CURSO TALLER PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN AREA CAPACITADORA: Coordinación de Archivos AREA DE ADSCRIPCIÓN: Departamento.

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1 CURSO TALLER PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE LOS ARCHIVOS DEL IPN AREA CAPACITADORA: Coordinación de Archivos AREA DE ADSCRIPCIÓN: Departamento de Administración de Documentos y Archivos TITULAR: Lic. Eric Guillermo Conde López

2 I N S T R U M E N T O S D E C O N T R O L

3 Inventario de Baja Documental Inventario de Transferencia Inventario General INVENTARIO GENERAL DE SERIES DOCUMENTALES Describe los Expedientes de un archivo Control de expedientes en el archivo (Registro) Se detecta rápidamente la documentación que requiere ser transferida (periodo de vigencia documental) Permite conocer la documentación que causa baja (período de vigencia documental) Sirve como FORMATO

4 OBSERVACIONES DEL INVENTARIO GENERAL EXPLICACIÓN DEL LLENADO:

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7 PERÍODO DE TRÁMITE El inventario se reporta por años. Hay expedientes que por el asunto del que tratan no se cierra en ese mismo año, continua aún activo EJEMPLO: INVENTARIO 2003 2004 2005, ETC. 2006 2006 2007 Documentación del 2007

8 EL EXPEDIENTE QUEDA AL INICIO DE LA GABETA, POR SER DEL 2006. AL ABRIR EXPEDIENTES DEL 2007 NO SE TOMARÁ EL CONSECUTIVO DEL 2006 PORQUE ESTE EXPEDIENTE AÚN ESTA ACTIVO. EN EL INVENTARIO DEL 2007 SE REPORTARÁ DE LA SIGUIENTE MANERA: Ejemplo: Si el expediente del 2006 tuviera otro No. Consecutivo, se relacionará primero el expediente de años anteriores y luego los del año corriente.

9 EL EXPEDIENTE TIENE LA SIGUIENTE FORMULA CLASIFICADORA: Se elabora un formato de inventario por cada SERIE documental

10 NOVIEMBRE Mes de NOVIEMBRE de cada año

11 FORMATO Es necesario contar con el Organigrama de la Institución También tener a la mano El Cuadro General de Clasificación Archivística Instrumento de descripción de las Series Documentales de los archivos de una dependencia o entidad, que indica sus características fundamentales conforma al Cuadro General de Clasificación Archivística GUÍA SIMPLE

12 NOVIEMBRE Mes de NOVIEMBRE de cada año

13 RESGUARDA LA DOCUMENTACIÓN PRECAUTORIAMENTE. UBICACIÓN NUMÉRICA (Archiveros) ARCHIVO DE TRÁMITE

14 LIC. ERIC. G. CONDE L. econdel@ipn.mx Ext. 57281 LIC. EVELIA GALINDO evegm05@gmail.com Ext. 57286 LIC. MARIA ELENA CARMONA elenacarmonaf@gmail.com Ext. 57284 ING. RAMON CRUZ rcruzfipn@gmail.com Ext. 57285 PARTICIPANTES LIC. JAZMIN ILIANA GARCIA ilianajaz@gmail.comgmail.com Ext. 57282

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