Archivos de gestión: primera fase del Sistema Archivístico de la UA

Presentación del tema: "Archivos de gestión: primera fase del Sistema Archivístico de la UA"— Transcripción de la presentación:

1 Archivos de gestión: primera fase del Sistema Archivístico de la UA
Documentos generados en base a las funciones asignadas Series Documentales (2º nivel de agrupación): Conjunto ordenado de los expedientes o unidades documentales que se producen de una manera continuada como resultado de una misma actividad o función. Expedientes: (1er. Nivel de agrupación) Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente, por un mismo sujeto productor en la resolución de un mismo asunto. Fases del ciclo de vida de los documentos Fase activa : hasta 5 años aproximadamente Fase semiactiva: 3/5 hasta 25 años aproximadamente Fase Inactiva: A partir de 25 años (valor permanente) Organización del archivo de gestión o de oficina Doc. de apoyo o información auxiliar Doc. sin vigencia administrativa Doc. En tramitación

2 Ordenación de los documentos en su etapa activa
Criterios uniformes y conocidos por todo el personal tanto para la formación de los expedientes como para su ordenación Tipología documental Documentación en soporte papel Orden cronológico (Actas de sesiones) Orden alfabético (Expedientes personales) Orden numérico (Documentación económica) Ordenación mixta (Correspondencia) Documentación en soporte electrónico (mismos criterios que la doc. en soporte de papel para su ordenación, conservación y calendario de transferencia)

3 Contenedores y mobiliario adaptado a la documentación
Contenedores y mobiliario adaptado a la documentación. Medidas preventivas de conservación Contenedores y accesorios de ordenación y señalización Carpetas de anillas (fotocopias de doc. Susceptibles de eliminación), carpetas suspendidas (especialmente recomendado para el Archivo de Gestión) Carpetas y subcarpetas: Serv. Unidad, Cód. y título de clasificación, título de la serie, años, observaciones. Cajas de archivo definitivo (Transferencia al Archivo General) Etiquetas (móviles, fijas), testigos, tejuelos entre otros Mobiliario adaptado Características de la documentación (fase activa, semiactiva, volumen, formatos, frecuencia de utilización) Mobiliario :miniarchivadores de sobremesa, carritos para carpetas colgantes y de anillas, estanterías, armarios (compactos sobre raíles o convencionales), archivadores para carpetas colgantes, planeros, archivadores para disquetes y discos compactos, etc. Medidas preventivas de conservación Temperatura óptima Para los documentos impresos en papel, papiro, pergamino y piel: entre 16º C y 21º C. Para los documentos en formato electrónico (disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): entre 18º C y 20º C. Para los micro portadores de información (microfichas): no exceder los 21º C, los negativos maestros se deben almacenar a una temperatura máxima de 18º C. Humedad óptima Para los documentos impresos en papel: 45% a 55%; para el papiro, pergamino y piel: entre el 50% y el 60%. Para los documentos en formato electrónico (disquetes, CD-ROM, casetes de video, etc.): de un 30% a un 40%. Para los micro portadores de información (microfichas): por debajo de 50%. No obstante, para las películas de gelatina de plata, el máximo conveniente es de 40%. Papel con baja acidez, evitar el papel reciclado para los documentos importantes y no agujerearlos, evitar elementos metálicos, gomas, fundas de plástico

4 Descripción de documentos (1)
La descripción archivística es el conjunto de actividades encaminadas a elaborar instrumentos que faciliten el conocimiento, acceso y consulta de los fondos documentales y colecciones de archivos. Los principales instrumentos de descripción archivística son: Guías: proporcionan información sobre todos o parte de los fondos de uno o más archivos, describen globalmente las grandes agrupaciones documentales, esbozan la historia de los organismos productores y facilitan información auxiliar acerca del archivo o archivos y los servicios disponibles. Inventarios: describen las unidades que componen las series documentales, dispuestas según el orden que tienen en el cuadro de clasificación y reproduciendo su estructura.  Existen distintos tipos de inventarios, pudiendo distinguirse básicamente: el inventario somero y el inventario analítico. Este es el instrumento habitual del archivero, ya que condensa la actividad intelectual de clasificación y descripción del fondo documental y permite conocer su localización e informar de su contenido. Catálogos: describe de forma exhaustiva las piezas documentales (documentos simples) y las unidades archivísticas (expedientes)

5 Descripción de documentos (2)
NORMAS DE DESCRIPCIÓN Los sistemas de descripción constituyen los elementos fundamentales mediante los cuales es posible recuperar la información y acceder al fondo documental, objetivo central de todo sistema archivístico. ISAD(G)= Norma Internacional General de Descripción Archivística (CIA/ICA 2000). Normativa general que se ha de adaptar a cada país. Descripción multinivel = aplicable a cualquiera de los niveles de agrupación documental (fondo, subfondo, sección, subsección, serie, subserie, documento compuesto y documento simple): permite representar el contexto y la estructura jerárquica del fondo y sus partes. Descripción de los niveles físicos (unidades tangibles físicamente) y los niveles intelectuales (estructura archivística organizada según el principio de procedencia).