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Administración y su Proceso Material Didáctico de Apoyo Elaborado por: M.A. Luz Ernestina Fierro Murga Enero de 2009 Universidad Autónoma de Chihuahua.

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1 Administración y su Proceso Material Didáctico de Apoyo Elaborado por: M.A. Luz Ernestina Fierro Murga Enero de 2009 Universidad Autónoma de Chihuahua Facultad de Contaduría y Administración

2 Orígenes de la Administración como Disciplina En enfrentarse a una realidad compleja y desconocida, obliga al ser humano a pensar: Identifica el problema Planea como solucionar Organiza la forma de ejercer la decisión Dirige o ejerce la decisión Evalúa los resultados de la decisión 1. Problema 2. Planea 3. Organiza 4. Ejecuta 5. Evalúa

3 Similitudes y diferencias de los animales ante las respuestas: El animal irracional responde según lo dicta su genética El animal racional responde en función de: experiencias, aprendizaje, conocimiento, todo guiado por su pensamiento y reflexión El animal doméstico es susceptible de aprender, pero no de pensar y de reflexionar sobre lo aprendido El hombre aprende de lo que vive, puede repetirlo sin conciencia -imitar- o bien: interpretar, reflexionar, buscar mejorar, cambiar, modificar.

4 Orígenes de la administración Al evolucionar la condición de vida de los seres humanos en forma sedentaria, cobra mayor presencia la administración, pues se buscan formas de conducir la vida colectiva y su consecuente organización Infraestructura Servicios públicos Gobierno Políticas Leyes, Normas Salud Religión Educación División y legitimación de Grupos sociales Economía producción

5 Orígenes de la administración Se definen: estructuras, roles, procesos Se crean: sistemas, técnicas y tecnologías Cobra forma la búsqueda y el modo de administrar: la vida, la convivencia, la economía, las estructuras sociales. Todo lo cual, con el tiempo, evoluciona… La evolución se da de la mano de la forma de administrar y el hecho de administrar depende de la cultura que guía la evolución

6 Orígenes de la administración Luego: Evoluciona la condición de vivencia del hombre… Evoluciona el pensamiento Evoluciona la forma de convivir Evoluciona la forma de funcionar Evoluciona la organización social Evoluciona la tecnología

7 ¿Qué significa y qué es la administración? La palabra administrar está compuesta de dos elementos: Ad Ad – dirección, tendencia, proximidad (entre otras) Ministrare Ministrare – servir, dar, impartir, ejercer, gobernar… Podría traducirse como la acción de servir para dar dirección, para conducir, para impartir, para disponer, entre otras...

8 Definición de administrar ( Del lat. administrāre) 1.Gobernar, ejercer la autoridad o el mando sobre un territorio y sobre las personas que lo habitan. 2. Dirigir una institución. 3. Ordenar, disponer, organizar, en especial la hacienda o los bienes. 4. Desempeñar o ejercer un cargo, oficio o dignidad. 5. Suministrar, proporcionar o distribuir algo. 6. Conferir o dar un sacramento. 7. Aplicar, dar o hacer tomar un medicamento. 8. Graduar o dosificar el uso de algo, para obtener mayor rendimiento de ello o para que produzca mejor efecto.

9 Administrar implica Ordenar, organizar, en especial la hacienda o bienes: administrar una empresa. Dosificar, racionar algo. se administra bien las fuerzas. Aplicar, dar o hacer tomar una medicina: administrar un jarabe. Suministrar, proporcionar o distribuir alguna cosa: administrar víveres. Conferir o dar un sacramento: administrar el bautismo. Gobernar un territorio y su comunidad: administrar una provincia. Desempeñar un cargo o dignidad: administrar la secretaría. Hacer cumplir las leyes el poder judicial: administrar justicia.

10 Por lo tanto… La administración se aplica a todos los campos del ser humano, tanto individual como social. Desde lo personal a lo social y viceversa Se aplica lo mismo a lo tangible que a lo intangible: Dinero, edificios, comida, pensamiento, emociones, conocimiento, creencias, poder, comunicación Dependiendo a lo que se aplica, varía la forma de hacerlo El problema dicta el método y las técnicas dependen del método

11 Administración es, entonces… Aplicada a una persona: La responsabilidad, compromiso y consecuente función que se le encomienda -o ella se da a sí misma, auto administración- de alcanzar los objetivos establecidos para lo cual debe fijar una coordinación e integración sistémica de las partes, pues en última instancia es quien debe responder por su aplicación y por los logros obtenidos.

12 Administración es entonces… Aplicada a una organización: La forma de cumplir con la obligación que contrae ante la ley -legalidad- y ante la sociedad -legitimidad-, de cumplir con el compromiso ofertado, dependiendo de su naturaleza, tamaño, fines, entre otros, para lo cual se constituyó. Organismo público: Gobierno, partido político Empresa privada Organismo de la sociedad civil Familia

13 Administración es entonces… Aplicada a un grupo: La capacidad de interactuar adecuadamente entre las personas que forman el grupo de trabajo con el fin de que los recursos tecnológicos, de conocimiento, financieros y materiales sean utilizados para los fines establecidos. Formal: Departamento, matrimonio Informal: Amigos, novios

14 Por lo tanto, encontramos que el concepto se aplica a prácticamente todas las áreas del vivir humano: Administración Pública De empresa Militar De justicia Religiosa (Diocesana) Económica Educativa Social Familiar (doméstica) Personal (de individuo) De organizaciones De bienes De servicios De personas (capital humano) De infraestructura De capital financiero Del conocimiento De la tecnología Del pensamiento De las emociones De la comunicación

15 Entonces… Administrar es la capacidad de organizar, distribuir e integrar algo con el fin de lograr lo propuesto. Administración es la capacidad de controlar el ejercicio o la ejecución de ese algo -de principio a fin- para que lo hecho corresponda o por lo menos se acerque a lo planeado.

16 Pero cuándo surge como disciplina… El hombre planea, organiza, dirige y controla sin haberle dado un nombre a ese todo, lo hace respondiendo a una lógica empírica, de facto, de hechos, por lo tanto, la administración era un proceso activo no clasificado como sistema por sí mismo. La administración la dictaba el fin perseguido, pero no se concebía como administración propiamente…

17 Pero cuándo surge como disciplina… A lo largo de la historia de la evolución humana, encontramos el uso de la administración. No importa el pueblo, la cultura, la ubicación geográfica. En los textos antiguos, tanto del mundo occidental como oriental encontramos la evidencia. En la formación y en la construcción de los pueblos, en su política pública -gobiernos-, economía, educación, religión, incluso en la forma de utilizar el tiempo de ocio… encontramos la aplicación de la administración.

18 Pero cuándo surge como disciplina… Cada pueblo hubo de dar orden a sus diferentes sectores sociales, esto es: Vida en común -gobierno- Conformación familiar Formas -sectores- de explotar bienes, de transformar, de producir y de intercambiar -distribuir- Formas de intercambio entre pueblos -comercio local, nacional e internacional- Formas de crear demanda y reconocimiento de sus bienes y servicios. En pocas palabras: administraban Planeaban, organizaban, dirigían y controlaban, es decir, administraban

19 Pero cuándo surge como disciplina… Planeaban Planeaban: Visualizaban lo que se deseaban hacer -objetivos- Identificaban sus fortalezas para definir su quehacer -misión- Percibían lo que deseaban ser a partir de lo que eran -visión- Definían lo que necesitaban para hacerlo -materiales, financiamiento, personas, tiempo y la manera de obtener todo ello. Establecían formas de medir lo planeado En la vida militar, principalmente, resalta la administración. No en vano muchos de los principios administrativos se aprenden de lo militar: estrategias, tácticas, investigación de operaciones, entre otros conceptos.

20 Pero cuándo surge como disciplina… Organizaban Definían estructura organizativa -quién hace qué, cómo y en cuánto tiempo Definición de pautas de comportamiento -puestos, jerarquías, responsabilidad y disciplina- cultura Se distribuían los recursos y se asignaban tiempos Establecían normas, reglas, sanciones, obligaciones y derechos

21 Pero cuándo surge como disciplina… Dirigían Definen quiénes son responsables de quiénes y de qué Estimulaban y aplicaban autoridad y poder Aplicaban premios y sanciones Comunicaban y mantenían el rumbo Eran responsables de los logros obtenidos Tomaban las decisiones en forma individual o conjunta Creaban y mantenían creencias, valores y formas de comportamiento -cultura-

22 Pero cuándo surge como disciplina… Controlaban Evaluaban que las cosas se hicieran como se habían planeado Intentaban prever los obstáculos que les pudieran impedir sus fines con el fin de evitarlos a tiempo -control preventivo- Identificaban la problemática, los obstáculos y los conflictos que se daban en el proceso -control concurrente- Decidían cómo cambiar, mejorar o volver a su curso las cosas Debían dar cuenta de los resultados -control de retroalimentación-

23 Pero cuándo surge como disciplina… En el mundo occidental, destacan las aportaciones de distintos pensadores que dieron vida a la disciplina de la administración. Cronológicamente, escuelas y teorías de la administración surgen basándose en otras disciplinas: Escuela de la Administración Científica -Método Científico- Escuela de las Relaciones Humanas -Comportamiento Humano- Teoría de Sistemas o Enfoque Sistémico Enfoque Holístico

24 Pero cuándo surge como disciplina… Administración Científica Frederick Winslow Taylor: Padre de la A.C. Se consideran controversiales sus aportaciones: Innova el trabajo en la ingeniería industrial, en el trabajo fabril: estudios de tiempos y movimientos que logran una mejora dramática en la productividad. Se le acusa de haber contribuido a: Destruir el espíritu del trabajo; deshumanizar las fábricas al convertir a los hombres en autómatas, por lo tanto deshumaniza al trabajador. Centrarse en lo monetario como estímulo principal Transformar al hombre en una extensión de la máquina

25 La Administración Científica: Taylorista Bajo el sistema de administración taylorista, las factorías se manejan a través del método científico más que por el uso empírico de la regla del pulgar (rule of thumb por experiencia, regla empírica, criterio general).

26 La Administración Científica: Taylorista Los principales elementos de la Administración Científica son, entre otros: Estudios del tiempo funcional o supervisión especializada Estandarización de herramientas e instrumentos Estandarización de los métodos de trabajo Separa la función de la administración Ahorros del tiempo y aumento de producción Ubicación de las tareas Pago e incremento de bonos para la actuación exitosa El uso de la tarifas diferenciales Sistemas mnemotécnicos para la clasificación de productos e implementos Un sistema de ruta -lineal- Capacitación y entrenamiento

27 La Administración Científica: Taylorista Taylor denominó a los anteriores elementos meramente los elementos o detalles del mecanismo de la administración Los percibió como las extensiones de los cuatro principios de la administración: 1. El desarrollo de una verdadera ciencia 2. La selección científica del trabajador Armonía es la palabra principal que emplea Taylor. 3. La educación científica y el desarrollo del trabajador. La gradualidad y paciencia son fundamentales 4. Cooperación íntima y amistosa entre la administración y los hombres. La administración asume todo el trabajo que exceda la capacidad de los obreros, en especial la programación diaria de tareas, su control y seguimiento.

28 La Administración Científica: Taylorista Taylor creó departamentos de planeación, asesorados por ingenieros, y les dio la responsabilidad de: 1.Desarrollar métodos científicos para hacer el trabajo. 2.Establecer metas para la productividad 3.Establecer sistemas de recompensas para alcanzar las metas. 4.Entrenar al personal en el uso de los métodos y, por ende, para lograr las metas.

29 La Administración Científica: Taylorista Principales argumentos contra el taylorismo: Enfoque reduccionista del trabajo que deshumaniza al trabajador. La ubicación del trabajo, especificando no sólo qué debía hacerse sino cómo y el tiempo exacto permitido para desarrollarlo No deja espacio para el pensamiento individual del trabajador. Sus métodos de motivación empiezan y terminan en los incentivos monetarios. Crítica a favor: Al tiempo que se criticaba la distinción entre el nosotros y ellos entre la fuerza de trabajo y los empleadores, Taylor intentó encontrar un terreno común entre las clases trabajadores y las gerenciales.

30 La Administración Científica: Taylorista Algunos de los objetivos principales que se propone: Incrementar la producción Mejorar el uso de los recursos y disminuir costos Uniformar los métodos de trabajo Adiestrar al obrero para que labore según el método científico Destinar personal dedicado al estudio de métodos y tiempo, que proyecten el trabajo e instruyan sobre él.

31 Escuela de las Relaciones Humanas: Elton Mayo ( ) Fase 1del estudio: Observar cuidadosamente, en salas de prueba, a los empleados sometidos a variaciones en las condiciones de trabajo, para aprender cómo les afectaba el cambio Fase dos: Se entrevistaron 20,000 trabajadores. Después, Mayo estudiaría a trabajadores de otras plantas, convirtiéndose en el principal exponente de la escuela de la relaciones humanas de la teoría gerencial. Entre 1928 y 33, se le relaciona con el estudio de Hawthorne; proyecto de investigación industrial realizado en la planta de la compañía Western Electric en Hawthorne, Illinois.

32 Escuela de las Relaciones Humanas: Elton Mayo Este enfoque administrativo: Atrajo mucha atención en los 1930s y generó gran influencia Enfocado en los sentimientos de los individuos que trabajan en organizaciones Enfatizaba que la teoría gerencial debería interesarse, básicamente, en las relaciones interpersonales Su meta primordial era lograr la integración de los individuos y de los grupos informales de trabajo en un ambiente más amplio de trabajo.

33 Escuela de las Relaciones Humanas: Elton Mayo necesidades humanasescucha ideasquejas Este movimiento sugería que una organización que reconoce las necesidades humanas y escucha las ideas y quejas de sus empleados, aumentaría su productividad y la moral. Más que la retribución económica, lo que causa incremento en el compromiso grupal de trabajo y en la producción, es la atención brindada a los trabajadores. Entre los muchos investigadores profundamente influenciados por Mayo, estaban: William Dickson, George Homans, George Lombard, Fritz Roethlisberger y Jerome Scott. Actualmente se conoce como la Escuela del Comportamiento

34 Escuela de Procesos: Henry Fayol ( ) Ingeniero y teórico de la administración de empresas. Su modelo administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales: 1.la división del trabajo, 2.la aplicación de un proceso administrativo y 3.la formulación de los criterios técnicos que deben orientar la función administrativa. Considera que la función administrativa sólo tiene por objeto al cuerpo social: en tanto que para las otras funciones inciden sobre la materia prima y las máquinas, la función administrativa sólo obra sobre el personal de la empresa.

35 Escuela de Procesos: Henry Fayol 14 principios administrativos: 1.División del Trabajo: A más especialización más eficiencia. 2.Autoridad: Derecho a mandar, pero sólo se obedecerá a quien tenga autoridad personal (liderazgo). 3.Disciplina: Los miembros de una organización tienen que respetar las reglas y convenios que gobiernan la empresa. 4.Unidad de Dirección: Las operaciones que tienen un mismo objetivo deben ser dirigidas por un solo gerente que use un solo plan. 5.Unidad de Mando: Cada empleado debe recibir instrucciones sobre una operación particular solamente de una persona.

36 Escuela de Procesos: Henry Fayol 6. Subordinación de interés individual al bien común: la organización como un todo 7. Remuneración: La compensación por el trabajo debe ser equitativa para los empleados y los patronos. 8. Centralización: los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero dar a sus subalternos la autoridad suficiente para que realicen adecuadamente su oficio. El reto: identificar el mejor grado de centralización para cada situación. 9. Jerarquía: La línea e autoridad en una organización desde la alta gerencia hasta los niveles más bajos de la empresa. 10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado.

37 Escuela de Procesos: Henry Fayol 11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos. 12. Estabilidad del Personal: Una alta tasa de rotación del personal no es conveniente para el eficiente funcionamiento de una organización. 13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos la libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aun cuando a veces se cometan errores. 14. Espíritu de Grupo: Promover el espíritu de equipo dará a la organización un sentido de unidad. Sugería el uso de comunicación verbal sobre la formal escrita, siempre que fuera posible.

38 Teoría de Sistemas La teoría es concebida por Ludwig Von Bertalanffy, biólogo. Planteamientos generales: Un sistema es un todo conformado por una serie de subsistemas. Para que el sistema exista, debe existir: interacción e interdependencia entre sus partes. Nunca las partes serán mayores al sistema. Un sistema, a su vez, reconoce que en una macro dimensión, pertenece a un sistema mayor o suprasistema Por lo tanto, visto de lo particular a lo general, el planeta todo es un sistema conformado por subsistemas de distinta naturaleza, de cuya simbiosis depende su permanencia o extinción… Pero a su vez el planeta es un subsistema…

39 Teoría de Sistemas Bertalanffy clasificó un total de 12 sistemas. De menor a mayor, en primer lugar, ubica a las piedras como un sistema Los tres últimos sistemas, en orden ascendente y dada su grado de complejidad son: La organización -en tanto creación del hombre- El ser humano El arte -como la más alta expresión humana-

40 Algunos de los elementos de la Teoría de Sistemas aplicados en la Administración Toda organización es un sistema conformado por subsistemas Vive en estado simbiótico con el suprasistema Tiene fronteras que delimitan su alcance y el intercambio con su entorno Posee un clima -suma de fuerzas psicosociales que se crean por la interacción humana Reconoce la existencia del ambiente -entorno: suma de fuerzas físicas y sociales- Del ambiente recibe insumos, materia y energía los cuales transforma Al ambiente retorna productos y energía

41 Algunos de los elementos de la Teoría de Sistemas aplicados en la Administración La entropía siempre está presente -tendencia natural de todo organismo al caos, a la desorganización La entropía se contrarresta con la información, lo que permite lograr homeostasis -tendencia natural de todo organismo a buscar el equilibrio- La SINERGIA

42 Algunos de los elementos de la Teoría de Sistemas aplicados en la Administración Por lo tanto, las organizaciones son sistemas dinámicos, conformados por una estructura que define sus subsistemas, reconoce la necesidad del intercambio permanente con su ambiente. Padece entropía, pero sus sistemas de información le permiten volver a un equilibrio dinámico

43 Enfoque holístico holístico: (neologismo) Holos, proviene del griego, significa todo o entero Es un adjetivo que indica algo totalizador. Deriva del inglés, de la palabra whole, que significa "totalidad", "suma total de partes que forman un sistema completo". Holístico deriva de holismo, que es una doctrina según la cual un "todo", un ser, es algo más que la suma de sus partes.(Webster). Un enfoque "holístico" es un enfoque totalizador, que contempla la totalidad de las circunstancias de un fenómeno.

44 Enfoque holístico Tiende a analizar los eventos desde una perspectiva de las múltiples interacciones que los caracterizan. Establecen que las propiedades de un sistema no se deben identificar o explicar como la mera suma de sus componentes, es decir: El sistema en su totalidad tiene un comportamiento distinto al de la suma de sus partes

45 Enfoque holístico El todo siempre es superior a la suma de sus partes El concepto de holos refiere los contextos y las complejidades que entran en relación dinámica Ver el todo, sin perderse en sus partes. En un mundo globalizado, complejo, el administrador debe desarrollar enfoques sistémico y holístico: Entender el todo, sus partes, la función de cada una de sus partes, y el todo que es distinto a sus partes

46 Personajes destacados del Pensamiento Gerencial Entre algunos de los reconocidos aportadores a la construcción del pensamiento administrativo, son: George BoxGeorge Box Kurt LewinKurt Lewin Philip CrosbyPhilip Crosby Elton Mayo W. Edwards Deming Lawrence D. MilesW. Edwards DemingLawrence D. Miles John DeweyJohn Dewey Alex OsborneAlex Osborne Henry Fayol Walter ShewhartWalter Shewhart Fredrick HerzbergFredrick Herzberg Genichi TaguchiGenichi Taguchi Kaoru IshikawaKaoru Ishikawa Frederick Winslow TaylorFrederick Winslow Taylor Joseph M. JuranJoseph M. Juran Edgar ThomsonEdgar Thomson No son todos, pero todos ellos ocupan un lugar destacado por sus aportaciones.

47 Algunos de las técnicas que destacan en la Administración… Aunque para algunos considerados métodos, a continuación se mencionan algunas de las técnicas fundamentales en el proceso administrativo. Balanced Scorecard Six Sigma Quality Creatividad Productividad Kaizen Proceso de Mejora Continua Sistemas de Pensamiento

48 Por último, una vieja reflexión… La administración es: ¿Ciencia, arte o técnica? Se privilegia el concepto de Arte, pues requiere: Pensamiento divergente, creatividad, identificación de problemas, posición ecléctica y, porque tratar con lo humano es un arte. Ciencia, aún discutido, porque no tiene sus propios métodos, sino que se fundamenta y hermanan con otras ciencias: Exactas y sociales: derecho, antropología, psicología, sociología, ingeniería, matemáticas, estadística, entre otras. No obstante, si ha creado sus propias técnicas, en algunos casos.

49 La administración es: ¿Ciencia, arte o técnica? Técnica, definitivamente no, pues si así fuera, su aplicación sería lineal, de recetario. Dependiendo del contexto, la cultura, la naturaleza, el giro y los objetivos de la organización, debe buscarse el tipo de administración que se necesita. Usted decidirá que tipo de administrador será: Ecléctico, que combina ciencia y arte -piensa, crea y reflexiona sobre su aplicación- o… Técnico, sabe cómo hacer las cosas, pero no entiende por qué ni para qué. La administración está en constante evolución… porque trata de la tecnología pero, principalmente, de lo humano.

50 Proceso de la Administración Planear Organizar Dirigir Controlar Administrar

51 Principios generales de la Administración Su naturaleza es de carácter universal Quien la ejerce debe combinar lo teórico con lo pragmático, pues el entorno es complejo y demanda combinar los conocimientos Es dinámica, por lo tanto el administrador debe ser ecléctico A medida que avanza y se transforma el conocimiento y la tecnología, surgen distintas o mejores formas de administrar En ocasiones surgen modelos que se presentan como la panacea Su aplicación de carácter específico Su práctica demanda identificar el tipo de organización, el entorno, su complejidad y cultura para adecuar la administración al contexto. Si el contexto cambia la forma de ejercer la administración puede variar Se debe estar actualizado en el surgimiento de las nuevas perspectivas, pero nunca copiar formas de administrar La administración se adecua a las contingencias, no existen recetas

52 Principios generales de la Administración

53 Ejemplos de tipos y fines de organizaciones TipoFinesEjemplos Sector público Administrar y gestionar la existencia de una estructura social equilibrada Tres órdenes de gobierno. Tres poderes. Organismos públicos descentralizados PrivadoDe lucro. Multiplicar utilidades a particulares. Negocio Sector Primario, madera Secundario, fabricación de muebles Terciario: vendedor final SocialLograr la solución a problemática común de distintos grupos sociales Brindar alternativas a la convivencia social, o a la integración de fines comunes. Antes llamadas ONG, hoy OSC Organismos de la sociedad civil. Clubes o agrupaciones formales que se integran como asociaciones, v.gr. Colegio de Profesionistas


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