AGRUPACIONES DOCUMENTALES

Presentación del tema: "AGRUPACIONES DOCUMENTALES"— Transcripción de la presentación:

1 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
CIBERCIPAS 9.1 MABEL FERNANDEZ YASMIN MENESES VIVIANA MORENO PROFESOR: JAIRO HERNAN DIAZ ARIAS UNIVERSIDAD DEL QUINDIO FACULTAD DE BELLAS ARTES CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ARMENIA 2011

2 INTRODUCCIÓN Realizamos el presente trabajo, con el ánimo de llevar al estudiante a comprender la conformación de las agrupaciones documentales, las cuales se constituyen en la memoria de la empresa, soportan la toma de decisiones, proveen soporte que defienden los intereses de la entidad, cumplen con los requisitos legales y normativos y preservan la historia de la misma; cumpliendo así con una función probatoria en un Estado de Derecho

3 TABLA DE CONTENIDO Introducción 1 AGRUPACIONES DOCUMENTALES
1.1 Clasificación 1.1.1 Implicación de la clasificación 1.1.2 Elementos de la clasificación 1.1.3 Fundamentos de la clasificación 2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA 2.1 Aplicación del Principio de Procedencia 2.2. Ventajas del Principio de Procedencia 3. PRINCIPIO DEL ORDEN ORIGINAL 3.1 Aplicación del principio de Orden Original 4. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN 4.1 Identificación de Productores 5. ESTRUCTURA ORGANICA 5.1 El Organigrama

4 6.1. Identificación de Secciones y Subsecciones
Pag 2 6. FONDOS DOCUMENTALES 6.1. Identificación de Secciones y Subsecciones 6.2 Identificación de Series y Subseries Series documentales Subseries documentales 7. UNIDADES DOCUMENTALES 7.1. Unidad Documental Simple y Compleja 7.2 Tipos documentales Comunes y Específicos 7.3 Clasificación el documento de Archivo 7.3.1 Según su Clase Según la Tradición Documental 7.3.3 Según su contenido 7.3.4 Según el Ente Productor 7.3.5 Según su Función en el Tiempo Conclusiones Bibliografía

5 1. AGRUPACIONES DOCUMENTALES
Son el conjunto de documentos generados por una Unidad Administrativa en el ejercicio de sus funciones, las cuales según su jerarquía ilustrada en el organigrama , originan Los Fondos. Las Secciones Las Subsecciones Las Series Documentales y las subseries Los Tipos Documentales.

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8 “LA DESORGANIZACIÓN, FUENTE DE CORRUPCION “
La acumulación de grandes masas documentales en los archivos, sin identificar y sin valorar es algo muy generalizado

9 LEY GENERAL DE ARCHIVOS
NORMATIVIDAD LEY GENERAL DE ARCHIVOS LEY 594 DEL 14 DE JULIO DE Busca regular la función archivística en su conjunto, desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente. Obliga a todas las entidades públicas o privadas que ejerzan funciones públicas a mantener organizados sus archivos cumpliendo con el Ciclo Vital del Documento.

10 NORMATIVIDAD LEYES COLOMBIANAS Ley 4 de Obligatoriedad de entregar y recibir inventariados los documentos de los archivos. Ley 47 de Sobre protección del patrimonio documental y artístico. Ley 14 de Aprueba tratado internacional sobre protección del patrimonio cultural. Ley 163 de Sobre protección de patrimonio cultural Ley 39 de Sobre microfilmación y certificación de archivos Ley 23 de Regula archivos de las historias clínicas Ley 23 de Sobre derechos de autor Ley 57 de Sobre publicidad y acceso a los documentos públicos Ley 63 de Aprueba el tratado que prohíbe la importación, exportación y transferencia ilegal de bienes culturales. Ley 80 de Crea el Archivo General de la Nación de Colombia

11 NORMATIVIDAD DECRETOS COLOMBIANOS Decreto 2527 de Autoriza el uso del microfilm en los archivos y les da valor probatorio. Decreto 3354 de Restringe adulteración, recorte y dobles de microfilmes y prohíbe la incineración de documentos microfilmados. Decreto 264 de Reglamenta la Ley 163 de 1963, sobre defensa y conservación del patrimonio histórico, artístico y monumentos. Decreto 2274 de Inventario patrimonio documental y facultad de inspección a los archivos Decreto 1382 de Tablas de Retención Documental y Transferencias al Archivo General de la Nación de Colombia

12 NORMATIVIDAD ACUERDOS
Acuerdo 07 de Aprueba el Reglamento General de Archivos. Acuerdo 08 de 1995 Reglamenta la transferencia de la documentación histórica de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia. Acuerdo 09 de 1995 Reglamenta la presentación de las tablas de retención documental de los Organismos Nacionales al Archivo General de la Nación de Colombia. Acuerdo 11 de Establece criterios de conservación y organización de documentos. Acuerdo 048 de Desarrolla el art 59 del cap 7 “Conservación de documentos…” del Reglamento General de Archivos sobre conservación preventiva, conservación y restauración documental. Acuerdo 049 de Sobre condiciones de edificios y locales destinados a archivos Acuerdo 050 de Prevención de deterioro de los documentos de archivos y situaciones de riesgo Acuerdo 060 de Pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas-

13 NORMATIVIDAD RESOLUCIONES
Resolución 081 de 2001 Adopta el programa de gestión documental y ase aprueba la actualización de la TRD del AGN Resolución 019 de 2003 Reglamenta la Gestión de Documentos del Sistema Nacional e Archivos CIRCULARES Circular 01 de 1997 Exhortación al cumplimiento de la Legislación básica sobre Archivos en Colombia Circular 02 de 1997 Implementación de nuevas tecnologías en los archivos públicos Circular 01de 2001 Elaboración y adopción de TRD Circular 001 de 2004 Inventario de documentos a eliminar Circular 012 de 2004 Orientaciones de la Organización de Historias Laborales

14 1.1 Clasificación La clasificación documental es una labor intelectual mediante la cual se establecen las agrupaciones documentales, de acuerdo con la estructura orgánico-funcional de la entidad

15 1.1.1 Implicación de la Clasificación
Identificar la procedencia de los documentos teniendo en cuenta la estructura orgánica y las funciones desarrolladas por una institución a lo largo de su gestión

16 1.1.2 Elementos de la Clasificación
Acciones Estructura Orgánica Asuntos Funciones. Atribuciones encomendadas a una institución para que realice y cumpla los fines para los que ésta fue creada. Actividades: cuya puesta en marcha da lugar a la prestación de los servicios para el logro de las funciones Trámites: los cuales son el reflejo del conjunto de actividades relativos a la puesta en marcha de la empresa Los documentos se producen en diferentes dependencias de cada entidad, por tanto deben estar agrupados de tal manera que reflejen la organización Hacen referencia al contenido concreto del documento

17 1.1.3 Fundamentos de la Clasificación
La clasificación es la adaptación de un fondo documental a la estructura de la entidad que lo produce, una vez identificadas las categorías administrativas (dependencias) y archivísticas (series, subseries, unidades y tipos documentales) en las cuales se refleja la institución productora de los documentos

18 La identificación de las funciones asignadas a las dependencias
1.1.3 Fundamentos de la Clasificación La aplicación de los principios de procedencia y de orden original para identificar las categorías y grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo La identificación de las funciones asignadas a las dependencias Los asuntos que tramita cada división administrativa

19 2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
En el proceso de Clasificación, la procedencia (productor) permite identificar los creadores de los documentos, que pueden ser: INSTITUCIONALES: (fondos documentales) que están refereridos a la totalidad de los documentos producidos por una entidad ADMINISTRATIVOS: (Secciones y subsecciones documentales) donde la procedencia está dada por las dependencias, llamadas unidades administrativas, divisiones o secciones, en que está organizadas las instrucciones, de acuerdo con la estructura orgánica

20 2.1 Aplicación del principio de procedencia
Para aplicar el principio de procedencia es importante tener en cuenta: Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia

21 Ejemplo principio De Procedencia

22 2.2 Ventajas de Aplicación del principio de procedencia
Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que genera Se aplica a todas las tareas del quehacer archivístico

23 3. PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Es el que hace relación al orden que conservan los documentos dentro de una serie, de acuerdo con el orden en que se elaboran los documentos, en consecuencia, debe respetarse el orden natural de los documentos ya que son producidos en una relación causa-efecto

24 3.1 Aplicación del principio de Orden Original
Se aplica a partir del conocimientos de los procedimientos administrativos que determinan el orden en que los documentos se producen en desarrollo de un trámite. El orden original (secuencia administrativa de producción ) se relaciona con las Unidades Documentales en las que se plasman las actividades adelantadas en la resolución de un asunto

25 Veamos un ejemplo :

26 4. PASOS METODOLÓGICOS PARA LA CLASIFICACIÓN
Como lo establece la cartilla de Clasificación Documental publicado por el Archivo General de la Nación “Con la clasificación se reconstruye cómo es y cómo funciona la entidad que ha producido los documentos. Lo que caracteriza un archivo y lo específica de manera determinante, es el vínculo originario y necesario que los documentos tuvieron en el momento de su creación, en el cumplimiento de una actividad practica, jurídica y administrativa.

27 4.1 Identificación de los productores
Mediante la aplicación del principio de procedencia se aborda la primera tarea de la clasificación IDENTIFICAR los creadores de los documentos tanto Institucionales como Administrativos, lo que da como resultado la identificación de LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES

28 5. ESTRUCTURA ORGÁNICA La Estructura Organizacional es el conjunto de áreas o unidades organizacionales interrelacionadas entre sí, a través de canales de comunicación, instancias de coordinación interna y procesos establecidos por una entidad, para cumplir con sus objetivos

29 5.1 El Organigrama Es la representación gráfica de la Estructura Orgánica de una entidad. Es el reflejo de la entidad productora de documentos porque revela: La división de funciones Los niveles jerárquicos Las líneas de autoridad y responsabilidad Los canales formales de comunicación La naturaleza lineal o staff de cada división administrativa Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o sección

30 Ejemplo de Organigrama
El Organigrama es la base fundamental para la identificación de las Secciones y Subsecciones Documentales, puesto que la clasificación Es el reflejo de la estructura orgánica de la entidad

31 6. FONDOS DOCUMENTALES El Fondo Documental es la totalidad de la documentación producida o recibida por una institución o persona, en desarrollo de sus funciones o actividades

32 Para la identificación de un fondo documental es necesario recopilar la información sobre el origen y evolución del organismo productor a partir de: Fecha de creación Fecha de supresión si es el caso Disposiciones que han modificado la estructura de la entidad Organismos que le han precedido en el desempeño de funciones análogas Organismos que heredan competencia El fondo suele identificarse con el archivo cuando la documentación es conservada en la entidad productora. Sin embargo cuando la documentación es transferida a otra entidad , adquiere la categoría de un fondo más de la entidad que lo recibe

33 De acuerdo con la vigencia administrativa pueden encontrarse los siguientes fondos

34 6.1 Identificación de Secciones y Subsecciones
Son subdivisiones del fondo identificadas con la producción documental de una unidad o división administrativa o funcional de la institución que produce el fondo

35 Subsección : Es una subdivisión de la sección documental (división Administrativa) En algunos casos llamadas oficinas o Divisiones Las Secciones y Subsecciones Documentales pueden equivaler a la gestión documental de un archivo de oficina, están limitadas a funciones o actividades específicas y dependen de la vigencia de las mismas , ya que éstas no son estables ni permanentes, pues se modifican con los cambios organizacionales

36 Veamos un esquema

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39 Identificadas Las Secciones y Subsecciones
Es necesario analizar los procedimientos administrativos que normalizan la producción y trámite documental

40 6.2 Identificación de Series y Subseries
Varias unidades documentales conforman una serie documental si comparten el mismo origen funcional, Esto es, son producto de la misma autoridad que actúa en cumplimiento de la misma función administrativa y responden a un trámite común

41 6.2.1 Series Es el testimonio documental continuado de actividades repetitivas desarrolladas por una entidad en cumplimiento de una función determinada. Cada sección y subsección está constituida por documentos agrupados en Series

42 Veamos el siguiente ejemplo:
La Estructura Organizacional de la Empresa que para cumplir su objetivo tiene asignadas funciones, una de ellas la elaboración de los contratos que deba celebrar la empresa . Al desarrollar esta función se producen varios documentos que deben reunirse atendiendo al trámite o asunto que los genero, lo que da lugar a la serie CONTRATOS , y de acuerdo con la Manual de Contratación pueden existir varios tipos de contratos como se muestra.

43 6.2.2 Subseries Son una subdivisión de la serie documental. Está conformada por un conjunto de unidades documentales producidas en acciones administrativas semejantes subseries

44 7. UNIDADES DOCUMENTALES
Es el resultado físico de una actividad llevada a cabo en las unidades administrativas por las funciones que le han asignado.

45 7.1 Unidades documentales Simples y Complejas
La unidad documental el simple, cuando está constituida por el mismo tipo documental. La unidad documental compleja, es cuando está integrada por tipos documentales de diversa índole, que responden a una secuencia dentro de un trámite.

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47 7.2 Tipos Documentales Comunes y Específicos
Existen tipos documentales comunes a varias entidades, publicas o privadas que corresponden a actividades similares a ellas, entre los cuales se encuentran Actas, Solicitudes, Informes. Al mismo tiempo en el proceso de clasificación encontramos tipos documentales que son propios de cada división administrativa a los cuales llamamos específicos

48 7.3 Clasificación de los documentos de archivo
El documento de archivo registra la a actividad administrativa, deja testimonio de su realización y memoria de ella por tanto la clasificación del documento puede hacerse atendiendo a varios factores así:

49 Textuales NO Textuales
7.3.1 DOCUMENTOS SEGÚN SU CLASE Textuales NO Textuales Presenta la información en forma de texto escrito que debe leerse Pueden incluir una parte de texto, pero lo esencial de la información puede distinguirse en: DOCUMENTOS ICONOGRÁFICOS: Tales como imágenes, planos , avisos, mapas, planos, cuadros, fotografías etc. SONOROS: Discos , cintas grabadas AUDIOVISUALES: Combinan sonido e imágenes , películas , Videos MATERIALES : Objetos, muestras , obras y monumentos

50 Original Copia Borrador Minuta
7.3.2 Según la Tradición Documental Hace referencia la carácter o atributo del documento Original Copia Borrador Minuta Es el documento auténtico de acuerdo con el proceso de la producción Es el documento que lleva la advertencia de copia y se clasifica según el grado de exactitud y fin que persigue la copia Es un documento provisional preparatorio previo al original Boceto esquema de asuntos que luego generaran un documento original

51 Dispositivos o impertivos
7.3.3 Según su Contenido Hace referencia al tipo de función a la que sirven y las características de cada institución Dispositivos o impertivos Testimoniales o probatorios Informativos o noticiosos Sustantivos o característicos Comunes o facilitativos Son aquellos en que la autoridad presenta su voluntad ejm leyes , decretos ordenanzas , sentencias Son aquellos en donde la autoridad asiente o acepta una información, esta da fé y tiene valor legal ejm registro civil , o de propiedad Son aquellos en donde se asienta una información o noticia relacionada con la tramitación ejm cartas, notas, oficios, circulares Son los que sirven a las funciones para las cuales existe la institución Son los que sirven a las funciones de apoyo administrativo de una institución o de una persona y son idénticas a todas las instituciones

52 7.3.4 Según el Ente Productor El origen, fuente o autor del documento como parte fundamental de su utilización Públicos Privados Otorgados por entidades oficiales o del gobierno, como escrituras de compraventa Se originan en la empresa privada como cartas comerciales, circulares y facturas

53 7.3.5 Según su función en el Tiempo
Vitales Importantes Útiles No esenciales Son aquellos de tienen que permanecer durante todo el tiempo de la vida activa de la institución ejm : Escrituras de constitución Son aquellos que prestan apoyo a la toma de decisiones administrativas Son aquellos que apoyan la gestión administrativa y dependiendo de su contenido se convierten en importantes ejm cotizaciones Contienen información no inherente a las actividades de la empresa ejm publicidad de otro sector

54 CONCLUSIONES

55 Bibliografía Cursos de Organización y Administración Documental , Mary Luz López Hernández, SENA 2003 curso virtual. Cartilla Ordenación Documental AGN Mini Manual TRD AGN