Sistemas - Auxiliar Emmanuel Pérez Flores RH - Capacitación Mariza Elizabeth Rodriguez Torres Minsa Planta Noreste 20-ago-12 Instructores.

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1 Sistemas - Auxiliar Emmanuel Pérez Flores RH - Capacitación Mariza Elizabeth Rodriguez Torres Minsa Planta Noreste 20-ago-12 Instructores

2 11.- ¿Qué es Outlook? 1.1.- ¿Para que sirve Outlook? 22.- Bandejas de… 2.1.- Entrada. 2.2.- Salida. 2.3.- Enviados. 2.4.- Eliminados. 2.5.- Crear, Eliminar, Mover carpetas. 33.- Firma. 44.- Destinatarios. 55.- Asunto y Cuerpo del correo. 66.- Anexar o adjuntar archivos. 77.- Capturar pantallazos (print screen). 88.- CC y BCC. 99.- Enviar correos. 9.1.- Responder, Renviar. 1010.- Lista de distribución. 1111.- Indexación de correos. 1212.- Búsqueda de correos. 1313.- Respuesta automática. 1414.- Fallas de conexión de Outlook.

3 *Es un método de comunicación digital, a lo que también llamamos correo electrónico. *También podemos programar calendarios, tareas, contactos, notas. *Nos sirve para estar informados de acontecimientos o hechos, y que esta sea a tiempo, también sirve como respaldo de información para búsqueda de información en correos pasados.

4 *En esta bandeja, es donde se nos almacenan los correos entrantes, tanto de las personas internas de Minsa, como las externas (proveedores y/o clientes, etc.). TIP*1: Hay que teclear “F9”, para dar la orden a el Outlook de enviar y recibir los correos que tengamos aquí. *Aquí todavía tenemos temporalmente los correos que vamos a enviar. (TIP*1) Advertencia: Hay que tener cuidado, si hay correos aquí de días pasados, pueden que estos estén bloqueando o taponeando la recepción o envió de nuestros correos actuales. Simplemente hay que renviarlos o eliminarlos.

5 *Es la bandeja donde se nos almacenan los correos que ya hemos enviados. Y ya es cuestión de segundos o minutos a que le llegue a la persona. *En esta bandeja, se encuentran almacenados los correos que en algún momento hemos decidido borrar. Advertencia: Tener mucho cuidado porque una vez eliminados los correos, y después para tratar de recuperar los correos ya eliminados, tendría que ser con programas especiales, y aun así es muy poca la probabilidad de recuperarlos correctamente. TIP*2: Se recomienda depurar de vez en cuando, para no ir saturando nuestra computadora con correos que ya no nos servirán en un futuro.

6 *Con el fin de tener una mejor organización de nuestra información digital, podemos crear carpetas para facilitar en un futuro las búsquedas de algún correo en especifico. *Pasos para crear una carpeta, en bandeja de entrada. 1.- Damos clic con el botón derecho o “secundario” sobre la BANDEJA DE ENTRADA. 2.- Se nos despliega una ventana con un menú, ahí seleccionamos “NUEVA CARPETA…”.

7 *Pasos para crear una carpeta, en bandeja de entrada. 3.- Nos abre una nueva ventana, y ahí en el campo “NOMBRE”, tecleamos el nombre de la carpeta que deseemos crear. Por ejemplo: Podemos crearlas por departamento o por persona. 4.- ACEPTAR. Gerencia

8 *Pasos para crear una carpeta, en bandeja de entrada. Ahora nos deben de aparecer nuestras carpetas que ya hemos creado, en este caso, en la bandeja de entrada. Podemos repetir este procedimiento, para las N carpetas que deseemos crear.

9 *Es una plantilla, que normalmente contiene nuestros datos personales y laborales, y así esta plantilla nos aparecerá por default cada vez que queramos crear un correo nuevo (también renviado o respondido). 1.- En la esquina superior izquierda de nuestro Outlook, esta la pestaña de “ARCHIVO”, damos clic ahí. *Pasos para crear una firma. 2.- Seleccionamos “OPCIONES”, para que nos abra una ventana de “OPCIONES DE OUTLOOK”.

10 3.- En el menú de la izquierda, seleccionamos “CORREO”. *Pasos para crear una firma. 4.- Buscamos “CREE O MODIFICAR FIRMAS PARA LOS MENSAJES”, y damos clic en “FIRMAS…”.

11 3.- “NUEVA”. *Pasos para crear una firma. 4.- Tecleamos un “NOMBRE” a nuestra firma. Gracias. Cualquier cosa estoy a sus ordenes. Minsa Planta Noreste Auxiliar de Sistemas Emmanuel Pérez Flores Oficina: (844) 411 56 00 (ext 645) emmanuel.perez@minsa.com.mx 5.- Ya podemos escribir nuestros datos como: Empresa, sucursal, área, nombre, teléfonos, etc..

12 6.- “GUARDAR”. *Pasos para crear una firma. 7.- Aquí seleccionamos, si queremos nuestra firma solo en MENSAJES NUEVOS o también en RESPUESTAS O REENVIOS. 8.- “ACEPTAR”.

13 1.- En la pestaña de “INICIO”, damos clic en “NUEVO MENSAJE DE CORREO ELECTRONICO”. *Son las direcciones de correo a quienes vamos a enviar en cada uno de nuestros correos. 2.- Botón de “PARA”.

14 3.- Aquí esta la lista completa de los contactos internos de Minsa, solo tenemos que buscar (tecleando por el primer nombre) a la persona que queremos enviarle el correo. 4.- Seleccionamos a la persona (se pone en color azul). Luis Manuel Martinez 5.- Botón “PARA”, y vemos como se va a agregar en el campo de texto ese contacto que seleccionamos en azul. 6.- “ACEPTAR”.

15 7.- Y vemos como ya agregamos a un destinatario, para enviarle nuestro correo.

16 Hola, buenos días/tardes. Por ejemplo: “El sábado 18 de agosto, a las 12:34 PM, Pepito, daño la pared con la llanta del montacargas, en bodega Monterrey”. *El CUERPO del correo es donde normalmente debemos de escribir aquí la información necesaria (para informar de un hecho), puede ser con las 5 preguntas básicas: ¿Qué, como, donde, cuando, quien? *El ASUNTO, ponemos una descripción breve referente a el cuerpo del correo. Daño en la pared, bodega monterrey

17 *Adjuntar o anexar un archivo es el agregar uno o múltiples archivos que ya tenemos guardados en nuestra computadora, como Word, Excel, PowerPoint, PDF, imágenes, etc., inclusive también podemos anexar los mismos correos de nuestro Outlook. TIP*3: Recordar que “una imagen vale mas que mil palabras”.

18 Hay varias formas de adjuntar archivos: 1.- Desde Outlook, el botón con imagen de clip, damos clic ahí. 1.1.- Nos abre una ventana “INSERTAR ARCHIVO”, ahí buscamos la dirección o carpeta donde este(n) el(los) archivo(s) que queramos adjuntar, y lo(s) seleccionamos. 1.2.- “INSERTAR”.

19 Hay varias formas de adjuntar archivos: 1.3.- Ya vemos como, hemos adjuntado varios archivos.

20 2.1.- “Seleccionando y Arrastrando” el(los) archivo(s) de la dirección de la carpeta a el correo de Outlook, o también como “COPIAR y PEGAR” (Control+C y Control+V).

21 *Es capturar en una imagen lo que en hay en el momento en la pantalla. Tan solo con oprimir una tecla “Impr Pant” (Print Screen), y después la “pegamos” (Control+V) en el correo, word, etc. Esto SI es un pantallazo!!Esto NO es un Pantallazo!!

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23 *Con Copia (por sus siglas en inglés CC: Carbon Copy). *Hay veces que vamos a enviar correos e información a una persona y CC a nuestro jefe, etc., para que este al tanto también de la información y vea que se le esta dando el seguimiento a alguna actividad.

24 *Es enviar copias ocultamente a contactos, y las personas que están en PARA y en CC, no se darán cuenta de que se les esta enviando a estos otros contactos. No es ético, No es profesional. *Con Copia Oculta (por sus siglas en inglés BCC: Blind Carbon Copy).

25 *Este es el ultimo paso de cada correo nuevo, ahora solo nos falta enviarlo.

26 *Cuando le damos en “RESPONDER” a un correo, lo que va a hacer es que vamos a agregar a la persona que nos envió el correo. *Si viene algún archivo adjunto, ya no lo va a anexar.

27 *Cuando le damos en “RENVIAR” a un correo con algún archivo adjunto, va a seguir anexado el archivo al correo. *La parte del destinatario se va a quedar en blanco, no va a aparecer ningún contacto.

28 *Nos sirve para enviar correos a varias personas, con tan solo agregar a un contacto en el campo del destinatario. 1.- En la pestaña de “INICIO” seleccionamos “NUEVOS ELEMENTOS”. 2.- Luego “MAS ELEMENTOS”. 3.- Ahora “GRUPO DE CONTACTOS”, para que nos abra una nueva ventana.

29 4.- Le ponemos un nombre a nuestra lista de distribución. 5.- Clic en el boton “AGREGAR MIENBROS”. 6.- Seleccionamos “DESDE LA LIBRETA DE DIRECCIONES”.

30 7.- Buscamos a los contactos que queramos agregar en la lista de distribución. 8.- Seleccionamos y agregamos con el botón “INTEGRANTES” a cada uno de los contactos que queramos que estén en la lista de distribución. 9.- Una vez que ya tengamos a todos nuestros contactos agregados, solo damos “ACEPTAR”.

31 10.- Damos clic en “GUARDAR Y CERRAR”.

32 11.- Tecleamos y seleccionamos el nombre, de la lista de distribución. 12.- Vemos que ya nos aparece la lista de distribución con el signo de “+”, ahí debemos de tener ya nuestros contactos agregados. 13.- Si queremos podemos darle clic y ver que realmente incluye la lista de personas a las que queremos enviarle un correo.

33 2.- Normalmente ordenamos los correos por fecha (del mas reciente al mas antiguo). 1.- El indicador para saber en que rubro estamos ordenando es este “triangulo”. *Indexar correos, es la forma de tener ordenados nuestros correos por algún rubro.

34 4.- … a la Z). 3.- Ahora ya esta indexado por alfabeto (de la A...

35 TIP*4.- Entre mas palabras claves pongamos mas se reducen los números de correos para facilitar nuestra búsqueda. 1.- Para hacer una búsqueda de un correo en especifico tecleamos con alguna palabra clave (nombre de la persona, asunto, etc.), en esta barra de texto que tiene un icono de “lupa”. *Los correos en Outlook sirven también como respaldo de información. Cuando queramos información antigua pues hay que buscarla.

36 Se redujo la cantidad total de correos con la búsqueda, pero aun no es suficiente buscar en todos esos correos. 2.- Tecleamos las palabras claves en este caso: “LUIS MARTINEZ”, y nos arroja (subrayado con color amarillo) todos los correos relacionados que tengan esas palabras claves tanto en: destinatario, asunto, cuerpo, firma e inclusive si hay documentos adjuntos con esas palabras también trae esos correos.

37 Ahora la búsqueda de correos totales se redujo, ya es menor la cantidad de correos, pero aun no es suficiente. 3.- Para obtener mejores resultados, damos clic en el botón “DE”, y dentro de los paréntesis ponemos las palabras claves “Luis Martinez”.

38 Ahora si, disminuyo considerablemente los correos totales, ahora si ya podemos hacer una búsqueda. 4.- Para obtener mejores resultados todavía, damos clic en el botón “ASUNTO”, y dentro de los paréntesis ponemos otra palabra clave “usuario”.

39 1.- En la pestaña de “ARCHIVO”. *Es la forma de contestar correos en automático cuando no estamos en nuestra oficina, en un periodo de tiempo determinado (vacaciones, vamos a otra sucursal o bodega, etc.). 2.- Seleccionamos el botón “RESPUESTAS AUTOMATICAS”.

40 3.- Seleccionamos la opción “ENVIAR RESPUESTAS AUTOMATICAS” y habilitamos la casilla “ENVIAR SOLO DURANTE ESTE INTERVALO DE TIEMPO:”, aquí ponemos el rango de tiempo que estaremos fuera de la oficina y que estaremos usando esta función de Outlook. 4.- Aquí escribimos el mensaje que queramos que se envié como respuesta automática, “ACEPTAR” y listo, ya tenemos configurada nuestra respuesta automática. Hola. Buenos días/tardes. Estoy en un curso muy importante de capacitación de Outlook 2010. Cualquier cosa o urgencia estoy en el celular 844 272 98 56. Vuelvo a las 11:30 AM a checar pendientes. Cuando regrese le daré el debido seguimiento a tus necesidades. Gracias por tu tiempo y tu amable comprensión.

41 1.- Aquí nos esta indicando que no podremos enviar/recibir correos, por alguna falla de comunicación. *Perder conexión de internet. *Perder conexión de la VPN. *Una de las muchas fallas de Outlook, es una falla de comunicación de enviar y recibir correos, nos podemos apoyar con personal de sistemas comunicándonos por teléfono, communicator, celular, comunicación verbal, etc.

42 *En caso de falle Outlook, tenemos otros métodos de comunicación laboral, tales como el celular, extensión telefónica, communicator y obviamente sin olvidar la comunicación verbal. Y tenemos que checarlo con la persona del departamento de sistemas.

43 Sistemas - Auxiliar Emmanuel Pérez Flores RH - Capacitación Mariza Elizabeth Rodriguez Torres Minsa Planta Noreste “Poniendo mi granito de HARINA para juntos ser 1 +”