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Análisis de procesos como herramienta para modificar los procesos de trabajo R ådmannsnettverk Finnmark 8.11.2010 Ellen Karin Larsen, KS.

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1 Análisis de procesos como herramienta para modificar los procesos de trabajo R ådmannsnettverk Finnmark Ellen Karin Larsen, KS

2 eKommune 2012 Gode prosesser betyr effektivitet og fornøyde kunder/innbyggere. Dårlige prosesser betyr derimot... -Peter Hidas, Computerworld El modo en el que las organizaciones pueden crear su propio caracter y mejorar su competitividad es a través de procesos buenos y rentables.

3 eKommune 2012 El proceso de trabajo como herramienta estratégica La cooperación y la colaboración son herramientas estratégicas de la organización para ser más eficientes y mejorar El mapa de procesos es una manera sistemática de determinar quién interaccionará, con qué y cómo Un proceso es una serie de tareas de valor añadido que constituyen el servicio o producto requerido.

4 eKommune 2012 Marco de trabajo La organización y sus gestores deben ser conscientes de que la gestión de procesos requiere predisposición al cambio y deseo de cambiar. Debe adquirirse conciencia de que la autoridad de la organización puede modificarse como consecuencia del proceso de cambio

5 eKommune 2012 Framework forts. La gerencia determina qué procesos deben elegirse y quién será su facilitador/moderador. Los empleados de la organización/unidad que gestiona el proceso y otros colegas que participen en él serán invitados a describir qué hacen en el momento actual y qué propuestas de mejora recomendarían.

6 eKommune 2012 Cuándo es útil revisar el proceso? En el desarrollo de la misión, visión y estrategia. En el desarrollo de estructuras de gobierno. Cuando se constituyen la plantilla y la gerencia de la organización Desarrollando una percepción y un entenidimiento comunes de la organización. En la puesta en marcha de una buena comunicación, cooperación y solución de problemas. En los procesos de resolución de conflictos y de negociación Cambiando la cultura corporativa Movilizando a trabajar a la organización y a sus empleados. Para grandes procesos de formación Cuando la organización afronta nuevas demandas, retos, reorientación y re-estructuración. Tras finalizar proyectos En el momento de la reorganización. En el desarrollo y cooperación entre organizaciones

7 eKommune 2012 Los procesos se clasifican en 3 categorías: 1.Los informales y no documentados. 2.Los documentados pero que no se siguen. 3.Los que están tanto descritos como incorporados. Hoy en día no se concibe desarrollar procesos sin la ayuda de los ordenadores.

8 eKommune 2012 Diferentes tipos de procesos: Procesos de gestión Procesos básicos Procesos de soporte

9 eKommune 2012 Diferentes tipos de procesos: Procesos de gestión Procesos básicos Procesos de soporte Planificación general Tratamiento político ImplementaciónElaboración de informes VigilanciaDesarrollo Información Salud y cultura Escuelas y jardines de infancia Cuestiones técnicas EconomíaPersonalInformaciónHMS (HSE) ContratacionesTecnologías de la información Archivo Leyes

10 eKommune Fase Cómo es 2.Fase Cómo se quiere que sea

11 eKommune 2012 El proceso del proceso

12 eKommune 2012 Ejemplo de un proceso básico: Unidad de edificios y propiedades, áreas de trabajo: - Administración de viviendas - Servicio de notificación de acuerdos (limpieza) - Proyectos de construcción - Gestión, operación y mantenimiento de edificios municipales Extractos de las minutas – Administración de viviendas: Hay ambigüedades en las responsabilidades de EBE, cuidado, bienestar y refugiados.. B. Convocar otra reunión para preparar las medidas. (Resultado: Hicimos que todas las unidades implicadas describieran su percepción del procedimiento.)

13 eKommune 2012 Kjerneprosess og støtteprosess

14 eKommune 2012 Modelo de proceso antes del SFO Lyngdal Proceso básico

15 eKommune 2012 Modelo de proceso futuro SFO

16 eKommune 2012 Proceso de gestión:

17 eKommune 2012 Proceso de gestión (cont.):

18 eKommune 2012 Ny rutine vil gi ferre saker 20% Ny rutine vil gi ferre klager 20% Mindre saksbehandlertid pga høyere kvalitet og direkte referanse til lovhjemmel Del Cómo es ahora al Cómo será en el futuro

19 eKommune 2012 A nivel de cooperación municipal: (1) Análisis completo de todos los municipios –El cómo es implementado en todos los municipios –El cómo se quiere que sea desarrollado a través de las explicaciones conjuntas de los municipios Ventajas: Alto grado de implicación / sentimiento de propiedad Letter implementation Desventajas: Lleva mucho tiempo (2) Punto de partida en un municipio –El cómo es implementado en un municipio –Validación llevada a cabo por las autoridades municipales –El cómo será desarrollado en común con otros municipios Ventajas : –Más rápido que el escenario 1 Desventajas : –Menor grado de implicación –Asume que los procesos son razonablemente similares en los municipios

20 eKommune 2012 Herramientas de productividad para el gobierno: El nuevo eDiálogo de los niños – Imagen conceptual del proyecto de la Dirección de Impuestos Embarazo Primer nacimiento y selección de nombre El niño en sociedad Primer nombre Certificado de nacimiento Servicios posibles en el nuevo diálogo de los niños: Salud durante el embarazo Complemento de maternidad Prestación por paternidad Tarjeta de salud infantil Solicitudes para jardines de infancia Solicitud de subvención Complemento familiar Notificación de paternidad Notificac ión de nacimie nto Registro de vacunación SYSVAK

21 eKommune 2012 Caso de estudio de nacimiento– Parte 1 (Foco: Asistencia sanitaria y Registro nacional) Antes del nacimiento: Deternimación de embarazo Seguimiento de salud durante el embarazo Médico de familia / la clínica envía la solicitud de lugar de nacimiento Médico de familia / la clínica realiza el cuidado prenatal regular Médico de familia / la clínica establece con el hospital las necesidades especiales Si la embarazada desempeña una labor peligrosa para el feto asesorar sobre la necesidad de cambiar el tipo de trabajo o solicitar una excedencia (consultándolo con la empleada). Enviar el formulario al NAV Después del nacimiento: Visitas a domicilio del centro de salud cada 2 semanas. 6 controles de la clínica durante el primer año. El niño dispone de su propio diario basado en los datos registrados localmente Reportar al Registro nacional de inmunización Médico de familia del Servicio Municipal de Salud / Centro de salud / Matrona Salud (hospitales) Solicitud de lugar de nacimiento Antes del nacimiento: Den gravide tildeles fødested (brev til gravid/fastlege/helsestasjon) Revisión del embarazo con ultrasonidos. Cualquier otro test acordado (amniocentesis) Contacto con el médico de familia/clínica para necesidades especiales Después del nacimiento: Tarjeta de salud elaborada en el nacimiento con los registros durante el embarazo El informe de nacimiento se envía a la clínica La notificación de nacimiento se envía al Registro Médico de Nacimientos y al Registro Central de Población (DSF) Procesos internos variados del hospital Informe de nacimiento Red de Salud noruega Envío de mensaje electrónico DSF Registro central de población (RCP) Mensaje FNR (XML) Notificación paterna Notificación de paternidad (cuando el padre no está casado con la madre) Certificado de maternidad y de persona pública ASP / Centro de mediación hospitalario (propiedad de las autoridades regionales de salud) Notificación de selección de nombre (Requiere RCP) Mensaje (XML) Recibo de vuelta (XML) Registro Médico de Nacimientos (MFR) Acepta la notificación de nacimiento electrónica procedente del Servicio Noruego de Salud o bien en papel procedente del hospital. Emite el número de identificación y lo envía de vuelta a la Red de Salud Noruega (formato electrónico) o al hospital (en papel). Acepta el formulario de elección de nombre (papel) y registra el nombre del niño. Emite el certificado de nacimiento y lo envía a los padres (papel) Certificado de nacimiento Número de nacimiento Envío de mensaje electrónico MFR NAV Recibe y procesa el mensaje de paternidad y la solicitud de benerificos maternos Solicitud de ayuda económica por embarazo Registro de Vacunación (SYSVAK) Salud Diario de salud del niño

22 eKommune 2012 El grupo de proyecto ha redactado propuestas acerca de cómo la cooperación y la coordinación entre agencias que tienen responsabilidades relacionadas con.... pueden ser mejoradas y desarrolladas. Por medio de las descripciones de proceso para áreas de cooperación básicas el grupo describió cómo se lleva a cabo la interacción hoy, desde el punto de vista de lo que funciona y lo que no, y especificaron los factores de éxito que deben darse para conseguir mayor cooperación/colaboración. El grupo de proyecto ha priorizado las siguientes colaboraciones/procesos de interacción: … Los procesos son priorizados sobre la base de que se consideran los que tienen mayor potencial de mejora en términos de calidad, economía y factibilidad. Basándose en el mapa del proceso actual, el equipo de proyecto realizó un borrador de un nuevo proceso colaborativo. Por cada nuevo proceso, el grupo de proyecto también especificó las posibles consecuencias para empleados y usuarios, así como las consecuencias tecnológicas y económicas. Procedente de un informe en el municipio de Eidskog:

23 eKommune 2012 El objetivo de la organización es ….. (por ej. cambiar a la facturación electrónica) El grupo de proyecto elaborará una propuesta de cómo la cooperación y coordinación entre los organismos que tienen responsabilidades relacionadas con… (la facturación electrónica) pueden ser mejoradas y más desarrolladas. Por medio de las descripciones de proceso para áreas de cooperación básicas el grupo describió cómo se lleva a cabo la interacción hoy, desde el punto de vista de lo que funciona y lo que no, y especificaron los factores de éxito que deben darse para conseguir mayor cooperación/colaboración. El equipo de proyecto proporcionará las áreas de prioridad para las colaboraciones/procesos de interacción Los procesos deberían ser priorizados basándose en el criterio de tener el mayor potencial de mejora en términos de calidad, economía y factibilidad. Basándose en el mapa del proceso actual, el equipo de proyecto realizó un borrador de un nuevo proceso colaborativo. Por cada nuevo proceso, el grupo de proyecto también especificó las posibles consecuencias para empleados y usuarios, así como las consecuencias tecnológicas y económicas. Asignación a grupos: -Fritt etter Eidskog kommune

24 eKommune 2012 RollebåndCaja de opciones Caja de acciones Documento Procesos subyacentes


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