INSTRUCTIVO CONSULTOR PARA ARP BOLIVAR (Versión 4)

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1 INSTRUCTIVO CONSULTOR PARA ARP BOLIVAR (Versión 4)
A continuación encontrará un explicación gráfica de cómo diligenciar los soportes solicitados por nuestro cliente para la prestación del servicio, así como recomendaciones relacionadas con los tiempos de entrega. Por favor tenga en cuenta los siguientes aspectos:

2 FORMATOS POR SERVICIO ARP BOLIVAR
AT-031 Seguimiento de reuniones y actividades Informe físico Informe Magnético AT-028 Listado de participantes Diplomas Asistencia Técnica / Auditoria X X (Se debe entregar en físico y magnético) Asesoría/ Consultoría Capacitación (aplicar plantilla en las presentaciones) < 4 horas: Diploma para la empresa => 4 horas Diploma para la empresa y para cada asistente (se elaboran y envían a ARP)

3 FORMATOS ARP BOLIVAR De la orden de servicio suministrada por la Asistente de servicio, tenga en cuenta los siguientes datos: Empresa, cronograma, secuencia, póliza, Actividad, Tema a Tratar, Programa, tipo se servicio (capacitación, asesoría, Asistencia Técnica), Número de horas cargadas en SIPAB y fecha programada en SIPAB. Por políticas de la ARP no se debe ejecutar actividades hasta que la actividad este cargada en SIPAB, por esta razón las fechas del AT-031 “Seguimiento de Reuniones y actividades”, deben ser iguales o posteriores a las cargadas en SIPAB.

4 AT-031 Escribir el Número de cronograma
2. Escribir el Número de secuencia 3. Escribir el Nombre de la Empresa 4 y 10. Escribir la Dirección y teléfono de la empresa 5. Escribir el NIIT de la empresa 6,7,8. Escribir la fecha en que se presta el servicio 9. Ciudad en la que se presta el servicio 11. Marcar con una X siempre es PECAT 12 y 13. Horario en que se presta el servicio 14 . Nombre del asesor de prevención de ARP responsable de la empresa. 15. Nombre de la persona que presta el servicio (Consultor) 16. Cargo: consultor- SEQ CONSULTORES LTDA 17 Y 18. Nombre y cargo de la persona que recibió el servicio 19. Relacionar el programa, nombre de la actividad. (datos suministrados en la orden). 20. Relacionar los subtemas por tratar del servicio. 21.22,23. Espacio para describir una reseña del tema visto, las recomendaciones que se dejan y los compromisos que adquirió la empresa, responsable y fecha de cumplimiento (No dejar en blanco, mínimo escribir el tema en el 21) 24. Se registran inquietudes, sugerencias o alguna novedad con respecto a la actividad. 25. Se diligencia en caso de tener nueva fecha programada, o se puede colocar; “por definir” 26. La persona que atendió el consultor debe calificar al mismo, en caso de no calificar con 5 debe escribir las razones o aspectos de mejora 27. Firma el consultor que presto el servicio 28. Firma la persona que recibió el servicio , la misma persona del # 17. En lo Posible con sello de la empresa. 29. Marcar con una X el tipo de servicio prestado. 30. Escribir # de póliza. 1 6 7 8 2 29 3 4 5 30 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28

5 AT-031 Disponible en medio magnético para impresión.
Dejar original a la empresa y traer DOS (2) copias a SEQ.

6 AT-028 Escribir el Número de cronograma
1 2 3 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 4 AT-028 Disponible en medio magnético para impresión. Escribir el Número de cronograma 2. Escribir el Número de secuencia (actividad) 3. Marcar con una X 4. Dejar en Blanco 5. Escribir la fecha en que se presta el servicio 6. Escribir el Nombre de la Empresa 7. Escribir el tema de la capacitación 8. Ciudad en la que se presta el servicio 9. Proveedor: SEQ CONSULTORES LTDA. 10. Registrar el número de asistentes a la capacitación. 11. Escribir el NIIT de la empresa 12. Horario en que se presta el servicio Nota: el horario debe ser exactamente el mismo que se pone en la AT-031 13. Se debe colocar el número de horas, no debe exceder de las cargadas en SIPAB 14. Se debe colocar el nombre del instructor 15. Los participantes a la capacitación deben registrar su nombre Claro (para efectos de emitir el diploma), cargo empresa y firma. 16. Escriba las observaciones respecto a la capacitación o alguna aclaración u otros

7 Fondo para las capacitaciones

8 Informe Cuando la actividad cargada es Asistencia Técnica, siempre se debe entregar un informe. Éste se debe elaborar teniendo en cuenta que la portada va como se especifica en el documento “Portada informe 09”.

9 FECHAS A TENER EN CUENTA
Una vez prestado el servicio, el consultor debe hacer entrega de los soportes (AT-031, AT-028, informes) a la oficina dentro de los 5 días calendario siguientes a la prestación del servicio, para revisión y envió a la ARP.

10 Control Cambios JULIO 2009:
Actualización formato AT-031, cambio versión Jun/07 a Feb/09 (cambio de imagen). AGOSTO 2009: Referencia a la nueva portada para presentación de informes. OCTUBRE 2009: El AT-031 se deja de manejar en papel químico y se puede descargar de internet en formato PDF.