Empoderándose de los Riesgos a través del Visual Management.

Presentación del tema: "Empoderándose de los Riesgos a través del Visual Management."— Transcripción de la presentación:

1 Empoderándose de los Riesgos a través del Visual Management

2  Introducción.  Gestión de Riesgos Clásica  Una perspectiva diferente  ¿Cómo lo resolvemos?  Conclusiones Agenda

3 Introducción Organización con baja madurez en Gestión de Proyectos El foco del equipo es resolver los incendios e incidentes del proyecto. ( ) Metodología. ( ) Colaboración. ( ) Liderazgo. ( ) Disciplina. ( ) Empoderamiento (apropiación). ( ) Visibilidad de tareas fuera de lugar. Organización madura en gestión de proyectos Líder PM ( ) Metodología. ( ) Colaboración. ( ) Liderazgo. ( ) Disciplina. ( ) Empoderamiento (apropiación). ( ) Visibilidad de tareas fuera de lugar. El foco del equipo es gestionar los drivers claves del proyecto. Equipo de Proyecto, sin governance, ni disciplinas en gestión de proyectos. Equipo de Proyecto que vive las disciplinas propuestas por PMI en gestión de proyectos

4 Gestión de Riesgos Clásica Amenazas Oportunidades

5 Gestión de Riesgos Clásica Plan de Gestión de Riesgos Identificació n de Riesgos Análisis Cualitativo Análisis Cuantitativo Plan de Respuesta de Riesgos Monitoreo y Control Adaptación del proceso de gestión de riesgos Definición de reglas de proceso Plan de gestión de riesgos Lista de riesgos Clasificación de riesgos Probabilidad / Impacto Causa Raíz Riesgos Priorizados Modelos numéricos Límites de confiabilidad Análisis de sensibilidad Estrategias Planes de Acción Dueño de Planes Actualizaciones al Plan Estado y Tendencias Reporting Tendencias en exposición de riesgos

6 Gestión de Riesgos Clásica Procesos de la gestión de riesgos – planes de respuesta Probabilidad Impacto Casi seguro Muy Probable Probable Poco Probable Improbable DespreciableLeve ModeradaAlta Muy Alta Estrategias Amenazas Oportunidades Evitar Transferir Mitigar Aceptar Explotar Compartir Mejorar Aceptar

7 Gestión de Riesgos Clásica Herramientas

8 Pocos responsable de registrar y actualizar riesgos. Principalmente comunicar a JP Problemática Gestión de Riesgos Clásica Poca Efectividad Baja apropiación Escasa disciplina Se registran los riesgos pero la asignación y seguimiento de planes de acciones es baja. Dificultad para mantener frecuencia de reuniones de seguimiento y control de riesgos.

9 Problemática Gestión de Riesgos Clásica Poca Efectividad Baja apropiación Escasa disciplina Oportunidad de Mejora

10 La gestión de riesgos clásica permite a un integrante del equipo trabajar, clasificar y gestionar los riesgos de un proyecto, pero sin la necesidad de hacer partícipes a los demás integrantes del equipo ni a los demás interesados del proyecto (internos y externos). Conclusiones Gestión de Riesgos Clásica Se enfatiza más en el registro de riesgos por sobre planes de acción.

11 Visual Management Una perspectiva diferente

12 ¿Qué es Visual Management? Conjunto de técnicas orientadas a comunicar información de manera:  Visual  Ordenada  Auto explicativa  Entender mejor el proceso  Promueve la toma de decisiones  Favorece el apropiamiento ______________________________ Mejorar la gestión de nuestro trabajo y colaboración

13 ¿Por qué Visual Management? Los seres humanos coleccionamos información mediante: 83% Vista 11% Audición 3.5% Sentido del olor 1.5% Sentido del tacto 1% Sentido del gusto

14 ¿Para qué nos sirve? + Colaboración  Tomar decisiones mas informadas y colaborativas Para potenciar el trabajo en Equipo mediante… + Actitud:  Mayor sentido de pertenencia y apropiación entre los miembros. + Management  Visibilizar y Actuar sobre los problemas y oportunidades.

15 ¿Para qué nos sirve? El Visual Management nos ayuda en diferentes situaciones como:  Representación y comparación de datos  Identificar desviaciones  Detectar problemas  Estatus del equipo  Estructuras y relaciones

16 Visual Management Cómo lo incorporamos a la Gestión de Riesgos Potenciar la gestión de acciones sobre los riesgos, incorporando un Kanban que nos permite gestionar el status de los distintos planes de acción planificados y en curso. Mejorar la visualización de la criticidad de riesgos, donde se relacionen los planes con los respectivos riesgos. Aumentar la participación y colaboración del equipo e interesados, obligando a cada integrante a redactar y gestionar sus post-it a la hora de actualizar los status. Poca Efectividad Baja apropiación Escasa disciplina

17 Visual Management Beneficios al incorporarla a la Gestión de Riesgos. Permite visualizar riesgos, las respuestas sobre los mismos y en la etapa donde se encuentran. Incorporar activamente responsable a los riesgos. Entrega al equipo en su conjunto, la capacidad de tomar mejores decisiones y acciones sobre los riesgos. Permite cuantificar la cantidad de acciones a ejecutar en relación a los recursos disponibles.

18 Visual Management Ejecución

19 Visual Management Problemática Falta de disciplina Sólo incorporar board para mejorar aspectos fundamentales en la toma de decisiones no asegura el éxito. Existen otros factores que afectan para obtener una práctica efectiva de gestión de riesgos.

20 ¿Cómo lo resolvemos? Disciplina

21  Aplicando las buenas prácticas de gestión de riesgos.  Seguimiento de riesgos periódicamente (en reuniones), con sus respectivas reglas del juego.  Siempre, siempre usar los tableros visuales al discutir sobre un riesgo o situación del proyecto.  Estableciendo una organización responsable de su funcionamiento, y control.  Acciones para abordar riesgos con aceptación y compromiso de cada integrante del equipo. ¿Cómo lo resolvemos? Disciplina

22 Sustentabilidad para replicar y mantener en el tiempo con otros proyectos y equipos de trabajo.  Instructivo con pasos (estándar).  Viviendo, respetando, mejorando y enseñando la práctica.  Auditorías periódicas. ¿Cómo lo resolvemos? Sustentabilidad

23 Visibilidad efectiva Equipo involucrado Y comprometido Trabajo colaborativo Conclusiones

24 Baja Madurez en Gestión Foco en resolver problemas. ( ) Metodología. ( ) Colaboración. ( ) Liderazgo. ( ) Disciplina. ( ) Empoderamiento (apropiación). ( ) Visibilidad de tareas fuera de lugar. Conclusiones PMI + VISUAL MANAGEMENT Lider PM ( ) Metodología. ( ) Colaboración. ( ) Liderazgo. ( ) Disciplina. ( ) Empoderamiento (apropiación). ( ) Visibilidad de tareas fuera de lugar.

25 Consultas?

26 Mauricio Azócar PMO Delivery Manager mauricio.azocar@leanpmo.cl + 56 9 6575 6589 Contacto Francisco Werner Education Manager francisco.werner@leanpmo.cl +56 9 8159 5538