SC CARLOS AMIDO CACERES GAZO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL

Presentación del tema: "SC CARLOS AMIDO CACERES GAZO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL"— Transcripción de la presentación:

1 SC CARLOS AMIDO CACERES GAZO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL
FEBRERO 2011 1

2 contenido Sistema de Gestión Integral Direccionamiento Estratégico
Gerencia de Procesos Gestión del Talento Humano 2 OFPLA – DIPON – 113

3 Sistema de gestión integral
1 Sistema de gestión integral 3

4 Antecedentes Noviembre. Ampliación del alcance a la certificación del SGI a 10 unidades piloto. 1995. Adopción del Sistema de Gestión Integral Marzo. Capacitación 630 policías Sistema de Gestión de Calidad. Julio. Acompañamiento de OFPLA a los dueños de procesos 1993. Plan de Transformación Cultural 2003. Formulación Direccionamiento estratégico. Abril. 820 Policías capacitados como auditores internos. Septiembre. Auditoría de certificación de Calidad del Sistema de Gestión de Calidad 2008 2009 2010 1998. Formulación Primer Plan Estratégico institucional 2007. Formulación Fortalecimiento del SGI Agosto. Formulación CMI de las direcciones y oficinas asesoras Noviembre. Certificación del SGI NTCGP 1000:2004 e ISO 9001:2008 2002. Punto de partida Gerencia de Procesos Septiembre. Implementación del SGC, Control Interno, SISTEDA, PRAP. Noviembre. Diseño Mapa de Procesos primer y segundo nivel Noviembre. Certificación de mantenimiento del SGI de la Policía Nacional

5 RESOLUCIÓN NÚMERO 02562 DEL 11 de Agosto del 2010
MARCO LEGAL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Ley 87 de 1993 “Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y se dictan otras disposiciones” Ley 872 de 2003 “Por el cual se crea el Sistema de Gestión de la Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Público y en otras entidades prestadoras de servicios” Decreto 4110 de 2004 “Por el cual se reglamenta la Ley 872 de 2003 y se adopta la norma técnica de calidad de la gestión pública NTCGP 1000:2009” Decreto 4485 “ Por medio del cual se adopta la actualización de la Norma Técnica de Calidad de la Gestión Pública” Resolución número 3515 del 14 junio de 2006 “Por la cual se adopta el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional” RESOLUCIÓN NÚMERO DEL 11 de Agosto del 2010

6 Definición Sistema de Gestión Integral
Es el enfoque gerencial que orienta la gestión del servicio policial hacia la satisfacción de la comunidad con el desarrollo integral y armónico de la Institución. En el año 2006 y bajo la Resolución no se adopto el Sistema de Gestión Integral, como el enfoque gerencial que orienta la gestión del servicio policial hacia la satisfacción de la comunidad con el desarrollo integral y armónico de la institución. El Sistema de Gestión Integral es el enfoque gerencial que orienta la gestión del servicio policial hacia la satisfacción de la comunidad con el desarrollo integral y armónico de la Institución. 6

7 Oferta de valor Principios y Valores Éticos
Programa para la Renovación de la Administración Pública PRAP Sistema Gestión Ambiental

8 DIRECCIONAMIENTO Estratégico
2 DIRECCIONAMIENTO Estratégico 8

9 Direccionamiento Estratégico
Gerencia de Procesos Direccionamiento Estratégico Cultura de Calidad Gestión Integral Gestión del Talento Humano El Direccionamiento Estratégico orienta la organización policial hacia el futuro y a la comunidad, para garantizar su supervivencia en el largo plazo. Define la ruta que deberá seguir para el logro de los objetivos y la conducción de la operatividad bajo los parámetros de calidad, eficacia, eficiencia y efectividad. El componente Direccionamiento Estratégico tiene como responsabilidad la definición de objetivos y estrategias claras, da orientación y dirección a los procesos o tareas de la Institución, para que los objetivos y estrategias sean efectivos es indispensable que no solo respondan a las necesidades de sus clientes, sino que también deben estar internamente alineados y tener coherencia con todo el Sistema, estos elementos le dan la vía para la estructuración del Plan Estratégico Institucional, el cual debe estar habilitado por una estructura que facilite la distribución de la autoridad y la responsabilidad, que permita la ejecución y alcance de los objetivos, estrategias y el trabajo por procesos. Es un componente del SGI de la Policía Nacional, orienta la organización hacia el futuro y hacia la comunidad (entorno), para garantizar su supervivencia en el largo plazo. 9

10 Formulación Estratégica Planeamiento Estratégico
Elementos del Direccionamiento Estratégico Formulación Estratégica Misión Visión Principios y valores Política de calidad Políticas institucionales Planeamiento Estratégico Plan Estratégico Institucional (Mapa estratégico y cuadro de mando integral). El Direccionamiento Estratégico de la Policía Nacional tiene como propósito diseñar y definir las políticas Institucionales, los objetivos estratégicos, planes, programas y proyectos, orientados al cumplimiento de la misión y el logro de la visión. El direccionamiento estratégico es la ruta para el despliegue de la Planeación Estratégica Institucional, en razón a que fija los ejes rectores que orientan el quehacer institucional en un periodo de tiempo determinado, da respuesta a la visión y finalidad, en el se desarrollan dos elementos: La Formulación Estratégica, que contiene la Misión, Visión, Principios, Valores Políticas Institucionales, las cuales contienen la Política y objetivos de calidad. El Planteamiento Estratégico, que desarrolla el Plan Estratégico Institucional (Mapa Estratégico y Cuadro de Mando Integral), el cual se operacionaliza a través de planes de acción de segundo nivel (direcciones y oficinas asesoras) y tercer nivel (policías metropolitanas, departamentos de Policía y escuelas de Policía). 10

11 PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES
Formulación Estratégica La Policía Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo de la nación, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones necesarias para el libre ejercicio de los derechos y libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en paz. MISIÓN Al año 2019, la Policía Nacional habrá hecho una contribución de excepcional valor en la convivencia y seguridad ciudadana para la construcción de un país próspero y en paz; soportada en el humanismo, la corresponsabilidad y el trabajo cercano con la comunidad. VISIÓN PRINCIPIOS Y VALORES INSTITUCIONALES VIDA Respeto Solidaridad Seguridad Honestidad Transparencia Honor policial Valor policial Justicia Tolerancia Lealtad Participación Responsabilidad Vocación de servicio Compromiso Disciplina DIGNIDAD EQUIDAD Y COHERENCIA EXCELENCIA 11

12 Formulación Estratégica
POLÍTICA DE CALIDAD En la Policía Nacional nos comprometemos a prestar un servicio respetuoso, efectivo y cercano al ciudadano, para garantizar comunidades seguras, solidarias y en convivencia, a través del mejoramiento de los estándares de eficiencia, eficacia y efectividad del Sistema de Gestión Integral. OBJETIVOS DE CALIDAD Garantizar la convivencia y seguridad ciudadana. Lograr el posicionamiento, respeto, credibilidad y apoyo de la comunidad. Garantizar la participación ciudadana como veedor institucional y su corresponsabilidad en la convivencia y seguridad. Contribuir a garantizar la gobernabilidad del país. 12

13 Políticas Institucionales
Convivencia y seguridad ciudadana integral prioritaria y prospectiva Ofensiva definitiva contra el narcotráfico Investigación criminal e inteligencia proactiva Cultura de la legalidad Policía rural un compromiso con el futuro del país Desarrollo proyectivo Gestión humana y calidad de vida óptima 1 2 3 4 5 6 7 POLÍTICAS

14 LINEAMIENTOS GENERALES DE POLÍTICA
Direccionamiento policial basado en el humanismo Rediseño y fortalecimiento de la estructura administrativa Potenciación del conocimiento y formación policial Liderazgo institucional y las comunicaciones estratégicas Gestión del servicio sobre resultados efectivos Control institucional y veeduría social para el mejoramiento del servicio Desarrollo científico y tecnológico policial 3 4 5 6 1 2 7 LINEAMIENTOS DEL DIRECTOR

15 3 gerencia de procesos 15

16 Gerencia de Procesos Gerencia de Procesos Direccionamiento
Estratégico Cultura de Calidad Gestión Integral Gestión del Talento Humano Es una concepción gerencial básica con un enfoque basado en procesos, permite abordar y dinamizar la cotidianidad de la organización; implica controlar la rutina de trabajo y la relación de las personas con los procesos para que estos se realicen de forma sistémica y disciplinada. Define los procesos o tareas en el día a día, estos deben estar implementados, estandarizados y operados en forma tal que garantice la ejecución de la estrategia diariamente. 16

17 PROCESOS DE EVALUACION Y MEJORA
Mapa de Procesos Institucional NECESIDADES DE LA COMUNIDAD Y PARTES INTERESADAS PROCESOS GERENCIALES SATISFACCIÓN DE LA COMUNIDAD Y PARTES INTERESADAS Direccionamiento Estratégico Direccionamiento del Sistema de Gestión Integral Integridad Policial Comunicación Pública Relaciones Internacionales Direccionamiento del Talento Humano PROCESOS MISIONALES CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA PREVENCIÓN INTELIGENCIA INVESTIGACIÓN CRIMINAL Administración de Recursos Financieros Logística y Abastecimiento Direccionamiento Tecnológico PROCESOS SOPORTE Actuación Jurídica Gestión Documental Este esquema, permite liderar la Institución como un todo, donde el nivel estratégico cumple la función de planear los grandes retos institucionales, los procesos misionales definen y desarrollan las actividades en cumplimiento de esos logros, apoyados en la gestión de los recursos necesarios para su realización; el Proceso de Control Interno verifica la gestión y resultados y finalmente, el Proceso de Mejora Continua permite ajustar el sistema con el fin de optimizar el desempeño y ofrecer un valor agregado a la satisfacción de los clientes. PROCESOS DE EVALUACION Y MEJORA Control Interno Mejora Continua 17

18 Mapa Procesos DISEC

19 Mapa de Procesos Mapa de procesos primer nivel
Es un esquema que integra procesos gerenciales, misionales, de soporte, y de evaluación y mejora. Mapa de procesos segundo nivel La Policía Nacional adoptó el Mapa de Procesos Institucional como un esquema que integra sus procesos gerenciales, misionales, de soporte, y de evaluación y mejora; de conformidad con los requisitos de la NTCGP 1000:2009. Este esquema evidencia la interrelación que existe entre los procesos, donde generalmente la salida de uno se constituye en la entrada del siguiente, lo que permite desarrollar una gestión sistémica y enfocada en procesos.  Los mapas de procesos de segundo nivel están asociados fundamentalmente a las Direcciones de Seguridad Ciudadana, Investigación Criminal, Inteligencia Policial, Antinarcóticos, Protección y servicios especiales, Tránsito y Transporte, fiscal y Aduanera, Talento Humano, Bienestar Social, Incorporación, Dirección Nacional de Escuelas, Sanidad, Dirección Administrativa y Financiera y una oficina asesora (Oficina de Telemática). Los mapas de proceso de tercer nivel son propios de las unidades desconcentradas como Policías metropolitanas, departamentos de Policía, escuelas de policía, colegios, centros sociales, centros vacacionales y unidades de sanidad policial. Mapa de procesos tercer nivel 19

20 RESPONSABLE DE PROCESO
Autoridad y responsabilidad DUEÑO DE PROCESO RESPONSABLE DE PROCESO EJECUTOR DE PROCESO DUEÑO DE PROCESO  Participa como principal responsable de la definición, revisión, aprobación, actualización, medición, análisis y mejora de su proceso. Revisa la adecuación del proceso con la estrategia e iniciativas a las cuales le aporta. Realiza el control de calidad del proceso y efectúa todos los ajustes necesarios para que el producto corresponda con lo planeado, es decir con el objetivo del proceso. Es el máximo responsable de la ejecución y verificación del cumplimiento de los objetivos del proceso que le ha sido asignado. Es el responsable de documentar, revisar, modificar, aprobar y publicar los procedimientos requeridos para la ejecución de su proceso. Debe conocer con claridad el alcance y los límites de su proceso, para coordinar las actividades de los responsables y miembros del equipo de trabajo. Debe asegurar la satisfacción del cliente. Coordina y aprueba por medio del proceso de Direccionamiento del Sistema de Gestión integral la implementación, aseguramiento y mejora de otros modelos de Sistemas de Gestión armonizados con el Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional. RESPONSABLE DE PROCESO Ejerce las funciones determinadas por el dueño de proceso definidas en las caracterizaciones y despliegues de los procesos de primer y segundo nivel. No puede modificar el proceso, pero puede proponer modificaciones al dueño del proceso. Su obligación es hacer seguimiento y facilitar el logro en el cumplimiento de los objetivos del proceso a través de la medición de los indicadores delegados por el primer o segundo nivel y los que considere necesarios para la mejora de su gestión evaluando tendencias. Hace seguimiento a la satisfacción del cliente En los procesos misionales de la Policía Nacional, realiza seguimiento al control del servicio no conforme. Implementa las acciones de mejora necesarias sobre el resultado de la gestión del proceso. Implementa los ajustes determinados por el dueño de proceso para mejorar la prestación del servicio. EJECUTORES DE PROCESO Debe conocer ampliamente el proceso que ejecuta y los procesos con quien interactúa, teniendo siempre como referente la satisfacción del cliente. Ejecuta las actividades y los procedimientos del proceso y los despliegues, dejando evidencia de la realización de los mismos en los formatos definidos para registro. Debe trabajar permanentemente para lograr el objetivo del proceso. Realiza las acciones de mejora necesarias para la mejora en los procesos. Es posible que actúe en varios procesos de acuerdo a la actividad desempeñada. 20

21 ¿Qué es un proceso? Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Fuente: NTCGP 1000:2009. 21

22 Caracterización de un proceso
POLICIA NACIONAL NOMBRE DEL PROCESO: Página 1 de 1 Código: Identificación del documento CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO Fecha: De liberación Versión: Actualizada DUEÑO DE PROCESO: Identifica el cargo del funcionario dueño del proceso, es el máximo responsable de la ejecución y verificación del cumplimiento del objetivo del proceso. OBJETIVO DEL PROCESO: Describe de manera detallada el logro especifico que se espera alcanzar en la ejecución del proceso, es decir, los resultados que cumplan con los requisitos previamente definidos. ALCANCE DEL PROCESO: Identifica la actividad inicial y final del proceso y quienes lo aplican. PROCESOS O PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES Y PARTES INTERESADAS DESCRIPCIÓN RESPONSABLE PLANEAR Son los procesos del sistema de gestión de calidad que le entregan sus salidas a este proceso o personas que entregan algún insumo o materia prima requerida para el proceso. Quién provee. Se refiere a los insumos, materias primas y/o información que se requiere para llevar a cabo el proceso. Qué necesito. Conjunto de operaciones o tareas propias de una persona o entidad. 1. Nombre de la actividad macro. Es la (s) persona (s) a quien se le asigna la responsabilidad de realizar la actividad. Quién lo hace Se refiere a los resultados (productos o servicios) que se obtienen al ejecutar la actividad. Qué entrego. Organización, proceso, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. A quién se lo entrego. HACER 2.Nombre de la actividad macro. VERIFICAR 3. Nombre de la actividad macro ACTUAR 4. Nombre de la actividad macro. 22

23 Caracterización de un proceso
DOCUMENTOS ASOCIADOS DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO DOCUMENTOS DE ORIGEN INTERNO Relación de las normas legales, técnicas y documentos que fundamentan el procesos (Leyes, decretos, resoluciones, ordenanzas, tratados internacionales, manuales, procedimientos, guías, protocolos). Relación de los documentos emitidos por la Institución y que soportan la gestión del proceso (Resoluciones, manuales) PROCESOS, PROCEDIMIENTOS, GUÍAS FORMATOS PARA REGISTRO Relación de los procesos, procedimientos, guías (1DS-PR-0001 Control de documentos) 1DS-FR-0001 Solicitud elaboración, modificación o eliminación de documentos INSTRUMENTOS DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN Son mecanismos que permiten controlar el comportamiento de factores críticos en la ejecución de los procesos, permite establecer el grado de avance o logro del objetivo del proceso y de los resultados esperados del proceso, en relación con el producto o servicio. TIPO: (Eficacia, eficiencia, efectividad, otros) NOMBRE: Indica el nombre del indicador. INTENCIÓN: Especifica el objetivo a medir por parte del indicador. PUNTOS DE CONTROL DE LAS ACTIVIDADES DEL PROCESO Conjunto de acciones o mecanismos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecución de las actividades y el objetivo de proceso . RIESGOS: (Ver mapa de riesgos) POLÍTICAS DE OPERACIÓN: (Ver documento adjunto) RECURSOS HUMANOS: (Dueño, responsable y ejecutores) LOGÍSTICA Y ABASTECIMIENTO: (Recursos físicos y logísticos) Son los recursos que intervienen en el proceso. ELABORADO POR: Funcionario quien elabora y propone el proceso. REVISADO POR: Funcionario quien hace parte de la ejecución del proceso de mayor jerarquía. APROBADO POR: Funcionario dueño del proceso. FECHA: 23

24 Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 24

25 Suite Visión Empresarial
Polired SVE Aceptar Contraseña: consulta Usuario: consulta Modulo/SGC/ documentos Buscar (palabra clave) “…Cada uno de los miembros es responsable de hacer un uso adecuado de este documento, asegurando que para su aplicación cuente con la última edición publicada en la Suite Visión Empresarial y que en caso que éste se encuentre impreso, no llegue a manos de personas distintas de la organización”. Manual del SGI numeral 1.2 “…Los documentos oficiales de la organización son los que se encuentran en el aplicativo institucional…” 1DS-PR-0001 Control de documentos. 25

26 Módulos SVE® Indicadores
Mapa Estratégico Cuadro de Mando Integral - CMI Metas Planes De acción Manejo de riesgos Matriz operacional Otros proyectos Documentos Procesos Procedimientos Formatos Guías Mejoras Acciones: Preventivas Correctivas De mejora Verificaciones Programas de Auditoria Auditorias Revisiones Gerenciales Gestión del Riesgo Reuniones Identificar Documentar Medir Controlar Monitorear el riesgo Programación, documentación, seguimiento a las reuniones y compromisos. MÓDULOS DE LA SVE Cuenta con siete módulos desde los cuales es posible acceder a las diferentes funcionalidades del Sistema, de acuerdo con los roles y responsabilidades asignados a cada usuario: módulo Administrador, Indicadores, Documentos, Mejoras, Verificaciones, Riesgos y Reuniones. En el Módulo Indicadores se pueden visualizar, hacer seguimiento y evaluar los Cuadros de Mando Integral a través de los diferentes indicadores definidos para verificar el cumplimiento de los objetivos estratégicos, o los procesos, al igual que otros indicadores que la Institución haya definido y requiera monitorear. En el Módulo de Planes se puede incluir los planes de acción, el plan de manejo de riesgos, la matriz operacional, el plan estadístico, y otros planes o proyectos especiales que la Institución requiera monitorear. El Módulo Documentos, permite la crear y tener actualizados documentos y registros mediante flujos previamente definidos, garantizando su correcta administración y asegurando la disponibilidad de las versiones y su continua actualización. En la SVE, podemos encontrar la caracterización de los procesos de primer y segundo nivel, sus procedimientos, formatos, guías, etc. Previamente definidos ofrece la posibilidad de generar Listados Maestros de Documentos y de Registros así como el formato de código a utilizar en la generación automática de los consecutivos correspondientes a los documentos de determinado tipo. El Módulo de Mejoras, permite generar y documentar mejoras como acciones correctivas y preventivas, cambios en documentos, no conformidades, productos no conformes o cualquier otro tipo de mejora que se requiera configurar y documentar sus causas, asignar responsables de la ejecución y cierre, hacer seguimiento a su estado y adjuntar documentos que complementen el detalle de la mejora. Todo esto soportado en un flujo definido para su identificación, aprobación y ejecución. El Módulo de Verificaciones cuenta con dos funcionalidades: Revisiones Gerenciales Permite programar revisiones del alto mando como es el caso de la Revisión por la Alta Dirección que exige la Norma de Calidad y registrar los Tópicos de análisis y decisiones que surjan a partir de estas. La información puede estar soportada o ampliada con documentos que hagan parte del sistema o con archivos adicionales adjuntos. Auditorías Facilita la programación y ejecución de las auditorias internas, tomando en consideración el estado y la importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de auditorias previas. El histórico de todas las auditorias puede registrarse en el sistema creando así una base de conocimiento que generará ahorros en tiempo y dinero para la Institución. En el Módulo de Riesgos, es posible identificar, documentar, medir, controlar y monitorear, eficaz y eficientemente los riesgos resultado de los objetivos y actividades de los procesos, NC, AC, etc. Además de complementarse con el módulo de planes donde se pueden definir el plan de manejo de riesgos. El Módulo de Reuniones permite realizar la programación, documentación y seguimiento a las reuniones de su organización y a los compromisos que desde estas se originan. Los módulos del Sistema de Gestión de Calidad pueden ser complementados con el módulo de Balanced Scorecard con el fin de medir el impacto que tienen, en la Estrategia los objetivos de calidad, indicadores de procesos o cualquier otro elemento que se considere y tomar así decisiones más acertadas. Igualmente es posible configurar todos los subsistemas y elementos requeridos en el Modelo Estándar de Control Interno – MECI, pues retoma las actividades de planeación, de direccionamiento estratégico, de ejecución y de mecanismos de seguimiento. 26

27 Certificación de Calidad 2009
NIVEL ESTRATÉGICO NIVEL TÁCTICO La Policía Nacional obtuvo 27 certificaciones de calidad en sus niveles Estratégico, Táctico y Operacional, evaluados bajo los requisitos de las normas: NTCGP 1000:2004 ISO 9001:2008 NIVEL OPERACIONAL ALCANCE DE LA CERTIFICACIÓN 17 procesos de primer nivel 41 procesos de segundo nivel 368 procedimientos DIJIN, DIPOL, DIRAF 22 Colegios 27

28 Ampliación del alcance de ISO 9001:2008 a NTCGP 1000-2009
Eficacia Eficiencia Efectividad Agosto 2009 Septiembre 2010 1 NTCGP 1000:2004 Gestión estratégica ISO 9001:2008 Gestión táctica 25 Gestión operacional 1 NTCGP 1000:2009 Gestión estratégica ISO 9001:2008 Gestión táctica 25 Gestión operacional 1 Certificado NTCGP 1000:2004 26 Certificados ISO 9001:2008 27 Certificados NTCGP 1000:2009 26 Certificados ISO 9001:2008 28

29 Certificación del Nivel Operacional en ISO 9001:2008 y NTCGP 1000-2009
Escuela Gabriel González Centro Vacacional Melgar Departamento de Policía Boyacá Dirección de Carabineros y Seguridad Rural Centro Vacacional Ricaurte Dirección Antisecuestro y Antiextorsión Policía Metropolitana de Bogotá Centro Social de Oficiales Centro de Conciliación Escuela de Cadetes de Policía General Francisco de Paula Santander Auditoría realizada del al Número Auditores :13 Días auditor :74 29 29

30 Gestión del TALENTO HUMANO
4 Gestión del TALENTO HUMANO 30

31 Gestión del Talento Humano
Modelo de Gestión Humana Fundamentado en Competencias Gerencia de Procesos Direccionamiento Estratégico Cultura de Calidad Gestión Integral Gestión del Talento Humano GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Contempla la aplicación de una estrategia de gestión humana, orientada a mejorar la calidad y la pertinencia de la formación del personal frente a la evolución de la tecnología y del cambio generado en el entorno, que permita elevar el nivel de desempeño y las condiciones de vida de los policías. 31 31

32 Modelo de Gestión Humana Fundamentado en Competencias
Los componentes de la gestión del Talento Humano son: Planeación, Gestión y Desarrollo. La gestión humana en la Institución se desarrolla a través de un modelo que permite articular los procesos de administración del talento humano, en el marco del enfoque de competencias laborales y las acciones concretas orientadas al mejoramiento de la calidad de vida del personal. Se fundamenta en competencias porque éstas constituyen el elemento responsable y generador de los comportamientos que conducen al desempeño exitoso de las funciones asignadas. El conjunto de desempeños exitosos producto de un adecuado desarrollo de las competencias permiten lograr el cumplimiento de la misión y alcance de la visión institucional. El Modelo de Gestión Humana Fundamentado en Competencias permea todos los procesos relacionados con la administración del talento humano en la Policía Nacional, es decir, desde su ingreso hasta el retiro, allí radica su importancia y magnitud. 32 32

33 Competencias Genéricas
Orientación del servicio a la comunidad Trabajo en equipo Condición física Relaciones interpersonales Resolución de conflictos Direccionamiento basado en el humanismo Liderazgo Efectividad en el servicio Adaptabilidad Aprendizaje continuo 33

34 Procesos de buen gobierno
Fenecimiento de la cuenta AÑO FENECIDA NO FENECIDA 2005 D22 2006 D23 2007 D21 2008 D12 2009 F = D11 La Contraloría General de la República, en los últimos diecisiete (17) años ha auditado a la Policía Nacional; en las vigencias 2005, 2007, 2008 y 2009 ha fenecido la cuenta. Sin salvedades Con salvedades Adversa o Negativa Abstención Favorable 80 puntos o más F = D11 PONAL F = D12 NF = D13 NF = D14 Con observaciones Menor de 80 puntos y mayor o igual a 60 puntos F = D21 F = D22 NF = D23 NF = D24 Desfavorable Menor a 60 puntos NF = D31 NF = D32 NF = D33 NF = D34 Opinión Estados Contables Concepto Sobre la Gestión y Resultados Fuente: ARCOI 34

35 Pasos para llegar a la certificación
AUDITORIA DE ORTORGAMIENTO PRE-AUDITORÍA REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN AUDITORÍAS INTERNAS IMPLEMENTACIÓN Y SEGUIMIENTO DOCUMENTACIÓN SENSIBILIZACIÓN PLANIFICACIÓN DIAGNÓSTICO DIPON-OFPLA V1 35

36 GLOSARIO SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Y NTCGP
1.- Acción preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra situación potencial no deseable. 2.- Adecuación. Suficiencia de las acciones para cumplir los requisitos. 3.- Adquisición de bienes y servicios. Cualquier modalidad de contratación, convenio, concesión o provisión de bienes y/o servicios, inherentes al cumplimiento de la función de la entidad. 4.- Alta dirección. Persona o grupo de personas, del máximo nivel jerárquico que dirigen y controlan una entidad. 5.- Ambiente de trabajo. Conjunto de condiciones bajo las cuales se realiza el trabajo.

37 6.-Auditoría interna. Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad con los requisitos establecidos y que se ha implementado y se mantiene de manera eficaz, eficiente y efectiva. 7.- Autoridad. Poder con que se cuenta o que se ha recibido por delegación. 8.- Calidad. Grado en el que un conjunto de características inherentes cumple con los requisitos. "calidad" puede utilizarse acompañado de adjetivos tales como pobre, buena o excelente. "Inherente", en contraposición a "asignado", significa que existe en algo especialmente, como una característica permanente.

38 9.- Calibración. Conjunto de operaciones que establecen, bajo condiciones específicas, la relación entre los valores de las magnitudes que indique el instrumento de medición o un sistema de medición, o valores representados por una medida materializada o por un material de referencia, y los valores correspondientes determinados por medio de patrones. 10.- Capacidad de una entidad. Aptitud de una entidad, sistema o proceso para realizar un producto o prestar un servicio que cumple los requisitos para ese producto o servicio Cliente. Organización, entidad o persona que recibe un producto y/o servicio. Para efectos de esta norma, y de conformidad con la Ley 872 de 2003, el término cliente incluye a los destinatarios, usuarios o beneficiarios. 12.- Competencia. Aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades

39 13.- Concesión. Autorización para utilizar o liberar un producto y/o servicio que no es conforme con los requisitos especificados. Una concesión está generalmente limitada a la entrega de un producto o servicio que tiene características no conformes, dentro de límites definidos por un tiempo o una cantidad de producto o servicio acordados. 14.- Confirmación metrológica. Conjunto de operaciones necesarias para asegurar que el equipo de medición cumple con los requisitos para su uso previsto. 15.- Conformidad. Cumplimiento de un requisito. 16.- Control de la calidad. Parte de la gestión de la calidad orientada a la verificación y al cumplimiento de los requisitos de la calidad.

40 17.- Conveniencia. Grado de alineación o coherencia del objeto de revisión con las metas y políticas organizacionales. 18.- Corrección. Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada. Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva. Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso o una reclasificación. 19.- Diseño y desarrollo. Conjunto de procesos que transforma los requisitos de una política, programa, proyecto o cliente en características especificadas o en la especificación de un proceso o sistema, producto y/o servicio. "diseño" y "desarrollo" algunas veces se utilizan como sinónimos y algunas veces se utilizan para definir las diferentes etapas de todo el proceso de diseño y desarrollo.

41 20.- Documento. Información y su medio de soporte.
Registro, especificación, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. El medio de soporte puede ser papel, magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentación“ Algunos requisitos (por ejemplo, el requisito de ser legible) están relacionados con todos los tipos de documentos, aunque puede haber requisitos diferentes para las especificaciones (por ejemplo, el requisito de estar controlado por revisiones) y los registros (por ejemplo, el requisito de ser recuperable).

42 21.- Efectividad. Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. La medición de la efectividad se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición del impacto. 22.- Eficacia. Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. La medición de la eficacia se denomina en la Ley 872 de 2003 como una medición de resultado. 23.- Eficiencia. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

43 24. - Enfoque basado en procesos
24.- Enfoque basado en procesos. Gestión sistemática de la interacción e interrelación entre los procesos empleados por las entidades para lograr un resultado deseado. 25.- Entidades. Entes de la Rama Ejecutiva del poder público y otros prestadores de servicios cubiertos bajo la Ley 872 de 2003. 26.- Equipo de medición. Instrumento, software, patrón, material de referencia o equipos auxiliares, o combinación de ellos, necesarios para llevar a cabo un proceso de medición. 27.- Especificación. Documento que establece requisitos. Una especificación puede estar relacionada con actividades (por ejemplo: un procedimiento documentado, una especificación de proceso y una especificación de ensayo / prueba), o con productos y/o servicios (por ejemplo, una especificación de producto y/o servicio, una especificación de desempeño, un plano o una especificación de un servicio derivada de una reglamentación).

44 28. - Estructura de la entidad
28.- Estructura de la entidad. Distribución de las diferentes unidades o dependencias con sus correspondientes funciones generales, requeridas para cumplir la función de la entidad dentro del marco de la Constitución y la Ley. NOTA La estructura organizacional implica establecer responsabilidades, autoridades y relaciones entre el personal de manera coherente con los procesos y las estrategias de la entidad. 29.-Función de una entidad. Se entiende como el objeto social o la razón de ser de la entidad. 30.-Gestión. Actividades coordinadas para planificar, controlar, asegurar y mejorar una entidad. 31.- Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

45 . 32.- Habilidad. Capacidad para aplicar apropiadamente atributos o comportamientos personales para desempeñar una actividad. 33.-Infraestructura. Sistema de instalaciones, equipos y servicios necesarios para el funcionamiento de una entidad. 34.- Manual de la calidad. Documento que describe y especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de una entidad. 35.- Mejora continua. Acción permanente realizada, con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y optimizar el desempeño. 37.- No conformidad. Incumplimiento de un requisito

46 38. - Objetivo de la calidad
38.- Objetivo de la calidad. Algo ambicionado o pretendido, relacionado con la calidad. Los objetivos de la calidad se basan en la política de la calidad definida por la entidad. Los objetivos de la calidad se especifican, generalmente, para los niveles y funciones pertinentes de la entidad. 39.- Parte interesada. Organización, persona o grupo que tiene un interés en el desempeño o éxito de una entidad. EJEMPLO Clientes, servidores públicos y/o particulares que ejercen funciones públicas de una entidad, proveedores, sindicatos, socios o accionistas, entidades de control, veedurías ciudadanas o la sociedad en general

47 40. - Planificación de la calidad
40.- Planificación de la calidad. Parte de la gestión de la calidad enfocada al establecimiento de los objetivos de la calidad y a la especificación de los procesos operativos necesarios y de los recursos relacionados, para cumplir los objetivos de la calidad. 41.- Política de la calidad de una entidad. Intención(es) global(es) y orientación(es) de una entidad relativa(s) a la calidad tal como se expresa(n) formalmente por la alta dirección de la entidad. 42.- Procedimiento. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan, como mínimo: quién hace qué, dónde, cuándo, por qué y cómo.

48 43.- Proceso. Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en práctica bajo condiciones controladas, para generar valor. Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fácil o económicamente verificada, se denomina habitualmente "proceso especial". Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, típicamente pueden existir, según sea aplicable, los siguientes:

49 - Procesos estratégicos: incluyen procesos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la dirección. - Procesos misionales (o de realización del producto o de la prestación del servicio): incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razón de ser. - Procesos de apoyo: incluyen todos aquellos procesos para la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales y de medición, análisis y mejora. - Procesos de evaluación: incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis del desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medición, seguimiento y auditoría interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales.

50 44. - Producto y/o servicio
44.- Producto y/o servicio. Resultado de un proceso o un conjunto de procesos. En esta Norma, el término "producto y/o servicio" se aplica únicamente a: a) el producto y/o servicio destinado a un cliente o solicitado por él, y b) cualquier resultado previsto de los procesos de realización del producto o prestación del servicio. 45.- Proveedor. Organización o persona que proporciona un producto y/o servicio. EJEMPLO Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o información. Un proveedor puede ser interno o externo a la entidad. En una situación contractual, un proveedor puede denominarse "contratista".

51 46.- Registro. Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para documentar la trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones acciones preventivas y acciones correctivas. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de revisión. 47.- Requisito. Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u obligatoria. "Generalmente implícita" significa que es habitual o una práctica común para la entidad, sus clientes y otras partes interesadas, el que la necesidad o expectativa bajo consideración esté implícita. La palabra obligatoria, se refiere, generalmente, a disposiciones de carácter legal.

52 48.- Responsabilidad. Derecho natural u otorgado a un individuo en función de su
Competencia para reconocer y aceptar las consecuencias de un hecho. 49.- Revisión. Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, adecuación, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos. EJEMPLO Revisión por la dirección, revisión del diseño y el desarrollo, revisión de los requisitos del cliente y revisión de no conformidades. 50.- Riesgo. Toda posibilidad de ocurrencia de aquella situación que pueda afectar el desarrollo normal de las funciones de la entidad y el logro de sus objetivos.

53 51. - Satisfacción del cliente
51.- Satisfacción del cliente. Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. Las quejas de los clientes son un indicador habitual de una baja satisfacción del cliente, pero la ausencia de estas no implica necesariamente una elevada satisfacción del cliente. Incluso cuando los requisitos del cliente se han acordado con él mismo y éstos han sido cumplidos, esto no asegura, necesariamente, una elevada satisfacción de su parte. 52.- Sistema. Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan con el fin de lograr un propósito. 53.- Sistema de Gestión de la Calidad para entidades. Herramienta de gestión sistemática y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeño institucional, en términos de calidad y satisfacción social en la prestación de los servicios a cargo de las entidades. Está enmarcado en los planes estratégicos y de desarrollo de tales entidades.

54 54.- Trazabilidad. Capacidad para seguir la historia, la aplicación o la localización de todo aquello que está bajo consideración. Al considerar un producto y/o servicio, la trazabilidad puede estar relacionada con: - el origen de los materiales y las partes, 55.- Validación. Confirmación mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilización o aplicación específica prevista. El término "validado" se utiliza para designar el estado correspondiente. Las condiciones de utilización para validación pueden ser reales o simuladas

55 56.- Verificación. Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva, de que se han cumplido los requisitos especificados. El término “verificado" se utiliza para designar el estado correspondiente. La confirmación puede comprender acciones tales como: - la elaboración de cálculos alternativos; - la comparación de una especificación de un diseño nuevo con una especificación de un diseño similar probado; - la realización de ensayos / pruebas y demostraciones; y - la revisión de los documentos antes de su emisión. 57.- Verificación (metrológica). Comparación directa entre las características metrológicas del equipo de medición y los requisitos metrológicos del cliente.

56 SC CACERES GAZO CARLOS AMIDO
POLICÍA NACIONAL SC CACERES GAZO CARLOS AMIDO GRACIAS Enero 2011 OFPLA – DIPON – 113 56 56