LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC Universidad de Las Palmas de Gran Canaria GERENCIA 20/05/2004.

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1 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC Universidad de Las Palmas de Gran Canaria GERENCIA 20/05/2004

2 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC ¿QUÉ ES? Un documento que da cuenta de la actividad que desarrolla anualmente la unidad, mediante el establecimiento de objetivos concretos y medibles encaminados a la mejora de la eficacia, la eficiencia y la calidad de los servicios que se prestan a los usuarios.

3 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC ¿PARA QUÉ SIRVE? Para programar la actividad a desarrollar por las unidades. Para orientar el trabajo de las unidades hacia la consecución de objetivos. Para estimular la participación de todos en la mejora de los procesos de gestión. Para establecer objetivos comunes a varias unidades y trabajar coordinadamente. Para dar a conocer el trabajo que desarrollamos y los objetivos de mejora que vamos consiguiendo.

4 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC ¿CÓMO SE HA ELABORADO? 1.Identificando y describiendo pormenorizadamente los procesos de gestión que se desarrollan en cada unidad. 2. Estableciendo los objetivos e indicadores a alcanzar este año a través de un proceso de participación colectiva. 3. Sistematizando y homogeneizando los procesos de gestión de todas las unidades y los objetivos e indicadores a alcanzar, poniendo especial énfasis en la coordinación entre unidades para el desarrollo de acciones transversales. 4. Elaborando y revisando finalmente el documento Memoria de Gestión resultante.

5 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC ¿QUÉ ESTRUCTURA TIENE? 1. Descripción y funciones de la unidad 2. Procesos de gestión e indicadores de actividad 3. Balance del año anterior 4. Objetivos e indicadores de gestión para el año

6 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC UN EJEMPLO DE DESCRIPCIÓN Y FUNCIONES DE LA UNIDAD: El del Servicio de Investigación y Tercer Ciclo El Servicio de Investigación y Tercer Ciclo es la unidad encargada de la gestión administrativa de la I+D+i y de los estudios de doctorado y postgrado de la Universidad. Sus principales funciones son la gestión administrativa de los proyectos de investigación, desarrollo e innovación y de las ayudas y subvenciones para la realización de acciones, estudios y eventos científicos a desarrollar por la Universidad; la gestión administrativa de las becas y ayudas a la investigación y de los planes y líneas de financiación de que disponga la Universidad para el fomento de la investigación y la formación de su personal investigador; y la gestión administrativa de los estudios de doctorado y de las tesis doctorales, y asimismo de los estudios de postgrado de la Universidad, realizando la tramitación de sus programas docentes y de su oferta de plazas, los procesos de preinscripción, admisión y matriculación de estudiantes y las situaciones administrativas que se deriven de su realización, incluyendo la tramitación de convalidaciones y la expedición de certificaciones y títulos. También ejerce la coordinación administrativa del Servicio de Publicaciones, gestiona las unidades de gasto relacionadas con la investigación y realiza el apoyo administrativo a la promoción de la investigación y los estudios de doctorado y postgrado. El Servicio de Investigación y Tercer Ciclo dispone de dos áreas de trabajo: Gestión de la investigación, y Gestión de estudios de doctorado y postgrado.

7 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC UN EJEMPLO DE PROCESOS DE GESTIÓN E INDICADORES DE ACTIVIDAD (I):...de la Memoria de Gestión de la Secretaría Técnica de Organización PSTO/001_Puesta en marcha de actividades formativas del PAS Objeto: Actividades necesarias para la ejecución de los programas formativos definidos en el plan de formación del PAS PSTO/002_Ayudas médicas Objeto: Actividades necesarias para la concesión de una ayuda económica individual médica según la petición de usuario PSTO/0014_Gestión UGA Acción Social y Seguridad Laboral Objeto: Actividades necesarias para la ejecución, seguimiento y cierre del presupuesto de la unidad........

8 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC UN EJEMPLO DE PROCESOS DE GESTIÓN E INDICADORES DE ACTIVIDAD (y II):...de la Memoria de Gestión del Servicio de Personal INDICADOR DE ACTIVIDADCÓDIGO DE PROCESO ASIGNADO VALOR AÑO 2003 InacSPE/0025.1_ Solicitudes de interesados del PAS en participar en el concurso de traslados PSPE/0025 InacSPE/0026.1_ Solicitudes de interesados del PAS en participar en el concurso interno y oposición libre PSPE/0026 InacSPE/0032.1_ Comisiones de servicios del PAS tramitadas PSPE/0032 InacSPE/0036.1_ Reconocimientos de trienios del PAS realizados PSPE/0036

9 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC UN EJEMPLO DE OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN:...de la Memoria de Gestión de las Administraciones de Edificios OBJETIVO 2: Revisar los procesos de gestión de las unidades al objeto de simplificar y estandarizar procedimientos. Acciones Indicador Magnitud Valor alc. Análisis, diseño, desarrollo e implantación de un procedimiento para la canalización a través de las administraciones de todas las peticiones de actuaciones de obras e instalaciones en los edificios Grado de implantación Total Elaboración de un manual de procedimientos de los servicios de las Conserjerías % de procesos de contratación incluidos en el manual 100%

10 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC UN EJEMPLO DE OBJETIVOS E INDICADORES DE GESTIÓN:...de la Memoria de Gestión de las Administraciones de Edificios OBJETIVO 11: Controlar la calidad de los servicios prestados por terceros Acciones Indicador Magnitud Valor alc. Implantación de los sistemas de planificación y control de la ejecución del servicio de limpieza previstos en los contratos en vigor Grado de implantación Total Análisis y diseño de un sistema de control de ejecución del servicio prestado por las cafeterías Grado de definiciónTotal

11 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC Y ADEMÁS DE LA MEMORIA DE GESTIÓN... (I) - Un importante instrumento en fase final de elaboración: el Manual de Procesos de Gestión de la ULPGC Procesos de gestión académica Procesos de gestión económica y patrimonial Procesos de gestión de recursos humanos Procesos de gestión de espacios e infraestructuras Procesos de gestión tecnológica

12 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC Y ADEMÁS DE LA MEMORIA DE GESTIÓN... (y II) - Y una serie de documentos para orientar el trabajo de mejora en las unidades Guía para el trabajo de grupos de mejora Guía para la elaboración de manuales de procedimiento Guía para la elaboración de cartas de servicio Protocolo de evaluación de servicios Guión para el preanálisis de nuevos desarrollos informáticos

13 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC La programación EL PROCESO QUE VIENE La evaluación de resultados OBJETIVO 7: Potenciar la transmisión de conocimientos y la motivación entre los trabajadores de las unidades Acciones Indicador Magnitud Valor a alcanzar Celebración de reuniones periódicas programadas con los miembros de la unidad para programar el trabajo a realizar y valorar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos Número de reuniones celebradas 3 al año (1 de presentación, otra de seguimiento y otra de valoración final) La ejecución y el seguimiento

14 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC Y LA CLAVE DE TODO...... LA IMPLICACIÓN DE TODOS

15 LA MEMORIA DE GESTIÓN DE LOS SERVICIOS DE LA ULPGC Universidad de Las Palmas de Gran Canaria GERENCIA 20/05/2004