ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 PERSONAL Y DEMANDAS Eric Torres Rosario.

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1 ADIESTRAMIENTO DE AUDITORES INTERNOS DEL GOBIERNO 2007 Estado Libre Asociado de Puerto Rico OFICINA DEL CONTRALOR 1 PERSONAL Y DEMANDAS Eric Torres Rosario Auditor Senior

2 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 2 CLASIFICACIÓN DEL PERSONAL Confianza Carrera Transitorio Irregular

3 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 3 PLANIFICACIÓN Reglamentación externa –Ley Núm. 81 Capítulo 11 Ley 107 del 27 ago 05 –Reglamento Revisado sobre Normas Básicas –Ley de Ética Gubernamental –Reglamentos, cartas circulares y memorandos emitidos por agencias y departamentos OCAM, ORHELA, Hacienda, OCPR

4 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 4 Cartas Circulares vigentes de la OCPR relacionadas al personal Carta Circular OC-06-08  Autorización a ausentarse de las labores gubernamentales sin cargo a la licencia de vacaciones Carta Circular OC-03-09  Uso de propiedad y fondos públicos durante el periodo eleccionario y prohibición de participación en actividades político-partidistas de ciertos funcionarios públicos Carta Circular OC-2001-01  Registro de licencias de los Alcaldes Carta Circular OC-99-02  Reglamentos que deben aprobar los Municipios

5 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 5 PLANIFICACIÓN (cont.) Reglamentación Interna –Reglamento para la administración del personal –Planes de clasificación y retribución –Sistema de evaluación del desempeño –Reglamentos, procedimientos o planes: Adiestramientos Cesantías Pruebas de sustancias controladas

6 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 6 PLANIFICACIÓN (cont.) Consideración del Ambiente –Procedimientos y reglamentos aprobados Cuestionario Revisión Analítica Estructura Organizacional

7 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 7 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Nombramientos Renuncias, cesantías y jubilaciones Control de asistencia Proceso de nómina Pago de horas extras Pago de licencias en exceso

8 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 8 NOMBRAMIENTOS Realizado de acuerdo con la ley y la reglamentación –Procedimiento de reclutamiento y selección –Puesto y sueldo asignado corresponde a los Planes de Clasificación y Retribución Evaluación de los expedientes –Completos y organizados

9 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 9 NOMBRAMIENTOS (cont.) Evaluación de las funciones que realizan los empleados –Entrevistas Traslados –Legalidad y corrección de las licencias transferidas Compensación adicional y otros beneficios marginales –Justificados y autorizados

10 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 10 RENUNCIAS, CESANTÍAS Y JUBILACIONES Debidamente autorizadas Corrección del pago final por servicios y de las licencias Verificar que no se incluyó en nóminas posteriores. –EJ: Bono navideño

11 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 11 CONTROL DE ASISTENCIA Registros de asistencia –Firmados y aprobados por funcionarios autorizados –Concuerda con los registros de acumulación de licencias –Correctos y actualizados

12 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 12 PROCESAMIENTO DE NÓMINA Deducciones y aportaciones patronales remesadas a tiempo y de acuerdo a la ley Certificada y aprobada por los funcionarios autorizados Preintervenida

13 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 13 PAGO DE HORAS EXTRAS Autorización para trabajar horas extras Corrección de los registros de las horas extras Verificar la autorización y corrección del pago

14 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 14 PAGO DE LICENCIAS EN EXCESO Evaluar la corrección de la acumulación de licencias Verificar la autorización y corrección del pago

15 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 15 OTRAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Verificación de las obvenciones a los empleados –De acuerdo a la reglamentación Aumentos de sueldos y otorgación de diferenciales de sueldos a los empleados –De acuerdo al Plan de Clasificación y Retribución y a la Ley

16 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 16 HALLAZGOS MÁS COMUNES Nepotismo Pagos indebidos por sueldos concedidos en exceso de las escalas del Plan de Clasificación y Retribución Puestos ocupados ilegalmente –No cumple con los requisitos de preparación académica o de experiencia –Puesto no está contemplado en el Plan de Clasificación y Retribución –Sin confirmación de la Legislatura Municipal

17 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 17 HALLAZGOS MÁS COMUNES (cont.) Empleados ejerciendo funciones conflictivas Otorgación indebida de diferenciales de sueldo Empleados transitorios por periodos mayores de un año Pago de intereses por atraso en las remesas

18 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 18 CONCLUSIÓN Identificar las deficiencias encontradas e informarlas al Alcalde mediante cartas a la gerencia –Redactar un Informe de Auditoría –Sustentar sus hallazgos con evidencia suficiente y competente

19 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 19 DEMANDAS

20 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 20 DEMANDAS CIVILES La Ley de Reclamaciones y Demandas Contra el Estado autoriza las demandas contra el ELA en unos casos en particular, como lo son: –acciones por daños y perjuicios –acciones para reivindicar propiedad mueble o inmueble o derechos sobre dicha propiedad –resarcimiento por daños causados por su renta –acciones civiles al amparo de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico, las leyes o de algún contrato con el Gobierno

21 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 21 PLANIFICACIÓN Reglamentación externa –Ley Núm. 81 –Reglamento Revisado sobre Normas Básicas –Opiniones del Tribunal Supremo de Puerto Rico –Leyes, Memorandos, Cartas Circulares, Órdenes Ejecutivas aplicables Reglamentación interna –Acuerdos aprobados por la Legislatura Municipal relacionados con los demandas civiles

22 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 22 PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO Solicite al Secretario Municipal o a la División Legal: –una relación de las demandas civiles por o contra el Municipio durante el periodo auditado Seleccione una muestra de los expedientes de las demandas Completos y actualizados

23 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 23 ESTIPULACIONES El Alcalde someterá ante la consideración de la Legislatura Municipal toda oferta de transacción que conlleve algún tipo de desembolso económico previo a someter dicha oferta de transacción a la consideración del foro judicial. – mayor de $25,000 [Ley 258 del 7 de septiembre de 2004]

24 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 24 SENTENCIAS Si se dictó sentencia en circunstancias tales como: – por rebeldía –por estipulación entre las partes –se pagaron honorarios al abogado de la parte demandante como parte de la sentencia impuesta –se estableció el pago de intereses

25 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 25 PAGOS Determine si: –se efectuaron de acuerdo con la sentencia. –se asignaron partidas en el presupuesto y el pago se registró en la partida correspondiente.

26 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 26 CONCLUSIÓN Identificar las deficiencias encontradas e informarlas al Alcalde –Redactar un Informe de Auditoría –Sustentar sus hallazgos con evidencia suficiente y competente

27 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 27 MUNICIPIOS QUE PAGARON O TENÍAN SENTENCIAS PENDIENTES DE PAGO POR DESPIDOS, TRASLADOS A OTROS PUESTOS Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS CONTRA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005

28 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 28 MUNICIPIOS QUE TENÍAN LITIGIOS PENDIENTES DE RESOLUCIÓN POR DESPIDOS, TRASLADOS A OTROS PUESTOS Y MEDIDAS DISCIPLINARIAS CONTRA FUNCIONARIOS Y EMPLEADOS AL 31 DE DICIEMBRE DE 2005

29 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 29 Acciones contra empleados INFORME ESPECIAL CANTIDAD PAGADA PERIODO NÚMEROFECHA M-01-198 ene 01$ 22,539,7141990-2000 M-03-0428 ago 026,681,9792001 M-04-225 dic 033,857,5062002 M-05-076 ago 0412,868,9582003 M-06-046 sep 053,606,6682004 M-07-1113 sep 0610,943,8202005 TOTAL$ 60,478,645

30 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 30 REGISTRO DE DEMANDAS Vigente desde julio de 2003. Adscrito al Departamento de Justicia Aplica a sus agencias e Instrumentalidades, los municipios, sus consorcios y corporaciones municipales

31 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 31 Cont. REGISTRO DE DEMANDAS Obligación de notificar al Secretario de Justicia: –toda reclamación de carácter civil, radicada en un Tribunal, por o contra dicha entidad –toda reclamación contra él en su carácter personal relacionada con las funciones de su cargo, y cuyas cuantías excedan $5,000 –procedimiento de "injunction" o "mandamus“ –30 días siguientes a la fecha de recibir el emplazamiento

32 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 32 Cont. REGISTRO DE DEMANDAS Al concluir el caso: –copia de la sentencia o acuerdo de transacción –60 días siguientes a la aprobación del acuerdo de transacción o de la notificación del archivo en autos de copia de la demanda En caso de que el caso sea apelado: –notificar sobre dicho trámite dentro de los 30 días siguientes a la fecha en que se recibió copia de dicho recurso

33 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 33 Informe de relación de casos judiciales por discrimen político y derechos civiles nRequerido por el Artículo 19.005 (k) de la Ley Núm. 81 y por el Memorando 99-05 del 5 abril de 1999 de la OCAM nEnviarse no más tarde de la segunda semana de enero de cada año nDebe incluir un listado de casos resueltos, costo al erario, monto de la sentencia y los honorarios de abogados nSi no tiene sentencias en estos casos deberá enviar una certificación negativa

34 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 34 HALLAZGOS MÁS COMUNES Acciones ilegales contra empleados municipales Estipulaciones de demandas sin la previa aprobación de la Legislatura Municipal Expedientes incompletos de las demandas judiciales

35 Contraloría a sus órdenes … Adiestramiento de Auditores Internos del Gobierno 2007 35