Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto 21-09-2011.

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1 Secretaría de Administración y Finanzas Proyecto de Simplificación Administrativa Reporte del Estado del Proyecto 21-09-2011

2 Universidad Veracruzana Avances del Proyecto Proceso40 trámites20 trámites prioritarios Informe al: 30/04/1130/05/1117/08/1121/09/1130/04/1130/05/1117/08/11 Administración de Recursos Humanos (10 Trámites) 10%40.5%57%62.2%20%42.%48%51% Administración de Recursos Financieros (24 Trámites) 19.3%50.4%54.5%58.0%23.6%60%65% Administración de Bienes y Servicios (6 Trámites) 57.7%68.3%82.5%85.4%66.3%70.7%78.8%82.1% Total 29.2%53.1%64.7%68.5%36.6%57.6%63.9%66.0% Fecha de ReporteMiércoles 21 de Septiembre 2011 Periodo ReportadoJunio-Septiembre 2011

3 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación -Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico Solicitud de constancias Pago de sueldos y prestaciones Préstamo personal Autorización de condonación Solicitud de trámite de tarjeta “Pagomático” para pago de nómina Entrega de la nomina para pago Avances del Proceso: Administración de Recursos Humanos 65% 30% 65% 90% 92% 65%

4 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud) Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición) Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación ) Pago directo a proveedores Transferencias y reprogramación presupuestal Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros 65% 90% 65%

5 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación -Autorización de cuotas para eventos autofinanciables -Patronatos y Fideicomisos Cobro de cuotas y aranceles Expedición de recibos oficiales Constancia de sueldos y salarios Recepción de la nómina firmada con cheques cancelados definitivos Avances del Proceso: Administración de Recursos Financieros 55% 92%

6 Universidad Veracruzana Trámites prioritarios Fase 1 Situación Actual (Diagnóstico) Fase 2 Propuesta de Mejora Fase 3 Implementación Diagrama Flujo RequisitosDiagrama Flujo ProyectoPrograma Trabajo Desarrollo USIIU-DSIA PruebasCapacitación Implantación Requisiciones Registro de Bienes Muebles Levantamiento Físico del Inventario Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso Avances del Procesos: Administración de Bienes y Servicios 92% 72.2%

7 Universidad Veracruzana PrioridadtrámiteResumen 1 Registro de Bienes Muebles Liberados desde el punto de vista informático Elaborado el programa de capacitación e implementación. Falta aprobación. Pendiente equipamiento (Terminal portátil e impresoras de código de barras) Transferencias de bienes muebles Retiro de bienes en desuso 2Requisición (Gestores y Beneficiarios) 3Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales Se corrigen aspectos operativos detectados en la Prueba piloto. 4 Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) Se han realizado 4 reuniones de trabajo (23,24,26 de Agosto y 5 de Septiembre ), con la USIIU y DSIA para analizar la propuesta Pendiente programa de desarrollo Vale (Solicitud y Reposición) Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición) Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 5Retiro de personal (Hoja de servicios) Se presentó a la USIIU y a la DSIA propuesta de simplificación el 31 de Agosto Se crearon los grupos de trabajo Se han llevado a cabo 3 reuniones de trabajo 5,7, Y 8 de Septiembre) con la USIIU y DSAI para analizar las propuestas de simplificación y definir el alcance Pendiente elaborar programa de trabajo tomando en cuenta la priorización establecida 6 Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal 7Préstamo Personal (Gestores y Beneficiarios) 8Autorización de Condonación

8 Universidad Veracruzana PrioridadtrámiteResumen 9Autorización de Cuotas de Eventos Autofinanciables En proceso elaboración de un programa de trabajo 10 Movimientos de personal académico (vía SISPER) En proceso análisis normativo 11Revisión de Cargas Académicas 12Patronatos y Fideicomisos En proceso elaboración de un programa de trabajo 13Solicitud de Constancias (Gestores y Beneficiarios) Idem. Prioridades 5,6,7 y 8 14 Cobro de cuotas y aranceles (Gestores y Beneficiarios) En proceso elaboración de un programa de trabajo 15 Expedición de recibos oficiales Beneficiario) 16 Solicitud de Trámite de Tarjetas “Pagomático” para Pago de Nómina Su propuesta está terminada y no requiere de servicios de automatización. Es un documento que da a conocer cómo hacer una solicitud guía operativa Determinar fecha de comunicación 17Entrega de la Nómina para Pago Se amplía el alcance incluyendo devolución, cancelación, reposición de cheques y desconcentración de pagos a Vicerrectorías. Se inició en Xalapa

9 Universidad Veracruzana PrioridadTrámiteResumen 18 Constancia de Sueldos y Salarios (Gestores y Beneficiarios) Idem. Prioridades 5,6,7 y 8 19 Recepción de la Nómina Firmada con Cheques Cancelados Definitivos En proceso su propuesta 20Reposición Cheques (Gestores y Beneficiarios) Forman parte de la prioridad 17 21Entrega de cheques en caja 22Mantenimiento de Vehículos En revisión la propuesta de simplificación 23Renta de Vehículos En proceso su propuesta 24Renta de Autobuses 25Control y pago de Servicios Básicos Aún no se inicia

10 Universidad Veracruzana Problemas SAFEl sitio de colaboración que es donde se informan los avances de los trámites, debe mantenerse actualizado La firma electrónica debe ser un proyecto prioritario. Incide el las propuestas de simplificación SIIU La armonización contable es un proyecto que impacta en los proyectos de simplificación administrativa Faltan procedimientos documentados para la presentación de proyectos a la USIIU y DSIA así como políticas que establezcan el orden de atención de las solicitudes de servicio Falta un área cuya función sea la administración de los proyectos que se presentan a las áreas informáticas que permita conocer los avances de las solicitudes y sea el enlace entre el usuario y el prestador del servicio La Disponibilidad Financiera y la Reserva del Presupuesto en el POA, son proyectos planteados que deben ser atendidos e interrelacionados con Egresos y Requisiciones.

11 Universidad Veracruzana SeguimientoAgosto-Septiembre En proceso Continuar con los trabajos de simplificación y su seguimiento. En procesoContinuar la etapa de pruebas de los trámites que se encuentran en esa fase y pasar a la de capacitación, basado en un programa Continuar con etapa de capacitación e implementación en nóminas En procesoDar seguimiento a los trámites que se encuentran en etapa de revisión y planeación del desarrollo por parte de la USIIU y DSIA En proceso Continuar con el desarrollo de trámites que no han presentado su propuesta de simplificación

12 Universidad Veracruzana Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIAPrioridadNo. De trámites (*) Registro de Bienes Muebles 1 1 Transferencias de bienes muebles 1 Retiro de bienes en desuso 1 Requisición (Gestores y Beneficiarios) 22 Transferencias y Reprogramaciones Presupuestales 32 SUMA 7 * Gestores y Beneficiarios Trámites presentados a la USIIU y/o DSIAPrioridadNo. De trámites (*) Fondo Rotatorio (Solicitud, Comprobación y Reposición) 4 3 Vale (Solicitud y Reposición) 2 Viáticos (Solicitud, Comprobación y Reposición), Beneficiarios 4 Pago directo a proveedores (Gestores y Beneficiarios) 2 SUMA 11

13 Universidad Veracruzana Trámites en desarrollo por la USIIU y/o DSIAPrioridadNo. De trámites (*) Retiro de personal (Hoja de servicios) 51 Pago de Sueldos y Prestaciones Económicas de Personal 62 Préstamo personal (Gestor y Beneficiario)72 Autorización de condonación81 Solicitud Constancias (Gestor y Beneficiario)132 Entrega de la Nómina para Pago172 Constancia de Sueldos y Salarios181 SUMA11 * Gestores y Beneficiarios Total de trámites del Proyecto de Simplificación40100% Total de trámites propuestos y en poder de la USIIU y DSIA2972.5%

14 Universidad Veracruzana Analizar puntualmente a los procesos para conocer si requieren de más simplificación, antes de descentralizarlos. Identificar las causas por las que no se ha entendido el enfoque a procesos y aplicar nuevas estrategias para lograr su entendimiento. Capacitar al personal en temas como la administración de proyectos que incluya subtemas de planificación, mapeo de procesos, análisis de riesgos y elaboración de planes de contingencia entre otros. DEBILIDADES EN EL PROYECTO DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA No se ha logrado que el personal aplique la norma ISO 9001 como una herramienta cotidiana en su trabajo razón por la cual, al llevarse a cabo el Proyecto de Simplificación Administrativa, cumplimos con la mejora, y olvidamos de mantener el Subsistema de Administración Universitaria (SAU) actualizado. HALLAZGOS DE AUDITORÍA Se entrega el Manual del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad Veracruzana (SGCUV), antes Sistema Universitario de Gestión por Calidad (SUGC), mismo que entró en vigor el 1 de Julio del año en curso. Adecuar el SAU para integrarlo al Manual de Calidad del SGCUV y cómo tratar algunos hallazgos detectados en la auditoría SAF-AI-15 OFICIO No. DPI/379/11

15 Universidad Veracruzana SISTEMA HERMES Hace aproximadamente cinco meses realizamos una prueba piloto de la cual surgieron varias observaciones para adecuar el sistema a nuestras necesidades El 13 de septiembre revisamos las modificaciones y llevaremos a cabo nuevamente una prueba piloto para verificar su operatividad. De no existir fallos, iniciaríamos la capacitación al personal responsable de ésta actividad en la SAF. PIFI En el PIFI 2010-2011, existen dos compromisos que deben cumplirse y que están relacionados con hacer transversales los procedimientos de Adquisición de Bienes y Servicios y el de Elaboración del POA. Para lo cual deberá documentarse lo concerniente a las actividades que llevan a cabo quienes son los responsables en las entidades o dependencias de éstas actividades.

16 Universidad Veracruzana Hallazgos al SAUDebilidades Se desatendió el mantenimiento del SAU Se corre el riesgo de que al descentralizar se transfieran procesos complejos por centrarse en simplificar trámites No se ha asegurado el proceso de Gestión del SAU ni se han mantenido los procesos Se trabaja por áreas y no por procesos transversales No está actualizado el Calendario de revisión del SAU. En la metodología propuesta, faltó capacitación a los comandos en algunos temas como la administración de proyectos, riesgos, mapeo Las áreas no se aseguran de contar con indicadores para revisar la conveniencia, adecuación y eficacia continua del SAU Algunos proyectos de mejora no están tomando en cuenta los cambios que afectan al SAU No se observa un análisis de riesgos ni un plan de contingencia para el proyecto de simplificación En el seguimiento al SAU se toman acciones aisladas que no han sido suficientes es necesario que la Alta Dirección tome acciones para demostrar eficacia del SAU No se ha gestionado el ambiente de trabajoAnalizar idoneidad de los seis procedimientos En el Proyecto de simplificación no incluyó criterios de validación y verificación en sus etapas Existen acciones correctivas cuyo plan de atención está desactualizado No existen acciones que anticipen una operación fuera de control

17 Universidad Veracruzana

18 Representante Sub-Representante Control de documentos Responsable de proceso Control de documentos Representante de proceso Control de documentos ARHARFABS