Segunda Reunión del Comité de Calidad 2010

Presentación del tema: "Segunda Reunión del Comité de Calidad 2010"— Transcripción de la presentación:

1 Segunda Reunión del Comité de Calidad 2010
Dirección General de Innovación y Desarrollo Segunda Reunión del Comité de Calidad 2010 Dirección General de Innovación y Dejarlo Jueves 15 de Abril del 2010

2 Dirección General de Innovación y Dejarlo
Objetivo de la Reunión Conocer el avance de los acuerdos que se han tomado en las reuniones del Comité, así como los resultados de los estándares de las 5 S`s de los meses de febrero y marzo y el calendario de reuniones 2010. Dirección General de Innovación y Dejarlo

3 Dirección General de Innovación y Dejarlo
Orden del día 1. Bienvenida. 2. Objetivo de la Reunión. 3. Seguimiento de Acuerdos. 4. Presentación de Reglas de Uso para sala de Juntas de las Quintas. 5. Resultados de las Verificaciones. de las 5 S`s de los meses de Febrero y Marzo. 6. Presentación del Calendario de Reuniones 2010 del Comité de Calidad. 7. Acuerdos y Compromisos. Dirección General de Innovación y Dejarlo

4 Seguimiento de Acuerdos Dirección General de Innovación y Dejarlo
3 Seguimiento de Acuerdos Acuerdo Avance Comentarios Acuerdo No. 19/1/02/2010 Gabriela Arvizu hará una relación de las personas que no cuentan con su gafete para que se tramiten en Recursos Humanos. 100% Se hizo la relación el 2 de marzo y se solicitó a las personas (3) que faltaban de tomarse la foto, pasaran a la Subdirección de Recursos Humanos a realizar dicho trámite. Los gafetes fueron entregados 2 días después. Dirección General de Innovación y Dejarlo

5 Seguimiento de Acuerdos Dirección General de Innovación y Dejarlo
3 Acuerdo Avance Comentarios Acuerdo No. 19/2/02/2010 Cada área llevará a cabo los cambios en sus medidores de eficiencia, la Jefa del Departamento de Innovación Administrativa estará en contacto para servir como apoyo. Acuerdo No. 19/3/02/2010 Se programarán 2 reuniones, una con la Subdirección de Sistemas de la Información y otra con la Subdirección de Programación y Presupuesto. 50% 100% Los medidores de eficiencia sujetos a actualización son los de las Subdirecciones de Tecnologías de la Información y Evaluación y Desarrollo Administrativo, de los cuales se presentan los correspondientes a ésta última. En lo que corresponde a la Subdirección de Tecnologías de la Información, se programó una reunión para mañana 16, con el fin de revisar y analizar las actividades del personal de base del Departamento de Innovación Tecnológica, que es el área que tendrá actualización en sus medidores. Se llevaron a cabo las 2 reuniones, la primera entre el 22 y 26 de Febrero con la Subdirección de Programación y Presupuesto y con la Subdirección de Tecnologías de la Información el 4 de marzo, dándoles a conocer la información vista en la reunión pasada del Comité de Calidad, llevada a cabo el 19 de Febrero del 2010. Dirección General de Innovación y Dejarlo

6 Medidores de Eficiencia
Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta Apoyo Administrativo y Enlace con la Dirección General María del Rosario Montijo Villegas Logro en tiempo y forma de las actividades asignadas Oficios realizados/ Oficios solicitados 100% Llamadas telefónicas realizadas/ llamadas telefónicas solicitadas Captura en tiempo y forma de la información generada de la SSP y SSS en el DAP No. de correcciones capturadas en el sistema/No. de solicitudes de cambio de la información en el sistema Captura en tiempo y forma de la información que se recibe para los directorios de la SSP y SSS Actualizaciones realizadas a los Directorios /Solicitudes de actualización recibidas

7 Medidores de Eficiencia Departamento de Desarrollo Administrativo
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta Jefe de Oficina de Organización Héctor González Logro en tiempo y forma del Programa de Trabajo No. de manuales programados/ No..de manuales realizados 100% Logro en tiempo y forma de actividades asignadas Manuales recibidos para revisión/Cédulas realizadas con Observaciones u Oficio de envío a la SECOG para dictamen No. de asesorías solicitadas/ No. de asesorías realizadas Capacitaciones solicitadas o programadas/Capacitaciones realizadas Jefe de Mejora de Oficina Jurídica y de mejora de Tramites y Servicios Lic. Adán Escalante Cartas Compromiso Programadas o solicitadas/Cartas Compromiso realizadas No. de Reglamentos Internos programados/No. de Reglamentos Internos realizados

8 Medidores de Eficiencia Departamento de Desarrollo Administrativo
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta Analista Técnico Administrativo Ma. de los Ángeles Candela Logro en tiempo y forma del Programa de Trabajo Actualizaciones realizadas al MTS/Actualizaciones solicitadas al MTS 100% Cédulas actualizadas del Manual de Trámites Empresariales/Cédulas solicitadas para actualización del Manual de Trámites Empresariales Actualizaciones realizadas al Manual de Descripción de Puestos/Actualizaciones solicitadas al Manual de Descripción de Puestos No. de personas que asistieron a capacitación /No. de capacitaciones programadas Secretaria Delia Camargo Logro en tiempo y forma de actividades asignadas Oficios realizados/ Oficios solicitados Llamadas telefónicas realizadas/llamadas telefónicas programadas Correspondencia archivada/correspondencia recibida

9 Medidores de Eficiencia Departamento de Enlace y Gestión de Acuerdos
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta Asistente del Departamento Rosalia Ruiz Meyenberg Logro en tiempo y forma del Programa de Trabajo Actas realizadas/Actas solicitadas 100% Diseño de Portadas realizadas/portadas solicitadas Presentaciones realizadas en power point /presentaciones solicitadas en power point Capturista y apoyo secretarial Brenda Mireya Guzman Campa Logro en tiempo y forma de las actividades asignadas Oficios realizados/ oficios solicitadas Llamadas telefónicas realizadas/llamadas telefónicas solicitadas Acuerdos del CNS capturados/Acuerdos del CNS solicitados

10 Medidores de Eficiencia Departamento de Innovación Administrativa
Puesto Colaborador Medidor Indicador Meta Coordinador Técnico Gabriela Arvizu Garrobo Cumplir en tiempo y forma con las actividades programadas Actas del Comité de Calidad Realizadas/ Actas del Comité de Calidad Programadas 100% Día en qué se actualizó el Tablero de Control/Fecha programada para la actualización del tablero de control Logro en tiempo y forma de las actividades asignadas Oficios realizados/ Oficios solicitados Llamadas telefónicas realizadas/llamadas telefónicas solicitadas

11 Dirección General de Innovación y Dejarlo
Seguimiento de Acuerdos 3 Acuerdo Avance Comentarios Acuerdo No. 19/4/02/2010 Se recibirán propuestas para las Posturas de atención y se presentarán en la próxima reunión del Comité de Calidad. Acuerdo No. 19/5/02/2010 Se enviará un oficio a la Subdirección de Recursos Materiales haciendo la requisición para los depósitos para el papel, con el fin de buscar la manera de que nos apoyen. 100% Se recibieron propuestas de las Subdirecciones de Tecnologías de la Información y la Subdirección de Programación y Presupuesto estuvo de acuerdo con las propuestas vistas en la reunión del 19 de Febrero del 2010. Se envió la solicitud a través de oficio No. 81 de fecha 23 de febrero del año en curso, de la cual todavía no tenemos respuesta. En este oficio se solicitaron 6 portapapel sanitario, 2 portapapel para secado de manos, así como la reparación de algunos plafones de esta Dirección General ubicada en las Quintas. Dirección General de Innovación y Dejarlo

12 Seguimiento de Acuerdos - Posturas de Atención -
ACTUALES 1.- Portar el gafete de identificación personal. 2.- No usar palabras altisonantes con sus compañeros y el resto del personal. 3.- Dirigirse de manera amable al emitir una instrucción. 4.- Dirigirse de manera respetuosa con el compañero. 5.- Tratar al público y a los compañeros, ya sea de manera verbal o por escrito de manera respetuosa. 6.- Usar ropa formal para oficina de lunes a jueves y el viernes vestimenta casual. 7.- Contestar el teléfono identificando a la Dirección General de Innovación y Desarrollo y diciendo el nombre de quien atiende la llamada 8.- Preguntar previamente al pasar una llamada a alguna extensión: nombre de la persona que llama, asunto y nombre de la persona con quien desea hablar; si la secretaria de la Subdirección o Departamento en cuestión, no se encuentra, anotar el recado en el block correspondiente y pasarlo a la Subdirección o Departamento que corresponda

13 Seguimiento de Acuerdos - Posturas de Atención -
9.- Cuando se acerque alguna persona pidiendo información, tratar de resolver o canalizar el asunto a quien se crea que corresponda. 10.- Uso de computadoras, sólo por personal al quien está asignada (No niños). 11.- Uso responsable del Internet. 12.- Respetar líneas de autoridad para una comunicación efectiva. 13.- Programar adecuadamente la ocupación de la Sala de Juntas, tomando en cuenta las necesidades de cada área. PROPUESTAS 14.- Puntualidad a la hora de llegada. 15.- No dejar hojas recicladas en la Impresora. 16.- Mantener un ambiente de trabajo sano y cordial. 17.- Cuando amerite, debido a cargas de trabajo, apoyar en la realización de trabajos que solicite el jefe inmediato superior, aunque no sean de su responsabilidad. 18.- Establecer un lugar donde puedan estar las llaves del área y el sello.

14 Listados de información de tránsito
Estándares de Verificación de las 5 S’s 1era S SEIRI SELECCIONAR 1 No revistas de publicidad ni papeles innecesarios escritorios, cajones libreros 2 Equipo inmobiliario no necesario áreas de trabajo 3 Pasillos y áreas de trabajo libres de obstáculos accesos, pasillos y áreas de trabajo 4 Depurar información para envío al archivo de concentración escritorios cajones carpetas y cajas 5 Seleccionar información de uso diario y elaborar listado de lo que se tiene Listados de información de tránsito

15 2da S SEITON ORGANIZAR Estándares de Verificación de las 5 S’s 1
Dejar tu mobiliario de oficina ordenado sillas dentro del escritorio, oficios en minutas, oficios pendientes. de responder en charola 2 Carpetas y expedientes con etiquetas de identificación cajones con expedientes etiquetados y libreros con carpetas etiquetadas en color blanco, letra Arial color negro 3 Herramientas de trabajo en su lugar guillotina y perforadora en mueble de sala de juntas, máquina de escribir en escritorio de recepción de las quintas 4 Organización de archivos electrónicos el escritorio de la computadora sin documentos, tener sólo programas que se utilicen. Dentro del disco "C" tener una carpeta de “Subdirección o Departamento de___” , en la cual se tengan ordenados por asunto los archivos que se generan en el área que corresponda

16 3era S SEISO LIMPIEZA Estándares de Verificación de las 5 S’s 1
Ventanas, puertas y paredes libres de papeles y propaganda la información debe estar publicada solamente en el tablero de control 2 La basura en su lugar Pisos de toda la DGID libres de basura 3 No alimentos en áreas de trabajo que no haya alimentos sobre el escritorio 4 Evitar en lo posible la contaminación por ruido evitar gritos y escuchar música únicamente con audífonos

17 Estándares de Verificación de las 5 S’s SEIKETSU ESTANDARIZAR
4ta S SEIKETSU ESTANDARIZAR 1 Áreas de trabajo identificables áreas con su respectivo nombre 3 Impresión de documentos hojas reciclables en caja negra, respetar orden de impresión 4 Software permitido no bajar música ni videos en las computadoras

18 5ta S SHITSUKE DISCIPLINA
Propuesta para Estándares de Verificación de las 5 s’s. 5ta S SHITSUKE DISCIPLINA 1 Portar gafete Todo el personal de la DGID con gafete 2 Limpiar el área de juntas borrar pizarrón y acomodar las sillas y limpiar la mesa cada vez que se use, así como cumplir con normas de uso de la sala de juntas de las quintas 3 Apagar equipos eléctricos Al término de labores, Computadora, minisplit y luces apagadas

19 Presentación de Normas de uso de la Sala de Juntas de las Quintas
4 Respetar los horarios del calendario de la sala de juntas. Cada vez que termines de utilizar el área favor de borrar el pizarrón. Limpiar la sala cada vez que finalice la reunión. Desconectar aparatos electrónicos (aire acondicionado, cañón, conexión, computadora, etc.) Acomodar las sillas, guillotina y la perforadora. Si es necesario limpiar el piso, favor de avisar al personal de intendencia. Apagar la luz. Cerrar el aula al finalizar. NOTA: Recuerda esta área es de todos y es importante que la cuidemos para mantenerla limpia y ordenada

20 5 Resultado de las Verificaciones de las 5 S`s de los meses de Febrero y Marzo

21 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s de los meses de Febrero y Marzo Dirección General Dirección General de Innovación y Dejarlo

22 Gráficas de los Estándares de las 5S`s
Dirección General de Innovación y Desarrollo 1era S: desorden en la oficina en la 3ra .semana 2da S: no había organización en el disco “C” en 3era. semana 5ta S: no portar el gafete en 1, 3 y 4ta semana 2da S: falta de organización en el disco C 5ta S: no portar gafete en 1, 2 y 4 semana

23 Programación y Presupuesto Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s de los meses de Febrero y Marzo Subdirección de Programación y Presupuesto Dirección General de Innovación y Dejarlo

24 Gráficas de los Estándares de las 5S`s
Subdirección de Programación y Presupuesto 2da S: mobiliario desordenado

25 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Programación y Presupuesto Dirección General de Innovación y Dejarlo 1era S: depurar información en la 3ra semana 2da S: Organización de archivos en 1era semana 3ra S: no portar gafete 2da S: Mobiliario de oficina desordenado

26 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Programación y Presupuesto Dirección General de Innovación y Dejarlo 2da S: organización de archivos electrónicos 2da S: falta de organización en el disco “C” en 1era semana 5ta S: no portar gafete en 1era semana

27 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s. Subdirección de Programación y Presupuesto Dirección General de Innovación y Dejarlo 2da S: silla fuera de lugar

28 Subdirección de Tecnologías de la Información
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s de los meses de Febrero y Marzo Subdirección de Tecnologías de la Información Dirección General de Innovación y Dejarlo

29 Estándares de Orden y Limpieza
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Tecnologías de la Información. Estándares de Orden y Limpieza Subdirección de Tecnologías de la información Mes: Febrero del 2010 2da S: silla fuera del escritorio 5ta S: no traer gafete en 1era y 3era semana

30 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Tecnologías de la Información Dirección General de Innovación y Dejarlo

31 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Tecnologías de la Información Dirección General de Innovación y Dejarlo 2da S: silla fuera de lugar

32 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Tecnologías de la Información Dirección General de Innovación y Dejarlo

33 Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s de los meses de Febrero y Marzo Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo Dirección General de Innovación y Dejarlo

34 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo Dirección General de Innovación y Dejarlo 2da S: organización de archivos electrónicos

35 Dirección General de Innovación y Dejarlo
Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo 5 Dirección General de Innovación y Dejarlo 1era S: papeles innecesarios en las 4 semanas

36 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo Dirección General de Innovación y Dejarlo

37 Dirección General de Innovación y Dejarlo
5 Gráficas de los Estándares de las 5S`s Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo Dirección General de Innovación y Dejarlo 2da S: caja en sus pasillos 1era S: papeles innecesarios

38 Gráficas de los Estándares de las 5S`s
Subdirección de Evaluación y Desarrollo Administrativo 1era S: papeles innecesarios 2da S: silla fuera del escritorio 1era S: una caja en el pasillo 1era semana 2da S: silla fuera de lugar

39 Presentación del Calendario de Reuniones
6 Presentación del Calendario de Reuniones 2010 del Comité de Calidad

40 Dirección General de Innovación y Dejarlo
7 ACUERDOS Y COMPROMISOS Dirección General de Innovación y Dejarlo

41 ¡GRACIAS POR ACOMPAÑARNOS!
Dirección General de Innovación y Desarrollo ¡GRACIAS POR ACOMPAÑARNOS! Dirección General de Innovación y Dejarlo