cumplimiento a necesidades y expectativas de la Comunidad Universitaria PROCESOS DE APOYO Gestión de Laboratorios Gestión de Bibliotecas Gestión de Apoyo a la Docencia/Formación Bienestar Universitario Gestión del Talento Humano Gestión de Desarrollo Tecnológico e innovación Gestión de Recursos Físicos Gestión de Sistemas de Información Gestión Administrativa Gestión Jurídica y Legal Gestión Financiera Análisis y Mejora Evaluación y Auditoría Evaluación Independiente y Auditoría de Calidad

39 TEMAS DE TRABAJO EN CADA NODO
Manizales Ética Gestión del Talento Humano Palmira Bienestar Condiciones Ambientales para el trabajo Bienes y servicios Medellín Gestión del mejoramiento en la parte administrativa Investigación Gestión de Laboratorios Análisis y Mejora Evaluación y Auditoria Bogotá Direccionamiento Estratégico y Ajuste Organizacional Extensión Condiciones ambientales para el trabajo Gerencia Gestión del Mejoramiento (administrativo y financiero) Secretaría General Ordenamiento Jurídico Dirección Nacional de Personal Amazonía, Orinoquía, Caribe Ajuste Organizacional y Direccionamiento Estratégico Vicerrectoría Académica Acreditación y evaluación institucional Vicerrectoría de Investigación Planeación Direccionamiento Estratégico y Evaluación Vicerrectoría General Coordinación General, Macroproceso de apoyo académico y Gestión del Mejoramiento.

40 14 experiencias de mejoramiento de alto impacto
MODELO UN - SIMEGE Conjunto articulado de políticas, estrategias, metodologías y técnicas que con un enfoque sistemático de planeación, ejecución y evaluación busca fortalecer de manera permanente la gestión, la capacidad académico - administrativa y el desempeño de la UN Se están armonizando los propósitos de la UN y su compromiso de buscar mejorar en forma permanente: Buena comunicación y articulación como red que permite mejorar continuamente y compartir experiencias Contribución directa con el mejoramiento de la gestión académico – administrativa. Poder de convocatoria en la Comunidad Universitaria a que contribuya a mejorar la gestión. Agiliza y simplifica procesos y trámites detectados como engorrosos o inconvenientes en la Universidad. Articula y respalda alternativas que buscan mejorar la gestión. Alta recordación del UN-SIMEGE: todo mejoramiento se reconoce en esta instancia. 113 trámites recibidos, 16 trámites mejorados y 87 en estudio agrupados en cuatro categorías: asuntos de estudiantes, inventarios, ODC – ODS – ATIS, otras. 14 experiencias de mejoramiento de alto impacto

41 Avances reportados Emisión del Acto Administrativo que crea el UN-SIMEGE. Identificación y conformación de los grupos Directivo y asesor. Compromiso y respaldo del Grupo de Dirección al proyecto. Desarrollo del Modelo UN- SIMEGE Estrategia general de comunicación del proyecto para fomentar la cultura de la mejor gestión en la UN. Conformación del Comité Técnico del SIMEGE que da soporte a la estrategia y modelo para su implementación. Construcción y ajuste de los nodos de SIMEGE en cada sede.

42 Avances reportados Se creó la página Web del SIMEGE, con apoyo de Unimedios, como medio de comunicación directa con la Comunidad Universitaria.

43 Avances reportados Se diseñó la campaña UN contra el Mal Trámite:
Página Web. Mecanismo

44 Avances reportados Participación en el IV Foro Internacional hacia la excelencia en el servicio público. Lazos con el MEN para trabajar en un sistema integrado de mejor gestión en las instituciones de educación superior. Se está trabajando la política de desarrollo del talento humano como parte fundamental de la mejor gestión en la Universidad.

45 Avances reportados Se trabaja en el desarrollo de la campaña Nuestra Gente: breves reseñas de estudiantes, docentes y funcionarios, con un mensaje de cómo cada uno contribuye para lograr una mejor gestión.

46 NUEVOS AVANCES Alto esfuerzo en capacitación a través de un diplomado (1) para el grupo asesor que adelanta el diseño e implementación del UN-SIMEGE. Esta herramienta es fundamental para hacer el desdoblamiento del mapa de macroprocesos en cada sede, como vía para la estandarización y la trazabilidad. (1) Este diplomado es dictado por la Facultad de Ciencias Económicas – sede Bogotá

47 NUEVOS AVANCES Se terminó la etapa de Diagnostico que corresponde a la segunda fase del proyecto, en donde esta herramienta define la línea de base en la implementación de las normas y reconoce el estado de avance de la Universidad en estas materias:

48 DIAGNOSTICO Con el diagnostico se recogieron los problemas, las acciones que está desarrollando la Universidad y las propuestas de solución hacia el futuro Que hace actualmente la Universidad en términos de Gestión? A partir de las experiencias encontradas en términos de mejor gestión, la Comunidad Universitaria busca continuamente fortalecer su gestión con base en esfuerzos y logros socializados de mejoramiento. Esfuerzos de mejoramiento en las diferentes Sedes en áreas como bienestar, administrativo, financiero, de planeación, de control, entre otros….

49 Resultados del Diagnostico SIMEGE
SEDE MEDELLÍN

50 COMPARATIVO UN – SEDES BOGOTA, MEDELLÍN PALMIRA, MANIZALEZ
Resultados del Diagnostico SIMEGE COMPARATIVO UN – SEDES BOGOTA, MEDELLÍN PALMIRA, MANIZALEZ

51 MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN!!!