PROBIDAD ADMINISTRATIVA

Presentación del tema: "PROBIDAD ADMINISTRATIVA"— Transcripción de la presentación:

1 Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno Objetivos Gubernamentales de Auditoría 2011

2 PROBIDAD ADMINISTRATIVA
GUÍA TÉCNICA Nº 50 OBJETIVO GUBERNAMENTAL DE AUDITORÍA 2011– Nº 1 GUÍA TÉCNICA Nº 50 Marzo 2011 PROBIDAD ADMINISTRATIVA GUÍA TÉCNICA Nº 50

3 Introducción Guía Técnica Nº 50 El Presidente de la República, a través del Instructivo Presidencial Nº 006/2010 instruyó como Objetivo Gubernamental de Auditoría N° 1: “Realizar auditorías internas sobre materias asociadas a la probidad administrativa”. Para la revisión y examen del tema de probidad administrativa se contará con la Guía Técnica Nº 29 versión 02 de Dicho documento comprende un amplio marco de procesos, subprocesos y etapas y situaciones en que se identifican riesgos asociados a la probidad administrativa.

4 Metodología/Actividades a Realizar
Guía Técnica Nº 50 Objetivo de las Actividades de Aseguramiento (1) Examinar la adecuación de las acciones, actividades y decisiones del Servicio a lo dispuesto en el conjunto de la normativa que regula la probidad administrativa. (1) Las actividades de aseguramiento son un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de diligencia debida. Definición THEIIA

5 Metodología/Actividades a Realizar
Guía Técnica Nº 50 Actividades a realizar por los auditores Programar la auditoría: Estudiar el Programa Marco entregado por el Consejo de Auditoría y realizar las modificaciones que correspondan al Servicio o entidad. Ejecutar la auditoría sobre la base del programa de auditoría formulado. Analizar los resultados de la ejecución de la auditoría (hallazgos, efectos, recomendaciones y compromisos). Informar al Jefe del Servicio o entidad y al Consejo de Auditoría de los resultados, en las fechas indicadas. Programar, ejecutar e informar la auditoría de seguimiento (Objetivo Gubernamental 2010 N° 1) con el fin de monitorear si se cumplen las medidas tomadas para la mitigación de los riesgos observados.

6 Metodología/Actividades a Realizar
Guía Técnica Nº 50 Instrucciones y Procedimientos para Desarrollar las Actividades de Aseguramiento Debe usarse como base la Guía Técnica Nº 29 emitida por el Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno, el año De ese documento, se deben utilizar las desagregaciones y principales riesgos relacionados del Proceso de Información Institucional, Proceso de Información Pública y el Proceso de Transferencias a Privados con los subprocesos y etapas genéricas señaladas en el alcance. Asimismo, se debe contemplar el seguimiento a las observaciones formuladas durante la auditoría de probidad (Objetivo Gubernamental N°1-2010) realizada durante el año 2010, a los procesos de adquisiciones y recursos humanos.

7 Alcance General Procesos Subprocesos Etapas
Guía Técnica Nº 50 Procesos Subprocesos Etapas Proceso de Información Institucional Creación de la Información Publicación Uso y Mantención de la Información Archivo o Almacenamiento Resguardo y Seguridad Eliminación Destrucción de Documentación en Papel o Soporte Electrónico Proceso de Información Pública Acceso a la Información Pública Publicidad de la Información (Transp. Activa) Solicitud de Información (Transparencia Pasiva) Respuesta a Solicitud de Información. Proceso de Transferencias a Privados Transferencias Corrientes al Sector Privado Registro Entidades Receptoras de Fondos. Programas o Proyectos a Través de Transferencias. Suscripción de Convenios con Privados. Traspaso de Recursos a Asignaciones Privadas. Giro de Recursos a Través de Prog. Proy. Privados. Rendiciones de Fondos por Entes Privados Supervisión y Monitoreo.

8 Alcance General Guía Técnica Nº 50 Ejemplo del Programa Marco a aplicar (Guía Técnica Nº 29/2010)

9 Productos Solicitados
Guía Técnica Nº 50 Programa de Auditoría Debe acompañarse el programa, elaborado en base al marco presentado en la Guía Técnica Nº 29/2010, ajustándolo a la realidad del Servicio o entidad, según los controles que se identifiquen y cumpliendo los requisitos de esta Guía. El programa debe entregarse junto al informe al 31 de mayo de 2011. Informe de Auditoría La revisión debe realizarse con corte al 30 de agosto de 2011 e informarse al 30 de septiembre de El informe de auditoría debe contener los resultados de la evaluación de los temas relevantes señalados con todos los riesgos reales y potenciales asociados y cumplir los requisitos esta Guía Técnica.

10 Capacitación y Roles de los A. Ministeriales
Guía Técnica Nº 50 Mecanismos de Coordinación y Capacitación Principales mecanismos: Capacitación por el Consejo de Auditoría a los Auditores Internos, en los casos que sea necesario. Preguntas frecuentes en la página web del CAIGG. Resolución de dudas y situaciones especiales por parte de la unidad de estudios del Consejo de Auditoría. Rol del Auditor Ministerial en el Objetivo Gubernamental El Auditor Ministerial deberá apoyar y coordinar el trabajo de los auditores internos de los Servicios.

11 Resumen productos / fechas
Guía Técnica Nº 50

12 EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONALES
OBJETIVO GUBERNAMENTAL DE AUDITORÍA 2011 – Nº 2 GUÍA TÉCNICA Nº 51 Marzo 2011 EVALUACIÓN DE LOS SISTEMAS DE CONTROL INTERNO INSTITUCIONALES

13 Introducción Guía Técnica Nº 51 El Presidente de la República, a través del Instructivo Presidencial Nº 001/2011 instruyó como Objetivo Gubernamental de Auditoría N° 2 – años al 2014: que señala que los auditores internos de los Servicios y entidades del Estado deberán realizar una “Evaluación de los Sistemas de Control Interno Institucionales, ponderando para dicho efecto las observaciones y recomendaciones efectuadas por Auditoría Interna y por la Contraloría General de la República”.

14 Metodología/Actividades a Realizar
Guía Técnica Nº 51 Objetivo de las Actividades de Aseguramiento (1) Examinar la adecuación de las acciones, actividades y decisiones del Servicio a lo dispuesto en el conjunto de la normativa que regula la probidad administrativa. (1) Las actividades de aseguramiento son un examen objetivo de evidencias con el propósito de proveer una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización. Por ejemplo: trabajos financieros, de desempeño, de cumplimiento, de seguridad de sistemas y de diligencia debida. Definición THEIIA

15 Metodología/Actividades a Realizar
Guía Técnica Nº 51 Actividades a realizar por los auditores Programar la evaluación a los sistemas de control: Estudiar el Programa Marco entregado por el Consejo de Auditoría para su ejecución y realizar las modificaciones y ajustes que correspondan al Servicio o entidad. Ejecutar la evaluación de los sistemas de control interno sobre la base del programa de auditoría formulado. Analizar los resultados de la ejecución de la evaluación (hallazgos, efectos, recomendaciones y compromisos). Examinar los resultados de la evaluación considerando los riesgos críticos del Servicio. Informar al Jefe del Servicio y al Consejo de Auditoría de los resultados, en las fechas indicadas. Programar auditorías de seguimiento con el fin de monitorear si se cumplen las medidas comprometidas por la dirección.

16 Metodología/Actividades a Realizar
Guía Técnica Nº 51 Instrucciones y Procedimientos para Desarrollar las Actividades de Aseguramiento En los tópicos de Ambiente de Control y de Actividades de Control, se han identificado los principales riesgos que deben ser relevados y se han identificado controles potenciales que podrían existir en el Servicio para mitigar la materialización de los riesgos. Es importante considerar que los procedimientos de auditoría presentados en este documento se relacionan con los controles teóricos que se han identificado como potenciales en un Servicio o entidad, por lo cual el auditor interno, deberá tener presentes los controles reales que existen en su propio Servicio para definir las pruebas de auditoría en el programa.

17 Actividades de Control
Alcance General Guía Técnica Nº 51 Elementos del sistema de control interno Revisión de aspectos mínimos Ambiente de Control Integridad y valores éticos de la organización. Filosofía y estilo operativo de la dirección. Estructura organizativa. Misión, objetivos y políticas. Asignación de responsabilidad y autoridad. Administración de los recursos humanos. Competencias profesionales del personal. Actividades de Control Procedimientos de control Autorización y aprobación de actividades Segregación de funciones Niveles definidos de autorización Verificaciones y conciliaciones Controles de acceso a recursos o archivos Rotación del personal en tareas claves Control del sistema de información Existencia de evaluaciones de desempeño Existencia y adecuación de la rendición de cuentas o responsabilidad Documentación de los procesos, tareas y actividades Auditoría interna

18 Alcance General Guía Técnica Nº 51 Ejemplo del Programa Marco a aplicar (Guía Técnica Nº 51/2011)

19 Productos Solicitados
Guía Técnica Nº 51 Programa de Auditoría Debe acompañarse el programa, elaborado en base al marco presentado en la Guía Técnica Nº 51/2011, ajustándolo a la realidad del Servicio o entidad, según los controles que se identifiquen y cumpliendo los requisitos de esta Guía. El programa debe entregarse junto al informe al 29 de abril de 2011. Informe de Auditoría La revisión debe realizarse con corte al 29 de julio de 2011 e informarse al 30 de agosto de El informe de auditoría debe contener los resultados de la evaluación de todos los riesgos definidos para los dos ámbitos contenidos en la señalada guía.

20 Resumen productos / fechas
Guía Técnica Nº 51

21 OBJETIVO GUBERNAMENTAL DE AUDITORÍA 2011 – Nº 3
GUÍA TÉCNICA Nº 52 Marzo 2011 ASEGURAMIENTO AL PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS

22 Introducción Guía Técnica Nº 52 El Presidente de la República, a través del Instructivo Presidencial Nº 001/2011 instruyó como Objetivo Gubernamental de Auditoría N° 3, 2011 a 2014: mantener y mejorar el Proceso de Gestión de Riesgos en las entidades de la Administración del Estado. Para ello, todas las entidades del Estado deben cumplir, al menos, lo siguiente: Para ello, los Jefes de Servicio deberán: Dar cumplimiento a las directrices que sobre la materia formule el Consejo de Auditoría Interna. Asumir la responsabilidad de la adopción de medidas tendientes a la gestión efectiva de los riesgos, especialmente los de mayor criticidad para la entidad, informando de ello al Consejo de Auditoría Interna General de Gobierno. Disponer de los recursos necesarios para la correcta implementación y funcionamiento del Proceso de Gestión de Riesgos en la entidad.

23 Auditoría de Aseguramiento
Guía Técnica Nº 52 ¿Qué hace el auditor en el marco del Proceso de Gestión de Riesgos? De acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría Interna, el auditor puede cumplir diversos roles en relación al proceso de Gestión de Riesgos, otros que puede realizar salvaguardando su independencia y objetividad y otros roles que por norma tiene prohibido realizar. Roles que pueden desempeñar De acuerdo a las Normas Internacionales de Auditoría Interna, el auditor puede cumplir diversos roles en relación al proceso de Gestión de Riesgos, otros que puede realizar salvaguardando su independencia y objetividad y roles que por norma tiene prohibido realizar. Como puede observarse, dentro de los roles que los auditores pueden desempeñar, surge el fundamento para realizar el aseguramiento al Proceso de Gestión de Riesgos y la revisión de la evaluación de riesgos, controles y demás reportes asociados a dicho proceso.

24 Auditoría de Aseguramiento
Guía Técnica Nº 52 Roles que pueden desempeñarse con salvaguarda Facilitación, identificación y evaluación de riesgos. Entrenamiento a la Dirección sobre respuesta a riesgos. Coordinación actividades del proceso gestión de riesgos. Mantenimiento del marco del proceso gestión de riesgos. Defender establecimiento del proceso gestión de riesgos. Establecer la relevancia de los procesos o subprocesos. Imponer Procesos de Gestión de Riesgo. Manejar el aseguramiento sobre los riesgos. Tomar decisiones en respuesta a los riesgos. Implementar respuestas a riesgos. Tener roles y responsabilidad de la gestión de los riesgos. Roles que no deben desarrollarse Como puede observarse, los auditores pueden desempeñar, sin comprometer su independencia y objetividad, roles de asesoría a la Dirección en la identificación y evaluación de riesgos, como en la respuesta al mismo. Lo que el auditor interno no puede hacer es tomar la responsabilidad directa del riesgo, participando en la línea, manejando riesgos y tomando decisiones.

25 Alcance Guía Técnica Nº 52 El aseguramiento incluye todas las fases del Proceso de Gestión de Riesgos, sin perjuicio que deban informase al Consejo de Auditoría, sólo algunos aspectos establecidos en forma específica en la presente Guía . Esta Guía trata sobre todas las fases del Proceso de Gestión de Riesgos que deben ejecutarse. En este contexto, durante el año 2011, el trabajo del auditor estará orientado a tres aspectos específicos: Nivel de Cumplimiento del Plan de Tratamiento de Riesgos Críticos 2010. Matriz de Riesgos del Servicio o entidad Abreviada del Primer Semestre 2011, remitida al Consejo de Auditoría el Plan de Tratamiento de Riesgos del Primer Semestre 2011, presentado al Consejo de Auditoría al  Por otra parte, hay que destacar que el aseguramiento al Proceso de Gestión de Riesgos debe ser constante y que cada auditoría del Plan Anual 2011.

26 Oportunidad de la Auditoría
Guía Técnica Nº 52 En el transcurso del año 2011 deberán realizarse dos (2) auditorías de aseguramiento: Una primera auditoría de aseguramiento debe realizarse al Plan de Tratamiento de Riesgos presentado al Consejo de Auditoría al , en la que deberá verificarse el nivel de cumplimiento de las medidas y acciones definidas en el Plan de Tratamiento de Riesgos Críticos Los resultados de esta auditoría deberán ser informados al 29 de julio de 2011 al Consejo de Auditoría. Una segunda auditoría debe realizarse a la Matriz de Riesgos Abreviada entregada al (al menos 20). Además, debe hacerse auditoría de aseguramiento al Plan de Tratamiento de Riesgos presentado durante el primer semestre 2011 ( ), en relación a la adecuación de las estrategias, acciones definidas, indicadores, y formas de medición.

27 Actividades a realizar
Guía Técnica Nº 52 Programar las auditorías: Estudiar el Programa Marco entregado por el Consejo de Auditoría. En el caso que se adicionen objetivos y pruebas de auditoría, deberán agregarse al programa. El programa para la primera auditoría de aseguramiento, debe hacerse llegar al Consejo de Auditoría como máximo el 15 de junio de 2011 y el programa para la segunda auditoría de aseguramiento, deberá remitirse al 16 de agosto 2011, ambas para su validación metodológica. Ejecutar las actividades de auditoría sobre la base del programa. Analizar los resultados de la ejecución de las auditorías (hallazgos, efectos, recomendaciones y compromisos). Completar las planillas que se entregan en los anexos de este documento. Informar al Jefe del Servicio y al Consejo de Auditoría de los resultados, en las fechas indicadas.

28 Objetivos de auditoría generales auditoría aseguramiento
Guía Técnica Nº 52 La primera auditoría de aseguramiento que se realice en base a este documento tendrá como objetivo general el siguiente: Examinar el Plan de Tratamiento de Riesgos 2010, verificando que las medidas y acciones que se definen en éste, hayan sido cumplidas de acuerdo a los plazos calendarizados. La segunda auditoría de aseguramiento tendrá como objetivos generales los siguientes: Examinar la identificación y análisis de riesgos críticos informados en la Matriz de Riesgos Abreviada del Servicio. Examinar la identificación y análisis de los controles en la Matriz de Riesgos Abreviada del Servicio. Verificar que los resultados asociados a los riesgos residuales en la Matriz de Riesgos Abreviada del Servicio o entidad son consistentes con la realidad del Servicio. Examinar y analizar el Plan de Tratamiento de Riesgos del Primer Semestre 2011, verificando que las estrategias y las acciones se orienten a mitigar los riesgos identificados.

29 Procedimientos de Auditoría mínimos
Guía Técnica Nº 52 Se presentan en detalle para cada fase del Proceso de Gestión de Riesgos los riesgos potenciales que se han identificado en dicha actividad, los objetivos específicos de la auditoría de aseguramiento que deberá realizarse en base a este documento, y por último, los procedimientos de auditoría mínimos que deberían aplicarse

30 Productos Solicitados
Guía Técnica Nº 52 Sin perjuicio que el aseguramiento del Proceso de Gestión de Riesgos debería considerar todos los elementos o fases del dicho proceso y que en el punto 3 se ha entregado un programa marco para revisar y evaluar en forma integral el citado proceso, en consideración a la metodología simplificada que se aplicó el año 2010 para la gestión de riesgos, para el año 2011, el aseguramiento será exigible en tres ámbitos específicos: El nivel de cumplimiento del Plan de Tratamiento de Riesgos presentado el año 2010 La Matriz de Riesgos Abreviada del Primer Semestre de 2011, remitida el La adecuación de las acciones definidas en el Plan de Tratamiento del Primer Semestre 2011, remitida al CAIGG al

31 Resumen productos / fechas
Guía Técnica Nº 52

32 ANEXOS Guía Técnica Nº 52 Planilla Nº 1 (En formato Excel enviado por este Consejo de Auditoría)  Planilla N° 2 (En formato Excel enviado por este Consejo de Auditoría) 

33 OBJETIVO GUBERNAMENTAL DE AUDITORÍA 2011 – Nº 3
GUÍA TÉCNICA Nº 53 Marzo 2011 PROCESO DE GESTIÓN DE RIESGOS

34 Introducción Guía Técnica Nº 53 El Presidente de la República, a través del Instructivo Presidencial Nº 001/2011 instruyó como Objetivo Gubernamental de Auditoría N° 3 para los años 2011 a 2014, la implementación de un Proceso de Gestión de Riesgos que considere la elaboración de un levantamiento de procesos, identificando y describiendo los objetivos, riesgos y controles y, en especial, la formulación de las medidas de tratamiento de los riesgos.

35 Consideraciones Generales
Guía Técnica Nº 53 A partir del año 2007, los Servicios de la Administración del Estado, implantaron el Proceso de Gestión de Riesgos. Durante los años , se mejoraron y mantuvieron dichos procesos. En la lógica de mejoramiento continuo, el año 2011, se orienta a que los Servicios perfeccionen y mejoren su Proceso de Gestión de Riesgos, sobre todo en lo que respecta a la adecuación de su Matriz de Riesgo Estratégica a la realidad de la entidad, y al fortalecimiento de sus Planes de Tratamiento de Riesgos.

36 Beneficios del proceso de gestión de riesgos
Guía Técnica Nº 53 Mejora las posibilidades de alcanzar los objetivos en la organización. Incrementa el entendimiento de riesgos claves y sus implicaciones en la organización. Se identifica y comparte la responsabilidad de la administración de los riesgos del negocio. Genera y fortalece el enfoque en asuntos que realmente importan a la organización. Contribuye a disminuir las sorpresas y crisis en la organización. Incrementa la posibilidad de que cambios e iniciativas de proyectos puedan ser logrados en mejor forma. Mejora las capacidades de tomar mayor riesgo por mayores recompensas sociales y económicas. Genera mayor información y con más transparencia sobre los riesgos identificados, tomados y las decisiones realizadas.

37 Mejoramiento Continuo
Guía Técnica Nº 53 El mejoramiento continuo del Proceso de Gestión de Riesgo, se logrará en base a la revisión y examen del proceso por parte del Servicio, identificando debilidades y estableciendo planes para superarlas. Para este análisis contará con tres actores que lo apoyarán: El Asesor de Riesgos del Consejo de Auditoría Interna de Gobierno. El Auditor Interno del Servicio que realiza el aseguramiento del Proceso de Gestión de Riesgos y su correspondiente seguimiento. El Encargado de Riesgos del Servicio, encargado de coordinar a las diversas instancias involucradas.

38 Fases del proceso de gestión de riesgos
Guía Técnica Nº 53

39 Requerimientos proceso de gestión de riesgos
Guía Técnica Nº 53 Requerimientos para el año 2011 en cada Fase del Proceso de Gestión de Riesgos

40 Requerimientos proceso de gestión de riesgos
Guía Técnica Nº 53 Fase establecimiento del contexto = ¿Qué se pide? Política de Riesgos Revisar para determinar su consistencia con las políticas y objetivos estratégicos del Servicio Donde: Oficio que señala que no hay modificaciones o resolución que modifica la anterior Fecha: Contexto interno - externo Revisar, si los roles responden a los requerimientos del Proceso Definir roles Contexto gestión de riesgos Metodología Guía Técnica Nº 53

41 Requerimientos proceso de gestión de riesgos
Guía Técnica Nº 53 Fase Análisis de riesgos = ¿Qué se pide? Actualización de la identificación de riesgos Mejorar análisis de controles, considerando los riesgos relevantes o claves para mitigar el riesgo específico Matriz de Riesgos del Servicio Abreviada, firmada y aprobada por el Jefe de Servicio, (al menos 20 riesgos críticos) 50% financieros y 50 % estratégicos. 1° Semestre entrega al ° Semestre entrega al

42 Requerimientos proceso de gestión de riesgos
Guía Técnica Nº 53 Fase Tratamiento de riesgos = ¿Qué se pide? Se deben tratar los 20 riesgos críticos declarados por el Servicio. La Dirección puede optar por estas cuatro estrategias genéricas: reducir, aceptar, compartir o evitar. Las acciones definidas deben ser aptas para mitigar el riesgo al cual se asocian. No sirven definiciones genéricas como “se mejorarán los controles”. Los indicadores deben ser de resultado y señalar qué es lo que se quiere medir. La meta debe ser el valor deseado del indicador que se espera alcanzar. La evidencia debe ser suficiente para asegurar de que se implemento la estrategia. 1° Plan de Tratamiento debe presentarse al 30 de junio de 2011 2° Plan de Tratamiento debe presentarse al 30 de diciembre del 2011 Formato requerido: cuadro Nº 16

43 Requerimientos proceso de gestión de riesgos
Guía Técnica Nº 53 Fase Monitoreo y Revisión = ¿Qué se pide? De acuerdo Plan de Tratamiento presentado al Consejo de Auditoría el año 2011, se deben monitorear y revisar aquellos compromisos contenidos en dicho Plan, que tenían fecha de cumplimiento durante el año Indicar Periodo en de evaluación de implementación de la estrategia. Resultados de la medición de la metas. Evidencia del cumplimiento Proyecciones de cumplimiento Recomendaciones 1° Reporte de monitoreo debe presentarse al 30 de diciembre de 2011 2° Reporte de monitoreo debe presentarse al 30 de mayo de 2012 Formato requerido: cuadro Nº 17

44 Resumen productos / fechas
Guía Técnica Nº 53